Page Comparison

Include Page
text eingetragenes Warenzeichen text eingetragenes Warenzeichen

Hinweise zur Inventur

Include Page
text aktuellstes Servicepack Inventur text aktuellstes Servicepack Inventur

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ werden Inventurdifferenzen – anders als in der Grundversion, in der die Bestandsinformationen des Artikelstamms die Ausgangsbasis darstellt – anhand der Bewegungsdaten der Tabelle BEW1 ermittelt.

Note
Aus diesem Grund ist es zwingend notwendig, dass der für die Inventur festgelegte Inventurstichtag (vgl. „Erstellen einer Inventurdefinition“) mit dem Tag der tatsächlichen Zählung übereinstimmt bzw. maximal der Vortag des eigentlichen Zähltermins als Stichtag verwendet wird.

Bei der Ermittlung von Inventurdifferenzen berechnet das Programm zunächst den theoretischen Lagerbestand pro Lagerort anhand aller Buchungen in der Bewegungstabelle BEW1, die vor 23:59h des Inventurstichtages verbucht wurden. Daher stellt es kein Problem dar, wenn Lagerbuchungen durchgeführt werden, obwohl die Inventur noch nicht verbucht wurde, allerdings müssen alle Buchungen, die am Inventurstichtag vorgenommen werden auch beim Inventurbestand entsprechend mitberücksichtigt werden. Sind derartige Überschneidungen von Zählung und betrieblichen Lagerbuchungen nicht erwünscht, so muss als Inventurstichtag der Tag vor der eigentlichen Zählung gewählt werden und während der Zählung dürfen keine weiteren Lagerbuchungen vorgenommen werden.

Info
icon false
Aufgrund der Differenzermittlung anhand der Bewegungsdaten zum Stichtag, ist es nicht zwingend nötig, den Bestand erst am Tag der Inventur einzufrieren (vgl. „Bestand einfrieren“). Sofern das Einfrieren terminlich früher erfolgen soll, muss jedoch sichergestellt sein, dass alle bis zum Inventurtermin noch stattfindenden Lagerbewegungen keinen Einfluss mehr auf Informationen zu Einkaufspreisen nehmen. Außerdem erlaubt die Art der Differenzermittlung – anders als in der Grundversion – prinzipiell die Erfassung eines Artikels in mehreren Inventurdefinitionen mit identischem Inventurstichtag.

Bei der Verbuchung von Inventurdifferenzen werden nur solche Artikel und Lagerorte berücksichtigt, die in einer Zählliste erfasst wurden (vgl. „Zähllisten erfassen“). Wird kein Bestand zu einem Artikel oder Lagerort erfasst, erfolgt später auch keine Differenzbuchung. Hierdurch besteht die Möglichkeit, eine Inventur nur auf bestimmte Lagerorte durchzuführen, ohne an allen Lagerorten zählen zu müssen.

Vorbereitung

Vor der Durchführung einer Inventur sind folgende Vorarbeiten durchzuführen:

1.  Erstellung einer Datensicherung
2. Bewegungskorrektur Mehrlager
3. Bereitstellung der Zähllistenbelege

Datensicherung

Vor Beginn jedweder Inventurarbeiten ist eine geeigneteDatensicherung des aktuellen Datenbestandes vorzunehmen. Für Installationen mit einer Datenhaltung mittels FoxPro-Tabellen wird empfohlen eine Kopie des Datenverzeichnisses von Professional ERP vorzunehmen. Die weiteren, im Rahmen des Inventurablaufes empfohlenen, Datensicherungen sollten in gleicher Art und Weise, aber in unterschiedliche Zielverzeichnisse vorgenommen werden. Für Sicherungsmaßnehmen bei Datenhaltung mit SQL-Servern sind Sicherungen mittels des SQL-Managementstudios zu erstellen.

