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Verwaltung Kalkulationsschemata

Die Basis jeder Kalkulation im Rahmen der Vorkalkulation ist ein Kalkulationsschema. Gepflegt werden derartige Kalkulationsschemata über die zugehörige Pflegemaske, welche über geeignete Schaltflächen aufgerufen wird. Die Pflegemaske besitzt die Register Schema, Positionen und Übersicht.

Register «Schema»

Das Register Schema liefert Informationen zum Namen und allgemeine Anmerkungen, sowie eine tabellarische Übersicht aller Artikel und deren zugeordneten Kalkulationen, die das aktuell gewählte Schema verwenden.
Auf diesem Register stehen die üblichen Funktionen für die Neuanlage, das Kopieren, das Ändern und das Löschen von Kalkulationsschemata zur Verfügung. Bei der Neuanlage eines Schemas wird automatisch auch eine Reihe von Standardwerten als Berechnungspositionen in das Schema eingefügt:• Menge

• Summe Material

• Materialgemeinkostenzuschlag

• Materialgemeinkosten

• Materialkosten

• Gesamtpreis

• Einzelpreis

Deren Bearbeitung erfolgt dann auf dem Register Positionen.

Register «Positionen»

Das Register Positionen ist in zwei Bereiche gegliedert. Im oberen Maskenbereich befinden sich die Eingabefelder mit denen die Daten spezifiziert werden, die im Rahmen einer Kalkulation für die Gesamtberechnung herangezogen werden sollen. Zusätzlich können hier auch Einstellungen hinsichtlich der Präsentation dieser Daten vorgenommen werden.

Im unteren Maskenbereich befindet sich eine tabellarische Anzeige aller im Schema enthaltenen Datenpositionen.

Weitere Erläuterungen

In Folgenden werden nähere Erläuterungen zu verschiedenen Aspekten der Schemadefinition detaillierter dargestellt.

Um die Reihenfolge der Positionsnummer oder die Reihenfolge der Spaltennummer korrekt abändern zu können, stehen im unteren Bereich der tabellarischen Auflistung 2 Ansichten zur Verfügung. Die Ansicht Berechnungsreihenfolge spiegelt dabei die Reihenfolge der Kalkulation der einzelnen Positionen wieder. Die Ansicht Anzeigereihenfolge in der Kalkulation (Tabel. Ansicht) sortiert die Darstellung hingegen auf Basis der Spaltennummer und somit der späteren Darstellungsreihenfolge in der Kalkulationsansicht.

Kalkulation Artikelpreise

Für das Modul BDE-System & Betriebsaufträge wurde die Möglichkeit geschaffen, im Artikelstamm eine artikelbezogene Vorkalkulation für Verkaufspreise durchzuführen. Hierfür wurde in der Artikelverwaltung das Register Vorkalkulation hinzugefügt, welches die zugehören Kalkulationsfunktionen bereitstellt.

Da die Vorkalkulation in der Artikelverwaltung sich immer nur auf den aktuellen Artikel bezieht, wurde zusätzlich die neue Hauptanwendung Kalkulation Artikelpreise geschaffen, die eine Preisvorkalkulation für mehrere Artikel erlaubt. Die Anwendung kann im Hauptmenü in der Rubrik Verkauf aufgerufen werden.

Die Anwendungsmaske besitzt die Register Kalkulation, Ergebnis und Übersicht.

Das Register «Kalkulation»

Ausgangspunkt für die Vorkalkulation von Artikelverkaufspreisen ist das Register Kalkulation. Hier werden Kalkulationsdefinitionen erstellt, welche einerseits die Artikel eingrenzen, die von der Kalkulation betroffen sein sollen, und andererseits die Parameter für die einzelnen Kalkulationen vorgeben. Eine hier erstellte Kalkulationsdefinition stellt funktional eine Schablone für die Kalkulation auf Ebene des einzelnen Artikels dar, die von der Anwendung auf alle in der Definition eingeschlossenen Artikel übertragen und dann für diese Artikel durchgeführt wird.

Vorgabewerte für Kalkulationskopfinformationen

Die Vorgabewerte für die konkreten Kalkulationsköpfe auf Artikelebene werden in der oberen Maskenhälfte in fünf Teilbereichen erfasst.

