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Professional ERP mySync ist einer der Professional ERP Mehrwertdienste. Er ermöglicht die Synchronisation der Informationen im Kontaktmanagement (CRM) von Professional ERP mit externen Kalenderdiensten, die das Format CalDAV unterstützen. Die Zusatzkomponente DavMail wird für die Synchronisation mit Microsoft Exchange Server (ab Version 2010) benötigt. Die Installationsprogramme für Professional ERP mySync und die Zusatzkomponente DavMail werden auf dem Installationsmedium zusammen mit Professional ERP in den Verzeichnissen mySync und SUPPORT\DavMail 4.4.1 ausgeliefert.

Systemanforderungen

Minimale Hardwarevoraussetzungen

Unterstützte Betriebssysteme

Systemanforderungen Software

Installation und Konfiguration Professional ERP mySync

Für die Installation von Professional ERP mySync muss die zugehörige Installationsdatei „Professional ERP mySync.msi“ ausgeführt werden, welche sich im Verzeichnis mySync des Professional ERP Installationsmediums befindet. Die Installation wird nicht automatisch gestartet.

Installation Professional ERP mySync

Nach dem Start der Installationsdatei werden Sie schrittweise durch die Installation geführt.

Hier kann ein lokales Verzeichnis des Servers gewählt werden, in dem der Professional ERP mySync Dienst bereitgestellt werden soll.

Falls die Option „Port 1080 in Windows Firewall freigeben“ aktiviert wurde, wird eine Firewall-Regel angelegt, welche eingehenden TCP-Verkehr auf Port 1080 erlaubt. Dieser Port wird für die DavMail-Komponente benötigt, die in Abschnitt III näher beschrieben wird.

Nach Abschluss der Installation erscheint in der Windows Dienstverwaltung ein neuer Systemdienst SWS mySync, der zu diesem Zeitpunkt noch nicht ausgeführt werden sollte.

Falls der Dienst bereits gestartet sein sollte, stoppen Sie ihn bitte.

Konfiguration Professional ERP mySync

Die Konfiguration des Professional ERP mySync Dienstes erfolgt über die Konfigurationsdatei SWSDAV.INI des im vorherigen Abschnitt in Schritt [2] festgelegten Installationsverzeichnisses. Die Konfigurationsdatei wird im Rahmen der Installation des Diensts bereits vorbereitet. Die Datei kann über den im System eingestellten Texteditor zur Bearbeitung aufgerufen werden.

Aufbau SWSDAV.INI

Die Konfigurationsdatei ist in zwei Kategorien gegliedert: [SWSDAV] und [DataRepositories]. Die Kategorie [SWSDAV] umfasst Basiseinstellungen des Dienstes, die – abgesehen vom Eintrag „ProgramDir“ – in der Regel unverändert übernommen werden können.

• SyncThreads: Gibt an, wie viele Synchronisationskonten parallel abgearbeitet werden. Dieser Eintrag sollte nur in Ausnahmefällen auf einen anderen Wert als 1 gesetzt werden.
• SyncInterval: Gibt das Synchronisationsintervall in Minuten vor. Standardmäßig wird alle 15 Minuten ein neuer Synchronisationslauf durchgeführt.
• WeeksInPast: Gibt vor, für wie viele Wochen eine Synchronisation der Termine im Kontaktmanagement in die Vergangenheit durchgeführt werden soll. Standardmäßig werden Termine bis zu 2 Wochen in die Vergangenheit synchron gehalten.
• ProgramDir: [notwendig] Fügen Sie hier einen vom Dienst erreichbaren Pfad ein (wenn möglich, einen UNC-Pfad), der auf Ihr Professional ERP Programmverzeichnis zeigt. Zum Beispiel:

\\localdomain\dfs\Professional ERP

Die Kategorie [DataRepositories] beschreibt die vom Dienst zu verwendenden Datenquellen (Datenlaufwerke / SQL-Datenbanken)

a) Count: Gibt an, wie viele unterschiedliche Datenquellen mit dem Professional ERP mySync Dienst synchronisieren werden sollen.

