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Informationen zu diesem Dokument

Dieses Dokument dient als Anwenderdokumentation für das Durchführen einer Inventur Einlager ab Version 7.2 mit Professional ERP.

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text eingetragenes Warenzeichen text eingetragenes Warenzeichen

Hinweise zur Inventur

Note
Es wird grundsätzlich empfohlen, eine Inventur nur mit dem jeweils aktuellsten Servicepackstand von Professional ERP vorzunehmen.

Note

In Professional ERP Versionen ohne die Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ werden Inventurdifferenzen anhand von Kopien der Bestandsinformationen aus dem Artikelstamm zum Zeitpunkt des Einfrierens (vgl. „Bestand einfrieren“) ermittelt. Durch diese Art der Differenzermittlung ist es zwingend notwendig, dass der Bestand am Tag der Inventur eingefroren wird. Außerdem ist es daher auch nicht möglich, einen Artikel zeitgleich in mehreren Inventuren mit identischem Stichtag zu erfassen, da es sonst zu Fehlern bei der Differenzverbuchung käme. Nach Einfrieren des Bestandes dürfen zudem bis zum Abschluss der Zählarbeiten für einen Artikel keine Buchungen im System vorgenommen werden, die diesen Artikel betreffen, d.h. es dürfen bis zum Abschluss der Zählarbeiten zunächst keine Lieferscheine, Rechnungen gedruckt bzw. Lager-Zu- / Abgänge gebucht werden. Sobald die Zählarbeiten erledigt wurden, können normale Lagerbuchungen wieder durchgeführt werden, auch wenn die endgültige Verbuchung von Inventurdifferenzen (vgl. „Verbuchung von Inventurdifferenzen“) noch nicht abgeschlossen ist.

Vorbereitung

Vor der Durchführung einer Inventur sind folgende Vorarbeiten durchzuführen:

1. Erstellung einer Datensicherung
2. Bereitstellung des Zähllistenbeleges

Datensicherung

Vor Beginn jedweder Inventurarbeiten ist eine geeignete Datensicherung des aktuellen Datenbestandes vorzunehmen. Für Installationen mit einer Datenhaltung mittels FoxPro-Tabellen wird empfohlen eine Kopie des Datenverzeichnisses von Professional ERP vorzunehmen. Die weiteren, im Rahmen des Inventurablaufes empfohlenen, Datensicherungen sollten in gleicher Art und Weise, aber in unterschiedliche Zielverzeichnisse vorgenommen werden. Für Sicherungsmaßnehmen bei Datenhaltung mit SQL-Servern sind Sicherungen mittels des SQL-Managementstudios zu erstellen.

Bereitstellung des Zähllistenbeleges

Sofern die für die Inventur zu verwendenden Zähllisten und eventuell benötigte Korrekturbelege mit Professional ERP erstellt werden sollen (vgl. „Zähllistendruck (optional, empfohlen)“ und „Druck einer Korrekturzählliste (optional)“), ist zudem sicherzustellen, dass entweder die zugehörige Belegvorlage „INVS0001“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste“) oder „INVS0008“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste (inkl. Korrekturbeleg)“) ins System importiert wurde.

Info

Professional ERP verwendet für den Zähllistendruck (vgl. auch „Zähllistendruck (optional, empfohlen)“) das erweiterte Listenformat. Wurden für vorangegangene Inventuren individuell angepasste Zähllistenbelege verwendet und sollen nun Zähllisten inklusive Korrekturbelegen verwendet werden, kann es nötig werden, die betreffenden Standardbelege erneut anzupassen. Sollte dies der Fall sein, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Es gilt zusätzlich zu beachten, dass der ggf. bereits installierte Beleg „Zählliste“ in Professional ERP Versionen ab Versionsnummer 6.11 nicht funktioniert.

Die Belegvorlagen können über die Anwendungsmaske „Zähllisten drucken“ importiert werden, welche im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ in deren Untermenü „Inventur“ aufgerufen werden kann.

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screen Inventur Hauptmenü screen Inventur Hauptmenü

 Import Inventurbelege in Anwendung „Zähllisten drucken“

Um den gewünschten Beleg zu importieren muss die Schaltfläche 

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screen Schaltfläche1 screen Schaltfläche1

bzw. die Funktionstaste „F9“ für eine Neuanlage betätigt werden und die anschließende Rückfrage bezüglich des Imports einer Vorlage mit „Ja“ beantwortet werden. Danach öffnet sich der Importdialog für Belege, in dem der Beleg per Klickfeld ausgewählt und der Import durch Betätigung der Schaltfläche „Ok“ abgeschlossen werden kann.

