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Der Inventurablauf

Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

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Library:screen Inventur Hauptmenü2
Library:screen Inventur Hauptmenü2

Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Buttons dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“) 

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Library:screen Inventurverwaltung Register Inventur
Library:screen Inventurverwaltung Register Inventur

Inventurverwaltung – Register „Inventur

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten

  1. Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
  2. Artikel vormerken
  3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
  4. Bestand einfrieren
  5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
  6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
  7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
  8. Differenzen verbuchen
  9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Im ersten Schritt müssen die Rahmenbedingungen der durchzuführenden Inventur festgelegt werden. Über den Button

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Library:screen Schaltfläche1
Library:screen Schaltfläche1
bzw. die Funktionstaste „F9“ wird ein neuer Inventurdefinitionsdatensatz angelegt.

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Library:screen Inventurverwaltung Register Inventur
Library:screen Inventurverwaltung Register Inventur

Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden. Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

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Library:screen Klickfeld für Aktivierung der UND-Filterung für Artikelgruppen
Library:screen Klickfeld für Aktivierung der UND-Filterung für Artikelgruppen

Klickfeld für Aktivierung der UND-Filterung für Artikelgruppen

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Gruppen zugeordnet sind.

Für komplexe Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist.

Note

Sobald der Artikelbestand eingefroren ist, können die Bedingungen nicht mehr geändert werden.

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Library:screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition
Library:screen Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über den Menüpunkt „Artikel vormerken“ veranlasst. 

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Library:screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung
Library:screen Kontrollanzeige der Artikelvormerkung

Kontrollanzeige der Artikelvormerkung

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung. 

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Library:screen Artikel für Inventur vormerken
Library:screen Artikel für Inventur vormerken

 
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Library:screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung
Library:screen Abschlussmeldung bei Artikelvormerkung

Fortschrittsbalken und Abschlussmeldung bei der Artikelvormerkung

Zähllistendruck (optional, empfohlen)

Nach erfolgreicher Artikelvormerkung können über die Inventurverwaltung die für die Inventur benötigten Zähllistenbelege gedruckt werden.

Info
iconfalse

Grundsätzlich können für die Zählungen einer Inventur beliebige Zähllistenbelege verwendet werden, sodass der Ausdruck von Inventurzähllisten aus Professional ERP im Vergleich zu früheren Programmversionen optional ist, allerdings empfehlen wir auch weiterhin die Verwendung der Zähllistendruckfunktion, um unvollständige Zählungen zu vermeiden.

Der Druck der Zähllisten kann sowohl aus der Inventurverwaltung über den Button „Zählliste drucken“ als auch über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag gestartet werden. Werden Zähllisten aus der Inventurverwaltung heraus gedruckt, so öffnet sich zunächst eine Auswahlmaske, in der der zu druckende Beleg gewählt werden kann.

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Library:screen Auswahlfenster Zähllistenbeleg
Library:screen Auswahlfenster Zähllistenbeleg

 Auswahlfenster Zähllistenbeleg

Im Anschluss öffnet sich der Auswahl- und Filterdialog für den gewählten Zähllistenbeleg. Wurde der Zähllistendruck über die Inventurverwaltung ausgelöst, ist in der Auswahlbox „Inventur“ bereits die korrekte Inventurdefinition (erkennbar an Datum und Bezeichnung) ausgewählt. Bei einem Aufruf des Zähllistendrucks über das Hauptmenü, muss die korrekte Inventur ggf. erst noch ausgewählt werden. In diesem Dialog können zudem die zu druckenden Zähllistenbelege gefiltert werden.

Note

Es gilt zu beachten, dass eine hier vorgenommene Filterung nur innerhalb der Artikel wirkt, die aufgrund der Inventurdefinition tatsächlich zur Inventur anstehen. D.h., dass eine weitere Filterung nur dann nötig ist, wenn auf den jeweiligen Zählbelegen nur bestimmte Artikel enthalten sein sollen.

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Library:screen Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck
Library:screen Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Mit Betätigung von „Ok“ wird dann der Windows-Druckdialog geöffnet; in dem dann der physikalische Drucker, zu druckende Seitenbereiche und Anzahl der Druckkopien festgelegt werden.

