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Hinweise zur Inventur

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ werden Inventurdifferenzen – anders als in der Grundversion, in der die Bestandsinformationen des Artikelstamms die Ausgangsbasis darstellt – anhand der Bewegungsdaten der Tabelle BEW1 ermittelt.

Bei der Ermittlung von Inventurdifferenzen berechnet das Programm zunächst den theoretischen Lagerbestand pro Lagerort anhand aller Buchungen in der Bewegungstabelle BEW1, die vor 23:59h des Inventurstichtages verbucht wurden. Daher stellt es kein Problem dar, wenn Lagerbuchungen durchgeführt werden, obwohl die Inventur noch nicht verbucht wurde, allerdings müssen alle Buchungen, die am Inventurstichtag vorgenommen werden auch beim Inventurbestand entsprechend mitberücksichtigt werden. Sind derartige Überschneidungen von Zählung und betrieblichen Lagerbuchungen nicht erwünscht, so muss als Inventurstichtag der Tag vor der eigentlichen Zählung gewählt werden und während der Zählung dürfen keine weiteren Lagerbuchungen vorgenommen werden.

Bei der Verbuchung von Inventurdifferenzen werden nur solche Artikel und Lagerorte berücksichtigt, die in einer Zählliste erfasst wurden (vgl. „Zähllisten erfassen“). Wird kein Bestand zu einem Artikel oder Lagerort erfasst, erfolgt später auch keine Differenzbuchung. Hierdurch besteht die Möglichkeit, eine Inventur nur auf bestimmte Lagerorte durchzuführen, ohne an allen Lagerorten zählen zu müssen.

Vorbereitung

Vor der Durchführung einer Inventur sind folgende Vorarbeiten durchzuführen:

1.  Erstellung einer Datensicherung
2. Bewegungskorrektur Mehrlager
3. Bereitstellung der Zähllistenbelege

Datensicherung

Vor Beginn jedweder Inventurarbeiten ist eine geeigneteDatensicherung des aktuellen Datenbestandes vorzunehmen. Für Installationen mit einer Datenhaltung mittels FoxPro-Tabellen wird empfohlen eine Kopie des Datenverzeichnisses von Professional ERP vorzunehmen. Die weiteren, im Rahmen des Inventurablaufes empfohlenen, Datensicherungen sollten in gleicher Art und Weise, aber in unterschiedliche Zielverzeichnisse vorgenommen werden. Für Sicherungsmaßnehmen bei Datenhaltung mit SQL-Servern sind Sicherungen mittels des SQL-Managementstudios zu erstellen.

Bewegungskorrektur Mehrlager

Vor einer Inventur ist zunächst immer eine bewegungsbezogene, automatische Korrektur durchzuführen. Die Bewegungskorrektur Mehrlager wird im Hauptmenü in der Rubrik „Dienste“ im Untermenü „Systemarbeiten“ aufgerufen

Bereitstellung der Zähllistenbelege

Sofern die für die Inventur zu verwendenden Zähllisten und eventuell benötigte Korrekturbelege mit Professional ERP erstellt werden sollen (vgl. „Zähllistendruck (optional, empfohlen)Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.“), ist zudem sicherzustellen, dass entweder die zugehörige Belegvorlage „INVS0001“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste“) oder „INVS0008“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste (inkl. Korrekturbeleg)“) und „INVS0002“ (Standardbezeichnung „Zählliste interne Abgänge“) ins System importiert wurden.

Die Belegvorlagen können über die Anwendungsmaske „Zähllisten drucken“ importiert werden, welche im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ in deren Untermenü „Inventur“ aufgerufen werden kann.

Der Inventurablauf

Der Inventurablauf Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Schaltflächen dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“)

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten:

1.  Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ können neben normalen Lagerbestandsveränderungen auch solche physikalischen Lagerbestandsänderungen erfasst werden, die aus wirtschaftlicher Sicht (noch) keine tatsächliche Bestandsveränderung darstellen. Beispiele hierfür sind u.a. Ausleihen oder beigestellte Komponenten im Rahmen der verlängerten Werkbank, bei denen Ware sich nicht an firmeneigenen Lagerorten befindet, aber dennoch zum eigenen Lagerbestand zugerechnet werden müssen und daher in einer Inventur zu erfassen sind. Inventuren für derartige Lagerbestände werden als separate Inventurdefinitionen erfasst.

Beim Erstellen einer Inventurdefinition muss daher über das Auswahlfeld „Bestand“ zusätzlich zum Inventurstichtag und der Bezeichnung die Bestandsart festgelegt werden, für die die Inventur gelten soll.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden.

Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Artikelgruppen zugeordnet sind. Durch den Filter „Bewegungslager“ kann die Inventur dergestalt eingeschränkt werden, dass nur noch Artikel in der Inventur berücksichtigt werden, die zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Inventur mindestens einmalig Bestand auf einem der im Filter eingetragenen Lagerorte besaßen.

