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Die Lieferantenbewertung wird typischerweise als Teil des Supplier Relation Management
– als Gegenstück zum kundenbezogenen Customer Relation Management – dazu verwendet, Lieferanten anhand möglichst objektiver Kriterien einer regelmäßigen, aber auch kritischen Bewertung zu unterziehen, um – ähnlich wie bei der ABC-Analyse von Kunden – Kennzahlen zur Klassifizierung der Lieferanten zu erhalten. 

Professional ERP unterstützt die Lieferantenbewertung durch individuell anpassbare Bewertungsschemata und die Integration der daraus abgeleiteten Bewertungen in die Anwendungsmasken bzw. den darin stattfindenden Arbeitsabläufen im Kontext von Bestellprozessen. Die nachfolgende Grafik verdeutlicht, an welchen Stellen der relevanten Geschäftsprozesse Bewertungsvorgänge integriert werden können, um im Anschluss in einer gezielten Auswertung der vorhandenen Einzelbewertungen eine Rating-Kennzahl für Lieferanten ermitteln zu können:

Konfiguration und Stammdatenpflege

Um Lieferantenbewertungen vornehmen zu können, muss in den Firmenparametern zunächst ein Auswertungsschema angelegt und nach dessen Konfiguration für die Nutzung aktiviert worden sein. Danach muss in der Adressverwaltung eine Stammdatenpflege für jene Lieferantenadressen durchgeführt werden, die für Bewertungen herangezogen werden sollen. Sobald diese Vorbedingungen erfüllt sind, können Lieferantenbewertungen erfasst und den einzelnen Lieferanten über das Lieferantenrating in Form einer Kennzahl zugewiesen werden.

Firmenparameter – Definition Lieferantenbewertung

In den Firmenparametern steht auf dem reiter Datensatz in der Funktionsgruppe Stammdaten den Menüpunkt Definition Lieferantenbewertung zur Verfügung.

Dieser Menüpunkt öffnet die gleichnamige Anwendungsmaske, mit der das in den Bewertungen zu verwendende Schema erzeugt, angepasst und für die tatsächliche Verwendung auch aktiviert werden kann.

Die Anwendungsmaske unterstützt die üblichen Funktionen für Neuanlage, Änderung und Löschen von Datensätzen. Der Eingabe- und Anzeigebereich der Maske besitzt die Register Auswertungsschema und Kategorien für die Bearbeitung der Bewertungsschemata.

Das Register Auswertungsschema

Das Register Auswertungsschema ist in zwei Hauptbereiche gegliedert. Im oberen Bereich befinden sich die Eingabefelder für die Kopfinformationen des aktuell gewählten Auswertungsschemas. Folgende Felder stehen bereit:

Den unteren Bereich des Registers nimmt die tabellarische Anzeige aller im System erfassten Bewertungsschemata. Sobald mehrere Schemata im System erfasst sind, kann per doppeltem Mausklick auf einen der hier angezeigten Einträge auf das gewünschte Schema positioniert werden. Alternativ kann mit den Navigationsmenüpunkten der Funktionsgruppe Ansicht auf dem reiter Datensatz zwischen den einzelnen Schema-Datensätzen navigiert werden.

Das Register Kategorien

Das Register Kategorien beschreibt die innere Struktur des auf dem Register Auswertungsschema gewählten Schemas und ist – abhängig vom im Bereich aktuell gewählten Eintragstyp – in zwei bzw. drei Bereiche gegliedert:

In diesem Bereich befindet sich eine Baumansicht mit der aktuellen Bewertungsstruktur. Es gibt in dieser Baumdarstellung grundsätzlich zwei Arten von Einträgen: Kategorien und deren zugeordnete Kriterien . Kategorien sind funktional eine Sammlung von Kriterien unter einer gemeinsamen Überschrift. Eine Kategorie kann auch Unterkategorien enthalten, die dazu verwendet werden können, die bei einer Bewertung zu verwendenden Kriterien in bestimmte Gruppen zusammenzufassen.

Im Bereich ② stehen in Abhängigkeit des in Bereich ① gewählten Eintragstyps folgende Eingabe- und Auswahlfelder zur Verfügung:

Texteingabefeld, dessen Inhalt als Überschrift in Bewertungsdialogen verwendet wird.

