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Register Übersicht
In der tabellarischen Anzeige der bereits angelegten Dokumentationen werden folgende Information angezeigt:
- Name (des Buches/der Dokumentation)
- Handbuchtyp (Typ der Dokumentation: QM-Handbuch, Dokumentation)
- Veröffentlichung (Datum der Veröffentlichung)
- letzte Änderung am (Datum der Letzten Änderung)
- Änderungsuser (Verursacher der letzter Änderung)
- Status (in Bearbeitung, warten auf Freigabe, freigegeben, veröffentlicht)
- Bemerkungen
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Außerdem ist es möglich die Ansicht nach Handbuchtyp zu filtern. Je nach Auswahl werden dann entweder alle oder nur Dokumentationen der ausgewählten Typs angezeigt.
Auf dieser Seite enthalten:
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Register Inhalt
Die Anzeige der Dokumentationen ist in 2 Teilbereiche gegliedert.
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Oben befindet sich der Kopfbereich, der unabhängig vom darunter befindlichen Teilbereich immer die wesentlichen Informationen des gegenwärtig in der Baumanzeige selektierten Eintrags innerhalb Buch-Satzes als Kopfinformationen anzeigt.
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Bei Positionierung der Baumanzeige auf den Buch-Datensatz (=Wurzelelement der Anzeige), wird im Kopfbereich nur der Titel des Buch-Datensatzes in blauer Schrift angezeigt. Bei allen anderen Einträgen der Baumanzeige sind im Kopfbereich nun die folgenden aus der früheren Anzeige bekannten Felder zu finden:
- Das Feld Bezeichnung und der derzeitige Sortierindex des in der Baumanzeige selektierten Eintrags.
- Das Klickfeld für Veröffentlichung gesperrt
- Das Auswahlfeld Dokumentenart
Der Rest des dynamischen Anzeigebereichs wurde in die vier Unterregister Dokument, Vorschau, Termine und Verlinkungen geteilt.
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| Info |
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In Verbindung mit dem Erweiterungsmodul DocuWare wird das zugehörige Register Archiv als eigenes Hauptregister angezeigt. Damit wird es für den Bediener leichter zu erkennen, zu welchem konkreten Element eines Buch-Datensatzes die aktuell angezeigten Archivdateien gehören. |
| Table of Contents |
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Weitere hilfreiche Seiten:
| Filter by label (Content by label) | ||||||||||
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Unterregister Dokument
Das Unterregister Dokument beinhaltet mit Ausnahme der in den Kopfbereich verlagerten Anzeige – und Eingabefelder alle Felder, die für die einzelnen Dokumentenarten und deren Ansichten im dynamischen Anzeigebereich vorhanden sind. Auch die in einzelnen Ansichten zuschaltbare Vorschauanzeige kann auf dem Unterregister Dokument aktiviert werden.
In den Ansichten des Unterregisters zu Dokumenten bzw. deren Versionen, Kapiteln und Verknüpfungen sind am oberen Rand des Registers die drei neuen Felder Dok.-Referenz, Dok.-Typ und Anzeigeart hinzugekommen.
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Die Felder sind in dieser Ansicht zwar immer sichtbar, aber nur dann bedienbar, wenn es sich um einen Eintrag mit der Dokumentenart Dokument handelt.
| Feld | Bedeutun | ||
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| Dok._Referenz | Die alphanumerische Dokumentenreferenz ist eine vom Benutzer nicht änderbare interne Referenznummer, die bei der Erzeugung des jeweiligen Eintrags automatisch generiert wird. | ||
| Dok.-Typ | Das Auswahlfeld bietet drei mögliche Zweckzuordnungen für ein auf der Inhaltsebene mit der Dokumentenart Dokument versehenen Eintrags:
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| Anzeigeart | Neben dem Dokumententyp lässt sich künftig für die Dokumentenart Dokument festlegen, wie Professional ERP den Zugriff auf die hinter dem Eintrag stehenden Datei vornehmen soll, sobald über das Kontaktmanagement auf die Datei zugegriffen wird.
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Im Bereich Bearbeitung kann den beteiligten Mitarbeitern eine Aufgabe im CRM angelegt werden, entweder als ToDo oder als wiederkehrender Termin mit Zieldatum (geplant bis) und Verantwortlichem.