Der Inventurablauf

Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

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screen Inventur Hauptmenü2 screen Inventur Hauptmenü2

„Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Schaltflächen dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“) 

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screen Inventurverwaltung Register Inventur screen Inventurverwaltung Register Inventur

Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten

1. Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Im ersten Schritt müssen die Rahmenbedingungen der durchzuführenden Inventur festgelegt werden. Über die Schaltfläche 

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screen Schaltfläche1 screen Schaltfläche1

bzw. die Funktionstaste „F9“ wird ein neuer Inventurdefinitionsdatensatz angelegt.

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screen Inventurverwaltung Register Inventur screen Inventurverwaltung Register Inventur

Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden. Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

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screen Klickfeld für Aktivierung der UND-Filterung für Artikelgruppen screen Klickfeld für Aktivierung der UND-Filterung für Artikelgruppen

Klickfeld für Aktivierung der UND-Filterung für Artikelgruppen

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Gruppen zugeordnet sind.

Für komplexe Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist.

Note
Sobald der Artikelbestand eingefroren ist, können die Bedingungen nicht mehr geändert werden.

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screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über die Schaltfläche „Artikel vormerken“ veranlasst. 

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screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung

Kontrollanzeige der Artikelvormerkung

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über die Schaltfläche „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels der Schaltfläche „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung. 

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screen Artikel für Inventur vormerken screen Artikel für Inventur vormerken

 

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screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung

Fortschrittsbalken und Abschlussmeldung bei der Artikelvormerkung

Zähllistendruck (optional, empfohlen)

Nach erfolgreicher Artikelvormerkung können über die Inventurverwaltung die für die Inventur benötigten Zähllistenbelege gedruckt werden.

Info
icon false
Grundsätzlich können für die Zählungen einer Inventur beliebige Zähllistenbelege verwendet werden, sodass der Ausdruck von Inventurzähllisten aus Professional ERP im Vergleich zu früheren Programmversionen optional ist, allerdings empfehlen wir auch weiterhin die Verwendung der Zähllistendruckfunktion, um unvollständige Zählungen zu vermeiden.

Der Druck der Zähllisten kann sowohl aus der Inventurverwaltung über die Schaltfläche „Zählliste drucken“ als auch über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag gestartet werden. Werden Zähllisten aus der Inventurverwaltung heraus gedruckt, so öffnet sich zunächst eine Auswahlmaske, in der der zu druckende Beleg gewählt werden kann.

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screen Auswahlfenster Zähllistenbeleg screen Auswahlfenster Zähllistenbeleg

 Auswahlfenster Zähllistenbeleg

Im Anschluss öffnet sich der Auswahl- und Filterdialog für den gewählten Zähllistenbeleg. Wurde der Zähllistendruck über die Inventurverwaltung ausgelöst, ist in der Auswahlbox „Inventur“ bereits die korrekte Inventurdefinition (erkennbar an Datum und Bezeichnung) ausgewählt. Bei einem Aufruf des Zähllistendrucks über das Hauptmenü, muss die korrekte Inventur ggf. erst noch ausgewählt werden. In diesem Dialog können zudem die zu druckenden Zähllistenbelege gefiltert werden.

Note
Es gilt zu beachten, dass eine hier vorgenommene Filterung nur innerhalb der Artikel wirkt, die aufgrund der Inventurdefinition tatsächlich zur Inventur anstehen. D.h., dass eine weitere Filterung nur dann nötig ist, wenn auf den jeweiligen Zählbelegen nur bestimmte Artikel enthalten sein sollen.

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screen Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck screen Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Mit Betätigung der Schaltfläche „Ok“ wird dann der Windows-Druckdialog geöffnet; in dem dann der physikalische Drucker, zu druckende Seitenbereiche und Anzahl der Druckkopien festgelegt werden.

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screen Windows Druckdialog screen Windows Druckdialog

Windows-Druckdialog

Mit Betätigung der Schaltfläche „Drucken“ wird die Zählliste auf dem gewählten Drucker ausgedruckt.

Sowohl die Auswahl des Beleges als auch die Wahl des zu verwendenden Druckers kann über die Konfigurationsvariable „INVZLDZL“ gesteuert werden, um die Bedienung zu vereinfachen. Die Erläuterung zu dieser Konfigurationsvariablen findet sich in der Anwendung „Konfigurationsvariablen“ im Untermenü „Firmendaten“ der Hauptmenürubrik „Stammdaten“ mit dem Suchbegriff „INVZLD<ART>“.