Numerisches Eingabefeld mit Spinnerfunktion zur schrittweisen Erhöhung oder Reduzierung des aktuellen Wertes. Der hier hinterlegte Wert für eine Kategorie bestimmt in der Baumanzeige und in den aus dem Schema abgeleiteten Bewertungsdialogen die Sortier-/Anzeigereihenfolge innerhalb der jeweiligen Hierarchieebene in Relation zu den Elementen derselben Ebene. Kategorien und Kriterien derselben Hierarchieebene mit identischer Positionsnummer unterliegen sekundären Sortierungskriterien. In den aus dem Schema abgeleiteten Bewertungsdialogen erfolgt die Sortierung dann alphabetisch. In der Baumanzeige des Definitionsdialogs erfolgt die Sortierung dagegen in der Erstellungsreihenfolge des jeweiligen Eintrags.

Auswahlfeld mit den im System angelegten und noch nicht anderweitig zugewiesenen Kriterien. Die Anzahl der zur Auswahl stehenden Kriterien reduziert sich mit der Zahl der bereits im Schema angelegten Kriterien, denen ein konkretes systemseitiges Kriterium zugeordnet wurde.

Pflege der systemseitig verfügbaren Bewertungskriterien

Die Pflegemaske Kriterien ist in drei Bereiche gegliedert:

Dieser Bereich ist eine Baumdarstellung mit allen im System erfassten Bewertungskriterien und deren Ausprägungen. Per Mausklick auf die hier angezeigten Elemente kann auf die einzelnen Kriterien positioniert werden. Hierbei aktualisieren sich dann die Anzeigebereiche ② und ③.

Oberhalb der Baumanzeige befindet sich in Textfeld, welches den Namen des aktuell ausgewählten Kriteriums anzeigt. Rechts neben diesem Feld befinden sich folgender Menüpunkt:

 öffnet einen kleinen Eingabedialog, in welchem der Name des neu zu erstellenden Bewertungskriteriums eingegeben werden muss. 

In diesem Bereich werden für die Daten zur aktuell positionierten Ausprägung des zeitgleich gewählten Kriteriums angezeigt. Ausprägungen können entweder per Mausklick im Bereich ① …

… oder im tabellarischen Anzeigebereich ③ ausgewählt werden. Folgende Eingabefelder stehen für eine Ausprägung zur Verfügung:

Über die Standardbedienfunktionen für Neuanlage, Änderungen verwerfen und Löschen können die zum aktuell selektierten Kriterien gehörenden Ausprägungen hinzugefügt, geändert oder auch wieder entfernt werden.

Auslösebedingungen für Bewertungen

In den Anwendungen mit integrierten Funktionen zur Lieferantenbedingung können die Bewertungsdialoge mit unterschiedlichen Auslösebedingungen gekoppelt werden, die immer dann einen zur Lieferantenbewertung gehörenden Bewertungsdialog öffnet, sobald der Benutzer eine bestimmte Aktion innerhalb des zugehörigen Gesamtprozesses durchführt. Für die fünf Hauptkategorien und die damit assoziierten Professional ERP Anwendungen gibt es die folgend beschriebenen Auslösungsbedingungen.

Adresse / Adressverwaltung:

Bestellung / Bestellwesen: 

Bestellposition / Bestellwesen:

Wareneingang / Wareneingänge erfassen: 

Rechnungsprüfung / Rechnungsprüfung 

Bewertungsautomation mit Formeln 

Über den Menüpunkt Formel auf dem Register Kategorien wird der Eingabedialog für zur Laufzeit ausgewerteten Programmcode aufgerufen, mit dem Eingabewerte für ein Bewertungskriterium vorbelegt bzw. automatisch belegt werden können.

Der in der Abbildung verwendete Beispielcode realisiert für das Bewertungskriterium Bankrating eine einfache Vorbelegung im Bewertungsdialog, der das Kriterium verwendet. Die Syntax für derartige Formeln folgt den Regeln, die auch in den Datenregeln des Datengenerators verwendet werden.

Firmenparameter – Kürzelpflege

Nachdem ein Auswertungsschema – inkl. Kriterien und deren Ausprägungen – definiert und ggf. für die Verwendung aktiviert wurde, müssen Schwellen für die Lieferantenbewertung gepflegt werden, anhand derer Lieferanten klassifiziert werden können. Diese Schwellen sind analog zu den Bewertungsschwellen der auftragsseitigen ABC-Bewertung für den Eintrag Lieferanten-Bewertung auf dem Register Kürzel in den Firmenparametern zu pflegen.