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Library:screen Windows Druckdialog
Library:screen Windows Druckdialog

Windows-Druckdialog

Mit Betätigung von „Drucken“ wird die Zählliste auf dem gewählten Drucker ausgedruckt.

Sowohl die Auswahl des Beleges als auch die Wahl des zu verwendenden Druckers kann über die Konfigurationsvariable „INVZLDZL“ gesteuert werden, um die Bedienung zu vereinfachen. Die Erläuterung zu dieser Konfigurationsvariablen findet sich in der Anwendung „Konfigurationsvariablen“ im Untermenü „Firmendaten“ der Hauptmenürubrik „Stammdaten“ mit dem Suchbegriff „INVZLD<ART>“.

Bestand einfrieren

Nach Artikelvormerkung und dem ggf. durchgeführten Zähllistendruck kann der für diese Inventur vorgemerkte Artikelbestand eingefroren werden. Es gilt zu beachten, dass dieser Inventurschritt im Gegensatz zum Inventurablauf älterer Professional ERP Versionen nicht mehr über einen Menüpunkt im Untermenü „Inventur“ der Hauptmenürubrik „Lager“ vorgenommen werden kann, sondern nur noch über den Button „Bestand einfrieren“ in der Inventurverwaltung.

Warning

Vor dem Einfrieren prüft das Programm, ob im System Datenregeln gefunden werden, die in den Vorgängerversionen von Professional ERP 6.11 während des Einfrierens besondere Funktionen bereitgestellt haben.

Da der Programmablauf Datenregeln früherer Programmversionen nicht mehr unterstützt, erscheint eine Warnmeldung, die es erlaubt, den Einfriervorgang abzubrechen oder diesen trotzdem – dann jedoch ohne Berücksichtigung der Datenregel – durchzuführen.

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Library:screen meld Datenregeln Inventur
Library:screen meld Datenregeln Inventur

Sofern die erweiterte Funktionalität der nicht mehr unterstützten Datenregel zwingend benötigt wird, wenden Sie sich bitte an den Support der Software-Schmiede, um eine entsprechende Anpassung der Datenregel an den neuen Programmablauf zu veranlassen.

Analog zur Vormerkung wird der Verlauf des Einfrierens mit einem Fortschrittbalken angezeigt und nach Abschluss mit einer Meldung bestätigt.

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Library:screen_ Abschlussmeldung nach dem Einfrieren
Library:screen_ Abschlussmeldung nach dem Einfrieren

Abschlussmeldung nach dem Einfrieren des Artikelbestandes

Nach dem Einfrieren des Artikelbestandes kann nun mit der physikalischen Zählung begonnen werden. Sofern sich Umstände ergeben, die es nötig machen, den Artikelbestand wieder aufzutauen, so ist dies über den Button „Bestand auftauen“ möglich, allerdings nur, wenn noch keine Zählliste erfasst wurde. 

Zähllisten erfassen

Nach erfolgter Zählung des physikalischen Artikelbestandes, gilt es die hierbei ausgefüllten Zähllisten im System zu erfassen. Die zur Erfassung benötigte Bearbeitungsmaske wird über den Button „Zähllisten erfassen“ geöffnet.

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Library:screen Inventur negative Zählmengen anzeigen
Library:screen Inventur negative Zählmengen anzeigen

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen

Bei Aufruf über die Inventurverwaltung ist das Feld „Inventur“ der Bearbeitungsmaske bereits passend vorbelegt. Wird die Bearbeitungsmaske dagegen über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die Inventur (Datum + Bezeichnung), für die Zähllisten erfasst werden sollen, erst noch ausgewählt werden. Anschließend ist für das Feld „Beleg“ eine frei wählbare Belegnummer (auch alphanumerisch) zu vergeben. 

Warning

Damit ein Artikel bei der späteren Differenzermittlung berücksichtigt wird, muss es mindestens einen Erfassungsdatensatz für den Artikel auf einem der Belege zu einer Inventurdefinition geben. Um zu vermeiden, dass im System Bestände auf Lagerorten erhalten bleiben, obwohl dort während des Zählvorgangs nichts gezählt wurde, sollten alle in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel über die Funktion „Artikel einlesen“ in einen Beleg eingelesen werden, der dann als Systembeleg (z.B. mit der Bezeichnung SYS) dient. Das Programm erstellt durch das Einlesen dann automatisch für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel einen Inventurbuchungssatz mit Zählmenge 0 im Systembeleg und verhindert so, dass Artikel bei der Differenzermittlung nicht beachtet werden.