Im ersten Eingabebereich wird im Feld Kalkulation die Bezeichnung der Kalkulationsdefinition vorgegeben. Optional kann eine Bemerkung mit weiterführenden Informationen zugeordnet werden. Das Datumsfeld letzte Kalkulation informiert über das letzte Verwendungsdatum, an dem die aktuell gewählte Kalkulationsdefinition für eine Vorkalkulation der Verkaufspreise für die in der Definition enthaltenen Artikel verwendet wurde.

Im zweiten Eingabebereich befinden sich die Auswahlfelder für den als Kalkulationsbasis zu verwendenden Einkaufspreises und das zu verwendende Kalkulationsschema.

Zusätzlich stehen hier die folgenden Optionen zur Auswahl:

Der dritte Eingabebereich bezieht sich auf den Gültigkeitsbereich der vorkalkulierten Preise. Hier kann festgelegt werden, für welche der vorhandenen Preislisten die Vorkalkulation gelten soll, für welche Adressgruppe die so vorkalkulierten Preise gelten sollen und welche zeitlichen Begrenzungen für die vorkalkulierten Preise und die daraus ggf. abgeleiteten Verkaufspreise gelten sollen.

Im vierten Eingabebereich können die für die Kalkulationen zu verwendenden Mengenstaffeln vordefiniert werden. Bei der Neuanlage einer Kalkulationsdefinition werden zunächst die Mengenstaffeln 1 bis 5 mit den Werten 1, 10, 100, 1000 und 10000 vorbelegt. Die Werte können durch direkte Eingabe in der tabellarischen Anzeige geändert werden. Standardmäßig werden bis zu 10 Mengenstaffeln unterstützt. Für die tatsächliche Kalkulation auf Artikelebene werden nur solche Mengenstaffelwerte berücksichtigt, die einen Wert größer 0 besitzen.

Der fünfte Eingabebereich für die Kalkulationskopfdaten beinhaltet in einer weiteren tabellarischen Anzeige alle im Kalkulationsschema enthaltenen Zuschläge mit deren Schemavorgabewerten. Die prozentualen Zuschlagswerte können durch direkte Eingabe für die Kalkulationsdefinition geändert werden.

Artikelfilterung

In der unteren Maskenhälfte befinden sich die Eingabe- und Auswahlfelder, die festlegen für welche Artikel die Kalkulationsdefinition die Kalkulationskopfdaten bereitstellen soll.

Folgende Filterkriterien stehen zur Verfügung:

Datenermittlung

Nach Festlegung der Vorgabewerte für die Kalkulationskopfdaten und Belegung der Artikelfilterung kann die Kalkulationsdefinition gespeichert werden und über die Schaltfläche Artikel ermitteln kann die Ergebnismenge aller Artikel ermittelt werden auf die im weiteren Verlauf die Kalkulationsdefinition für die Preisvorkalkulation angewendet werden soll. Nach Betätigung der Schaltfläche wechselt die Anwendung automatisch auf das Register Ergebnis, wo dann die weiteren Kalkulationsfunktionen genutzt werden können.

Das Register «Ergebnis»

Nach einer Datenermittlung auf dem Register Kalkulation wechselt die Anwendung auf das Register Ergebnis.

Das Register Ergebnis ist in fünf Bereiche gegliedert. Im ersten Bereich befinden sich das Feld Kalkulation, das Klickfeld Detailansicht und das Feld letzte Kalkulation. Das Klickfeld Detailansicht blendet am rechten Maskenrand den Detailansichtsbereich für Kalkulationen ein bzw. aus.
Im zweiten Bereich befinden sich Eingabe- und Auswahlfelder für eine zusätzliche Anzeigefilterung der Ergebnissätze aus der Datenermittlung.

Die Felder sind zunächst mit den Werten aus der Kalkulationsdefinition (Register Kalkulation) vorbelegt und können weiter eingeschränkt werden. Die Vorgabe eines weniger eng gefassten Artikelfilters bewirkt keine Änderung der Ergebnismenge aus der Datenermittlung.

