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I. Informationen zur Inventur für Einlager mit Professional ERP ab Version 7.2

Dieses Dokument dient als Anwenderdokumentation für das Durchführen einer Inventur Einlager ab Version 7.2 mit Professional ERP.

Hinweise zur Inventur

Vorbereitung

Vor der Durchführung einer Inventur sind folgende Vorarbeiten durchzuführen:

1. Erstellung einer Datensicherung
2. Bereitstellung des Zähllistenbeleges

Datensicherung

Vor Beginn jedweder Inventurarbeiten ist eine geeignete Datensicherung des aktuellen Datenbestandes vorzunehmen. Für Installationen mit einer Datenhaltung mittels FoxPro-Tabellen wird empfohlen eine Kopie des Datenverzeichnisses von Professional ERP vorzunehmen. Die weiteren, im Rahmen des Inventurablaufes empfohlenen, Datensicherungen sollten in gleicher Art und Weise, aber in unterschiedliche Zielverzeichnisse vorgenommen werden. Für Sicherungsmaßnehmen bei Datenhaltung mit SQL-Servern sind Sicherungen mittels des SQL-Managementstudios zu erstellen.

Bereitstellung des Zähllistenbeleges

Sofern die für die Inventur zu verwendenden Zähllisten und eventuell benötigte Korrekturbelege mit Professional ERP erstellt werden sollen (vgl. „Zähllistendruck (optional, empfohlen)“ und „Druck einer Korrekturzählliste (optional)“), ist zudem sicherzustellen, dass entweder die zugehörige Belegvorlage „INVS0001“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste“) oder „INVS0008“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste (inkl. Korrekturbeleg)“) ins System importiert wurde.

Die Belegvorlagen können über die Anwendungsmaske „Zähllisten drucken“ importiert werden, welche im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ in deren Untermenü „Inventur“ aufgerufen werden kann.

Der Inventurablauf

Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Buttons dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“) 

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten

1. Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden. Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Gruppen zugeordnet sind.

Für komplexe Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist.

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über den Menüpunkt „Artikel vormerken“ veranlasst. 

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung. 

Zähllistendruck (optional, empfohlen)

Nach erfolgreicher Artikelvormerkung können über die Inventurverwaltung die für die Inventur benötigten Zähllistenbelege gedruckt werden.

Der Druck der Zähllisten kann sowohl aus der Inventurverwaltung über den Button „Zählliste drucken“ als auch über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag gestartet werden. Werden Zähllisten aus der Inventurverwaltung heraus gedruckt, so öffnet sich zunächst eine Auswahlmaske, in der der zu druckende Beleg gewählt werden kann.

Im Anschluss öffnet sich der Auswahl- und Filterdialog für den gewählten Zähllistenbeleg. Wurde der Zähllistendruck über die Inventurverwaltung ausgelöst, ist in der Auswahlbox „Inventur“ bereits die korrekte Inventurdefinition (erkennbar an Datum und Bezeichnung) ausgewählt. Bei einem Aufruf des Zähllistendrucks über das Hauptmenü, muss die korrekte Inventur ggf. erst noch ausgewählt werden. In diesem Dialog können zudem die zu druckenden Zähllistenbelege gefiltert werden.

Mit Betätigung von „Ok“ wird dann der Windows-Druckdialog geöffnet; in dem dann der physikalische Drucker, zu druckende Seitenbereiche und Anzahl der Druckkopien festgelegt werden.

Mit Betätigung von „Drucken“ wird die Zählliste auf dem gewählten Drucker ausgedruckt.

Sowohl die Auswahl des Beleges als auch die Wahl des zu verwendenden Druckers kann über die Konfigurationsvariable „INVZLDZL“ gesteuert werden, um die Bedienung zu vereinfachen. Die Erläuterung zu dieser Konfigurationsvariablen findet sich in der Anwendung „Konfigurationsvariablen“ im Untermenü „Firmendaten“ der Hauptmenürubrik „Stammdaten“ mit dem Suchbegriff „INVZLD<ART>“.

Bestand einfrieren

Nach Artikelvormerkung und dem ggf. durchgeführten Zähllistendruck kann der für diese Inventur vorgemerkte Artikelbestand eingefroren werden. Es gilt zu beachten, dass dieser Inventurschritt im Gegensatz zum Inventurablauf älterer Professional ERP Versionen nicht mehr über einen Menüpunkt im Untermenü „Inventur“ der Hauptmenürubrik „Lager“ vorgenommen werden kann, sondern nur noch über den Button „Bestand einfrieren“ in der Inventurverwaltung.