Nach Festlegung der zu erfassenden Belegnummer wechselt die Bearbeitungsmaske selbstständig in den Bearbeitungsmodus für diesen Beleg.

Um weitere Belege anzulegen oder auf existierende Belege zuzugreifen, muss lediglich deren Belegnummer in das Feld „Beleg“ eingegeben werden.

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Library:screen Zählisten erfassen
Library:screen Zählisten erfassen

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus

Im Bearbeitungsmodus können Erfassungsdatensätze über den Button

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Library:screen Schaltfläche1
Library:screen Schaltfläche1
bzw. die Funktionstaste „F9“ angelegt werden. Hierdurch werden die Eingabefelder im unteren Maskenbereich aktiv und nach Eingabe der Daten kann der Datensatz normal gespeichert werden. Über das Auswahlfeld „Index“ kann gesteuert werden, wie die erfassten Datensätze angezeigt bzw. sortiert werden. Die Option „Beleg (wie erfasst)“ nimmt keine echte Sortierung vor, sondern zeigt die Datensätze in der Reihenfolge an, mit der sie erfasst wurden. Die Option „Beleg/Artikel“ sortiert innerhalb des jeweiligen Erfassungsbelegs anhand der Artikelnummer, während die Option „Beleg/Lager/Artikel“ zuerst nach Lagerort und dann innerhalb des Lagerortes nach Artikelnummer sortiert.

Info
iconfalse
Sobald es einen Erfassungsdatensatz für einen Artikel auf einem der Belege zu einer Inventurdefinition gibt, wird dieser bei der späteren Differenzermittlung berücksichtigt.


Alle in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel sollten in mindestens einen Beleg eingelesen werden. Über den Button „Artikel einlesen“ bzw. den gleichnamigen Menüpunkt im Menü „Extras“ wird die Maske zum Einlesen der für die Inventur vorgemerkten und eingefrorenen Artikel, die mit dem aktuellen Zählbeleg erfasst werden sollen, aufgerufen.

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Library:screen Maske zum einlesen der in der Zähliste zu erfassenden Artikel
Library:screen Maske zum einlesen der in der Zähliste zu erfassenden Artikel

Maske zum Einlesen der in der Zählliste zu erfassenden Artikel

Wird in den Filterfeldern für „von Artikel“, „bis Artikel“, „Warengruppe“, „Lagerort“ und dem freien Filter keine Eingrenzung vorgenommen, so werden in den aktuellen Zählbeleg alle in der Inventurdefinition berücksichtigten Artikel eingelesen. Über die Filtermöglichkeiten können so separate Belege – z.B. für unterschiedliche an der Inventur beteiligte Personen – mit einer Teilmenge aller zur Inventur anstehenden Artikel erzeugt werden. Das Programm erstellt hierdurch automatisch für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel einen Inventurbuchungssatz mit Zählmenge „0“. Es muss jedoch beachtet werden, dass wenn dieser Erfassungsdatensatz mit der Menge „0“ erzeugt wird und bei der eigentlichen Mengenerfassung keine Zählmenge erfasst wird, dies im Rahmen der Differenzbuchung unweigerlich zu einer automatischen Ausbuchung von Restbeständen führt.

Nach dem Einlesen der Artikel in den Beleg können nun anhand der ausgedruckten und beim Zählen ausgefüllten Zähllisten die jeweils tatsächlich gezählten Mengen eingetragen werden. Das Mengeneingabefeld besitzt eine automatische Sprungfunktion, d.h. sobald eine Mengeneingabe durch Betätigung der Eingabe-Taste bestätigt wird, springt der Cursor in das Mengeneingabefeld des nächsten Artikels auf dem Inventurbeleg.

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Library:screen Zähllisten erfassen mit eingelesenen Artikeln
Library:screen Zähllisten erfassen mit eingelesenen Artikeln

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ mit eingelesenen Artikeln und erfassten Zählmengen

Erfassung von Korrekturzählmengen (bedarfsabhängig)

Werden im Rahmen der Differenzermittlung für die Inventur Korrekturzähllisten erstellt (vgl. „Druck einer Korrekturzählliste (optional)“), dann empfiehlt es sich, hierfür auch neue Korrekturbelege für eine erneute Differenzermittlung nach erneuter Zählung zu erfassen.