Unterhalb der Filterfelder befindet sich eine tabellarische Ansicht, welche für alle in der Kalkulationsdefinition enthaltenen Artikel die zugehörigen Kalkulationsdatensätze auflistet. Wurde mit der Kalkulationsdefinition noch keine Kalkulation durchgeführt, taucht für jeden Artikel nur ein Kalkulationsdatensatz im Anzeigebereich mit dem Vermerk <<Keine Kalkulation vorhanden>> auf. Wurden mit der Kalkulationsdefinition bereits Kalkulationen durchgeführt, enthält die tabellarische Ansicht die Kalkulationssätze der zuletzt durchgeführten Kalkulation, d.h. es gibt i.d.R. pro Mengenstaffel einen Kalkulationssatz für jeden von der Definition betroffenen Artikel.

Der über das Klickfeld Detailansicht einblendbare Anzeigebereich schlüsselt für den aktuell in der Tabellenansicht ausgewählten Kalkulationsdatensatz die einzelnen Berechnungsergebnisse gemäß des verwendeten Kalkulationsschemas auf.

Ist die Detailansicht nicht aktiviert, öffnet sich bei einem Doppelklick auf einen der Kalkulationssätze ein separates Dialogfenster, das dieselben Informationen aufschlüsselt.

Den fünften und letzten Bereich des Registers Ergebnis bilden die Schaltflächen mit den in vielen Dialogen verwendeten Selektionsfunktionen Alle Markieren, Keine Markieren und Umkehren. Die mit diesen Schaltflächen oder durch direkte Auswahl in der tabellarischen Ansicht selektierten Datensätze, sind von den Funktionen der Aktionsschaltflächen Löschen, Kalkulieren und Preise übernehmen betroffen.

Farbgebung in der Ergebnisanzeige

Kalkulationsdatensätze auf dem Register Ergebnis werden mit unterschiedlichen Farben dargestellt, die Informationen über deren Bearbeitungszustand liefern.

Die Zeitspanne für die Abstände zwischen Kalkulationszeitpunkt und Preisübernahme hinsichtlich der Farbgebung kann über die Konfigurationsvariable VORKALKBATCHDAYCHECKDIF gesteuert werden.

BDE-System & Betriebsaufträge: Vorkalkulation

Um die Möglichkeiten der Artikelvorkalkulation in Fertigungsunternehmen zu verbessern, wurde die Artikelpflege um eine Funktion für die Vorkalkulation von Verkaufspreisen erweitert.

Artikelstamm

Im Artikelstamm steht nun das Register Vorkalkulation zur Verfügung, auf welchem die Möglichkeit besteht, Preise anhand von Stücklisten, Arbeitsplänen sowie dem gewählten Einkaufspreis vorab zu berechnen, um basierend auf diesen Werten Verkaufspreise zu bestimmen.

Der Dateneingabe- und Anzeigebereich des neuen Registers ist in folgende Bereiche gegliedert:

• Kalkulationskopfdaten

• Zielgruppe/Kunde

• Berechnungsbasis

• Werterfassung/Ergebnisübersicht

  • Tabellarisch

  • Datensatzweise

Im Bereich der Kalkulationskopfdaten kann die aktuell verwendete Kalkulation in einem Auswahlfeld gewählt werden. Rechts daneben befinden sich Schaltflächen zur Neuanlage einer Kalkulation bzw. die Löschung der aktuell gewählten Kalkulation.

Über das Klickfeld Detailansicht kann die im rechten Maskenbereich befindliche Detailanzeige ein- und ausgeblendet werden.

Der Eingabebereich für die Zielgruppe einer Kalkulation kann festgelegt werden, für welchen Kunden bzw. welche Kundenkreise die aktuelle Preiskalkulation für welche Preisliste erfolgen soll. Zusätzlich können ein Gültigkeitszeitraum, die zu verwendende Mengeneinheit und – bei Bedarf – auch eine individuelle Artikelbezeichnung festgelegt werden. Die individuelle Artikelbezeichnung kann dann aus Vorkalkulationen in ein Angebot übernommen werden.

Das Klickfeld Aktiv steuert, ob die aktuell gewählte Kalkulation für die Angebotserstellung zur Verfügung steht.