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Bei Tätigung einer von diesen Schaltflächen geht die Termin-Maske aus dem Kontaktmanagement auf, deren Termin bereits mit dem betroffen Dokument verlinkt ist. Nachdem die weiteren Angaben zum Termin getroffen wurden, wird die Aufgabe / der Termin beim Verlassen der Maske mit Ok-Taste im Terminkalender bei dem unter Bearbeiter eingestellter Benutzer angelegt.
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Unterregister Vorschau
Die verfügbare Vorschaufunktion lässt sich für Dokumente und Verknüpfungen für Vorschaugeeignete Dateiformate auch weiterhin auf dem Unterregister Dokument aktivieren. Da dies – insbesondere bei Monitoren mit niedriger Bildschirmauflösung – den Registerinhalt jedoch unübersichtlich bzw. zu klein erscheinen lassen kann, wird die Dateivorschau künftig auch separat auf dem Unterregister Vorschau bereitgestellt.
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Unterregister Termine und Aufgaben
Das Unterregister Termine liefert eine Übersicht aller im System erfasster Todos, denen in den Feldern Dokument und/oder Protokoll Dokumentationsinhalte mit der Dokumentenart Dokument zugeordnet sind.
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Das Unterregister ist in zwei Hauptbereiche gegliedert:
Im oberen Maskenbereich befinden sich Eingabe- und Auswahlfelder Bearbeiter, Beginn, Ende und Terminstatus zur Filterung der darunter befindlichen tabellarischen Anzeige.
Im unteren Maskenbereich befindet sich die tabellarische Ansicht aller im Kontaktmanagement vorhandenen Todos, die zur gewählten Ansicht und den gewählten Filtereinstellungen passen.
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Rechts oberhalb der tabellarischen Ansicht befindet sich das Auswahlfeld Anzeige mit dem die tabellarische Anzeige zwischen zwei Ansichten umgeschaltet werden kann:
| Feld | Bedeutung |
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| wiederkehrende Termine | Es werden alle systemseitig als wiederkehrende Termine angelegten Datensätze angezeigt, denen Dokumentationsinhalte zugewiesen wurden. |
| Termine | Es werden alle konkreten Todos mit zugeordneten Dokumentationsinhalten angezeigt. Dies umfasst alle einzeln erzeugten Todos und auch alle bereits aus einem wiederkehrenden Termin-Datensatz erzeugten Todos. |
Unterregister Verlinkungen
Das Unterregister Verlinkungen zeigt eine tabellarische Auflistung der existierenden Verlinkungen zwischen Professional ERP Anwendungen bzw. deren Maskenelemente mit Dokumentationsinhalten der Dokumentationsarten Dokument und Verknüpfung im aktuell gewählten Buch-Datensatz.
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Die tabellarische Ansicht besitzt insgesamt vier für das Auswahlfeld Anzeige wählbare Ansichten:
| Anzeige | Bedeutung |
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| Alle Verlinkungen | Zeigt alle mit dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung vorgenommenen Verlinkungen. |
| Verlinkung mit Masken | Zeigt nur die Verlinkungen zwischen Professional ERP Anwendungsmasken selbst und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung. |
| Verlinkung mit Reitern | Zeigt nur die Verlinkungen zwischen Registern (Reitern) innerhalb Professional ERP Anwendungsmasken und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung. |
| Verlinkung mit Feldern | Zeigt nur die Verlinkungen zwischen konkreten Eingabe- und Auswahlfeldern in Professional ERP Anwendungsmasken und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung. |
| Note |
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Wird in der Baumanzeige auf einen Eintrag mit der Dokumentenart Kapitel positioniert, bleibt die Anzeige leer, da Kapitel als reine Strukturelemente des Buch-Datensatzes nicht mit Anwendungsmasken verlinkt werden können. Wird auf das Wurzelelement der Baumanzeige positioniert, dann zeigt die tabellarische Anzeige die bestehenden Verlinkungen aller Dokumente / Verknüpfungen, die der aktuell gewählten Ansicht entsprechen. |
Menüpunkte
Auf dem Reiter Extras gibt es in der Funktionsgruppe Termine zwei Menüpunkte zur Erzeugung neuer Todos bzw. neuer wiederkehrender Termine.
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Die Menüpunkte öffnen die jeweils bekannten Neuanlage-Dialoge für einzelne Todos bzw. die systemseitig als wiederkehrende Termine gespeicherten Terminvorlagen.
| Note |
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Ist bei Betätigung dieser Menüpunkte in der Baumanzeige ein Eintrag mit der Dokumentenart Dokument und dem Dokumententyp Verfahrensanweisung ausgewählt, dann wird im sich öffnenden Neuanlagedialog das Feld Dokument mit dem ausgewählten Eintrag vorbelegt. |
Begiffsbestimmung
HIer sind einige Begriffen mit modulspezifischen Bedeutungen aufgelistet, die – wo nötig – in kursiver Schrift dargestellt werden.