Bewegungskorrektur Mehrlager

Vor einer Inventur ist zunächst immer eine bewegungsbezogene, automatische Korrektur durchzuführen. Die Bewegungskorrektur Mehrlager wird im Hauptmenü in der Rubrik „Dienste“ im Untermenü „Systemarbeiten“ aufgerufen

Include Page
screen Menüeintrag „Bewegungskorrektur Mehrlager“ im Hauptmenü screen Menüeintrag „Bewegungskorrektur Mehrlager“ im Hauptmenü

 Menüeintrag „Bewegungskorrektur Mehrlager“ im Hauptmen

Include Page
screen Anwendungsmaske „Bewegungskorrektur Mehrlager“ screen Anwendungsmaske „Bewegungskorrektur Mehrlager“

Anwendungsmaske „Bewegungskorrektur Mehrlager“

Über die Schaltfläche 

Include Page
screen Schaltfläche "Korrektur" screen Schaltfläche "Korrektur"

wird der Abgleich für Lagerbestände zwischen Artikelstamm und Bewegungsinformationen anhand der Bewegungsinformationen vorgenommen.

Bereitstellung der Zähllistenbelege

Sofern die für die Inventur zu verwendenden Zähllisten und eventuell benötigte Korrekturbelege mit Professional ERP erstellt werden sollen (vgl. „Zähllistendruck (optional, empfohlen)Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.“), ist zudem sicherzustellen, dass entweder die zugehörige Belegvorlage „INVS0001“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste“) oder „INVS0008“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste (inkl. Korrekturbeleg)“) und „INVS0002“ (Standardbezeichnung „Zählliste interne Abgänge“) ins System importiert wurden.

Note

Professional ERP verwendet für den Zähllistendruck das erweiterte Listenformat. Wurden für vorangegangene Inventuren individuell angepasste Zähllistenbelege verwendet und sollen nun Zähllisten inklusive Korrekturbelegen verwendet werden, kann es nötig werden, die betreffenden Standardbelege erneut anzupassen. Sollte dies der Fall sein, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Es gilt zusätzlich zu beachten, dass der ggf. bereits installierte Beleg „Zählliste“ in Professional ERP Versionen ab Versionsnummer 6.11 nicht funktioniert.

Die Belegvorlagen können über die Anwendungsmaske „Zähllisten drucken“ importiert werden, welche im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ in deren Untermenü „Inventur“ aufgerufen werden kann.

Include Page
screen Inventur Hauptmenü screen Inventur Hauptmenü

Import Inventurbelege in Anwendung „Zähllisten drucken“

Um die Belege zu importieren muss die Schaltfläche 

Include Page
screen Schaltfläche1 screen Schaltfläche1

bzw. die Funktionstaste „F9“ für eine Neuanlage betätigt werden und die anschließende Rückfrage bezüglich des Imports einer Vorlage mit „Ja“ beantwortet werden. Danach öffnet sich der Importdialog für Belege, in dem die beiden Belege per Klickfeld ausgewählt und der Import durch Betätigung der Schaltfläche „Ok“ abgeschlossen werden kann.

Der Inventurablauf

Der Inventurablauf Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

Include Page
screen „Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“ screen „Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

„Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Schaltflächen dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“)

Include Page
screen Inventurverwaltung – Register „Inventur“ screen Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten:

1.  Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Im ersten Schritt müssen die Rahmenbedingungen der durchzuführenden Inventur festgelegt werden. Über die Schaltfläche 

Include Page
screen Schaltfläche1 screen Schaltfläche1

bzw. die Funktionstaste „F9“ wird ein neuer Inventurdefinitionsdatensatz angelegt.

Include Page
screen Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition screen Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ können neben normalen Lagerbestandsveränderungen auch solche physikalischen Lagerbestandsänderungen erfasst werden, die aus wirtschaftlicher Sicht (noch) keine tatsächliche Bestandsveränderung darstellen. Beispiele hierfür sind u.a. Ausleihen oder beigestellte Komponenten im Rahmen der verlängerten Werkbank, bei denen Ware sich nicht an firmeneigenen Lagerorten befindet, aber dennoch zum eigenen Lagerbestand zugerechnet werden müssen und daher in einer Inventur zu erfassen sind. Inventuren für derartige Lagerbestände werden als separate Inventurdefinitionen erfasst.

Include Page
screen Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition screen Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition

Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition

Beim Erstellen einer Inventurdefinition muss daher über das Auswahlfeld „Bestand“ zusätzlich zum Inventurstichtag und der Bezeichnung die Bestandsart festgelegt werden, für die die Inventur gelten soll.