Vor dem Einfrieren prüft das Programm, ob im System Datenregeln gefunden werden, die in den Vorgängerversionen von Professional ERP 6.11 während des Einfrierens besondere Funktionen bereitgestellt haben.

Da der Programmablauf Datenregeln früherer Programmversionen nicht mehr unterstützt, erscheint eine Warnmeldung, die es erlaubt, den Einfriervorgang abzubrechen oder diesen trotzdem – dann jedoch ohne Berücksichtigung der Datenregel – durchzuführen.

Sofern die erweiterte Funktionalität der nicht mehr unterstützten Datenregel zwingend benötigt wird, wenden Sie sich bitte an den Support der Software-Schmiede, um eine entsprechende Anpassung der Datenregel an den neuen Programmablauf zu veranlassen.

Analog zur Vormerkung wird der Verlauf des Einfrierens mit einem Fortschrittbalken angezeigt und nach Abschluss mit einer Meldung bestätigt.

Nach dem Einfrieren des Artikelbestandes kann nun mit der physikalischen Zählung begonnen werden. Sofern sich Umstände ergeben, die es nötig machen, den Artikelbestand wieder aufzutauen, so ist dies über den Button „Bestand auftauen“ möglich, allerdings nur, wenn noch keine Zählliste erfasst wurde. 

Zähllisten erfassen

Nach erfolgter Zählung des physikalischen Artikelbestandes, gilt es die hierbei ausgefüllten Zähllisten im System zu erfassen. Die zur Erfassung benötigte Bearbeitungsmaske wird über den Button „Zähllisten erfassen“ geöffnet.

Bei Aufruf über die Inventurverwaltung ist das Feld „Inventur“ der Bearbeitungsmaske bereits passend vorbelegt. Wird die Bearbeitungsmaske dagegen über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die Inventur (Datum + Bezeichnung), für die Zähllisten erfasst werden sollen, erst noch ausgewählt werden. Anschließend ist für das Feld „Beleg“ eine frei wählbare Belegnummer (auch alphanumerisch) zu vergeben. 

Nach Festlegung der zu erfassenden Belegnummer wechselt die Bearbeitungsmaske selbstständig in den Bearbeitungsmodus für diesen Beleg.

Um weitere Belege anzulegen oder auf existierende Belege zuzugreifen, muss lediglich deren Belegnummer in das Feld „Beleg“ eingegeben werden.

Alle in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel sollten in mindestens einen Beleg eingelesen werden. Über den Button „Artikel einlesen“ bzw. den gleichnamigen Menüpunkt im Menü „Extras“ wird die Maske zum Einlesen der für die Inventur vorgemerkten und eingefrorenen Artikel, die mit dem aktuellen Zählbeleg erfasst werden sollen, aufgerufen.

Wird in den Filterfeldern für „von Artikel“, „bis Artikel“, „Warengruppe“, „Lagerort“ und dem freien Filter keine Eingrenzung vorgenommen, so werden in den aktuellen Zählbeleg alle in der Inventurdefinition berücksichtigten Artikel eingelesen. Über die Filtermöglichkeiten können so separate Belege – z.B. für unterschiedliche an der Inventur beteiligte Personen – mit einer Teilmenge aller zur Inventur anstehenden Artikel erzeugt werden. Das Programm erstellt hierdurch automatisch für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel einen Inventurbuchungssatz mit Zählmenge „0“. Es muss jedoch beachtet werden, dass wenn dieser Erfassungsdatensatz mit der Menge „0“ erzeugt wird und bei der eigentlichen Mengenerfassung keine Zählmenge erfasst wird, dies im Rahmen der Differenzbuchung unweigerlich zu einer automatischen Ausbuchung von Restbeständen führt.

Nach dem Einlesen der Artikel in den Beleg können nun anhand der ausgedruckten und beim Zählen ausgefüllten Zähllisten die jeweils tatsächlich gezählten Mengen eingetragen werden. Das Mengeneingabefeld besitzt eine automatische Sprungfunktion, d.h. sobald eine Mengeneingabe durch Betätigung der Eingabe-Taste bestätigt wird, springt der Cursor in das Mengeneingabefeld des nächsten Artikels auf dem Inventurbeleg.

Erfassung von Korrekturzählmengen (bedarfsabhängig)

Die Korrekturbelege können ganz normal anhand ihres Namens selektiert und die entsprechenden Zählmengen gemäß Korrekturzählliste neu erfasst werden.