b) Repository[N]: Beim Wert N handelt es sich um einen fortlaufenden Zähler, der bei 1 beginnt. Der jeweilige Eintrag Repository1 bis RepositioryN gibt jeweils den Pfad zu einem der Datenlaufwerke, bzw. den SQL-Connection-String der gewünschten Datenquelle an. Zum Beispiel:

\\localdomain\dfs\Professional ERP\WEEKEND.DAT oder

DRIVER=SQL Server;Address=[SQL-SERVER-Instanz],[PORT];Trusted_Connection=Yes;SERVER=[SERVERNAME/IP];Description=ProfErp;DataBase=[DATENBANKNAME]

Dienstanmeldung konfigurieren

Der Professional ERP mySync Dienst wird zunächst mit dem Systembenutzer Netzwerkdienst in die Windows Dienst-Verwaltung eingetragen. Mit dieser Benutzeranmeldung erhält der Dienst aus sicherheitstechnischen Gründen nur eingeschränkten Zugriff auf die in der SWSDAV.INI konfigurierten Datenquellen. Für den ordentlichen Betrieb des Dienstes wird jedoch ein Domänenbenutzer benötigt, dessen Passwort nicht ablaufen kann und der sowohl lesend als auch schreibend Zugriff auf die konfigurierten Datenquellen besitzt. Ordnen Sie dem Dienst diesen Domänenbenutzer auf dem Register Anmelden in den Eigenschaften des Dienstes zu.

DavMail für die Kommunikation mit Microsoft Exchange / Microsoft Outlook365

Für die Synchronisation der Termine im Kontaktmanagement von Professional ERP mit Outlook in Verbindung mit Microsoft Exchange Server (ab Version 2010) bzw. Microsoft Outlook365 wird zusätzlich zum Professional ERP mySync Dienst die Zusatzkomponente DavMail POP/IMAP/SMTP/Caldav/Carddav/LDAP Exchange Gateway (kurz DavMail) benötigt.

DavMail unterliegt der GNU General Public License. Die zugehörige Installationsdatei davmail-4.6.2-2377-setup.exe befindet sich auf dem Professional ERP Installationsmedium im Verzeichnis SUPPORT\DavMail 4.6.2. Alternativ kann die Komponente auch direkt von der Homepage des Entwicklerteams bezogen werden. Die Webseite findet sich unter:

http://davmail.sourceforge.net/

Vorbereitungsmaßnahmen für die Verwendung von DavMail

Zusätzlich zu den allgemeinen Systemanforderungen (vgl. „I –Systemanforderungen“) muss sichergestellt werden, dass der verwendete Microsoft Exchange Server bzw. Outlook365 vom Hostrechner des DavMail Dienstes erreichbar ist.

Microsoft Exchange Server im Firmennetzwerk

Ein einfacher Test für die Erreichbarkeit des Microsoft Exchange Servers ist es, auf dem DavMail Hostrechner im Internet Explorer die folgende URL zu öffnen:

https://[MSEXCHANGE-SERVERNAME.IHREDOMÄNE]/ews/exchange.asmx

[MSEXCHANGE-SERVERNAME.IHREDOMÄNE] ist entsprechend des verwendeten Domänen- bzw. Servernamens anzupassen. Sofern der Microsoft Exchange Server erreichbar ist, öffnet sich ggf. ein Windows-Authentifizierungsdialog. Für eine solche Authentifizierung ist ein dem Microsoft Exchange Server bekanntes Benutzerkonto zu verwenden. Da für Microsoft Exchange Server typischerweise domänengebundene Benutzerkonten aus dem Active Directory verwendet werden, entfällt die Eingabe von Benutzerdaten jedoch in aller Regel, weil die benötigten Informationen aus der aktuellen Benutzeranmeldung automatisch übermittelt werden. Nach einer erfolgreichen Authentifizierung wird im Browser der Inhalt einer XML-Datei angezeigt, deren Inhalt DavMail nach erfolgter Konfiguration für die Kommunikation mit dem Microsoft Exchange Server verwendet.