Info
icon false
Alle von der Bestandsart „Lager“ abweichenden Bestandsformen werden im weiteren Verlauf des Dokumentes unter der Begrifflichkeit „interne Abgänge“ zusammengefasst. Sofern sich Besonderheiten für den Inventurablauf ergeben, werden diese explizit benannt.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden.

Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

Include Page
screen Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände screen Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände

Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Artikelgruppen zugeordnet sind. Durch den Filter „Bewegungslager“ kann die Inventur dergestalt eingeschränkt werden, dass nur noch Artikel in der Inventur berücksichtigt werden, die zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Inventur mindestens einmalig Bestand auf einem der im Filter eingetragenen Lagerorte besaßen.

Include Page
screen Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“ screen Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“

Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“

Um mehrere Bewegungslager für die Filterung einzuschließen, sind deren Namen durch Kommata getrennt anzugeben.

Info
icon false
Es können auch nur die Anfangsbuchstaben der Lagerortbezeichnungen angegeben werden. In solchen Fällen werden alle Lagerorte berücksichtigt, deren Bezeichnung mit derselben Buchstabensequenz beginnen.

Ist der Filter „Bewegungslager“ gesetzt, können in der Zählmengenerfassung nur solche Lagerorte ausgewählt werden, die in diesem Filter enthalten sind.

Note

In der Folge sind dann Artikel nur für die gefilterten Lagerorte erfassbar. Wird z.B. eine Serien- oder Chargennummer auf einem Lagerort ausgewählt, der nicht im Filter enthalten ist, so wird der erzeugte Inventursatz immer auf den in der Zählmengenerfassung vorgegebenen Lagerort erfasst. Professional ERP quittiert Versuche, Inventursätze für ausgefilterte Lagerorte zu erfassen dann mit einer Hinweismeldung. Include Page screen Hinweismeldung bei Erfassungsversuch auf ausgefilterten Lagerort screen Hinweismeldung bei Erfassungsversuch auf ausgefilterten Lagerort Hinweismeldung bei Erfassungsversuch auf ausgefilterten Lagerort

Ist die Option „nur Artikel mit Bestand“ aktiviert, so werden beim Vormerken nur Artikel für die Inventur vorgemerkt, die zum Zeitpunkt des Vormerkens Bestand auf einem der angegebenen Bewegungslager haben.

Include Page
screen Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand“ screen Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand“

Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand"

Für komplexere Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist. Sobald der Artikelbestand eingefroren ist, können die Bedingungen nicht mehr geändert werden.

Include Page
screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition2 screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition2

Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über die Schaltfläche „Artikel vormerken“ veranlasst.

Include Page
screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung2 screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung2

Kontrollanzeige der Artikelvormerkung 

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über die Schaltfläche „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels der Schaltfläche „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung.

Include Page
screen Artikel für Inventur vormerken screen Artikel für Inventur vormerken

Include Page
screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung

Fortschrittsbalken und Abschlussmeldung bei der Artikelvormerkung 

Zähllistendruck (optional, empfohlen)

Nach erfolgreicher Artikelvormerkung können über die Inventurverwaltung die für die Inventur benötigten Zähllistenbelege gedruckt werden.

Info
icon false
Grundsätzlich können für die Zählungen einer Inventur beliebige Zähllistenbelege verwendet werden, sodass der Ausdruck von Inventurzähllisten aus Professional ERP im Vergleich zu früheren Programmversionen optional ist, allerdings empfehlen wir – insbesondere im Zusammenhang mit Inventuren zu „internen Abgängen“ – auch weiterhin die Verwendung der Zähllistendruckfunktion, um unvollständige Zählungen zu vermeiden.

Der Druck der Zähllisten kann sowohl aus der Inventurverwaltung über die Schaltfläche „Zählliste drucken“ als auch über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag gestartet werden. Werden Zähllisten aus der Inventurverwaltung heraus gedruckt, so öffnet sich zunächst eine Auswahlmaske, in der der zu druckende Beleg gewählt werden muss.