Bestand einfrieren

Nach Artikelvormerkung und dem ggf. durchgeführten Zähllistendruck kann der für diese Inventur vorgemerkte Artikelbestand eingefroren werden. Es gilt zu beachten, dass dieser Inventurschritt im Gegensatz zum Inventurablauf älterer Professional ERP Versionen nicht mehr über einen Menüpunkt im Untermenü „Inventur“ der Hauptmenürubrik „Lager“ vorgenommen werden kann, sondern nur noch über die Schaltfläche „Bestand einfrieren“ in der Inventurverwaltung.

Warning

Vor dem Einfrieren prüft das Programm, ob im System Datenregeln gefunden werden, die in den Vorgängerversionen von Professional ERP 6.11 während des Einfrierens besondere Funktionen bereitgestellt haben. Da der Programmablauf Datenregeln früherer Programmversionen nicht mehr unterstützt, erscheint eine Warnmeldung, die es erlaubt, den Einfriervorgang abzubrechen oder diesen trotzdem – dann jedoch ohne Berücksichtigung der Datenregel – durchzuführen. Include Page screen meld Datenregeln Inventur screen meld Datenregeln Inventur Sofern die erweiterte Funktionalität der nicht mehr unterstützten Datenregel zwingend benötigt wird, wenden Sie sich bitte an den Support der Software-Schmiede, um eine entsprechende Anpassung der Datenregel an den neuen Programmablauf zu veranlassen.

Analog zur Vormerkung wird der Verlauf des Einfrierens mit einem Fortschrittbalken angezeigt und nach Abschluss mit einer Meldung bestätigt.

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Abschlussmeldung nach dem Einfrieren Abschlussmeldung nach dem Einfrieren

Abschlussmeldung nach dem Einfrieren des Artikelbestandes

Nach dem Einfrieren des Artikelbestandes kann nun mit der physikalischen Zählung begonnen werden. Sofern sich Umstände ergeben, die es nötig machen, den Artikelbestand wieder aufzutauen, so ist dies über die Schaltfläche „Bestand auftauen“ möglich, allerdings nur, wenn noch keine Zählliste erfasst wurde. 

Zähllisten erfassen

Nach erfolgter Zählung des physikalischen Artikelbestandes, gilt es die hierbei ausgefüllten Zähllisten im System zu erfassen. Die zur Erfassung benötigte Bearbeitungsmaske wird über die Schaltfläche „Zähllisten erfassen“ geöffnet.

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screen Bearbeitungsmaske screen Bearbeitungsmaske

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“

Bei Aufruf über die Inventurverwaltung ist das Feld „Inventur“ der Bearbeitungsmaske bereits passend vorbelegt. Wird die Bearbeitungsmaske dagegen über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die Inventur (Datum + Bezeichnung), für die Zähllisten erfasst werden sollen, erst noch ausgewählt werden. Anschließend ist für das Feld „Beleg“ eine frei wählbare Belegnummer (auch alphanumerisch) zu vergeben. 

Warning

Damit ein Artikel bei der späteren Differenzermittlung berücksichtigt wird, muss es mindestens einen Erfassungsdatensatz für den Artikel auf einem der Belege zu einer Inventurdefinition geben. Um zu vermeiden, dass im System Bestände auf Lagerorten erhalten bleiben, obwohl dort während des Zählvorgangs nichts gezählt wurde, sollten alle in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel über die Funktion „Artikel einlesen“ in einen Beleg eingelesen werden, der dann als Systembeleg (z.B. mit der Bezeichnung SYS) dient. Das Programm erstellt durch das Einlesen dann automatisch für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel einen Inventurbuchungssatz mit Zählmenge 0 im Systembeleg und verhindert so, dass Artikel bei der Differenzermittlung nicht beachtet werden.

Nach Festlegung der zu erfassenden Belegnummer wechselt die Bearbeitungsmaske selbstständig in den Bearbeitungsmodus für diesen Beleg.

Um weitere Belege anzulegen oder auf existierende Belege zuzugreifen, muss lediglich deren Belegnummer in das Feld „Beleg“ eingegeben werden.