Der Eingabebereich für die Berechnungsgrundlage bietet die Auswahl des Arbeitsplans, des zu verwendenden Einkaufspreises, sowie des Kalkulationsschemas mit dem die Berechnung durchzuführen ist. Mehr zum Kalkulationsschema im Abschnitt

.

Die Ergebnisse einer Kalkulation werden in zwei Ansichtsbereichen dargestellt. Zum einen in einer tabellarischen Ansicht unterhalb der Eingabebereiche für Zielgruppen und die Berechnungsgrundlage und andererseits in der rechts befindlichen Detailanzeige.

Die tabellarische Ansicht zeigt alle Kalkulationsdatensätze zu einem Kalkulationskopfdatensatz – einschließlich der zugehörigen Kalkulationsergebnisse – an. Diese Anzeige erlaubt auch die direkte Eingabe von Kalkulationsparametern für dem jeweiligen Kalkulationsdatensatz. Tabellenfelder, die eine Dateneingabe erlauben, sind in blauer Schrift dargestellt, während nicht editierbare Tabellenfelder mit schwarzer Schrift dargestellt werden.

Die mit Std. betitelte Spalte erlaubt es, eine Kalkulationsposition innerhalb einer Kalkulation als Standardberechnung zu kennzeichnen. Eine derartig gekennzeichnete Kalkulationsposition wird dann bei Übernahme in einen Vorgang als Hauptposition verwendet (vgl. Funktionsgruppe «Vorgang»). Das Klickfeld der Spalte Fix legt fest, dass der aktuell eingetragene Verkaufspreis bzw. Verkaufspreis pro Stück bei weiteren Berechnungen fest beibehalten werden soll. D.h. eine so gekennzeichnete Kalkulationsposition wird generell nur noch top-down mit Neuermittlung des Gewinnzuschlags berechnet.

Wird die Detailansicht durch Entfernen des Häkchens im Kalkulationskopf ausgeblendet, kann die Detailansicht durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Datensatz innerhalb der Tabellenansicht bzw. über das Kontextmenü der rechten Maustaste als modales Fenster eingeblendet und dann bearbeitet werden:

Zur Steuerung der Vorkalkulation steht – während in der Artikelverwaltung das Register Vorkalkulation aktiv ist – das analog benannte Ribbon Vorkalkulation mit den Funktionsgruppen Kalkulationspositionen, Vorkalkulation, Vorgang und Schema zur Verfügung.

Die Funktionsgruppe «Vorkalkulation»

Die Funktionsgruppen «Allgemein» und «Kalkulationspositionen»

Funktionsgruppe «Vorgang»

Nach Auswahl der zu verwendenden Adresse durch Betätigung der Schaltfläche Ok, öffnet sich eine Auswahlmaske in der alle Vorgänge zur Adresse, die den Status nicht gedruckt besitzen, tabellarisch aufgeführt werden.

Sind keine offenen Vorgänge vorhanden, kann im Auswahlfeld links neben der Schaltfläche Ok nur die Option Neuer Vorgang gewählt werden. Sind offene Vorgänge vorhanden, dann können diese in der tabellarischen Anzeige ausgewählt werden, dann kann der gegenwärtig gewählte Artikel mit seinem in der aktuell gewählten Kalkulation ermittelten Preis als neue Position zum bestehenden Vorgang hinzugefügt werden.

Nach Generierung der auf der Kalkulation beruhenden Vorgangspositionen wird der Benutzer gefragt, ob er die Auftragsbearbeitung für die anschließende Vorgangsbearbeitung öffnen möchte.

Funktionsgruppe Schema

Für die Berechnungen der Vorkalkulation wird ein Berechnungsschema benötigt, das festlegt, welche Werte für die Berechnung in welcher Reihenfolge herangezogen werden sollen und wie sich diese ggf. aus anderen verfügbaren Werten berechnen.

Über die Ribbon-Schaltfläche Kalkulationsschema ändern oder die Schaltfläche 

hinter der Schema-Auswahl des Eingabebereichs für die Berechnungsgrundlage kann – sofern hinreichende Benutzerrechte vorhanden sind – die Verwaltungsmaske für Kalkulationsschemata aufgerufen werden.