Include Page
screen Auswahlfenster Zähllistenbeleg2 screen Auswahlfenster Zähllistenbeleg2

Auswahlfenster Zähllistenbeleg

Note
Für Inventuren der Bestandsarten „interne Abgänge“ wird einheitlich derselbe Beleg (hier „Zählliste interne Abgänge“) verwendet. Anstelle einer einzigen, fortlaufenden Einzelzählliste werden für „interne Abgänge“ separate Zähllistenbelege für jede mit der konkreten Abgangsart verknüpfte Adresse und den Sollmengen gemäß Systeminformationen generiert.

Im Anschluss öffnet sich der Auswahl- und Filterdialog für den gewählten Zähllistenbeleg. Wurde der Zähllistendruck über die Inventurverwaltung ausgelöst, ist in der Auswahlbox „Inventur“ bereits die korrekte Inventurdefinition (erkennbar an Datum und Bezeichnung) ausgewählt. Bei einem Aufruf des Zähllistendrucks über das Hauptmenü, muss die korrekte Inventur ggf. erst noch ausgewählt werden. In diesem Dialog können zudem die zu druckenden Zähllistenbelege zusätzlich gefiltert werden.

Note

Es gilt zu beachten, dass eine hier vorgenommene Filterung nur innerhalb der Artikel wirkt, die aufgrund der Inventurdefinition tatsächlich zur Inventur anstehen. D.h., dass eine weitere Filterung nur dann nötig ist, wenn auf den jeweiligen Zählbelegen nur bestimmte Artikel enthalten sein sollen. Für Inventuren der Bestandsarten „interne Abgänge“ ist eine solche, zusätzliche Filterung in aller Regel nicht sinnvoll.

Include Page
screen Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck screen Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Mit Betätigung der Schaltfläche „Ok“ wird dann der Windows-Druckdialog geöffnet; in dem dann der physikalische Drucker, zu druckende Seitenbereiche und Anzahl der Druckkopien festgelegt werden.

Include Page
screen Windows Druckdialog screen Windows Druckdialog

Windows-Druckdialog

Mit Betätigung der Schaltfläche „Drucken“ wird die Zählliste auf dem gewählten Drucker ausgedruckt.

Info
icon false
Die für „interne Abgänge“ ausgedruckten Zähllisten müssen dann nur an den im Beleg benannten Empfänger gesendet werden, damit dieser die darauf benannten Sollmengen bestätigt bzw. Abweichungen entsprechend zurückmeldet.

Die Auswahl des Zähllistenbeleges und Vorbelegung des Zieldruckers gibt es eine Reihe von Konfigurationsvariablen, die eine separate Steuerung des Programmverhaltens in Abhängigkeit von der für die Inventurdefinition gewählten Bestandsart erlauben.

Die konkreten Bezeichnungen und Belegungsoptionen dieser Konfigurationsvariablen sind in der Anwendung „Konfigurationsvariablen“ im Untermenü „Firmendaten“ der Hauptmenürubrik „Stammdaten“ mit dem Suchbegriff „INVZLD<ART>“ zu finden.

Bestand einfrieren

Nach Artikelvormerkung und dem ggf. durchgeführten Zähllistendruck kann der für diese Inventur vorgemerkte Artikelbestand eingefroren werden. Es gilt zu beachten, dass dieser Inventurschritt im Gegensatz zum Inventurablauf älterer Professional ERP Versionen nicht mehr über einen Menüpunkt im Untermenü „Inventur“ der Hauptmenürubrik „Lager“ vorgenommen werden kann, sondern nur noch über die Schaltfläche „Bestand einfrieren“ in der Inventurverwaltung.

Warning

Vor dem Einfrieren prüft das Programm, ob im System Datenregeln gefunden werden, die in den Vorgängerversionen von Professional ERP 6.11 während des Einfrierens besondere Funktionen bereitgestellt haben. Da der Programmablauf Datenregeln früherer Programmversionen nicht mehr unterstützt, erscheint eine Warnmeldung, die es erlaubt, den Einfriervorgang abzubrechen oder diesen trotzdem – dann jedoch ohne Berücksichtigung der Datenregel – durchzuführen Include Page screen meld Datenregeln Inventur screen meld Datenregeln Inventur Sofern die erweiterte Funktionalität der nicht mehr unterstützten Datenregel zwingend benötigt wird, brechen Sie bitte den Einfriervorgang ab und wenden sich an den Support der Software-Schmiede, um eine entsprechende Anpassung der Datenregel an den neuen Programmablauf zu veranlassen.