Die Korrekturbelege können ganz normal anhand ihres Namens selektiert und die entsprechenden Zählmengen gemäß Korrekturzählliste neu erfasst werden.

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Library:screen Erfassungsätze
Library:screen Erfassungsätze

Aus- bzw. eingeblendete Erfassungssätze mit negativen Zählmengen

Info

Nachdem alle Korrekturmengen der Neuzählung korrekt erfasst wurden, kann wieder sinnvoll zur Anwendungsmaske für die Ermittlung und Verbuchung von Inventurdifferenzen gewechselt und der normale Ablauf der Inventur fortgesetzt werden. Wurde die Anwendung „Inventurdifferenzen“ zwischenzeitlich nicht geschlossen, muss deren Ansicht manuell aktualisiert werden.

Druck der erfassten Inventurbelege (optional)

Die im vorangegangenen Inventurschritt erfassten Inventurbelege können über die im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ befindliche Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ zu Kontrollzwecken ausgedruckt werden.

Include Pagescreen Hauptmenü3screen Hauptmenü3Inventurliste (erfasst)“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur

Nach Aufruf über das Hauptmenü öffnet sich die Selektions- und Filtermaske für den Druck der Übersicht über die erfassten Inventurbelege.

In dieser Maske können in den Feldern „von Stichtag“ und „bis „Stichtag“ die anzuzeigenden Belege anhand ihres Inventurstichtages gefiltert werden. Es gilt zu beachten, dass für die Filterung nur der Inventurstichtag gemäß Inventurdefinition eine Rolle spielt. Belege, die z.B. an einem anderen Tag erfasst wurden, aber zum selben Inventurstichtag gehören, werden dennoch angezeigt. Über die weiteren Filterungsoptionen für Artikelnummern, Lagerorte oder Erfassungsbelegnummer kann die Anzeige bzw. der Druck zusätzlich eingegrenzt werden. Der Druck erfolgt anschließend über „Drucken“.

Include Pagescreen Selektionsmaskescreen SelektionsmaskeSelektions- und Filterungsmaske der „Inventurliste (erfasst)
Info
iconfalse

Der Druck als PDF über den Menüpunkt „PDF“ ist nur dann möglich, wenn die in Professional ERP integrierte PDF-Erzeugung vollständig konfiguriert ist.

Der Ausdruck dieser Übersicht hat keine weitere Auswirkung auf die Inventur.

Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)

Auch beim Druck der Inventurvergleichsliste handelt es sich um einen optionalen Schritt im Inventurablauf, der keine weitere Auswirkung auf die Inventur hat.

Hierfür wird in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ der Menüpunkt „Inventurvergleichsliste“ aufgerufen.

Include Pagescreen Inventurvergleichsliste im Hauptmenüscreen Inventurvergleichsliste im HauptmenüInventurvergleichsliste“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur

In der sich öffnenden Anwendungsmaske muss im Auswahlfeld „Inventur“ die gewünschte Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) ausgewählt werden. Über die Filterfelder „Von Artikelnummer“ und „Bis Artikelnummer“ kann die Ergebnismenge der zu ermittelnden Vergleichsliste eingegrenzt werden.

Include Pagescreen Inventurvergleichslistescreen InventurvergleichslisteInventurvergleichsliste

Die Standardliste „Inventurvergleichsliste (Einlager)“ stellt nach Betätigung der Menüpunkte „Drucken“ oder „Vorschau“ die lt. System vorhandenen Artikelmengen den Zählmengen aus der Inventur gegenüber. Sie beantwortet die Fragestellung „Welche Differenzmengen würden gemäß aktuellem Erfassungsstand der Inventurbelege verbucht werden?“. Für zurückliegende Inventuren kann mit dieser Liste dann natürlich auch die Fragestellung „Welche Inventurdifferenzen wurden verbucht?“ beantwortet werden.

Verbuchung von Inventurdifferenzen

Dieser Inventurschritt verändert nachhaltig die im System gespeicherten Lagerbestände anhand der bei der Inventur erfassten Zählmengen. Die Verbuchung sollte daher nur durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass alle Zählmengen korrekt erfasst wurden.