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screen Zählisten erfassen screen Zählisten erfassen

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus

Im Bearbeitungsmodus können Erfassungsdatensätze über die Schaltfläche 

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screen Schaltfläche1 screen Schaltfläche1

bzw. die Funktionstaste „F9“ angelegt werden. Hierdurch werden die Eingabefelder im unteren Maskenbereich aktiv und nach Eingabe der Daten kann der Datensatz normal gespeichert werden. Über das Auswahlfeld „Index“ kann gesteuert werden, wie die erfassten Datensätze angezeigt bzw. sortiert werden. Die Option „Beleg (wie erfasst)“ nimmt keine echte Sortierung vor, sondern zeigt die Datensätze in der Reihenfolge an, mit der sie erfasst wurden. Die Option „Beleg/Artikel“ sortiert innerhalb des jeweiligen Erfassungsbelegs anhand der Artikelnummer, während die Option „Beleg/Lager/Artikel“ zuerst nach Lagerort und dann innerhalb des Lagerortes nach Artikelnummer sortiert.

Info
icon false
Sobald es einen Erfassungsdatensatz für einen Artikel auf einem der Belege zu einer Inventurdefinition gibt, wird dieser bei der späteren Differenzermittlung berücksichtigt.

Alle in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel sollten in mindestens einen Beleg eingelesen werden. Über die Schaltfläche „Artikel einlesen“ bzw. den gleichnamigen Menüeintrag im Menü „Extras“ wird die Maske zum Einlesen der für die Inventur vorgemerkten und eingefrorenen Artikel, die mit dem aktuellen Zählbeleg erfasst werden sollen, aufgerufen.

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screen Maske zum einlesen der in der Zähliste zu erfassenden Artikel screen Maske zum einlesen der in der Zähliste zu erfassenden Artikel

Maske zum Einlesen der in der Zählliste zu erfassenden Artikel

Wird in den Filterfeldern für „von Artikel“, „bis Artikel“, „Warengruppe“, „Lagerort“ und dem freien Filter keine Eingrenzung vorgenommen, so werden in den aktuellen Zählbeleg alle in der Inventurdefinition berücksichtigten Artikel eingelesen. Über die Filtermöglichkeiten können so separate Belege – z.B. für unterschiedliche an der Inventur beteiligte Personen – mit einer Teilmenge aller zur Inventur anstehenden Artikel erzeugt werden. Das Programm erstellt hierdurch automatisch für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel einen Inventurbuchungssatz mit Zählmenge „0“. Es muss jedoch beachtet werden, dass wenn dieser Erfassungsdatensatz mit der Menge „0“ erzeugt wird und bei der eigentlichen Mengenerfassung keine Zählmenge erfasst wird, dies im Rahmen der Differenzbuchung unweigerlich zu einer automatischen Ausbuchung von Restbeständen führt.

Nach dem Einlesen der Artikel in den Beleg können nun anhand der ausgedruckten und beim Zählen ausgefüllten Zähllisten die jeweils tatsächlich gezählten Mengen eingetragen werden. Das Mengeneingabefeld besitzt eine automatische Sprungfunktion, d.h. sobald eine Mengeneingabe durch Betätigung der Eingabe-Taste bestätigt wird, springt der Cursor in das Mengeneingabefeld des nächsten Artikels auf dem Inventurbeleg.

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screen Zähllisten erfassen mit eingelesenen Artikeln screen Zähllisten erfassen mit eingelesenen Artikeln

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ mit eingelesenen Artikeln und erfassten Zählmengen

Erfassung von Korrekturzählmengen (bedarfsabhängig)

Werden im Rahmen der Differenzermittlung für die Inventur Korrekturzähllisten erstellt (vgl. „Druck einer Korrekturzählliste (optional)“), dann empfiehlt es sich, hierfür auch neue Korrekturbelege für eine erneute Differenzermittlung nach erneuter Zählung zu erfassen.

Die Korrekturbelege können ganz normal anhand ihres Namens selektiert und die entsprechenden Zählmengen gemäß Korrekturzählliste neu erfasst werden.

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screen Erfassungsätze screen Erfassungsätze

Aus- bzw. eingeblendete Erfassungssätze mit negativen Zählmengen

Info
Nachdem alle Korrekturmengen der Neuzählung korrekt erfasst wurden, kann wieder sinnvoll zur Anwendungsmaske für die Ermittlung und Verbuchung von Inventurdifferenzen gewechselt und der normale Ablauf der Inventur fortgesetzt werden. Wurde die Anwendung „Inventurdifferenzen“ zwischenzeitlich nicht geschlossen, muss deren Ansicht manuell aktualisiert werden.