Eine zur Lieferanten-Bewertung gehörende Schwelle verwendet folgende Eingabefelder:

Stammdatenpflege in der Adressverwaltung

Damit Professional ERP Lieferantenbewertungen für eine Lieferantenadresse erfasst, müssen dem zugehörigen Adressdatensatz in der Adressverwaltung zwei Merkmale zugewiesen werden:

1. Auf dem Register Adresse muss das Merkmal Einkauf aktiv sei
2. Auf dem Register Merkmale muss das Merkmal Lief. Bew. aktiv sein.

Erfassung von Bewertungen

Sobald ein Auswertungsschema aktiv ist, lösen die vordefinierten Aktionen innerhalb der Anwendungen Adressverwaltung, Bestellwesen, Wareneingänge erfassen und – sofern vorhanden – Rechnungsprüfung eine Einzelbewertung für entsprechend vorgemerkte Lieferantenadressen mit den zugewiesenen Bewertungskriterien aus.

Der Aufbau der Bewertungsmasken ist immer gleich gestaltet:

Oben im Dialog befindet sich eine Statuszeile, die zu erkennen gibt in welchem konkreten Kontext (Lieferant, Vorgang, Bestellposition, etc.) die aktuelle Bewertung erfolgt. Darunter folgen dann die Eingabe- und Auswahlfelder aller zur Bewertung gehörender Kriterien.

Die Eingabe der Bewertung wird mit dem Button Ok bestätigt und gespeichert. Über dien Button Abbruch kann eine Eingabe abgebrochen werden, sofern keines der in der Bewertung enthaltenen Kriterien als Pflichteingabe deklariert wurde.

Ermittlung und Zuweisung des Lieferantenratings

Die Einstufung eines Lieferanten durch Zuordnung eines Lieferantenratings kann prinzipiell auf zwei Wegen erfolgen:

Manuelle Zuordnung auf dem Register Merkmale der Adressverwaltung:

Ermittlung und Zuordnung des Lieferantenratings über den zugehörigen Dialog. In den Anwendungen Adressverwaltung und Bestellwesen steht hierfür auf dem Reiter Extras den Menüpunkt Lieferantenrating zur Verfügung.

Der Menüpunkt öffnet die zugehörige Anwendungsmaske Lieferantenrating, mit der Lieferantenratings ermittelt, übernommen oder auch wieder gelöscht werden können. Bei Bedarf können in dieser Maske auch die im System gespeicherten Einzelbewertungen nachträglich geändert oder entfernt werden.

Die Anwendungsmaske Lieferantenrating

Die Anwendungsmaske Lieferantenrating ist in drei Hauptbereiche gegliedert.

In diesem Maskenbereich befinden sich Eingabe- und Auswahlfelder, die zur Filterung der für ein Rating herangezogenen Daten dienen. Zeitgleich wird damit auch die Anzeige im Bereich ② für das Register Rating gesteuert:

In diesem Feld wird die Adressnummer vorgegeben, für die das Lieferantenrating vorgenommen werden soll. Das Feld wird mit der Adressnummer des aktuell positionierten Adressdatensatzes (Adressverwaltung) bzw. der Vorgangsadresse (Bestellwesen) vorbelegt.

In diesem Feld kann die Vorgangsnummer eines Bestellvorgangs angegeben werden. Wird eine Vorgangsnummer angegeben, werden während einer Ratingermittlung nur solche Einzelbewertungen berücksichtigt, die zu diesem Bestellvorgang und seinen Positionen gehören. Bei Aufruf der Maske aus dem Bestellwesen erfolgt eine automatische Vorbelegung mit der Vorgangsnummer des aktuell positionierten Bestellvorgangs.

