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Um Lieferantenbewertungen vornehmen zu können, muss in den Firmenparametern zunächst ein Auswertungsschema angelegt und nach dessen Konfiguration für die Nutzung aktiviert worden sein. Danach muss in der Adressverwaltung eine Stammdatenpflege für jene Lieferantenadressen durchgeführt werden, die für Bewertungen herangezogen werden sollen. Sobald diese Vorbedingungen erfüllt sind, können Lieferantenbewertungen erfasst und den einzelnen Lieferanten über das Lieferantenrating in Form einer Kennzahl zugewiesen werden.
Firmenparameter – Definition Lieferantenbewertung
In den Firmenparametern steht auf dem reiter Datensatz in der Funktionsgruppe Stammdaten den Menüpunkt Definition Lieferantenbewertung zur Verfügung.
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Dieser Menüpunkt öffnet die gleichnamige Anwendungsmaske, mit der das in den Bewertungen zu verwendende Schema erzeugt, angepasst und für die tatsächliche Verwendung auch aktiviert werden kann.
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Die Anwendungsmaske unterstützt die üblichen Funktionen für Neuanlage, Änderung und Löschen von Datensätzen. Der Eingabe- und Anzeigebereich der Maske besitzt die Register Auswertungsschema und Kategorien für die Bearbeitung der Bewertungsschemata.
Das Register Auswertungsschema
Das Register Auswertungsschema ist in zwei Hauptbereiche gegliedert. Im oberen Bereich befinden sich die Eingabefelder für die Kopfinformationen des aktuell gewählten Auswertungsschemas. Folgende Felder stehen bereit:
Auswertungsschema | Texteingabefeld für die Bezeichnung des aktuell selektierten Schemas. |
Gültig von / bis | Datumsfelder mit denen ein Gültigkeitszeitbereich des Schemas angegeben werden kann. Ein über diese Felder definierter Zeitbereich hat im Standardablauf nur informativen Charakter. D.h. die auf dem Schema aufbauenden Bewertungen können auch außerhalb des definierten Zeitraums aufgerufen und genutzt werden. |
aktives Schema | Klickfeld über das das aktuell selektierte Schema für Bewertungen als aktiv gekennzeichnet werden kann. Es kann immer nur ein aktives Schema geben. Sind mehrere Schemata im System gepflegt und ein zuvor nicht aktives Schema wird mit diesem Merkmal versehen, dann wird das Merkmal beim zuvor aktiven Schema automatisch entfernt. |
Notizen | Freitextfeld für Notizen – z.B. eine nähere Beschreibung – zum aktuell selektierten Schema. |
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Im Auslieferungsumfang des Erweiterungsmoduls Einkauf / Bestellwesen ist das Schema mit der Bezeichnung Demo - Schema enthalten, welches als Grundgerüst für die Entwicklung eines eigenen Schemas genutzt werden kann. Das Demo - Schema ist daher zunächst auch nicht mit dem Merkmal aktives Schema versehen, auch wenn dies natürlich jeder Zeit erfolgen kann. Es empfiehlt sich jedoch ein für Ihr Unternehmen angepasstes Schema mit individuell gewichteten Bewertungskriterien innerhalb der verfügbaren Bewertungskategorien erstellen. |
Den unteren Bereich des Registers nimmt die tabellarische Anzeige aller im System erfassten Bewertungsschemata. Sobald mehrere Schemata im System erfasst sind, kann per doppeltem Mausklick auf einen der hier angezeigten Einträge auf das gewünschte Schema positioniert werden. Alternativ kann mit den Navigationsmenüpunkten der Funktionsgruppe Ansicht auf dem reiter Datensatz zwischen den einzelnen Schema-Datensätzen navigiert werden.
Das Register Kategorien
Das Register Kategorien beschreibt die innere Struktur des auf dem Register Auswertungsschema gewählten Schemas und ist – abhängig vom im Bereich aktuell gewählten Eintragstyp – in zwei bzw. drei Bereiche gegliedert:
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In diesem Bereich ① befindet sich eine Baumansicht mit der aktuellen Bewertungsstruktur. Es gibt in dieser Baumdarstellung grundsätzlich zwei Arten von Einträgen: Kategorien und deren zugeordnete Kriterien . Kategorien sind funktional eine Sammlung von Kriterien unter einer gemeinsamen Überschrift. Eine Kategorie kann auch Unterkategorien enthalten, die dazu verwendet werden können, die bei einer Bewertung zu verwendenden Kriterien in bestimmte Gruppen zusammenzufassen.