Druck der erfassten Inventurbelege (optional)

Die im vorangegangenen Inventurschritt erfassten Inventurbelege können über die im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ befindliche Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ zu Kontrollzwecken ausgedruckt werden.

Nach Aufruf über das Hauptmenü öffnet sich die Selektions- und Filtermaske für den Druck der Übersicht über die erfassten Inventurbelege.

In dieser Maske können in den Feldern „von Stichtag“ und „bis „Stichtag“ die anzuzeigenden Belege anhand ihres Inventurstichtages gefiltert werden. Es gilt zu beachten, dass für die Filterung nur der Inventurstichtag gemäß Inventurdefinition eine Rolle spielt. Belege, die z.B. an einem anderen Tag erfasst wurden, aber zum selben Inventurstichtag gehören, werden dennoch angezeigt. Über die weiteren Filterungsoptionen für Artikelnummern, Lagerorte oder Erfassungsbelegnummer kann die Anzeige bzw. der Druck zusätzlich eingegrenzt werden. Der Druck erfolgt anschließend über „Drucken“.

Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)

Auch beim Druck der Inventurvergleichsliste handelt es sich um einen optionalen Schritt im Inventurablauf, der keine weitere Auswirkung auf die Inventur hat.

Hierfür wird in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ der Menüpunkt „Inventurvergleichsliste“ aufgerufen.

In der sich öffnenden Anwendungsmaske muss im Auswahlfeld „Inventur“ die gewünschte Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) ausgewählt werden. Über die Filterfelder „Von Artikelnummer“ und „Bis Artikelnummer“ kann die Ergebnismenge der zu ermittelnden Vergleichsliste eingegrenzt werden.

Verbuchung von Inventurdifferenzen

Dieser Inventurschritt verändert nachhaltig die im System gespeicherten Lagerbestände anhand der bei der Inventur erfassten Zählmengen. Die Verbuchung sollte daher nur durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass alle Zählmengen korrekt erfasst wurden.

Druck einer Korrekturzählliste (optional)

Nach der Ermittlung der Inventurdifferenzen besteht die Möglichkeit, eine Korrekturzählliste zu erstellen, um erneute Zählvorgänge zur Verifikation der ermittelten Differenzmengen besser zu unterstützen. Hierfür müssen zunächst die für die erneute Zählung vorgesehenen Artikel anhand des Klickfeldes beim zugehörigen Eintrag der tabellarischen Anzeige in der Inventurdifferenzmaske selektiert und anschließend den Menüpunkt „Korrekturzählliste drucken“ auf dem Reiter „Extras“ in der Funktionsgruppe „Korrektur“ betätigt werden.

Nach Betätigung öffnen sich nacheinander zwei Auswahldialoge, in denen der zu verwendende Zähllistenbeleg und anschließend der gewünschte Drucker ausgewählt werden müssen

Neuen Korrekturbeleg erstellen

Um die mit der Korrekturzählliste erneut gezählten Mengen im Inventurschritt „Zähllisten erfassen“ mit den neuen Werten erfassen zu können, bietet es sich aus Gründen der Übersichtlichkeit an, zur Korrekturzählliste auch einen Korrekturzählbeleg zu erstellen.

Über den Menüpunkt „neuen Korrekturzählbeleg erstellen“ können derartige Zählbelege für die Anwendungsmaske „Zählliste erfassen“ erstellt werden. Bei Betätigung des Menüpunktes Professional ERP, unter welchem Belegnamen der neue Korrekturbeleg gespeichert werden soll.

Standardmäßig schlägt Professional ERP einen Namen mit dem Präfix „KORR_“, gefolgt von einer dreistelligen fortlaufenden Nummer vor.

Im Anschluss erfolgt die Rückfrage, ob die bereits gezählten Mengen zurückgesetzt werden sollen:

Wird das Zurücksetzen der bereits erfassten Zählmengen bestätigt, wird bei der Erzeugung des Korrekturzählbeleges für jeden Artikel ein zusätzlicher Erfassungssatz mit negativer Erstzählmenge angelegt, sodass in Summe vor Erfassung der neuen Zählmengen wieder eine Zählmenge von 0 vorhanden ist. Im Korrekturzählbeleg müssen die neu gezählten Mengen daher dann in voller Höhe erfasst werden.

Vor der Verbuchung sollte zudem eine weitere Datensicherung vorgenommen werden!

Die Verbuchungsmaske der Inventurdifferenzen wird über den Menüpunkt „Differenzen verbuchen“ in der Inventurverwaltung aufgerufen und das Auswahlfeld „Inventur“ wird passend zur aktuell ausgewählten Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) vorbelegt. Wird die Verbuchungsmaske über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die entsprechende Inventurdefinition manuell gewählt werden.