Druck der erfassten Inventurbelege (optional)

Die im vorangegangenen Inventurschritt erfassten Inventurbelege können über die im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ befindliche Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ zu Kontrollzwecken ausgedruckt werden.

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screen Hauptmenü3 screen Hauptmenü3

„Inventurliste (erfasst)“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Nach Aufruf über das Hauptmenü öffnet sich die Selektions- und Filtermaske für den Druck der Übersicht über die erfassten Inventurbelege.

In dieser Maske können in den Feldern „von Stichtag“ und „bis „Stichtag“ die anzuzeigenden Belege anhand ihres Inventurstichtages gefiltert werden. Es gilt zu beachten, dass für die Filterung nur der Inventurstichtag gemäß Inventurdefinition eine Rolle spielt. Belege, die z.B. an einem anderen Tag erfasst wurden, aber zum selben Inventurstichtag gehören, werden dennoch angezeigt. Über die weiteren Filterungsoptionen für Artikelnummern, Lagerorte oder Erfassungsbelegnummer kann die Anzeige bzw. der Druck zusätzlich eingegrenzt werden. Der Druck erfolgt anschließend über die Schaltfläche „Drucken“.

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screen Selektionsmaske screen Selektionsmaske

Selektions- und Filterungsmaske der „Inventurliste (erfasst)“

Info
icon false
Der Druck als PDF über die Schaltfläche „PDF“ ist nur dann möglich, wenn die in Professional ERP integrierte PDF-Erzeugung vollständig konfiguriert ist. Der Ausdruck dieser Übersicht hat keine weitere Auswirkung auf die Inventur.

Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)

Auch beim Druck der Inventurvergleichsliste handelt es sich um einen optionalen Schritt im Inventurablauf, der keine weitere Auswirkung auf die Inventur hat.

Hierfür wird in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ der Menüpunkt „Inventurvergleichsliste“ aufgerufen.

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screen Inventurvergleichsliste im Hauptmenü screen Inventurvergleichsliste im Hauptmenü

„Inventurvergleichsliste“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

In der sich öffnenden Anwendungsmaske muss im Auswahlfeld „Inventur“ die gewünschte Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) ausgewählt werden. Über die Filterfelder „Von Artikelnummer“ und „Bis Artikelnummer“ kann die Ergebnismenge der zu ermittelnden Vergleichsliste eingegrenzt werden.

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screen Inventurvergleichsliste screen Inventurvergleichsliste

Inventurvergleichsliste

Die Standardliste „Inventurvergleichsliste (Einlager)“ stellt nach Betätigung der Schaltflächen „Drucken“ oder „Vorschau“ die lt. System vorhandenen Artikelmengen den Zählmengen aus der Inventur gegenüber. Sie beantwortet die Fragestellung „Welche Differenzmengen würden gemäß aktuellem Erfassungsstand der Inventurbelege verbucht werden?“. Für zurückliegende Inventuren kann mit dieser Liste dann natürlich auch die Fragestellung „Welche Inventurdifferenzen wurden verbucht?“ beantwortet werden.

Verbuchung von Inventurdifferenzen

Dieser Inventurschritt verändert nachhaltig die im System gespeicherten Lagerbestände anhand der bei der Inventur erfassten Zählmengen. Die Verbuchung sollte daher nur durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass alle Zählmengen korrekt erfasst wurden.

Warning
Die Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ sollte während der Verarbeitung geschlossen sein bzw. es muss gewährleistet sein, dass während der Verbuchung keine weiteren Zählmengen erfasst werden.

Vor der Verbuchung sollte zudem eine weitere Datensicherung vorgenommen werden!

Die Verbuchungsmaske der Inventurdifferenzen wird über die Schaltfläche „Differenzen verbuchen“ in der Inventurverwaltung aufgerufen und das Auswahlfeld „Inventur“ wird passend zur aktuell ausgewählten Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) vorbelegt. Wird die Verbuchungsmaske über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die entsprechende Inventurdefinition manuell gewählt werden.

Nach Auswahl der Inventurdefinition (manuell oder automatisch durch Aufruf über die Inventurverwaltung) ermittelt das Programm diejenigen Artikel, für die der Soll-Bestand lt. System vom Ist-Bestand gemäß Zählung abweicht. Die ermittelten Artikel werden tabellarisch mit ihren Soll- und Ist-Mengen angezeigt.