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Die fünf Hauptkategorien Adresse, Bestellung, Bestellposition, Wareneingang und Rechnungsprüfung besitzen hierbei einen besonderen Status, weil sie in jedem Auswertungsschema existieren, niemals eine übergeordnete Kategorie erhalten und als Element auch nicht aus dem Schema entfernt werden können. Die Hauptkategorie Rechnungsprüfung besitzt zudem die besondere Eigenschaft, dass sie grundsätzlich auch ohne zeitgleiches Vorhandensein des zugehörigen Erweiterungsmoduls Teil eines jeden Schemas ist. In Installationen ohne das Erweiterungsmodul Rechnungsprüfung dieser Hauptkategorie keine Kriterien zugeordnet oder bereits vorhandene entfernt bzw. unwirksam gemacht werden. |
Für Kategorien wird in der Baumdarstellung neben deren Name das Symbol
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Im Bereich ② stehen in Abhängigkeit des in Bereich ① gewählten Eintragstyps folgende Eingabe- und Auswahlfelder zur Verfügung:
Für Kategorien: | |||
Überschrift | Texteingabefeld, dessen Inhalt als Überschrift in Bewertungsdialogen verwendet wird.
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Position | Numerisches Eingabefeld mit Spinnerfunktion zur schrittweisen Erhöhung oder Reduzierung des aktuellen Wertes. Der hier hinterlegte Wert für eine Kategorie bestimmt in der Baumanzeige und in den aus dem Schema abgeleiteten Bewertungsdialogen die Sortier-/Anzeigereihenfolge innerhalb der jeweiligen Hierarchieebene in Relation zu den Elementen derselben Ebene. Kategorien und Kriterien derselben Hierarchieebene mit identischer Positionsnummer unterliegen sekundären Sortierungskriterien. In den aus dem Schema abgeleiteten Bewertungsdialogen erfolgt die Sortierung dann alphabetisch. In der Baumanzeige des Definitionsdialogs erfolgt die Sortierung dagegen in der Erstellungsreihenfolge des jeweiligen Eintrags.
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Faktor | Numerisches Eingabefeld mit zwei Nachkommastellen. Der Wert bestimmt die Gewichtung mit der die aktuelle Kategorie mit anderen Kategorien oder Kriterien derselben Hierarchieebene im Rahmen eines Ratings miteinander verrechnet wird. Standardmäßig ist der Wert 1,00 vorbelegt. | ||
Kalkulation | Auswahlfeld mit dem festgelegt wird, wie die Werte der hierarchisch unmittelbar untergeordneten Kriterien bzw. Unterkategorien beim Ratingvorgang miteinander verrechnet werden. Zur Wahl stehen die Optionen Durchschnitt , Summe und Produkt. | ||
Für Kriterien: | |||
Kriterium | Auswahlfeld mit den im System angelegten und noch nicht anderweitig zugewiesenen Kriterien. Die Anzahl der zur Auswahl stehenden Kriterien reduziert sich mit der Zahl der bereits im Schema angelegten Kriterien, denen ein konkretes systemseitiges Kriterium zugeordnet wurde.
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Name | Textfeld für die Bezeichnung des Bewertungskriteriums im Kontext des aktuellen Auswertungsschemas und seiner Bewertungsdialoge. Wird standardmäßig mit dem Namen des zugeordneten systemseitigen Kriteriums vorbelegt; kann jedoch für das Schema individuell umbenannt werden. | ||
Faktor | Numerisches Eingabefeld mit zwei Nachkommastellen, welches analog zum gleichnamigen Feld für Kategorien festlegt, mit welchem Wert das aktuelle Kriterium mit Kategorien oder Kriterien derselben Hierarchieebene verrechnet wird. Auch hier ist die Vorbelegung standardmäßig 1,00 | ||
Kalkulation | Auswahlfeld mit dem festgelegt wird, ob und wie die in den vorhandenen Bewertungen gesammelten Einzelwerte zu diesem Kriterium miteinander verrechnet werden. Zur Auswahl stehen die Optionen Durchschnitt, Summe, Minimalwert, Maximalwert und letzte Bewertung. | ||
Aktion | Die auf einem Bewertungsschema aufbauenden Bewertungsdialoge werden in den mit den fünf Hauptkategorien verknüpften Professional ERP Anwendungen Adressverwaltung, Bestellwesen, Wareneingänge erfassen und Rechnungsprüfung anhand unterschiedlicher Auslösebedingungen aufgerufen. Im Auswahlfeld Aktion wird für ein Kriterium festgelegt, in welcher von der jeweiligen Auslösebedingung gesteuerten Bewertungssituation das Kriterium zu erfassen ist. | ||
Formel | öffnet einen Dialog zur Eingabe einer Datenregel mit der die Eingabewerte während eines Bewertungsvorgangs zum aktuellen Kriterium vorgegeben oder auch komplett automatisiert erfasst werden können. | ||
Pflichtangabe | Kriterien mit diesem Merkmal erfordern in einem Bewertungsdialog zwingend eine Eingabe, andernfalls lässt sich der Bewertungsdialog nicht schließen. Kriterien ohne dieses Merkmal erlauben dagegen eine Nichterfassung im Rahmen einer Einzelbewertung. | ||
Notiz | Textfeld für die Eingabe einer Notiz, die in den Bewertungsdialogen mit dem Kriterium als Tooltip ausgegeben wird. |
Der Bereich ③ wird nur eingeblendet, wenn in der Baumdarstellung des Bereichs ① auf ein Kriterium positioniert wurde. Sofern diesem Kriterium bereits eines der systemseitig unterstützten Kriterien zugeordnet ist, zeigt dieser Bereich tabellarisch dessen Ausprägungen und die zugehörigen Wertigkeiten an, die das Kriterium im Rahmen einer Bewertung annehmen kann.