Microsoft Outlook365

Analog zum Test für einen im eigenen Firmennetzwerk befindlichen Microsoft Exchange Server kann auch für Microsoft Outlook365 ein vergleichbarer Test mit einem beliebigen Internetbrowser durchgeführt werden, indem die folgende URL aufgerufen wird:

https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

Sofern die Microsoft Outlook365 Server erreichbar sind, öffnet sich auch hier ein Authentifizierungsdialog. In diesem Dialog ist für die Authentifizierung als Benutzername zunächst die E-Mailadresse eines Microsoft Outlook365 Kontos anzugeben, welchem explizit die Rolle Administrator zugeordnet ist, und dann das zugehörige Microsoft Outlook365 Passwort. Nach erfolgreicher Authentifizierung wird dann auch hier der Inhalt einer XML-Datei angezeigt, deren Inhalt DavMail nach erfolgter Konfiguration für die Kommunikation mit den Microsoft Outlook365 Servern verwendet.

Nach diesem grundlegenden Kommunikationstest sind für Microsoft Outlook365 weitere Konfigurationsmaßnahmen nötig, da andernfalls nur Microsoft Outlook365 Konten Professional ERP mySync benutzen können, die über die Rolle Administrator verfügen. Um Microsoft Outlook365 Konten ohne diese Rollenzuordnung den Zugriff via DavMail zu ermöglichen, sind daher folgende Schritte durchzuführen:

1. Öffnen des Windows Azure Active Directory-Modul in der PowerShell mit lokalen administrativen Rechten.
2. Eingabe folgender Befehle:
   a) $LiveCred = Get-Credential
   Es öffnet sich der Dialog für die Eingabe der Anmeldedaten. Hier werden analog zum vorherigen Kommunikationstest die Anmeldedaten eines Outlook365 Kontos mit der Rolle Administrator benötigt.
   b) $Session = New-PSSession –ConfigurationName Microsoft.Exchange –ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $LiveCred -Authentication Basic –AllowRedirect
   Die PowerShell meldet dann typischer Weise Warnhinweise hinsichtlich der Verbindungsumleitung auf outlook.com spezifische URI, die im Zusammenhang mit der übergebenen Benutzerkennung stehen
   c) Import-PSSession $Session
   Hiermit wird die Verbindungssession importiert. Im Anschluss können die eigentlichen Einstellungsmaßnahmen durchgeführt werden.
   
3. Für jedes Benutzerpostfach in Outlook365, welches später per DavMail synchronisiert werden soll, muss mit folgendem Befehl der EWS-Zugriff explizit freigegeben werden:
   a) Set-CasMailbox –Identity [Outlook365-E-Mailadresse] –EwsEnabled:$true
   Danach ist das zugehörige Postfach für die Anbindung an Professional ERP mySync vorbereitet.
   Falls der DavMail-Zugriff auf ein Postfach nicht mehr möglich sein, kann die mit nachfolgendem Befehl rückgängig gemacht werden:
   Set-CasMailbox –Identity [Outlook365-E-Mailadresse] –EwsEnabled:$false

Installation DavMail

Für die Installation von DavMail muss das bereitgestellte Installationsprogramm ausgeführt werden. Folgen Sie hierbei den Anweisungen der Installationsroutine.

Unmittelbar nach der Installation ist DavMail zunächst für den Autostart des Windowsbenutzers konfiguriert, der die Installation durchgeführt hat. Dies muss im Rahmen der Erstkonfiguration nach Programmstart manuell geändert werden. Sollte DavMail nach der Installation nicht automatisch gestartet worden sein, kann dies mit der bei der Installation erzeugten Desktop-Verknüpfung nachgeholt werden. Ob DavMail gestartet wurde, ist an einem gelben Icon mit einem weißen Blitz in der Windows Statusleiste erkennbar.

Patch-Maßnahmen für DavMail Version 4.6.2

Falls DavMail im Rahmen der Installation gestartet wurde, beenden Sie die Anwendung jetzt über das Icon in der Systemstatusleiste mittels des Kontextmenüs der rechten Maustaste:

Falls DavMail im Rahmen einer früheren Installation bereits als Dienst eingerichtet wurde, beenden Sie den Dienst DavMail-Gateway über die Dienste-Verwaltung:

Führen Sie im Anschluss die nachfolgend beschrieben Patch-Maßnahmen durch.