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screen Tabellarische anzeige der Artikel mit Bestandsabweichungen screen Tabellarische anzeige der Artikel mit Bestandsabweichungen

Tabellarische Anzeige der Artikel mit Bestandsabweichungen

Druck einer Korrekturzählliste (optional)

Nach der Ermittlung der Inventurdifferenzen besteht die Möglichkeit, eine Korrekturzählliste zu erstellen, um erneute Zählvorgänge zur Verifikation der ermittelten Differenzmengen besser zu unterstützen. Hierfür müssen zunächst die für die erneute Zählung vorgesehenen Artikel anhand des Klickfeldes beim zugehörigen Eintrag der tabellarischen Anzeige in der Inventurdifferenzmaske selektiert und anschließend die Schaltfläche „Korrekturzählliste drucken“ auf dem Ribbon „Extras“ in der Funktionsgruppe „Korrektur“ betätigt werden.

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screen Erstellen einer Korrekturzählliste screen Erstellen einer Korrekturzählliste

Erstellen einer Korrekturzählliste

Nach Betätigung der Schaltfläche öffnen sich nacheinander zwei Auswahldialoge, in denen der zu verwendende Zähllistenbeleg und anschließend der gewünschte Drucker ausgewählt werden müssen

Info
Über die Konfigurationsvariable „INVKORRBEL“ kann die Beleg- und Druckerauswahl automatisiert werden.

Neuen Korrekturbeleg erstellen

Um die mit der Korrekturzählliste erneut gezählten Mengen im Inventurschritt „Zähllisten erfassen“ mit den neuen Werten erfassen zu können, bietet es sich aus Gründen der Übersichtlichkeit an, zur Korrekturzählliste auch einen Korrekturzählbeleg zu erstellen.

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screen Erstellung eines Korrekturzählbelegs screen Erstellung eines Korrekturzählbelegs

 Erstellung eines Korrekturzählbelegs

Über die Schaltfläche „neuen Korrekturzählbeleg erstellen“ können derartige Zählbelege für die Anwendungsmaske „Zählliste erfassen“ erstellt werden. Bei Betätigung der Schaltfläche Professional ERP, unter welchem Belegnamen der neue Korrekturbeleg gespeichert werden soll.

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screen Eingabe Belegname für Korrekturbeleg screen Eingabe Belegname für Korrekturbeleg

Eingabe Belegname für Korrekturbeleg

Standardmäßig schlägt Professional ERP einen Namen mit dem Präfix „KORR_“, gefolgt von einer dreistelligen fortlaufenden Nummer vor.

Im Anschluss erfolgt die Rückfrage, ob die bereits gezählten Mengen zurückgesetzt werden sollen:

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screen Inventurdifferenzen screen Inventurdifferenzen

Rückfrage für die Rücksetzung der bereits erfassten Zählmengen

Wird das Zurücksetzen der bereits erfassten Zählmengen bestätigt, wird bei der Erzeugung des Korrekturzählbeleges für jeden Artikel ein zusätzlicher Erfassungssatz mit negativer Erstzählmenge angelegt, sodass in Summe vor Erfassung der neuen Zählmengen wieder eine Zählmenge von 0 vorhanden ist. Im Korrekturzählbeleg müssen die neu gezählten Mengen daher dann in voller Höhe erfasst werden.

Note
Wird die Zählmenge nicht zurückgesetzt, so muss bei der Erfassung der Korrekturmengen die zuvor regulär gezählte Inventurmenge berücksichtigt und Abweichungen zur Ersterfassung als Differenzmengen berücksichtigt werden. Hierbei ist besondere Sorgfalt von Nöten.

Nach der Erstellung von Korrekturzählbelegen sollte die Anwendungsmaske für Inventurdifferenzen geschlossen und zurück in die Anwendung „Zähllisten erfassen“ und den zugehörigen Inventurschritt gewechselt werden, um die Korrekturmengen zu erfassen (vgl. „Zähllisten erfassen“).

Tatsächliche Differenzbuchung durchführen

Die zu verbuchenden Differenzen können analog zur Auswahl für den Druck eines Korrekturzählbelegs per Klickfeld in der Tabelle einzeln markiert werden. Alternativ können alle Differenzen über die Schaltfläche „alle markieren“ komplett ausgewählt werden. Nach Auswahl der Differenzdatensätze muss zunächst die Schaltfläche „Buchmengen ermitteln“ betätigt werden, damit die ermittelten Differenzmengen als tatsächliche Buchungsmengen festgelegt werden. Über die Schalfläche „Differenzmengen verbuchen“ wird dann die eigentliche Verbuchung der Differenzmengen veranlasst. Die sich öffnende Sicherheitsabfrage ist dann zu bejahen.