Um mehrere Bewegungslager für die Filterung einzuschließen, sind deren Namen durch Kommata getrennt anzugeben.

Ist der Filter „Bewegungslager“ gesetzt, können in der Zählmengenerfassung nur solche Lagerorte ausgewählt werden, die in diesem Filter enthalten sind.

In der Folge sind dann Artikel nur für die gefilterten Lagerorte erfassbar. Wird z.B. eine Serien- oder Chargennummer auf einem Lagerort ausgewählt, der nicht im Filter enthalten ist, so wird der erzeugte Inventursatz immer auf den in der Zählmengenerfassung vorgegebenen Lagerort erfasst. Professional ERP quittiert Versuche, Inventursätze für ausgefilterte Lagerorte zu erfassen dann mit einer Hinweismeldung.

Ist die Option „nur Artikel mit Bestand“ aktiviert, so werden beim Vormerken nur Artikel für die Inventur vorgemerkt, die zum Zeitpunkt des Vormerkens Bestand auf einem der angegebenen Bewegungslager haben.

Für komplexere Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist. Sobald der Artikelbestand eingefroren ist, können die Bedingungen nicht mehr geändert werden.

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über die Schaltfläche „Artikel vormerken“ veranlasst.

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über die Schaltfläche „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels der Schaltfläche „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung.

Zähllistendruck (optional, empfohlen)

Nach erfolgreicher Artikelvormerkung können über die Inventurverwaltung die für die Inventur benötigten Zähllistenbelege gedruckt werden.

Der Druck der Zähllisten kann sowohl aus der Inventurverwaltung über die Schaltfläche „Zählliste drucken“ als auch über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag gestartet werden. Werden Zähllisten aus der Inventurverwaltung heraus gedruckt, so öffnet sich zunächst eine Auswahlmaske, in der der zu druckende Beleg gewählt werden muss.

Im Anschluss öffnet sich der Auswahl- und Filterdialog für den gewählten Zähllistenbeleg. Wurde der Zähllistendruck über die Inventurverwaltung ausgelöst, ist in der Auswahlbox „Inventur“ bereits die korrekte Inventurdefinition (erkennbar an Datum und Bezeichnung) ausgewählt. Bei einem Aufruf des Zähllistendrucks über das Hauptmenü, muss die korrekte Inventur ggf. erst noch ausgewählt werden. In diesem Dialog können zudem die zu druckenden Zähllistenbelege zusätzlich gefiltert werden.

Mit Betätigung der Schaltfläche „Ok“ wird dann der Windows-Druckdialog geöffnet; in dem dann der physikalische Drucker, zu druckende Seitenbereiche und Anzahl der Druckkopien festgelegt werden.

Mit Betätigung der Schaltfläche „Drucken“ wird die Zählliste auf dem gewählten Drucker ausgedruckt.

Die Auswahl des Zähllistenbeleges und Vorbelegung des Zieldruckers gibt es eine Reihe von Konfigurationsvariablen, die eine separate Steuerung des Programmverhaltens in Abhängigkeit von der für die Inventurdefinition gewählten Bestandsart erlauben.

Die konkreten Bezeichnungen und Belegungsoptionen dieser Konfigurationsvariablen sind in der Anwendung „Konfigurationsvariablen“ im Untermenü „Firmendaten“ der Hauptmenürubrik „Stammdaten“ mit dem Suchbegriff „INVZLD<ART>“ zu finden.

Bestand einfrieren

Nach Artikelvormerkung und dem ggf. durchgeführten Zähllistendruck kann der für diese Inventur vorgemerkte Artikelbestand eingefroren werden. Es gilt zu beachten, dass dieser Inventurschritt im Gegensatz zum Inventurablauf älterer Professional ERP Versionen nicht mehr über einen Menüpunkt im Untermenü „Inventur“ der Hauptmenürubrik „Lager“ vorgenommen werden kann, sondern nur noch über die Schaltfläche „Bestand einfrieren“ in der Inventurverwaltung.

Vor dem Einfrieren prüft das Programm, ob im System Datenregeln gefunden werden, die in den Vorgängerversionen von Professional ERP 6.11 während des Einfrierens besondere Funktionen bereitgestellt haben.

Da der Programmablauf Datenregeln früherer Programmversionen nicht mehr unterstützt, erscheint eine Warnmeldung, die es erlaubt, den Einfriervorgang abzubrechen oder diesen trotzdem – dann jedoch ohne Berücksichtigung der Datenregel – durchzuführen

Sofern die erweiterte Funktionalität der nicht mehr unterstützten Datenregel zwingend benötigt wird, brechen Sie bitte den Einfriervorgang ab und wenden sich an den Support der Software-Schmiede, um eine entsprechende Anpassung der Datenregel an den neuen Programmablauf zu veranlassen.