Analog zur Vormerkung wird der Verlauf des Einfrierens mit einem Fortschrittbalken angezeigt und nach Abschluss mit einer Meldung bestätigt. 

Include Page
Abschlussmeldung nach dem Einfrieren Abschlussmeldung nach dem Einfrieren

Abschlussmeldung nach dem Einfrieren des Artikelbestandes

Nach dem Einfrieren des Artikelbestandes kann nun mit der physikalischen Zählung begonnen werden. Sofern sich Umstände ergeben, die es nötig machen, den Artikelbestand wieder aufzutauen, so ist dies über die Schaltfläche „Bestand auftauen“ möglich, allerdings nur, wenn noch keine Zählliste erfasst wurde.

Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen

Nach erfolgter Zählung des physikalischen Artikelbestandes, gilt es die hierbei ausgefüllten Zähllisten im System zu erfassen. Die zur Erfassung benötigte Bearbeitungsmaske wird über die Schaltfläche „Zähllisten erfassen“ geöffnet

Include Page
screen Bearbeitungsmaske screen Bearbeitungsmaske

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“

Bei Aufruf über die Inventurverwaltung ist das Feld „Inventur“ der Bearbeitungsmaske bereits passend vorbelegt. Wird die Bearbeitungsmaske dagegen über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die Inventur (Datum + Bezeichnung) für die Zähllisten erfasst werden sollen, erst noch ausgewählt werden. Anschließend ist für das Feld „Beleg“ eine frei wählbare Belegnummer zu vergeben (alphanumerische Vergabe ist zulässig)

Warning

Damit ein Artikel bei der späteren Differenzermittlung berücksichtigt wird, muss es mindestens einen Erfassungsdatensatz für den Artikel auf einem der Belege zu einer Inventurdefinition geben. Um zu vermeiden, dass im System Bestände auf Lagerorten erhalten bleiben, obwohl dort während des Zählvorgangs nichts gezählt wurde, sollten alle in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel über eine der beiden zur Verfügung stehenden Funktionen (vgl. „Artikel einlesen“ und „alle Lagerorte einlesen“) in mindestens einen Beleg eingelesen werden, der dann als Systembeleg (z.B. mit der Bezeichnung SYS) dient. Das Programm erstellt durch das Einlesen dann automatisch für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel einen Inventurbuchungssatz mit Zählmenge 0 im Systembeleg und verhindert so, dass Artikel bei der Differenzermittlung nicht beachtet werden.

Nach Festlegung der zu erfassenden Belegnummer wechselt die Bearbeitungsmaske selbstständig in den Bearbeitungsmodus für diesen Beleg. Es empfiehlt sich, für jeden Lagerort einen eigenen Beleg anzulegen. Um weitere Belege anzulegen oder auf existierende Belege zuzugreifen, muss die Schaltfläche „Belegauswahl“ betätigt und im Feld „Beleg“ die gewünschte Belegnummer eingegeben werden

Include Page
screen Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus screen Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus

Im Bearbeitungsmodus können Erfassungsdatensätze über die Schaltfläche bzw. die Funktionstaste „F9“ angelegt werden. Hierdurch werden die Eingabefelder im unteren Maskenbereich aktiv und nach Eingabe der Daten kann der Datensatz normal gespeichert werden. Über das Auswahlfeld „Index“ kann gesteuert werden, wie die erfassten Datensätze angezeigt bzw. sortiert werden. Die Option „Beleg (wie erfasst)“ nimmt keine echte Sortierung vor, sondern zeigt die Datensätze in der Reihenfolge an, mit der sie erfasst wurden. Die Option „Beleg/Artikel“ sortiert innerhalb des jeweiligen Erfassungsbelegs anhand der Artikelnummer, während die Option „Beleg/Lager/Artikel“ zuerst nach Lagerort und dann innerhalb des Lagerortes nach Artikelnummer sortiert.