Im Anwendungsverzeichnis von DavMail – standardmäßig C:\Program Files(x86)\DavMail\ – befindet sich die Datei davmail.jar.

Erstellen Sie zunächst eine Sicherung dieser Datei und ersetzen Sie das Original durch die gleichnamige Datei aus dem Verzeichnis SUPPORT\DavMail 4.6.2\DavMail Patch\ ihres Installationsmediums.
Sofern der Patch im Rahmen einer Erstinstallation erfolgte, starten Sie die Anwendung jetzt über die vorhandene Desktopverknüpfung und befolgen Sie die weiteren Konfigurationsschritte.
War der Dienst DavMail-Gateway bereits eingerichtet, können Sie diesen in der Dienste-Verwaltung wieder starten. Weitere Konfigurationsmaßnahmen sind dann nicht mehr erforderlich.

Erstkonfiguration von DavMail

Nach Installation und Start von DavMail kann die Erstkonfiguration vorgenommen werden. Das Konfigurationsmenü wird durch Auswahl des Eintrags Settings geöffnet, welcher im Kontextmenü erscheint, wenn dieses durch Betätigung der rechten Maustaste auf dem DavMail-Icon in der Statusleiste aufgerufen wird.

Auf den einzelnen Registern sind dann die nachfolgend beschriebenen Einstellungen vorzunehmen.

Register «Main»

1. Exchange Protocol: EWS
2. OWA URL: Hier ist dieselbe URL einzutragen, die bereits für den grundsätzlichen Kommunikationstest mit dem Microsoft Exchange Server Microsoft Outlook365 verwendet wurde. Also entweder:
   

   https://[MSEXCHANGE-SERVERNAME.IHREDOMÄNE]/ews/exchange.asmx

   oder

   https://outlook.office365.com/EWS/Exchange.asmx

   [MSEXCHANGE-SERVERNAME.IHREDOMÄNE] für die Kommunikation mit einem im Firmennetz befindlichen Microsoft Exchange Server ist auch hier entsprechend des verwendeten Domänen- und Servernamens anzupassen.

3. Setzen Sie den Haken im Klickfeld Caldav http port: und geben Sie den zu verwendenden, lokalen Port an (default: 1080).

Register «Network»

1. Setzen Sie den Haken im Klickfeld Allow Remote Connections

Register «Logging»

1. Stellen Sie im Auswahlfeld DavMail von DEBUG um auf WARN

Register «Advanced»

1. Setzen Sie den Haken im Klickfeld Edit Caldav notifications
2. Entfernen Sie den Haken im Klickfeld Display startup banner
3. Setzen Sie den Haken im Klickfeld Disable update check

Schließen Sie diesen Teil der Erstkonfiguration ab, indem Sie die Konfigurationsmaske über die Schaltfläche Save schließen. Öffnen Sie unmittelbar nach dem Speichern die Konfigurationsmaske für den nächsten Schritt erneut und halten Sie diese vorläufig offen.

DavMail Konfiguration testen

Um die DavMail Konfiguration zu testen, starten Sie in Professional ERP (ab Version 7.3) als administrativer Benutzer SUPERUSER das Kontaktmanagement. Auf dem Ribbon Datensatz befindet sich die neue Schaltfläche Online-Kalender. Betätigen Sie die Schaltfläche und legen Sie in der sich öffnenden Anwendungsmaske zu Testzwecken einen neuen Online-Kalender gemäß der Beschreibung im Professional ERP Updatedokument Version 7.3 an. Wählen Sie hierbei als Provider die Option Benutzerdefiniert und tragen Sie im Eingabefeld Stamm-URL die URL der DavMail Installation ein. Zum Beispiel:

http://[DAVMAIL-SERVERNAME]:1080/

Ersetzen [DAVMAIL-SERVERNAME] mit dem gewählten Hostnamen des Rechnersystems auf dem DavMail installiert wurde und ersetzen Sie die Portnummer, sofern diese abweichend vom Default-Wert festgelegt wurde. Es gilt darauf zu achten, dass die URL mit einem / (=Slash) enden muss. Geben Sie nun Benutzernamen und Passwort eines existierenden Exchange Benutzerkontos ein; i.d.R. entsprechen die Angaben dem Windowsbenutzernamen und dem zugehörigen Passwort. Nach Eingabe der Benutzerinformationen klicken Sie in das Auswahlfeld Online-Kalender der Bearbeitungsmaske, woraufhin die Meldung Frage Online-Kalenderinformationen ab erscheint. Wechseln Sie zurück zur DavMail Konfigurationsmaske. In DavMail erscheint jetzt die Rückfrage, ob das aktuelle Sicherheitszertifikat des Exchange Servers akzeptiert werden soll. Bestätigen Sie diese Rückfrage.

Zurück im Kontaktmanagement von Professional ERP tauchen im Anschluss im Auswahlfeld Online-Kalender die zum gewählten Microsoft Exchange Konto gepflegten Outlook-Kalender auf. Da es sich hierbei nur um einen Test handelte, verwerfen Sie diesen Online-Kalender bitte wieder und schließen Sie das Kontaktmanagement von Professional ERP. Nachdem der Microsoft Exchange Server erfolgreich eingebunden wurde, kann dieser über die Konfigurationsvariable

WFLSYNCEXCHANGE

allen ERP-Benutzern als weitere Provider-Option bereitgestellt werden. Auch für die Konfigurationsvariable ist auf den abschließenden Slash (/) am Ende der Stamm-URL zu achten!

Abschluss der DavMail-Konfiguration durch Einrichtung als Windows Dienst

Jetzt kann DavMail vom Betrieb mit dem aktuell angemeldeten Windowsbenutzer auf eine Bereitstellung als Windowsdienst umgestellt werden. Beenden Sie hierfür zunächst die gestartete DavMail Instanz, indem Sie die noch geöffnete Konfigurationsmaske wieder schließen und anschließend die Anwendung per Rechtsklick auf das Icon in der Systemleiste und Auswahl des Eintrages „Exit“.

Während der Erstkonfiguration von DavMail wurde vom Programm im Dokumentenverzeichnis des angemeldeten Benutzers die Konfigurationsdatei .davmail.properties erzeugt. Im Windows-Explorer kann dieses Verzeichnis direkt durch Eingabe des Pfades „%userprofile%“ geöffnet werden. Diese Datei muss in das Installationsverzeichnis von DavMail kopiert und dort so umbenannt werden, dass der Punkt am Anfang des Dateinamens entfernt wird.

In der kopierten Datei müssen nun noch manuelle Änderungen vorgenommen werden. Öffnen Sie die Datei mit einem Texteditor ihrer Wahl und ändern sie den vorhandenen Eintrag

davmail.server=false

auf

davmail.server=true

Danach sollte die Konfigurationsdatei in etwa wie folgt aussehen.

Um DavMail als Windowsdienst zu registrieren, öffnen Sie eine Kommandozeile mit administrativen Rechten und wechseln Sie in das Installationsverzeichnis von DavMail. Führen Sie dort den folgenden Befehl aus:

      davmailservice --WinRun4J:RegisterService

Im Anschluss kann der Dienst dann über die die Dienstverwaltung von Windows für die sofortige Verwendung gestartet werden. Bei einem Neustart des Servers wird der Dienst künftig automatisch mit gestartet.

Troubleshooting

Verbindung mit dem Exchange Server funktioniert nicht!

Konfiguration von DavMail nochmals prüfen.

1. Die Einstellung Allow Remote Connections auf dem Register Network muss angehakt sein
2. Auf dem Register Main muss für Exchange Protocol die Auswahl EWS getroffen sein. Die Einstellung AUTO funktioniert nicht!

Können mögliche Fehlerquellen eingeengt werden?

Ja, der in DavMail integrierte Logging-Mechanismus kann zur Fehlereingrenzung verwendet werden.

