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Geschäftsprozesse des Typs
Rücklieferung an Lieferant beschreiben spezielle Bestellvorgänge, die dann Anwendung finden, wenn das Zug um Zug Geschäft eines normalen Bestellvorgangs – z.B. wegen transportbedingter Schäden an der gelieferten Ware – nicht im Sinne beider beteiligten Seiten zum Abschluss gebracht werden kann. Bei solchen Rücklieferungsvorgängen kann es zu einer fallabhängigen und vorübergehenden Umkehrung des Warenflusses kommen, bei der (schadhafte) Ware mit einem Rücklieferschein an den Lieferanten zurückgesendet wird. 

Erstellung und Bearbeitung eines Rücklieferungsvorgangs

Erstellung als Rücklieferungsvorgang zu einem konkreten Bestellvorgang:

Bei Verwendung der Option Rücklieferung auf akt. Vorgang wird der aktuell im Bestellwesen positionierte Bestellvorgang als Ausgangspunkt für den zu erstellenden Rücklieferungsvorgang verwendet.

Bei der Erzeugung des Rücklieferungsvorgangs mit dieser Option werden zunächst die Kopfinformationen des ursprünglichen Bestellvorgangs dupliziert. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, die Kopfinformationen – z.B. im Hinblick auf den Betreff oder Vorgangsnotizen – anzupassen. Nach dem Speichern der Kopfinformationen wechselt Professional ERP – wie beim normalen Bestellprozess auch – automatisch auf das Register Positionen und bietet dem Benutzer ebenfalls automatisch einen Positionsauswahldialog an, in welchem die Bestellpositionen der ursprünglichen Bestellpositionen für die Übernahme in den Rücklieferungsvorgang an. In der Spalte RL-Menge können die tatsächlich für die Rücklieferung vorgesehenen Mengen durch Direkteingabe angepasst werden. Die Spalte max. RL-Menge gibt an, welche Menge – basierend auf dem für den ursprünglichen Bestellvorgang bisher verzeichneten Wareneingang – maximal zurückgeliefert werden kann. Die Spalte Bestellmenge gibt immer die volle Bestellmenge des Bestellvorgangs für den Artikel an.

Nach Bestätigung mit Ok öffnet sich ein weiterer Dialog für die Erfassung der Rücklieferungsdaten mit denen die für die Rücklieferung relevanten Sachverhalte näher beschrieben werden. Nach Bestätigung des Erfassungsdialogs für Rücklieferungsdaten mit Ok werden die gewählten Bestellpositionen mit den zugehörigen Rücklieferungsmengen und den ihnen zugewiesenen Rücklieferungsdaten als neue Positionen in den Rücklieferungsvorgang übernommen.

Erstellung als Rücklieferungsvorgang für einen bestimmten Lieferanten:

Neuanlage einer Rücklieferung die Option Rücklieferung auf Lieferant gewählt, verläuft der Neuanlageprozess wie bei einem normalen Bestellvorgang. D.h. es wird ein neuer Vorgang erstellt, für den zumindest die Lieferantenadresse anhand seiner Adressnummer ausgewählt werden muss. Optional können Kopfinformationen wie der Betreff oder eine ggf. gewünschte abweichende Lieferadresse ergänzt werden. Nach dem Speichern des Vorgangskopfs wechselt Professional ERP auch hier automatisch auf das Register Positionen und es öffnet sich analog zur ersten Erstellmethode ein Positionsauswahldialog für die Rücklieferungspositionen. Der Dialog bietet dieses Mal jedoch alle vom gewählten Lieferanten bereits gelieferten Artikel für die Übernahme in die Rücklieferung an. Nach der Bestätigung des Positionsauswahldialogs öffnet sich dann auch hier der Erfassungsdialog für die Rücklieferungsdaten.

Erfassung von Rücklieferungsdaten

Die Erfassungsmaske für Rücklieferungsdaten öffnet sich automatisch während der Neuanlage eines Rücklieferungsvorgangs; kann jedoch auch über den zugehörigen Menüpunkt Rücklieferungsdaten auf dem Reiter Position aufgerufen werden.