DokumentationEine PDF-Datei mit allen für die Veröffentlichung freigegebenen Inhalten eines Buchs
Eine im Rahmen des Qualitätsmanagements erstellte Sonderform der Dokumentation im PDF-Format, welche Unternehmensprozesse und sonstige Angaben gemäß DIN EN ISO 9001:2015 oder einer vergleichbaren Richtlinie beinhaltet
Höchste Struktureinheit zur Verwaltung von Dokumentationen. Ein Buch besteht aus Kapiteln, den darin enthaltenen Dokumenten und Verknüpfungen.
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Nicht jedes zu einem Buch gehörende Kapitel oder Dokument fließt in die finale Fassung der zum Buch gehörenden Dokumentation ein. Per Verknüpfung eingebundene Informationen sind generell kein Bestandteil einer Dokumentation. |
Ein Kapitel ist eine dem Buch untergeordnete Struktureinheit, die innerhalb eines Buchs mehrfach vorkommen und ihrerseits weitere Unterkapitel besitzen kann. Aus Sicht der Datenhaltung besitzt ein Kapitel außer einer Bezeichnung keinen eigenen Inhalt. Die eigentlichen Inhalte entstehen erst auf Ebene eines Dokuments bzw. dessen Versionen.
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Das Strukturelement Kapitel eines Buch-Datensatzes korrespondiert daher nicht zwingend mit einem Kapitel der fertigen Dokumentation. |
Ein Dokument ist eine dem Buch oder seinen Kapiteln untergeordnete Struktureinheit, die mehrfach vorkommen kann. Ähnlich wie ein Kapitel besitzt ein Dokument als Strukturelement nur eine Bezeichnung und noch keine wirklichen Inhalte. Die Inhalte der Dokumentation werden erst auf Ebene der zum Dokument gehörenden Versionen gebildet.
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| Note | ||
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Versionen können prinzipiell auch aus bestehenden PDF-Dateien importiert werden, allerdings ist eine Weiterbearbeitung derselben ohne geeignete PDF-Dokumente deutlich erschwert. |
Zu einem Dokument können beliebig viele Versionen vorliegen. Es kann jedoch immer nur eine gültige / veröffentlichte Version geben und es lässt sich immer nur die jeweils neuste noch nicht gültige / veröffentlichte Version bearbeiten
DokumentenstatusJede Version eines Dokuments besitzt einen Status, der u.a. festlegt, ob eine Bearbeitung zulässig ist, ob es mit seinem Inhalt bereits in die finale Dokumentation einfließen darf bzw. ob es bereits in eine solche eingeflossen ist.
Klassifizierungsmerkmal, welches Dokumentationen anhand ihres Bestimmungszwecks unterscheidet. Standardmäßig wird zunächst nur zwischen den Buchtypen QM-Handbuch und (allgemeinen) Dokumentationen unterschieden. Es können jedoch kundenindividuell weitere Buchtypen angelegt und verwaltet werden.
Dokumentationen bzw. die darin enthaltenen Dokumente und Versionen sind an einen Freigabeprozess gekoppelt, der dafür sorgt, dass nur inhaltlich geprüfte Informationen Einzug in eine veröffentlichte Dokumentation halten. Dieser Prozess beinhaltet die Schritte In Bearbeitung, Warten auf Freigabe, Freigegeben, Veröffentlicht und Ungültig.
Im Kontaktmanagement können in Folge von BenutzerFeedback zu mit Anwendungsmasken verknüpften Dokumentationen oder als Teil des Freigabeprozesses spezielle Todos für den mit der Dokumentation betrauten Mitarbeiter und andere Prozessbeteiligten erzeugt werden. Diese speziellen Todos werden als Wiedervorlagen bezeichnet und tauchen zusätzlich zum Kontaktmanagement auch in den zugehörigen Ansichten der Anwendungen Dokumentationen und QMHandbuch auf.
Die Inhalte von veröffentlichten Dokumentationen können mit Professional ERP Anwendungen bzw. konkreten Maskenelementen innerhalb der Anwendungen verbunden werden, um dann als Anwendungshilfe zur Anzeige gebracht zu werden. Derartige Verbindungen werden im Kontext dieser Modulbeschreibung als Verlinkung bezeichnet.