Pflege der systemseitig verfügbaren Bewertungskriterien
Neben dem Auswahlfeld Kriterium des Registers Kategorien befindet sich der Menüpunkt
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Die Pflegemaske Kriterien ist in drei Bereiche gegliedert:
Der Bereich ① ist eine Baumdarstellung mit allen im System erfassten Bewertungskriterien und deren Ausprägungen. Per Mausklick auf die hier angezeigten Elemente kann auf die einzelnen Kriterien positioniert werden. Hierbei aktualisieren sich dann die Anzeigebereiche ② und ③.
Oberhalb der Baumanzeige befindet sich in Textfeld, welches den Namen des aktuell ausgewählten Kriteriums anzeigt. Rechts neben diesem Feld befinden sich folgender Menüpunkt:
| öffnet einen kleinen Eingabedialog, in welchem der Name des neu zu erstellenden Bewertungskriteriums eingegeben werden muss.
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| Versucht nach einer Sicherheitsrückfrage das aktuell gewählte Kriterium mit all seinen Ausprägungen zu löschen. Ist das Kriterium derzeit als Kriterium in einem Auswertungsschema zugewiesen, wird der Löschversuch mit einer entsprechenden Hinweismeldung abgebrochen. | ||||||||||||
| Kopiert das zuvor gewählte Kriterium inklusive seiner Ausprägungen. Hierbei öffnet sich analog zur Kriteriumsneuanlage der Eingabedialog für den Namen, den die Kopie erhalten soll. Der Dialog ist zunächst mit dem Namen des zuvor gewählten Kriteriums vorbelegt und muss geeignet abgeändert werden, da Namensdubletten unzulässig sind. |
Im Bereich ② werden für die Daten zur aktuell positionierten Ausprägung des zeitgleich gewählten Kriteriums angezeigt. Ausprägungen können entweder per Mausklick im Bereich ① …
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… oder im tabellarischen Anzeigebereich ③ ausgewählt werden. Folgende Eingabefelder stehen für eine Ausprägung zur Verfügung:
Ausprägung | Bezeichnung der Ausprägung. Die Bezeichnung wird in Bewertungsdialogen zur Auswahl angeboten. |
Wert | Punktwert mit dem eine Ausprägung in den Berechnungen eines Ratings einfließt, sofern die Ausprägung für das zugehörige Kriterium gewählt wird. |
Notiz | Freitextfeld für einen Beschreibungstext zur Ausprägung. Der Text wird in Bewertungsdialogen als Tooltiptext für die jeweilige Ausprägung verwendet. |
Über die Standardbedienfunktionen für Neuanlage, Änderungen verwerfen und Löschen können die zum aktuell selektierten Kriterien gehörenden Ausprägungen hinzugefügt, geändert oder auch wieder entfernt werden.
Im Bereich ③ werden tabellarisch alle Ausprägungen angezeigt, die für das aktuell selektierte Kriterium erfasst sind. Per Mausklick auf einen Eintrag in diesem Bereich kann die gewünschte Ausprägung für eine Bearbeitung im Bereich ② selektiert werden.
Auslösebedingungen für Bewertungen
In den Anwendungen mit integrierten Funktionen zur Lieferantenbedingung können die Bewertungsdialoge mit unterschiedlichen Auslösebedingungen gekoppelt werden, die immer dann einen zur Lieferantenbewertung gehörenden Bewertungsdialog öffnet, sobald der Benutzer eine bestimmte Aktion innerhalb des zugehörigen Gesamtprozesses durchführt. Für die fünf Hauptkategorien und die damit assoziierten Professional ERP Anwendungen gibt es die folgend beschriebenen Auslösungsbedingungen.