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screen Sicherheitsabfrage für Verbuchung von Differenzmengen screen Sicherheitsabfrage für Verbuchung von Differenzmengen

Sicherheitsabfrage für Verbuchung von Differenzmengen

Nach erfolgter Verbuchung meldet das System den Abschluss der Buchungsarbeiten

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screen Abschlussmeldung nach Differenzverbuchng screen Abschlussmeldung nach Differenzverbuchng

Abschlussmeldung nach Differenzverbuchung

Im Anschluss daran kann die Differenzverbuchungsmaske geschlossen werden.

Abschluss der Inventur

Nach dem Verbuchen der Inventurdifferenzen kann in der Inventurverwaltung über die Schaltfläche „Inventur abschließen“ die aktuelle Inventur abgeschlossen werden.

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screen Inventurverwaltung schaltfläche Inventur abschließen screen Inventurverwaltung schaltfläche Inventur abschließen

Inventurverwaltung – Schaltfläche „Inventur abschließen“

Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheint eine Rückfrage, deren Inhalt davon abhängt, ob es noch unverbuchte Inventurdifferenzen für die aktuell gewählte Inventurdefinition gibt. Grundsätzlich zielt die Rückfrage immer auf den Abschluss der aktuellen Inventur ab.

1. Sind keine Differenzen mehr vorhanden, so lautet die Rückfrage:
   

   Include Page
   screen Inventurdifferenzen1 screen Inventurdifferenzen1

2. Sofern noch Differenzen vorhanden sind, lautet die Rückfrage:
   

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   screen Inventurdifferenzen2 screen Inventurdifferenzen2

   
   
   

Note

Die Rückfrage ist grundsätzlich nur dann mit „Ja“ zu beantworten, wenn die betreffende Inventur tatsächlich abgeschlossen werden soll. Wenn eine Inventur über mehrere Tage erfasst wird bzw. noch nicht alle Zählbelege erfasst wurden, darf die Schaltfläche „Inventur abschließen“ erst nach Abschluss der letzten Erfassung betätigt werden. Eine einmal abgeschlossene Inventur kann nicht mehr geöffnet werden, daher ist vor einem Inventurabschluss sicher zu stellen, dass auch wirklich alle Belege erfasst und eventuell vorhandene Differenzen korrekt verbucht wurden bzw. muss gewährleistet sein, dass eine Nichtverbuchung vorhandener Differenzen tatsächlich gewünscht ist.

Wurde eine Inventur durch über die zugehörige Schaltfläche abgeschlossen, können im Anschluss die Nacharbeiten zur Inventur vorgenommen werden (vgl. „Nach Abschluss einer Inventur“).

Protokollfunktionen für die Inventur

Für die Nachvollziehbarkeit von Inventuren gibt es zwei Anlaufstellen. Einerseits bietet die Inventurverwaltung auf den Registern „Protokoll“ und „Artikelinformationen“ eine Vielzahl von Informationen zur aktuell gewählten Inventurdefinition. Andererseits können Inventurinformationen auch in der Artikelverwaltung beim jeweiligen Artikel gewonnen werden.

Das Register „Protokoll“ der Inventurverwaltung

Auf diesem Register werden die Protokolleinträge der aktuell gewählten Inventurdefinition (Register „Inventur“) angezeigt

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screen Protokoll screen Protokoll

Register „Protokoll“ der Inventurverwaltung

Im Protokoll werden folgende Informationen angezeigt:

•  Aktion: die vorgenommene Aktion
• Zeitpunkt: Zeitpunkt, zu dem die Aktion vorgenommen wurde
• Bearbeiter: angemeldeter ERP-Nutzer, der die Aktion vorgenommen hat
• Details: Bedingungen aus der Inventurdefinition, sowie der Status, den die Inventur vor der Durchführung der Aktion hatte

Das Register „Artikelinformationen“ der Inventurverwaltung

Auf dem Register „Artikelinformationen“ werden die für die Inventur vorgesehenen Artikel mit ihrer Artikelnummer, Bezeichnung und Warengruppe aufgelistet, sobald die Vormerkung vorgenommen wurde.

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screen Artikelinformationen screen Artikelinformationen

Register „Artikelinformationen“ der Inventurverwaltung

Nach dem Einfrieren des zur Inventur vorgemerkten Artikelbestandes, liefert das Register „Artikelinformationen“ zusätzlich Informationen über durchschnittlichen und letzten Einkaufspreis, die Preis- und Mengeneinheit, sowie den ermittelten Bestand.