Der Dialog ist in vier Bereiche gegliedert:

Rücklieferungserwartung / Rücklieferungsentscheidung und deren Bedeutung

Beim Druck eines Rücklieferscheins führt Professional ERP in Abhängigkeit vom Vorhandensein des Erweiterungsmoduls Mehrlager / Seriennummernverwaltung und den positionsbezogenen Vorgaben für Rücklieferungserwartung bzw. -entscheidung unterschiedliche Bestandsbuchungen durch, ändert ggf. offene Bestellmengen und legt in Verbindung mit dem Zusatzmodul Rechnungsprüfung zusätzliche Buchungsdatensätze für die Rechnungsprüfung an. Für die nachfolgend noch genauer ausgeführten Rücklieferungserwartungen bzw. -entscheidungen gelten folgende Regeln:

1. Erwartungen / Entscheidungen im Kontext einer Reparatur führen in Installationen mit dem Erweiterungsmodul Mehrlager / Seriennummernverwaltung zu Umbuchungen der rückgelieferte Artikel auf den besonderen Lagerort Reparatur , wo sie bis zu einer erneuten Wareneingangsbuchung verbleiben. In Installationen ohne das Erweiterungsmodul Mehrlager / Seriennummernverwaltung werden in Reparatur befindliche Artikel dagegen bis zum erneuten Wareneingang nach Reparatur vollständig aus dem Bestand gebucht.
2. Erwartungen / Entscheidungen, die den Kontext kostenpflichtig verwenden, führen in Installationen mit dem Erweiterungsmodul Rechnungsprüfung auch zu Datensätzen für die Rechnungsprüfung. In Installationen ohne das Zusatzmodul haben die zugehörigen Erwartungen / Entscheidungen nur informativen Charakter.

Folgende Rücklieferungserwartungen / -entscheidungen stehen zur Auswahl:

Druck des Rücklieferscheins

Nach Erstellung des Rücklieferungsvorgangs und der Erfassung der Rücklieferungsdaten befindet sich der Vorgang zunächst im Status RL nicht gedruckt . Um die mit der Rücklieferungserwartung / -entscheidung assoziierten Teilprozesse hinsichtlich Bestandsabbuchung bzw. Lagerumbuchung, Anpassung der offenen Bestellmengen und Erzeugung von Rechnungsprüfungsdatensätzen auszulösen muss im nächsten Schritt der Rücklieferschein gedruckt werden. Der Druck erfolgt standardmäßig über den Menüpunkt Beistell- / Rück-Liefers. dieses Belegtyps.

Durch den Druck als Rücklieferschein erhält der Vorgang den Status Rücklieferung.

Erledigung des Rücklieferungsvorgangs

Im Bestellwesen steht bei aktivem Register Position auf dem Reiter Position der Menüpunkt Rücklieferung erledigen zur Verfügung.

Bei Betätigung dieses Menüpunktes prüft Professional ERP zunächst, ob der Rücklieferungsposition bereits eine Rücklieferungsentscheidung zugewiesen wurde. Ist dies nicht der Fall, fragt Professional zunächst, ob die vorhandene Erwartung zur Entscheidung gemacht werden soll. Wird dies verneint, öffnet sich der Dialog für die Erfassung der Rücklieferungsdaten. Unabhängig davon wie die Zuweisung der Entscheidung erfolgt ist, prüft Professional ERP ob die getroffene Entscheidung einen erneuten Wareneingang erfordert und falls ja ob dieser bereits stattgefunden hat. Ist kein Wareneingang verzeichnet, öffnet sich der Erfassungsdialog für den Wareneingang.

Alternativ kann der zur Rücklieferung gehörende Wareneingang auch in der Anwendung Wareneingänge erfassen gebucht werden. Auch dort erfolgt für Rücklieferungspositionen die Prüfung, ob diese bereits eine Rücklieferungsentscheidung besitzt. Analog zum Ablauf im Bestellwesen hat der Benutzer auch hier die Möglichkeit entweder die vorhandene Erwartung als Entscheidung zu übernehmen oder in den Rücklieferungsdaten eine abweichende Entscheidung vorzugeben.

Ein Rücklieferungsvorgang wird insgesamt als erledigt betrachtet und mit dem Status Rücklief. erl. gekennzeichnet, wenn alle Rücklieferungspositionen mit einer Rücklieferungsentscheidung versehen sind und alle zugehörigen Lagerbuchungen gemäß diesen Entscheidungen durchgeführt wurden.