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Die Konfiguration des Versandhandelsmoduls umfasst einerseits die Pflege im Bereich der Stammdaten und andererseits die Belegung von Konfigurationsvariablen für die zu verwendenden Kommunikationsschnittstellen, damit die Kommunikation mit den nachgelagerten Anwendungen der einzelnen Frachtführer funktioniert.
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Es gilt zu beachten, dass die Kommunikationsschnittstellen zu den nachgelagerten Versandlösungen nur von den Mitarbeitern der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH freigeschaltet werden können. |
Stammdatenpflege
Die Stammdatenpflege gliedert sich in zwei Bereiche:
- Pflege der grundlegenden Packungsarten und zugehöriger Informationen in den Firmenparametern. Diese Pflege ist insbesondere dann notwendig, wenn die vollständige Pflegemaske der Packstückerfassung eingesetzt werden soll.
- Zuordnung und Pflege der anzubindenden Frachtführerschnittstelle zu den einzelnen Versandbedingungen. Diese Pflege erfolgt zunächst über die Adressverwaltung.
Pflege der Packungsarten in den Firmenparametern
Die Pflege der Packungsarten in den Firmenparametern teilt sich in die Erfassung der Packungsart-Kürzel, die als grundlegende Bezeichnung für bestimmte Verpackungsarten dienen, und der anschließenden Pflege konkreter Ausprägungen für diese Verpackungsarten mit Angabe von Zusatzinformationen wie Verpackungsgewicht und Vorbelegungsmöglichkeiten für Versandkosten.
Erfassung der Kürzel für Packungsarten
Zunächst müssen in den Firmenparametern auf dem Register Kürzel in der Rubrik Versand die grundlegenden Ausprägungen von Packungsarten als Kürzel mit maximal 10 Zeichen und einer ausführlicheren Bezeichnung definiert werden, die im Versand verwendet werden sollen.
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Beispielsweise:
| VSTC4+ | Versandtasche (DIN C4+) |
| VSKA4 | Versandkarton für A4 (250 x 353 x 50 mm) |
| VSK S | Versandkarton S (300 x 200 x 100 mm) |
| VSK M | Versandkarton M (300 x 200 x 150 mm) |
| VSK L | Versandkarton L (350 x 250 x 150 mm) |
| VSK XL | Versandkarton XL (400 x 300 x 200 mm) |
| Note |
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Bei vorhandenem Erweiterungsmodul ATLAS-Schnittstelle gibt es in der Kürzelrubrik Versand zusätzlich die Möglichkeit, Kürzel für die Packungsart ATLAS zu pflegen. Diese Kürzel sind vierstellig und werden im Rahmen des ATLAS-Dateiexports bei Verwendung der vollständigen Pflegemaske an die ATLAS-Schnittstelle übergeben. Die korrekte Pflege dieser vierstelligen Kürzel ist anhand der Vorgaben der Zollbehörde bzw. ihrer verwendeten ATLAS-Schnittstellensoftware vorzunehmen. |
Definition der konkreten Packungsarten für Versandhandel mit Eigengewicht
Diese Pflegemaske verwendet die Standardprogrammfunktionen für Neuanlage, Ändern und Löschen von Datensätzen. Der Anzeige- und Eingabebereich ist in zwei Bereiche gegliedert. Oben befinden sich die die Eingabe- und Auswahlfelder für die Felder Packungsart, Eigengewicht Verpackung (kg), Kosten Inland, Kosten Ausland und ein Notizfeld.
Unterhalb dieser Felder befindet sich eine tabellarische Ansicht aller angelegten Packungsartdatensätze. Per Doppelklick in der Tabellenansicht kann auf einen bestehenden Datensatz positioniert werden, um diesen ggf. nachzubearbeiten. Ein Packungsartdatensatz muss zwingend mit einer der Packungsarten im Auswahlfeld Packungsart belegt werden. Eine Packungsart kann immer nur einem Packungsartdatensatz zugeordnet sein.