Nach Auswahl der Inventurdefinition (manuell oder automatisch durch Aufruf über die Inventurverwaltung) ermittelt das Programm diejenigen Artikel, für die der Soll-Bestand lt. System vom Ist-Bestand gemäß Zählung abweicht. Die ermittelten Artikel werden tabellarisch mit ihren Soll- und Ist-Mengen angezeigt.

Tatsächliche Differenzbuchung durchführen

Die zu verbuchenden Differenzen können analog zur Auswahl für den Druck eines Korrekturzählbelegs per Klickfeld in der Tabelle einzeln markiert werden. Alternativ können alle Differenzen über den Button „alle markieren“ komplett ausgewählt werden. Nach Auswahl der Differenzdatensätze muss zunächst der Button „Buchmengen ermitteln“ betätigt werden, damit die ermittelten Differenzmengen als tatsächliche Buchungsmengen festgelegt werden. Über die Schalfläche „Differenzmengen verbuchen“ wird dann die eigentliche Verbuchung der Differenzmengen veranlasst. Die sich öffnende Sicherheitsabfrage ist dann zu bejahen.

Nach erfolgter Verbuchung meldet das System den Abschluss der Buchungsarbeiten

Im Anschluss daran kann die Differenzverbuchungsmaske geschlossen werden.

Abschluss der Inventur

Nach dem Verbuchen der Inventurdifferenzen kann in der Inventurverwaltung über den Button „Inventur abschließen“ die aktuelle Inventur abgeschlossen werden.

Nach dem Betätigen erscheint eine Rückfrage, deren Inhalt davon abhängt, ob es noch unverbuchte Inventurdifferenzen für die aktuell gewählte Inventurdefinition gibt. Grundsätzlich zielt die Rückfrage immer auf den Abschluss der aktuellen Inventur ab.

Protokollfunktionen für die Inventur

Für die Nachvollziehbarkeit von Inventuren gibt es zwei Anlaufstellen. Einerseits bietet die Inventurverwaltung auf den Registern „Protokoll“ und „Artikelinformationen“ eine Vielzahl von Informationen zur aktuell gewählten Inventurdefinition. Andererseits können Inventurinformationen auch in der Artikelverwaltung beim jeweiligen Artikel gewonnen werden.

Das Register „Protokoll“ der Inventurverwaltung

Auf diesem Register werden die Protokolleinträge der aktuell gewählten Inventurdefinition (Register „Inventur“) angezeigt

Das Register „Artikelinformationen“ der Inventurverwaltung

Auf dem Register „Artikelinformationen“ werden die für die Inventur vorgesehenen Artikel mit ihrer Artikelnummer, Bezeichnung und Warengruppe aufgelistet, sobald die Vormerkung vorgenommen wurde.

Nach dem Einfrieren des zur Inventur vorgemerkten Artikelbestandes, liefert das Register „Artikelinformationen“ zusätzlich Informationen über durchschnittlichen und letzten Einkaufspreis, die Preis- und Mengeneinheit, sowie den ermittelten Bestand.

Artikelinventurdaten im Artikelstamm

Die Lagerwert-Liste zu einer Inventur

Zusätzlich zum optionalen Druck einer Inventurvergleichsliste (vgl. „Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)“ kann im zugehörigen Listenprogramm „Inventurliste (erfasst)“ auch eine Lagerwert-Liste importiert und ausgedruckt werden. Importieren Sie hierfür innerhalb der Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ die Listenvorlage „INVE0001.FRX“.

Die Liste ermittelt – basierend auf den Filtervorgaben für Stichtag, Artikelnummern, Lagerorten und Erfassungsbelegen – die in der Inventur erfassten Lagerwerte anhand der in die Inventurdefinition eingeflossenen Einkaufspreise.

Nach Abschluss einer Inventur

Auch nach Abschluss einer Inventur sollte – genau wie nach dem Einfrieren der Bestände und vor dem Verbuchen von Inventurdifferenzen – eine Datensicherung vorgenommen werden, bevor der Normalbetrieb wiederaufgenommen wird.

Konfigurationsvariablen (neu und geändert)

Die in diesem Dokument aufgeführten Konfigurationsvariablen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität hinsichtlich des Beschreibungstextes.

Durch Servicepacks, nachfolgende Versionsupdates bzw. -upgrades können neue Konfigurationsvariablen verfügbar werden oder sich Funktionalitäten bei bestehenden Konfigurationsvariablen erweitern/verändern.

Variable

Beschreibung