Note
Es gilt zu beachten, dass die in die Inventur übernommenen Preise und Mengen immer den Stand bis zu dem Tag des tatsächlichen Einfrierens haben. Eine Inventur kann in der Grundversion von Professional ERP daher nie rückwirkend mit einem Stichtag in der Vergangenheit vorgenommen werden.

Die mit „*“ gekennzeichnete Spalte zeigt an, ob der jeweilige Artikel nur vorgemerkt (

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screen Schaltfläche4 screen Schaltfläche4

) oder bereits eingefroren (

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screen Schaltfläche5 screen Schaltfläche5

) ist

Artikelinventurdaten im Artikelstamm

In der Artikelverwaltung können für den jeweiligen Artikel über die Schaltfläche 

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screen Schaltfläche2 screen Schaltfläche2

auf dem Register „Lager“ ebenfalls Inventurinformationen abgerufen werden.

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screen Inventurinformationen screen Inventurinformationen

Schaltfläche zum Aufruf der Inventurinformationen eines Artikels
Im Anzeigefenster stehen über ein Auswahlfeld alle Inventurdefinitionen (Stichtag und Bezeichnung) zur Auswahl und die Tabellenansicht zeigt die zugehörigen Daten der Inventur.

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screen Inventurinformationen eines Artikels screen Inventurinformationen eines Artikels

Inventurinformationen eines Artikels
Mittels des Auswahlfeldes „Anzeige“ kann hierbei zwischen der summarischen Anzeige je Lagerort und einer Anzeige aller Einzelbuchungen umgeschaltet werden. In der Tabellenansicht werden für Letztere alle Einzelbuchungen zum Artikel angezeigt, gefiltert auf die ausgewählte Inventurdefinition. Zeitgleich wird in dieser Ansicht die Schaltfläche 

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screen Schaltfläche6 screen Schaltfläche6

aktiv. Über diese Schaltfläche kann die Erfassungsmaske für Inventurbelege geöffnet werden, in der dann der Zählbeleg angezeigt wird, der zur der Einzelbuchung gehört, die in der Tabellenansicht vorher ausgewählt wurde.

Die Lagerwert-Liste zu einer Inventur

Zusätzlich zum optionalen Druck einer Inventurvergleichsliste (vgl. „Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)“ kann im zugehörigen Listenprogramm „Inventurliste (erfasst)“ auch eine Lagerwert-Liste importiert und ausgedruckt werden. Importieren Sie hierfür innerhalb der Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ die Listenvorlage „INVE0001.FRX“.

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screen Lagerwert-Liste Inventur screen Lagerwert-Liste Inventur

Lagerwert-Liste Inventur

Die Liste ermittelt – basierend auf den Filtervorgaben für Stichtag, Artikelnummern, Lagerorten und Erfassungsbelegen – die in der Inventur erfassten Lagerwerte anhand der in die Inventurdefinition eingeflossenen Einkaufspreise.

Nach Abschluss einer Inventur

Auch nach Abschluss einer Inventur sollte – genau wie nach dem Einfrieren der Bestände und vor dem Verbuchen von Inventurdifferenzen – eine Datensicherung vorgenommen werden, bevor der Normalbetrieb wiederaufgenommen wird.

Konfigurationsvariablen (neu und geändert)

Die in diesem Dokument aufgeführten Konfigurationsvariablen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität hinsichtlich des Beschreibungstextes.

Durch Servicepacks, nachfolgende Versionsupdates bzw. -upgrades können neue Konfigurationsvariablen verfügbar werden oder sich Funktionalitäten bei bestehenden Konfigurationsvariablen erweitern/verändern.

Die jeweils aktuellste und vollständige Dokumentation aller Konfigurationsvariablen ist in der gleichnamigen Hauptanwendung Konfigurationsvariablen in der Hauptmenürubrik Stammdaten im Untermenü Firmendaten zu finden.

Variable

Beschreibung

Tastaturkürzel

Allgemein

Adressen

Artikel

Vorgang

Datum

Info
icon false
Besitzt eine Funktion eine Tastaturkombination, wird diese im sogenannten Tooltipp-Text angezeigt. Fahren Sie hierzu über das jeweilige Icon.

Info
icon false
Für weitere Informationen zu Professional ERP steht Ihnen das Team der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH gerne zur Verfügung. Besuchen Sie uns auch im Internet!