Im Feld Eigengewicht Verpackung (kg) kann optional das Leergewicht der Packungsart vorgegeben werden. Dieses Gewicht wird bei Verwendung der vollständigen Pflegemaske als Vorgabewert übernommen, der automatisch zum Nettogewicht der dem Packstück zugeordneten Auftragspositionen zur Berechnung des Bruttogewichts zugeschlagen wird.
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Die Eingabefelder für die Kosten Inland und Kosten Ausland erlauben die Vorgabe von Portokosten, die analog der Gewichtsvorgabe bei Verwendung der vollständigen Pflegemaske verwendet werden. Allerdings ist hier zu beachten, dass – aufgrund der Tarifstruktur der meisten Frachtführer – diese Vorgabewerte ohne individuelle Erweiterungen nur unzureichend für eine Kostenberechnung herangezogen werden können und auch nur dann wirklich sinnvoll nutzbar werden, wenn für die Packstückerfassung generell mit der vollständigen Pflegemaske gearbeitet wird. Für die reine Anbindung eines Frachtführers kann auf die Belegung dieser Felder daher verzichtet werden. |
Auf dieser Seite enthalten:
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Pflege der Versandbedingungen
In der Adressverwaltung auf dem Register Allgemein kann unabhängig vom Versandhandelsmodul eine Pflegemaske für Versandbedingungen aufgerufen werden.
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Wurde mindestens eine Kommunikationsschnittstelle für das Versandhandelsmodul aktiviert, besteht in der sich öffnenden Pflegemaske für Versandbedingungen die Möglichkeit, über die Schaltfläche Versandsystem die zugehörige, erweiterte Pflegemaske aufzurufen.
Die aufgerufene Pflegemaske ist in vier Bereiche gegliedert:
- Auswahlbereich Frachtunternehmen
- Eingabebereich für Prozessintegration
- Erfassungsbereich für die Versanddefinition für das gewählte Frachtunternehmen
- Steuerelemente für Löschen / Speichern / Verwerfen
Auswahlbereich Frachtunternehmen
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Im Auswahlfeld Versand mit können die für das Versandhandelsmodul freigeschalteten Frachtunternehmen und die zugehörigen Kommunikationsschnittstellen mit deren Softwareprodukten ausgewählt werden. Die Zahl der verfügbaren Kommunikationsschnittstellen hängt von der konkreten Modulausstattung und den tatsächlich aktivierten Schnittstellen ab. |
Im Eingabefeld Adresse kann die Adressnummer des zu verwendenden Frachtunternehmens eingegeben werden, sofern dieses im eigenen Adressstamm gepflegt wurde. Diese Eingabe ist nicht verpflichtend.
Das Eingabefeld Kundennr. hat in Abhängigkeit des – im Feld Versand mit – ausgewählten Frachtführers unterschiedliche Vorbelegungen und muss ebenfalls frachtführerabhängig gepflegt werden:
| GLS | Das Feld wird mit dem Inhalt der Konfigurationsvariablen GLSKDNR vorbelegt und erlaubt es, eine für die Versandbedingung abweichende Kundennummer zu pflegen. Das Feld muss für den Betrieb der GLSSchnittstelle zwingend belegt werden. |
| DPD ABC | Das Feld wird nicht vorbelegt und erfordert auch keine Eingabe eines Wertes. Die DPD ABC-Software verwendet ausschließlich die intern gepflegten Kundeninformationen. |
| DPD Print | Das Feld wird nicht vorbelegt und erfordert auch keine Eingabe eines Wertes. DPD Print verwendet ausschließlich die intern gepflegten Kundeninformationen. |
| UPS | Das Feld wird mit dem Inhalt der Konfigurationsvariablen UPSKDNR vorbelegt und erlaubt es, eine für die Versandbedingung abweichende Kundennummer zu pflegen. Das Feld muss für den Betrieb der UPSSchnittstelle zwingend belegt werden. |
| Hermes | Das Feld wird nicht vorbelegt und erfordert auch keine Eingabe eines Wertes. Der Hermes Shipping Client verwendet ausschließlich die intern gepflegten Kundeninformationen. DHL |
| DHL EasyLog | Das Feld wird standardmäßig nicht vorbelegt und der Anzeigename ändert sich auf Teilnehmer. Die Angabe einer Teilnehmernummer ist optional und steuert Zusatzfunktionen innerhalb von DHL EasyLog. Soll eine Vorbelegung der Teilnehmernummer stattfinden, kann die Konfigurationsvariable DHLKDNR mit der Teilnehmernummer belegt werden. |
| DHL Versenden | Das Feld wird standardmäßig nicht vorbelegt und erfordert auch keine Eingabe eines Wertes. Der für DHL Versenden zuständige Dienst, verwendet ausschließlich die im Dienst konfigurierten Kundeninformationen |
| TOF | Das Feld wird mit dem Inhalt der Konfigurationsvariablen TOFKDNR vorbelegt, wobei sich die Anzeige auf Adressnummer ändert. Die Angabe einer TOF-Adressnummer ist zwingend erforderlich und es ist darauf zu achten, dass diese Adressnummer von TOF selbst vergeben wird. |
Eingabebereich für Prozessintegration
Im rechten Maskenbereich befindet sich der Eingabebereich für die Steuerung der Prozessintegration.
