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Der DTA Begleitzettel

Damit Sie später bei der DTA-Ausspielung einen Begleitzettel für die Bank zur Verfügung haben, müssen Sie unter Stammdaten / Firmendaten / Listenformulare ein entsprechendes Formular hinterlegen.

Nachdem Sie vom Professional Hauptmenü aus, den Pro-grammteil Listenformulare gestartet haben, können Sie über das Menü mit Extras mittels Menüpunkt Liste importieren den Import aktivieren.

Die Standardvorlagen, die von der Software-Schmiede aus-geliefert werden, befinden sich im Programmpfad von ProfessionalERP in dem Ordner Vorlagen (z.B. C:\ProfessionalERP\Vorlagen) Im Dateidialog (siehe unten) geben Sie jetzt bitte die Datei FORL0010.FRX an! Wenn Sie jetzt den Import über den dafür vorgesehenen Button anstarten, öffnet sich ein weiteres Fenster, indem Sie bitte die NEUANLAGE des Formulars wählen!

Jetzt haben Sie einen DTA-Begleitzettel zur Verfügung und können mit der Erstellung der DTA-Diskette beginnen!

DTA-Diskette für die Bank

Nachdem Sie alle Eingangsrechnungen, die Sie per DTA-Diskette bezahlen wollen gebucht haben, können Sie über das Hauptmenü unter Finanzen den Menüpunkt DTADiskette für Bank anstarten.

Register Zahlungen

In dem Programmteil werden die erzeugten, aber noch nicht durchgeführten Zahlungsläufe auf dem Register Zahlungen in der oberen Tabellenansicht mit folgenden Spalten angezeigt:

Zahllaufnummer
Zahldatum
Ausgewählte Bank
Anzahl der enthaltenen Zahlungen
Verwendete Währung
Summe der Beträge in o.g. Währung

Die Anzeige der Zahlläufe kann auch auf bereits durchgeführte Zahlläufe umgestellt werden, um z.B. eine DTA-Datei auf Diskette erneut zu erstellen.

In der unteren Tabellenansicht werden alle ausgewählten Zahlungsläufe angezeigt.

Datenträgeraustausch – Register Zahlungen

Register Zahlungsläufe

Datenträgeraustausch – Register Zahlungsläufe

Das Register Zahlungsläufe verfügt über folgende Funktionen:

Ändern eines Zahllaufes (wenn ZL noch nicht ausgeführt).

Dabei können für einen Zahlungslauf die eigene Bank und das Ausführungsdatum, sowie innerhalb des Zahllaufes bei einzelnen Zahlungen die Texte geändert werden, nicht aber die Beträge!

Weiterhin können Zahlungen aus dem Zahllauf komplett herausgelöscht werden, was dazu führt, dass die zugehörige Verbindlichkeit wieder auf den Status offen umgestellt und der Zahlbetrag der Löschung entsprechend vermindert wird.

Zahllauf-Protokoll drucken für den jeweils ausgewählten Zahllauf (detaillierte Aufstellung der enthaltenen Rechnungen und Lieferanten) Über den Menüpunkt Extras kann das Zahllauf-Protokoll ge-druckt werden.

DTA-Datei erzeugen

Um eine DTA-Datei zu erzeugen, wird die entsprechende Schaltfläche aktiviert. Bei der Erstellung einer DTA-Datei erzeugt das System automatisch einen DTA-Begleitzettel.

Hier finden Sie in einer Tabelle alle Eingangsrechnungen, die Sie in der Verbindlichkeitenverwaltung unter Angabe eines entsprechenden Kontos verbucht haben.

Sie können die Anzeige der Daten mit der F8 Taste wie folgt ändern:

Zahlungen anzeigen
Erledigte Zahlungen für das aktuelle Datum anzeigen
Lastschriften anzeigen
Erledigte Lastschriften für das aktuelle Datum anzeigen

Nachdem Sie die aufgelisteten Daten auf Ihre Richtigkeit geprüft haben, können Sie mit der Funktionstaste F6 die Diskette erstellen. Bevor Sie mit der Erstellung des Datenträgers beginnen, können die Buchungstexte 1 und 2 sowie der Name der Bank noch geändert werden. Bei Bedarf ge-langen Sie über die Funktionstaste F2 in den Modus für die Änderung.

Starten Sie jetzt mit F6 die DTA-Ausspielung, legen Sie eine Diskette in das Laufwerk ein und geben Sie in dem dafür vorgesehenen Fenster das entsprechende Laufwerk an!

Anschließend wählen Sie den Begleitzettel aus. Nach der DTA-Ausspielung befindet sich auf Ihrer Diskette die Datei DTAUS1. Über den Windows-Explorer können Sie überprüfen, ob sich auf Ihrer Diskette die richtige Datei befindet.

Ihre Begleitzettel werden auf Ihren zuvor ausgewählten Drucker ausgedruckt. Jetzt können Sie der Bank die Datei und den dazugehörigen Begleitzettel zur Verfügung stellen.

Die DTA - Liste

In dem Programmteil DTA-Listen können Sie sich ein Datenträgeraustausch-Protokoll ausdrucken lassen. Diese Liste gibt die Buchungen aus, die Sie per DTA getätigt haben. Auch hier ist es möglich verschiedene Eingrenzungen anhand des Filters zu definieren.

Datenbankstruktur DTA.DBF

In der Datei DTA.DBF werden alle Buchungen, die per Dis-kette überwiesen wurden, gespeichert.

DocuWare - Anbindung

Auch in der Verbindlichkeitenverwaltung kann das Dokumentenmanagementsystem DocuWare so integriert werden, dass der tägliche Ablauf in Ihrem Unternehmen erheblich erleichtert wird.

Mit Hilfe eines kompatiblen Scanners können Sie jede erhaltene Eingangsrechnung in ein DocuWare Archiv einscannen und zu der entsprechenden Verbindlichkeit archivieren.

Befinden Sie sich anschließend auf einer Verbindlichkeit und möchten den Beleg der dazugehörigen Rechnung wieder finden, aktivieren Sie die DocuWare Schaltfläche und rufen so in sekundenschnelle das archivierte Dokument auf.

Auch wenn sich das Original außer Haus z.B. beim Steuerberater befindet, haben Sie über das DocuWare Archiv jederzeit Zugriff auf Ihre Eingangsrechnungen.

Nachdem DocuWare aktiviert wurde, öffnet sich eine Programmfunktion, in der Sie im Wesentlichen folgende Möglichkeiten haben: 

• Neues Dokument scannen
• Dokument suchen
• Register Importierte Dokumente

Um die gewünschte Eingangsrechnung zu finden betätigen Sie bitte Dokument suchen.

Anschließend wird eine Ergebnisliste von DocuWare geöffnet, in der Sie per Doppelklick das gesuchte Dokument wählen, um es zu sichten.

• Um neue Dokumente über einen Scanner einzulesen, muss die Schaltfläche neues Dokument scannen aktiviert werden.
• Um Dokumente von einem Programmpfad in das Archiv zu importieren, wechseln Sie auf das Register importierte Dokumente.