Das Einlesen der im Beleg tatsächlich zu erfassenden Artikel erfolgt über prinzipiell zwei Wege:

1.  Die Schaltfläche „Artikel einlesen“ bzw. den gleichnamigen Menüpunkt im Menü „Extras“. Mit dieser Funktion werden im aktuellen Beleg Erfassungsdatensätze für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel angelegt. Es findet keine Prüfung statt, ob die betreffenden Artikel auf diesem Lagerort jemals Bestand hatten oder nicht. Über das Auswahlfeld „Vorbel. Lager“ kann vor Betätigung der Schaltfläche „Artikel einlesen“ festgelegt werden, welcher Lagerort in den automatisch generierten Erfassungsdatensätzen hinterlegt werden soll. Bei Aufruf dieser Funktion öffnet sich folgende Dialogmaske:
   

   Include Page
   screen Maske zum Einlesen der in der Zählliste zu erfassenden Artikel screen Maske zum Einlesen der in der Zählliste zu erfassenden Artikel

   
   Maske zum Einlesen der in der Zählliste zu erfassenden Artikel
   
   Wird in den Filterfeldern für „von Artikel“, „bis Artikel“, „Warengruppe“, „Lagerort“ und dem freien Filter keine Eingrenzung vorgenommen, so werden in den aktuellen Zählbeleg alle in der Inventurdefinition berücksichtigten Artikel eingelesen. Über die Filtermöglichkeiten können so separate Belege – z.B. für unterschiedliche an der Inventur beteiligte Personen – mit nur einer Teilmenge aller zur Inventur anstehenden Artikel erzeugt werden.
2. Den Menüpunkt „alle Lagerorte einlesen“ im Menü „Extras“. Diese Funktion legt im aktuellen Beleg die Erfassungsdatensätze für jeden Lagerort an, auf dem ein in der Inventurdefinition enthaltener Artikel jemals gebucht wurde. Es gilt zu beachten, dass in diesem Fall nicht für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel auch tatsächlich ein Erfassungsdatensatz automatisch angelegt wird. Dafür kann es durchaus geschehen, dass für einen Artikel aufgrund mehrerer bebuchter Lagerorte auch mehrere Erfassungssätze generiert werden. Diese Funktion ist dann zu verwenden, wenn eine vollständige Inventur aller Lagerorte durchgeführt werden soll und für alle Bestände ein Inventurbuchungssatz erzeugt werden muss, damit Differenzmengen korrekt ausgebucht werden können. Nach Aufruf des Menüpunktes erscheint die nachfolgende Rückfrage:
   

   Include Page
   screen Rückfrage für das Einlesen der Artikel mit allen bebuchten Lagerorten screen Rückfrage für das Einlesen der Artikel mit allen bebuchten Lagerorten

   
   Rückfrage für das Einlesen der Artikel mit allen bebuchten Lagerorten

Note

Es ist kein Problem, wenn durch Einlesen oder manuelles Anlegen eines Erfassungsdatensatzes ein Artikel mit identischem Lagerort mehrfach auf einem oder mehreren Belegen auftaucht, solange die Zählmengen in Summe korrekt eingegeben werden. D.h. wenn z.B. für jede zur Zählung beauftragte Person ein eigener Erfassungsbeleg verwendet wird in die zunächst ein Erfassungssatz mit der Zählmenge 0 generiert wurde und gleichzeitig ein Systembeleg mit allen Artikeln und allen Lagerorten mit einer ebenfalls anfänglichen Zählmenge 0 existiert, die bei der Erfassung der konkreten Zählmengen nicht verändert wird, so wird bei der Differenzbuchung die Summe je Artikel und Lagerort unter Berücksichtigung von Serien- und Chargennummern (inklusive eventuell vorhandener Zusatzinformationen) über alle Belege hinweg ermittelt. Es muss jedoch beachtet werden, dass wenn für einen einzelnen Lagerort beim Einlesen zunächst ein Erfassungsdatensatz mit der Menge 0 erzeugt wird und bei der eigentlichen Mengenerfassung keine Zählmenge erfasst wird, dies im Rahmen der Differenzbuchung unweigerlich zu einer automatischen Ausbuchung von Restbeständen auf diesem Lagerort führt.