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In den Auswahlbereichen Paketdaten erfassen und Übergabe für Druck kann für die Paketerfassung und den Labeldruck separat festgelegt werden, bei welchen Belegdrucken der Auftragsbearbeitung diese beiden Teilprozesse des Paketversandes automatisch in den allgemeinen Druckprozess integriert werden sollen.
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Es gilt zu beachten, dass die automatische Prozessintegration immer nur bei den tatsächlich selektierten Belegdruckarten greift, d.h. wenn der Belegdruck eines hier gewählten Belegstatus im Rahmen des Bearbeitungsablaufs übersprungen wird, greift die Prozessintegration nicht. Beispiel: Paketdatenerfassung und Labeldruck sollen gemäß Einstellung im Belegdruck des Lieferscheins (Merkmal L) integriert werden. In der Auftragsbearbeitung wird jedoch unmittelbar nach Druck der Auftragsbestätigung die Rechnung gedruckt, ohne einen Lieferschein zu drucken. In diesem Fall wird der Bediener weder zur Eingabe der Paketdaten aufgefordert, noch wird das Paketlabel gedruckt. Sofern ein derartiges Vorgehen beim Belegdruck in Ihren Betriebsabläufen zulässig ist und sichergestellt werden soll, dass auch in diesem Fall die benötigten Paketdaten erfasst bzw. das Label gedruckt wird, muss die Integration dann auch für den Druck von Ausgangsrechnungen (Merkmal R) aktiviert werden. |
Für die Paketdatenerfassung kann – getrennt nach Versandregionen in Deutschland, in der EU und dem Rest der Welt – zusätzlich vorgegeben werden, wie umfangreich die Dateneingabe sein soll. Es stehen drei Ausprägungen zur Auswahl:
| A | Es ist nur die Anzahl der Pakete, die zur Sendung gehören, in einem minimalen Benutzerdialog zu erfassen. |
| G | Es ist die Anzahl der Pakete inklusive des jeweiligen Gewichtes in einer Schnellerfassungsmaske zu pflegen. |
| P | Es wird die vollständige Pflegemaske für die Packstückverwaltung aufgerufen. |
Die Unterscheidung der drei Versandregionen erfolgt anhand der Erlösartenzuordnung der Lieferadresse eines Vorgangs. Für manuell erfasste Lieferadressen und Lieferadressen mit abweichenden Erlösartzuordnungen kann in der Konfigurationsvariablen VHNVERSERFASSSTD festgelegt werden, welche der drei Ausprägungen verwendet werden soll.
In den Konfigurationsvariablen VHNVERSERFASSDE, VHNVERSERFASSEU und VHNVERSERFASSWELT können zusätzliche Erlösarten angegeben werden, die den möglichen Standard-Versandregionen zusätzlich zugeordnet sein sollen.
Prozessintegration im Stapeldruck
Standardmäßig ist die Prozessintegration auch für den Stapeldruck aktiv und verlangt während der Abarbeitung des Druckstapels vom Benutzer die Erfassung von Packstücken. Ist dies nicht erwünscht, kann die Prozessintegration beim Druck über die Konfigurationsvariable VHNLBLBATCHPRINT für den Stapeldruck deaktiviert werden.
