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Der Inventurablauf

Der Inventurablauf Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

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Library:screen „Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“ Library:screen „Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

„Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Menüpunkte dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“)

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Library:screen Inventurverwaltung – Register „Inventur“ Library:screen Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten:

1.  Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Im ersten Schritt müssen die Rahmenbedingungen der durchzuführenden Inventur festgelegt werden. Über den Button

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Library:screen Schaltfläche1 Library:screen Schaltfläche1

bzw. die Funktionstaste „F9“ wird ein neuer Inventurdefinitionsdatensatz angelegt.

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Library:screen Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition Library:screen Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ können neben normalen Lagerbestandsveränderungen auch solche physikalischen Lagerbestandsänderungen erfasst werden, die aus wirtschaftlicher Sicht (noch) keine tatsächliche Bestandsveränderung darstellen. Beispiele hierfür sind u.a. Ausleihen oder beigestellte Komponenten im Rahmen der verlängerten Werkbank, bei denen Ware sich nicht an firmeneigenen Lagerorten befindet, aber dennoch zum eigenen Lagerbestand zugerechnet werden müssen und daher in einer Inventur zu erfassen sind. Inventuren für derartige Lagerbestände werden als separate Inventurdefinitionen erfasst.

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screen Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition screen Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition

Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition

Beim Erstellen einer Inventurdefinition muss daher über das Auswahlfeld „Bestand“ zusätzlich zum Inventurstichtag und der Bezeichnung die Bestandsart festgelegt werden, für die die Inventur gelten soll.

Info
icon false
Alle von der Bestandsart „Lager“ abweichenden Bestandsformen werden im weiteren Verlauf des Dokumentes unter der Begrifflichkeit „interne Abgänge“ zusammengefasst. Sofern sich Besonderheiten für den Inventurablauf ergeben, werden diese explizit benannt.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden.

Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

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Library:screen Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände Library:screen Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände

Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Artikelgruppen zugeordnet sind. Durch den Filter „Bewegungslager“ kann die Inventur dergestalt eingeschränkt werden, dass nur noch Artikel in der Inventur berücksichtigt werden, die zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Inventur mindestens einmalig Bestand auf einem der im Filter eingetragenen Lagerorte besaßen.

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Library:screen Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“ Library:screen Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“

Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“

Um mehrere Bewegungslager für die Filterung einzuschließen, sind deren Namen durch Kommata getrennt anzugeben.

Info
icon false
Es können auch nur die Anfangsbuchstaben der Lagerortbezeichnungen angegeben werden. In solchen Fällen werden alle Lagerorte berücksichtigt, deren Bezeichnung mit derselben Buchstabensequenz beginnen.

Ist der Filter „Bewegungslager“ gesetzt, können in der Zählmengenerfassung nur solche Lagerorte ausgewählt werden, die in diesem Filter enthalten sind.

Note

In der Folge sind dann Artikel nur für die gefilterten Lagerorte erfassbar. Wird z.B. eine Serien- oder Chargennummer auf einem Lagerort ausgewählt, der nicht im Filter enthalten ist, so wird der erzeugte Inventursatz immer auf den in der Zählmengenerfassung vorgegebenen Lagerort erfasst. Professional ERP quittiert Versuche, Inventursätze für ausgefilterte Lagerorte zu erfassen dann mit einer Hinweismeldung. Include Page Library:screen Hinweismeldung bei Erfassungsversuch auf ausgefilterten Lagerort Library:screen Hinweismeldung bei Erfassungsversuch auf ausgefilterten Lagerort Hinweismeldung bei Erfassungsversuch auf ausgefilterten Lagerort

Ist die Option „nur Artikel mit Bestand“ aktiviert, so werden beim Vormerken nur Artikel für die Inventur vorgemerkt, die zum Zeitpunkt des Vormerkens Bestand auf einem der angegebenen Bewegungslager haben.

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Library:screen Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand“ Library:screen Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand“

Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand"

Für komplexere Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist. Sobald der Artikelbestand eingefroren ist, können die Bedingungen nicht mehr geändert werden.

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Library:screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition2 Library:screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition2

Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über den Button „Artikel vormerken“ veranlasst.

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Library:screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung2 Library:screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung2

Kontrollanzeige der Artikelvormerkung 

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels des Buttons „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung.

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Library:screen Artikel für Inventur vormerken Library:screen Artikel für Inventur vormerken

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Library:screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung Library:screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung

Fortschrittsbalken und Abschlussmeldung bei der Artikelvormerkung