Adresse / Adressverwaltung:
Neuanlage
Das Kriterium wird im Rahmen einer Neuanlage einer Lieferantenadresse abgefragt.
Nach Änderung
Das Kriterium wird bei jeder Änderung am Datensatz der Lieferantenadresse abgefragt.
Menüaufruf
Das Kriterium wird in einem manuell aufzurufenden Bewertungsdialog abgefragt. Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Lieferant bewerten auf dem reiter Extras.
Bestellung / Bestellwesen:
Neuanlage
Das Kriterium wird im Rahmen einer Neuanlage eines Bestellvorgangs abgefragt.
Nach Änderung
Das Kriterium wird bei jeder Änderung am Datensatz des Bestellvorgangs abgefragt.
Druck Anfrage
Das Kriterium wird beim Druck des Vorgangs als Anfrage abgefragt.
Druck Bestellung
Das Kriterium wird beim Druck des Vorgangs als Bestellung abgefragt.
Menüaufruf
Das Kriterium wird in einem manuell aufzurufenden Bewertungsdialog abgefragt. Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Lieferant bewerten auf dem reiter Extras.
Bestellposition / Bestellwesen:
Neuanlage
Das Kriterium wird im Rahmen einer Neuanlage einer Bestellposition abgefragt.
Nach Änderung
Das Kriterium wird bei jeder Änderung am Datensatz des Bestellposition abgefragt.
Druck Anfrage
Das Kriterium wird beim Druck des Vorgangs als Anfrage abgefragt.
Druck Bestellung
Das Kriterium wird beim Druck des Vorgangs als Bestellung abgefragt.
Menüaufruf
Das Kriterium wird in einem manuell aufzurufenden Bewertungsdialog abgefragt. Der Aufruf erfolgt über den Menüpunkt Lieferant bewerten auf dem reiter Extras.
Wareneingang / Wareneingänge erfassen:
Wareneingang
Das Kriterium wird beim Buchen eines Wareneingangs abgefragt. Für die Hauptkategorie Wareneingang gibt es nur diese Aktion als Auslöser für eine Bewertung.
Rechnungsprüfung / Rechnungsprüfung
Rechnungsprüfung
Das Kriterium wird im Verlauf der Rechnungsprüfung abgefragt. Die Hauptkategorie Rechnungsprüfung kann nur in Installationen mit dem gleichnamigen Erweiterungsmodul genutzt werden. Es gibt nur diese Aktion als Auslöser für eine Bewertung.
Bewertungsautomation mit Formeln
Über den Menüpunkt Formel auf dem Register Kategorien wird der Eingabedialog für zur Laufzeit ausgewerteten Programmcode aufgerufen, mit dem Eingabewerte für ein Bewertungskriterium vorbelegt bzw. automatisch belegt werden können.
Der in der Abbildung verwendete Beispielcode realisiert für das Bewertungskriterium Bankrating eine einfache Vorbelegung im Bewertungsdialog, der das Kriterium verwendet. Die Syntax für derartige Formeln folgt den Regeln, die auch in den Datenregeln des Datengenerators verwendet werden.
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Firmenparameter – Kürzelpflege
Nachdem ein Auswertungsschema – inkl. Kriterien und deren Ausprägungen – definiert und ggf. für die Verwendung aktiviert wurde, müssen Schwellen für die Lieferantenbewertung gepflegt werden, anhand derer Lieferanten klassifiziert werden können. Diese Schwellen sind analog zu den Bewertungsschwellen der auftragsseitigen ABC-Bewertung für den Eintrag Lieferanten-Bewertung auf dem Register Kürzel in den Firmenparametern zu pflegen.
Eine zur Lieferanten-Bewertung gehörende Schwelle verwendet folgende Eingabefelder:
Kürzel
Texteingabefeld für eine maximal drei Zeichen lange Kurzbezeichnung.
Bezeichnung
Texteingabefeld für die Langbezeichnung der Schwell.
Schwelle von / Schwelle bis
Numerische Eingabefelder für den Wertebereich in dem ein Lieferantenrating liegen muss, damit eine Zuordnung mit dieser Schwelle / diesem Kürzel erfolgt. Die konkreten Wertebereiche hängen vom verwendeten Auswertungsschema ab.
inaktiv
Klickfeld mit dem ein Schwellenkürzel von der weiteren Verwendung ausgeschlossen werden kann.
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Standardmäßig sind die Schwellen A+, A, B und C bereits angelegt, allerdings ohne konkrete Zuordnung von Wertebereichen für die jeweilige Schwelle. |
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