Definition Versand
Der Eingabebereich Definition Versand besitzt zwei Register: Einstellungen und Allgemein.
Das Register Einstellungen
Für die Grundeinstellungen der Frachtführerleistungen einer Versandbedingung sind auf dem Register Einstellungen zunächst die Produktart, die Kategorie und eventuelle Zusatzleistungen festzulegen.
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Bei den Zusatzleistungen sind im Versandhandelsmodul folgende Optionen grundsätzlich vorhanden:
- Alternativzustellung (z.B. Nachbar)
- Wiederholte Zustellung
- Nachnahme
- Druck mit Retourschein
- Transportversicherung
Ob die Zusatzleistungen tatsächlich auswählbar sind, ist vom gewählten Frachtführer abhängig.
Das Register Allgemein
Das Register Allgemein bietet in einer tabellarischen Ansicht Informationen zur aktuellen Konfiguration der Schnittstelle für das gewählte Frachtunternehmen. Für die Anzeige ist es zu empfehlen, die aufrufende Hauptmaske Versandbedingungen auf Vollbild zu maximieren, damit die Darstellungsgröße der untergeordneten Pflegemaske auf eine übersichtlichere Größe geändert werden kann.
Der angezeigte Inhalt variiert je nach Frachtführer. Über die Schaltfläche Konfigurationsprüfung kann überprüft werden, ob alle Pflichtkonfigurationsvariablen der betreffenden Schnittstelle belegt sind. Sind Pflichtkonfigurationsvariablen nicht belegt, wird dies mit einer Hinweismeldung quittiert.
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Diese Prüfung garantiert jedoch nicht, dass die einzelnen Konfigurationsvariablen inhaltlich korrekt belegt wurden. Beachten Sie zudem, dass Änderungen an den Konfigurationsvariablen in dieser Anzeige nicht möglich sind. Sollten Änderungen nötig werden, dann haben diese über die Pflegemaske Konfigurationsvariablen zu erfolgen. |
Steuerelemente für Löschen / Speichern /Verwerfen
Im unteren Maskenbereich befinden sich Schaltflächen für die allgemeinen Funktionen zum Löschen und Speichern von Versandschnittstelleneinstellungen zu einer Versandbedingung bzw. das Verwerfen von Änderungen an selbigen.
Schnittstellenspezifische Stammdatenpflege
GLS Unibox – Nummernkreispflege
Der Frachtführer GLS stellt seinen Kunden für die unterstützten Produkte GLS-Standard, GLS-Express und GLS-24-Guaranteed eine begrenzte Anzahl an Auftragsnummern bereit, die für die Erteilung von Versandaufträgen verwendet werden können. Spätestens wenn die jeweiligen Auftragsnummernkontingente verbraucht sind, muss bei GLS ein neuer Nummernkreis für das betroffene Produkt nachgeordert werden.
Die einzelnen Nummernkreise der unterstützten Produkte müssen in der Nummernkreispflege (aufzurufen in den Firmenparametern auf dem Ribbon Extras) in der Ansicht GLS erfasst werden.
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Nach Installation des Versandhandelsmoduls verwendet Professional ERP für die GLS-Schnittstelle zunächst drei vordefinierte Nummernkreise, die nicht für die tatsächliche Datenübermittlung an die Versandschnittstelle geeignet sind. Die korrekten Nummernkreisbereichswerte sind unbedingt vor Inbetriebnahme der GLS-Schnittstelle zu pflegen |
Die einzelnen Nummernkreise sind hierbei wie folgt zu pflegen:
| Anfang | Erste Nummer des Auftragsnummernkreises |
| Ende | Letzte Nummer des Auftragsnummernkreises |
| Schrittweite | Konstanter Wert von 1 |
| Vorgabe | Erste Nummer des Auftragsnummernkreises |
Der Bediener kann in der Auftragsbearbeitung auch manuelle Nummernkreisprüfungen durchführen.