Erfassen von Zählmengen für Artikel ohne Serien- oder Chargennummern

Nach dem Einlesen der Artikel in den Beleg können nun anhand der ausgedruckten und beim Zählen ausgefüllten Zähllisten die jeweils tatsächlich gezählten Mengen in die bereits angelegten Erfassungsdatensätze eingegeben werden. Das Mengeneingabefeld besitzt hierbei eine automatische Sprungfunktion, d.h. sobald eine Mengeneingabe durch Betätigung der Eingabe-Taste bestätigt wird, wird der aktuelle Erfassungsdatensatz automatisch mit seinem neuen Wert gespeichert, das Programm positioniert auf den nächsten im Beleg vorhandenen Erfassungsdatensatz und der Tastaturcursor springt in das Mengeneingabefeld dieses Erfassungsdatensatzes.

Include Page
screen Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ mit eingelesenen Artikeln und Zählmengen screen Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ mit eingelesenen Artikeln und Zählmengen

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ mit eingelesenen Artikeln und Zählmengen

Erfassen von Zählmengen für Artikel mit Serien- oder Chargennummern

Für Artikel mit Serien- oder Chargennummern wird beim Einlesen zunächst immer nur ein einzelner Satz mit Menge 0 erzeugt, unabhängig davon welche Stückzahlen ursprünglich verbucht wurden. Die Serien- oder Chargennummer eines bei der Inventur gezählten Artikels muss dann im entsprechend bezeichneten Eingabefeld eingegeben werden. Für Seriennummernartikel ist die Eingabe „Menge“ grundsätzlich gesperrt, während für Chargennummernartikel auch die zugehörige Menge eingegeben werden kann.

Nachdem eine eingegebene Serien- bzw. Chargennummer durch die Eingabetaste bestätigt wird, erzeugt Professional ERP automatisch einen weiteren Erfassungsdatensatz des zuletzt erfassten Artikels; analog zum Einlesevorgang zunächst wieder mit Menge 0. Wird kein weiterer Erfassungsdatensatz für den betreffenden Artikel mehr benötigt, so kann dieser zuletzt automatisch angelegte Erfassungsdatensatz durch Drücken der „Escape“-Taste gelöscht werden.

Statt jeden Serien- oder Chargennummernartikel mit seiner jeweiligen Nummer manuell zu erfassen, kann bei jedem zunächst angelegten Erfassungsdatensatz zu Serien- und Chargennummernartikeln statt einer Eingabe ins Feld „Serien-/Chargennr.“ die Schaltfläche „Auswahl“ betätigt werden. Dies öffnet dann eine geeignete Auswahlmaske mit den im System bekannten und erwarteten Serien- bzw. Chargennummern.

Include Page
screen Auswahlmaske bekannter / erwarteter Serien- bzw. Chargennummern screen Auswahlmaske bekannter / erwarteter Serien- bzw. Chargennummern

Auswahlmaske bekannter / erwarteter Serien- bzw. Chargennummern

Info
icon false
Bei Chargennummernartikeln kann in der Auswahlmaske auch die gezählte Menge zur jeweiligen Chargennummer eingegeben werden.

Nach Bestätigung der Auswahl über die Schaltfläche „Ok“ werden dann alle nötigen Erfassungsdatensätze für den jeweiligen Serien- bzw. Chargennummernartikel angelegt. Wurde für den jeweiligen Inventurbeleg der Lagerort vorbelegt, so erscheint für den Fall, dass in der Auswahlmaske Serien- bzw. Chargennummern gewählt wurden, die lt. System auf einem anderen Lagerort liegen müssten, eine Rückfrage für welches Lager die ausgewählte Serien- bzw. Chargennummer nun tatsächlich erfasst werden soll.

Note

Bei einer Inventur für einzelne Lagerorte muss beachtet werden, dass sobald ein Artikel für einen bestimmten Lagerort eingelesen wurde, alle Serien- bzw. Chargennummern dieses Lagerortes auch tatsächlich gezählt und erfasst werden müssen. Sofern ein Lagerort eingelesen wurde und nicht alle lt. System dort vorrätigen Serien- / Chargennummern erfasst werden, erfolgt im Rahmen Differenzbuchung für jeden nicht erfassten Artikel eine automatische Ausbuchung. Bei Artikeln ohne Serien- oder Chargennummer erfolgt eine solche automatische Ausbuchung auf einem Lagerort nur dann, wenn für den Beleg des jeweiligen Lagers ein Inventursatz mit Menge 0 angelegt wurde (wie es z.B. beim Einlesen geschieht) und für den Lagerort keine Zählmenge erfasst wurde.