WarningDie Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ sollte während der Verarbeitung geschlossen sein bzw. es muss gewährleistet sein, dass während der Verbuchung keine weiteren Zählmengen erfasst werden.

Vor der Verbuchung sollte zudem eine weitere Datensicherung vorgenommen werden!

Die Verbuchungsmaske der Inventurdifferenzen wird über den Menüpunkt „Differenzen verbuchen“ in der Inventurverwaltung aufgerufen und das Auswahlfeld „Inventur“ wird passend zur aktuell ausgewählten Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) vorbelegt. Wird die Verbuchungsmaske über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die entsprechende Inventurdefinition manuell gewählt werden.

Nach Auswahl der Inventurdefinition (manuell oder automatisch durch Aufruf über die Inventurverwaltung) ermittelt das Programm diejenigen Artikel, für die der Soll-Bestand lt. System vom Ist-Bestand gemäß Zählung abweicht. Die ermittelten Artikel werden tabellarisch mit ihren Soll- und Ist-Mengen angezeigt.

Include Pagescreen Tabellarische anzeige der Artikel mit Bestandsabweichungenscreen Tabellarische anzeige der Artikel mit BestandsabweichungenTabellarische Anzeige der Artikel mit Bestandsabweichungen
Druck einer Korrekturzählliste (optional)

Nach der Ermittlung der Inventurdifferenzen besteht die Möglichkeit, eine Korrekturzählliste zu erstellen, um erneute Zählvorgänge zur Verifikation der ermittelten Differenzmengen besser zu unterstützen. Hierfür müssen zunächst die für die erneute Zählung vorgesehenen Artikel anhand des Klickfeldes beim zugehörigen Eintrag der tabellarischen Anzeige in der Inventurdifferenzmaske selektiert und anschließend den Menüpunkt „Korrekturzählliste drucken“ auf dem Reiter „Extras“ in der Funktionsgruppe „Korrektur“ betätigt werden.

Include Pagescreen Erstellen einer Korrekturzähllistescreen Erstellen einer KorrekturzähllisteErstellen einer Korrekturzählliste

Nach Betätigung öffnen sich nacheinander zwei Auswahldialoge, in denen der zu verwendende Zähllistenbeleg und anschließend der gewünschte Drucker ausgewählt werden müssen

InfoÜber die Konfigurationsvariable „INVKORRBEL“ kann die Beleg- und Druckerauswahl automatisiert werden.
Neuen Korrekturbeleg erstellen

Um die mit der Korrekturzählliste erneut gezählten Mengen im Inventurschritt „Zähllisten erfassen“ mit den neuen Werten erfassen zu können, bietet es sich aus Gründen der Übersichtlichkeit an, zur Korrekturzählliste auch einen Korrekturzählbeleg zu erstellen.

Include Pagescreen Erstellung eines Korrekturzählbelegsscreen Erstellung eines Korrekturzählbelegs Erstellung eines Korrekturzählbelegs

Über den Menüpunkt „neuen Korrekturzählbeleg erstellen“ können derartige Zählbelege für die Anwendungsmaske „Zählliste erfassen“ erstellt werden. Bei Betätigung des Menüpunktes Professional ERP, unter welchem Belegnamen der neue Korrekturbeleg gespeichert werden soll.

Include Pagescreen Eingabe Belegname für Korrekturbelegscreen Eingabe Belegname für KorrekturbelegEingabe Belegname für Korrekturbeleg

Standardmäßig schlägt Professional ERP einen Namen mit dem Präfix „KORR_“, gefolgt von einer dreistelligen fortlaufenden Nummer vor.

Im Anschluss erfolgt die Rückfrage, ob die bereits gezählten Mengen zurückgesetzt werden sollen:

Include Pagescreen Inventurdifferenzenscreen InventurdifferenzenRückfrage für die Rücksetzung der bereits erfassten Zählmengen

Wird das Zurücksetzen der bereits erfassten Zählmengen bestätigt, wird bei der Erzeugung des Korrekturzählbeleges für jeden Artikel ein zusätzlicher Erfassungssatz mit negativer Erstzählmenge angelegt, sodass in Summe vor Erfassung der neuen Zählmengen wieder eine Zählmenge von 0 vorhanden ist. Im Korrekturzählbeleg müssen die neu gezählten Mengen daher dann in voller Höhe erfasst werden.