Auswahlfeld für das Auswertungsschema, mit welchem die nächste Ratingermittlung durchgeführt werden soll. Wird standardmäßig mit dem als aktiv gekennzeichneten Auswertungsschema vorbelegt.

manuelle Ermittlung des Lieferantenratings zur aktuell gewählten Adresse ausgeführt werden. Hierbei werden alle im System vorhandenen Einzelbewertungen herangezogen, die den aktuellen Filterbedingungen entsprechen. Die Schaltfläche ist nur bedienbar, wenn im Bereich ③ das Klickfeld Automatische Aktualisierung nicht aktiv ist.

das Rating einer Adresse gelöscht werden. wirkt sich unabhängig vom aktiven Register im Bereich ② immer nur für die jeweils aktuell selektierte Adresse aus. Vor der Löschung erhält der Benutzer eine Sicherheitsrückfrage, ob er die Löschung wirklich durchführen will.

Im unteren Maskenbereich befinden sich Bedienelemente für folgende Funktionen:

Maske Lieferantenrating schliessen.

Das Register Rating

Ist das Register Rating aktiv, teilt sich dessen Anzeigebereich in zwei Unterbereiche. 

Links befindet sich eine Baumanzeige mit drei Hierarchieebenen. Die aktuell über das Feld Adresse selektiere Lieferantenadresse bildet hierbei das Wurzelelement. In der nächsten Hierarchieebene folgen dann die bereits bekannten fünf Hauptkategorien Adresse , Bestellungen , Bestellpositionen , Wareneingänge und Rechnungs prüfung . Die dritte Hierarchieebene bilden dann alle im System vorhandenen Einzelbewertungen, die in den Datumsbereich der zu berücksichtigenden Bewertungen fallen.

Im rechten Maskenbereich befindet sich ein dynamischer Anzeigebereich, dessen Inhalt von der aktuellen Positionierung in der Baumanzeige abhängt:

1. Wird auf das Wurzelelement – d.h. die Lieferantenadresse selbst – positioniert, stellt der rechte Bereich das Bewertungsergebnis aller Einzelbewertungen im gültigen Zeitraum gemäß den im Auswertungsschema festgelegten Verrechnungsregeln für die Kalkulation dar.
2. Wird auf eine der fünf Hauptkategorien positioniert, werden nur noch die zur Kategorie gehörigen Kriterien und deren Werte gemäß Auswertungsschema angezeigt.
3. Wird auf eine Einzelauswertung positioniert, werden dann nur noch die Werte dieser Erfassung angezeigt. Zusätzlich werden nun auch die Menüpunkte Löschen und Bearbeiten eingeblendet.

Mit der Schaltfläche Löschen kann die gewählte Einzelauswertung nach einer Sicherheitsrückfrage gelöscht und damit für die Ratingermittlung entfernt werden. Die Schaltfläche Bearbeiten aktiviert für die einzelnen Kriterien den Bearbeitungsmodus, um ggf. Änderungen an Falscheingaben vorzunehmen oder zunächst nicht erfasste Werte nachzutragen.

Solange der Bearbeitungsmodus aktiv ist, können die Eingabewerte und Notizen der zur Bewertung gehörenden Kriterien geändert werden. Statt der Schaltflächen Löschen und Bearbeiten steht im Bearbeitungsmodus die Schaltfläche Speichern zur Verfügung. Bei Betätigung derselben werden die geänderten Werte für die Einzelbewertung übernommen und es erfolgt eine Neuermittlung der Wertigkeit innerhalb des Auswertungsschemas.

Das Register Übersicht

Das Register Übersicht besteht aus einer tabellarischen Auflistung aller Adressdatensätze, denen die Merkmale Einkauf und zeitgleich Lief. Bew. für Lieferantenbewertungen zugewiesen sind. 

Oberhalb der tabellarischen Auflistung kommt zusätzlich die Schaltfläche Ratings ermitteln hinzu, während die Felder zur Eingrenzung auf eine Adresse bzw. Vorgang ausgeblendet werden. Die Selektion einer Adresse für eine Ratingermittlung mit den Schaltflächen erfolgt per Mausklick auf den zugehörigen Eintrag in der tabellarischen Auflistung.

Mit der hinzugekommenen Schaltfläche Ratings ermitteln kann eine Ermittlung des aktuellen Ratings für alle angezeigten Adressen durchgeführt werden.

Übernahme der Ratings und Schließen der Maske Lieferantenrating

Die Übernahme einzelner bzw. mehrerer ermittelter Ratings erfolgt wie zuvor beschrieben über die Schaltfläche Rating übernehmen. Danach kann die Maske Lieferantenrating über die Schaltfläche Schließen wieder beendet werden.