Für Artikel mit Serien- bzw. Chargennummer, die mit Zusatzinformationen (wie z.B. Herstellungs- oder Mindesthaltbarkeitsdatum) können diese Daten im Rahmen der Inventur auch kontrolliert werden. Ist ein Erfassungsdatensatz für einen solchen Artikel über die Auswahlmaske erstellt worden, so wurden auch die Zusatzinformationen gemäß der Daten in der Auswahlmaske automatisch übernommen und sind über die Schaltfläche 

Include Page
screen schaltfläche7 screen schaltfläche7

aufrufbar und können bei Bedarf editiert werden. Wird ein Inventursatz manuell durch Eingabe der Serien- bzw. Chargennummer angelegt, so sind die Zusatzinformationen ebenfalls über diese Schaltfläche zugänglich. Die Maske öffnet sich automatisch, sofern eines der Zusatzinformationsfelder in den Konfigurationsvariablen als Pflichtfeld deklariert wurde.

Erfassen von Artikeln mit Warenträgern

Ein Warenträger ist eine Umverpackung eines Artikels. Die kann ein Karton oder eine Palette sein. Bei der Inventur muss der Artikel einzeln erfasst werden, aber der Warenträger kann in diesem Fall zusätzlich erfasst werden, um spätere Bearbeitung und Buchung zu erleichtern.

Note
Falls in Ihrem Unternehmen Artikel grundsätzlich immer mit Warenträgern gebucht werden, muss die Inventur zwingend auch mit Warenträgern erfasst werden, da sonst der Artikel vom Warenträgern ausgebucht wird.

Include Page
screen Zähliste erfassen screen Zähliste erfassen

Es können vorhandene Warenträger gesucht werden, oder über den Button Neuanlage kann ein neuer Warenträger angelegt werden.

Erfassung von Korrekturzählmengen (bedarfsabhängig)

Werden im Rahmen der Differenzermittlung für die Inventur Korrekturzähllisten erstellt (vgl. „Druck einer Korrekturzählliste (optional)“), dann empfiehlt es sich, hierfür auch neue Korrekturbelege für eine erneute Differenzermittlung nach erneuter Zählung zu erfassen. Die Korrekturbelege können ganz normal anhand ihres Namens selektiert und die entsprechenden Zählmengen gemäß Korrekturzählliste neu erfasst werden.

Negative Mengen in der Zählmengenerfassung ein- / ausblenden

Bei der Erstellung von Korrekturbelegen besteht die Möglichkeit die bereits ermittelten Inventurmengen durch Erzeugung von negativen Mengensätzen für die Neuerfassung auf 0 zurückzusetzen (vgl. „Neuen Korrekturbeleg erstellen“). Derartige Negativmengen können über die Schaltfläche „negative Zählmengen anzeigen“ ein- bzw. ausgeblendet werden.

Include Page
screen Aus- bzw. eingeblendete Erfassungssätze mit negativen Zählmengen screen Aus- bzw. eingeblendete Erfassungssätze mit negativen Zählmengen

Aus- bzw. eingeblendete Erfassungssätze mit negativen Zählmengen

Info
icon false
Nachdem alle Korrekturmengen der Neuzählung korrekt erfasst wurden, kann wieder sinnvoll zur Anwendungsmaske für die Ermittlung und Verbuchung von Inventurdifferenzen gewechselt und der normale Ablauf der Inventur fortgesetzt werden. Wurde die Anwendung „Inventurdifferenzen“ zwischenzeitlich nicht geschlossen, muss deren Ansicht manuell aktualisiert werden.

Druck der erfassten Inventurbelege (optional)

Die im vorangegangenen Inventurschritt erfassten Inventurbelege können über die im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ befindliche Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ zu Kontrollzwecken ausgedruckt werden