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Über das in der Hauptmenürubrik Organisation aufzurufende Listenrahmenanwendungsprogramm PowerBI muss zunächst die von der Software-Schmiede Vogler & Hauke bereitgestellte Power-BI-Vorlage als neue Power-BI-Basisdefinition importiert werden und dann zur Finalisierung der Konfiguration an Microsoft Power BI Desktop übergeben werden.

Import der Power BI-Basisdefinition aus Vorlagendatei

Der Import der Power BI -Basisdefinition verläuft zunächst wie bei anderen Listenauswertungen des erweiterten Listenformats.

Nach Beginn mit einer Neuanlage in der Listenrahmenanwendung erfolgt zunächst die Rückfrage, ob eine Vorlage importiert werden soll und bei Bestätigung derselben öffnet sich dann der Auswahldialog für die zu importierende Vorlage.

Im Anschluss öffnet sich ein weiterer Dialog, der den Benutzer dazu auffordert, der importierten Vorlage einen Systemnamen zuzuordnen.

Nach Bestätigung dieses Dialogs wird die Vorlage als neue Power BI-Basisdefinition ins System importiert.

Anpassung der Power BI-Basisdefinition

Die Power BI-Basisdefinition ist eine Art Referenz des internen Aufbaus der Datenstrukturen in Professional ERP , anhand derer Microsoft Power BI Desktop später die benötigten Unternehmensdaten für seine Auswertungen aus dem für Professional ERP verwendeten Microsoft SQL Server bezieht.

Analog zu anderen Listenauswertungen kann auch die Power BI-Basisdefinition mit Filterungen versehen werden. Standardmäßig stehen die Filterfelder Ab-Datum, Bis-Datum und Vertreternummer zur Datenfilterung zur Verfügung.

Bei der Verwendung dieser Filterfelder sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

1. In schon langjährig bestehenden Professional ERP Installationen mit großen Datenmengen kann es sinnvoll sein, den an Microsoft Power BI Desktop übergebenen Zeitbereich über das Ab-Datum auf maximal 3 bis 5 Jahre in die Vergangenheit zu begrenzen.
2. Eine Filterung über Bis-Datum beschränkt Microsoft Power BI Desktop bis zu einer erneuten Veröffentlichung einer aktualisierten Power BI-Basisdefinition. D.h. eine im Bis-Datum auf das aktuelle Geschäftsjahr begrenzte Basisdefinition wird im Folgejahr weiterhin nur eine Auswertung bis zum Filterdatum erlauben.
3. Bei Verwendung der datumsbasierten Filterungen muss daher für eine regelmäßige Neuveröffentlichung der zugehörigen Basisdefinition gesorgt werden.
4. Die mit Microsoft Power BI Desktop durchgeführten Auswertungen können nicht nur im Bereich des Controllings, sondern auch in vertrieblicher Hinsicht für die Vertreter des Unternehmens von Interesse sein.
   Ein solches Einsatzszenario verlangt jedoch zum einen, dass von einem hierfür berechtigten ERP-Anwender für jeden Vertreter eine eigene Power BI-Basisdefinition angelegt und veröffentlicht wird, die jeweils nur die Datenbereiche bereitstellt, die der Vertreter auch sehen darf. Hierfür kann in erster Instanz das vorhandene Filterfeld Vertreternummer verwendet werden.
   Zum anderen müssen die veröffentlichten Basisdefinitionen anschließend innerhalb der Microsoft Power BI Plattform an die Vertreter verteilt werden. Eine derartige Verteilung verlangt jedoch, dass alle involvierten Microsoft Power BI Nutzer ein kostenpflichtiges Microsoft Power Bi Konto besitzen.

Initiale Freigabe der Power BI-Basisdefinition

In diesem Konfigurationsschritt wird innerhalb von Microsoft Power BI Desktop eine Reportvorlage erzeugt, die die Basiskonfiguration verwendet. Hierfür ist zunächst auf dem Reiter Extras einmalig den Menüpunkt Layout ändern zu betätigen. 

Anders als bei anderen Listenauswertungen öffnet sich hier nicht der in Professional ERP integrierte Layout-Editor, sondern ein Hinweisdialog mit einer Kurzanleitung.

Parallel dazu öffnet sich Microsoft Power BI Desktop und erwartet die Eingabe von Informationen der für die Auswertungen zu verwendenden Datenquelle in Form des Servernamens des verwendeten Microsoft SQL Servers, der für Professional ERP verwendeten Datenbank und dem zuvor vergebenen Systemnamen der Power BI-Basisdefinition.

Die benötigten Informationen sind im Hinweisfenster mit der Kurzanleitung enthalten. Nach Betätigung des Menüpunktes Laden versucht Microsoft Power BI Desktop eine Verbindung zur angegebenen Datenbank herzustellen.

Sobald sich Microsoft Power BI Desktop erfolgreich mit der angegebenen Datenquelle verbunden hat, aktualisiert es seine Anzeige basierend auf den in der Power BI-Basisdefinition spezifizierten Angaben.

Nach diesem Aktualisierungslauf besitzt die Anzeige in Microsoft Power BI Desktop ein Aussehen, das der nachfolgenden Abbildung ähneln sollte.

Als nächstes gilt es, den so erstellten Power BI-Bericht geeignet zu speichern, dass auch Professional ERP – für mögliche Änderungen oder das Löschen desselben auf diesen zugreifen kann. Hierzu muss in Microsoft Power BI Desktop über den Reiter Datei die Option Speichern unter gewählt werden.

Es öffnet sich der Windows-Standarddialog für das Speichern von Dateien. Im Feld Dateiname muss nun der im Hinweisdialog ausgewiesene Dateipfad angegeben werden. Dieser sollte sich per Tastaturkombination STRG+V direkt aus der Zwischenablage einfügen lassen. Sollte dies nicht gelingen, können Sie den Pfad einfach nochmals aus dem Hinweisdialog kopieren und einfügen.
 Wird der Dialog mit Speichern bestätigt, legt Microsoft Power BI Desktop die Auswertung im angegebenen Dateipfad ab. Microsoft Power BI Desktop kann nun beendet werden und der in der Listenrahmenanwendung noch geöffnete Hinweisdialog kann über Schließen geschlossen werden. Die Grundkonfiguration ist damit abgeschlossen.