1. Durch Eingabe eines lokalen Speicherpfades die Logfunktion von DavMail in der Konfiguration auf dem Register Logging Ggf. die Schwelle von WARN zeitweise wieder auf DEBUG oder ERROR stellen.
2. Über das Kontextmenü der rechten Maustaste des Tray Icons von DavMail den Log-Monitor aufrufen (Eintrag Show Logs).
3. Von einem anderen Rechner aus die URL des DavMail-Dienstes aufrufen: http://[DAVMAIL-SERVERNAME]:1080/
   Es sollte nun eine Benutzeranmeldung verlangt werden. Erscheinen neue Logs, dann funktioniert die grundlegende Kommunikation mit DavMail im Netz und der Fehler ist an anderer Stelle zu suchen
4. Erfolgt keine Abfrage von Benutzeranmeldedaten bzw. tauchen keine Einträge im DavMail-Log auf, dann sollte die Firewall der Rechner geprüft werden; sowohl eingehende als auch ausgehende Regeln auf sowohl anfragendem System als auch dem, das den DavMail-Dienst bereitstelllt.

mySync-Dienst und DavMail laufen, aber es wird trotzdem nichts synchronisiert. Was kann man tun?

Der mySync-Serverdienst trägt seine internen Fehlermeldungen in die Windows Ereignisanzeige ein. Dort finden sich dann ggf. Fehlermeldungen inklusive der Aufrufkette, die Anhaltspunkte dafür liefern, was schief läuft.

Sonstige Hinweise zu Professional ERP mySync

Die Installation und Verwendung des Professional ERP mySync besitzt aufgrund der benötigten Softwareumgebung sicherheitsrelevante Eigenschaften und hat zusätzlich auch und datenschutzrechtlich relevante Eigenschaften, die es zu berücksichtigen gilt.

Java Laufzeitumgebung bei Verwendung von DavMail

Das Kommunikationsgateway DavMail benötigt für die Ausführung eine installierte Java Laufzeitumgebung (Version 6 oder höher). In letzter Zeit sind immer wieder kritische Lücken aufgedeckt worden, über die es Angreifern möglich wurde, unerlaubten Zugriff auf Rechnersysteme zu erlangen. Um das Risiko derartiger Angriffe zu minimieren, sollte bei Verwendung des Professional ERP mySync zwingend auf folgendes geachtet werden:

1. Die installierte Java Laufzeitumgebung auf dem System, das den DavMail Dienst bereitstellt, sollte regelmäßig auf Updates geprüft und eventuell bereitstehende Fixes sollten zeitnah installiert werden.
2. Das Java Plug-In für Web-Browser sollte soweit möglich auf dem System, das den DavMail Dienst bereitstellt, grundsätzlich deaktiviert werden. Ab Java Version 7 Update 12 steht hierfür im Java Control Panel ein Klickfeld zur Verfügung

Unabhängig von dieser Einstellung sollte das Java Plug-In soweit möglich auch innerhalb der verwendeten Web-Browser deaktiviert werden. Wie dies zu bewerkstelligen ist, entnehmen Sie bitte der Hilfefunktion / Dokumentation des jeweils verwendeten Web-Browsers.

Datenschutz

Bei der Synchronisation von CRM-Terminen mit einem Online-Kalender werden je nach Inhalt auch die damit verbundenen Adressdaten synchronisiert und somit u.U. personenbezogene Daten durch eine elektronische Datenverarbeitung an Dritte (den CalDAV-Provider) weitergegeben. Auch wenn sich die betreffenden CalDAV-Provider ihrerseits dazu verpflichten, diese Daten nicht einzusehen bzw. nicht widerrechtlich zu nutzen, muss dieser Aspekt ggf. in den eigenen Datenschutzrichtlinien ihres Unternehmens hinreichend gewürdigt werden. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an ihren Datenschutzbeauftragten.

Synchronisation mit Kalendern in Outlook / Microsoft Exchange Server

Bevor Benutzer ihren Outlook Kalender in Professional ERP für die Synchronisation einrichten, wird empfohlen, dass vom jeweiligen Benutzer in Outlook ein neuer, leerer Kalender für genau diesen Zweck angelegt und dieser im Anschluss als Synchronisationsziel in Professional ERP ausgewählt wird. Wird ein anderer bereits existierender Kalender – insbesondere der dem Benutzer zugeordnete Hauptkalender des Exchange-Kontos – ausgewählt, kann es ansonsten zu unerwünschtem Synchronisationsverhalten kommen.