Note

Wird die Zählmenge nicht zurückgesetzt, so muss bei der Erfassung der Korrekturmengen die zuvor regulär gezählte Inventurmenge berücksichtigt und Abweichungen zur Ersterfassung als Differenzmengen berücksichtigt werden. Hierbei ist besondere Sorgfalt von Nöten.

Nach der Erstellung von Korrekturzählbelegen sollte die Anwendungsmaske für Inventurdifferenzen geschlossen und zurück in die Anwendung „Zähllisten erfassen“ und den zugehörigen Inventurschritt gewechselt werden, um die Korrekturmengen zu erfassen (vgl. „Zähllisten erfassen“).

Tatsächliche Differenzbuchung durchführen

Die zu verbuchenden Differenzen können analog zur Auswahl für den Druck eines Korrekturzählbelegs per Klickfeld in der Tabelle einzeln markiert werden. Alternativ können alle Differenzen über den Button „alle markieren“ komplett ausgewählt werden. Nach Auswahl der Differenzdatensätze muss zunächst der Button „Buchmengen ermitteln“ betätigt werden, damit die ermittelten Differenzmengen als tatsächliche Buchungsmengen festgelegt werden. Über die Schalfläche „Differenzmengen verbuchen“ wird dann die eigentliche Verbuchung der Differenzmengen veranlasst. Die sich öffnende Sicherheitsabfrage ist dann zu bejahen.

Include Pagescreen Sicherheitsabfrage für Verbuchung von Differenzmengenscreen Sicherheitsabfrage für Verbuchung von DifferenzmengenSicherheitsabfrage für Verbuchung von Differenzmengen

Nach erfolgter Verbuchung meldet das System den Abschluss der Buchungsarbeiten

Include Pagescreen Abschlussmeldung nach Differenzverbuchngscreen Abschlussmeldung nach DifferenzverbuchngAbschlussmeldung nach Differenzverbuchung

Im Anschluss daran kann die Differenzverbuchungsmaske geschlossen werden.

Abschluss der Inventur

Nach dem Verbuchen der Inventurdifferenzen kann in der Inventurverwaltung über den Button „Inventur abschließen“ die aktuelle Inventur abgeschlossen werden.

Include Pagescreen Inventurverwaltung schaltfläche Inventur abschließenscreen Inventurverwaltung schaltfläche Inventur abschließenInventurverwaltung – Button „Inventur abschließen“

Nach dem Betätigen erscheint eine Rückfrage, deren Inhalt davon abhängt, ob es noch unverbuchte Inventurdifferenzen für die aktuell gewählte Inventurdefinition gibt. Grundsätzlich zielt die Rückfrage immer auf den Abschluss der aktuellen Inventur ab.

Sind keine Differenzen mehr vorhanden, so lautet die Rückfrage:
Include Pagescreen Inventurdifferenzen1screen Inventurdifferenzen1Sofern noch Differenzen vorhanden sind, lautet die Rückfrage:
Include Pagescreen Inventurdifferenzen2screen Inventurdifferenzen2
Note

Die Rückfrage ist grundsätzlich nur dann mit „Ja“ zu beantworten, wenn die betreffende Inventur tatsächlich abgeschlossen werden soll. Wenn eine Inventur über mehrere Tage erfasst wird bzw. noch nicht alle Zählbelege erfasst wurden, darf der Button „Inventur abschließen“ erst nach Abschluss der letzten Erfassung betätigt werden.

Eine einmal abgeschlossene Inventur kann nicht mehr geöffnet werden, daher ist vor einem Inventurabschluss sicher zu stellen, dass auch wirklich alle Belege erfasst und eventuell vorhandene Differenzen korrekt verbucht wurden bzw. muss gewährleistet sein, dass eine Nichtverbuchung vorhandener Differenzen tatsächlich gewünscht ist.

Wurde eine Inventur durch über den zugehörigen Button abgeschlossen, können im Anschluss die Nacharbeiten zur Inventur vorgenommen werden (vgl. „Nach Abschluss einer Inventur“).


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