Rücklieferungen

Geschäftsprozesse des Typs
Rücklieferung an Lieferant beschreiben spezielle Bestellvorgänge, die dann Anwendung finden, wenn das Zug um Zug Geschäft eines normalen Bestellvorgangs – z.B. wegen transportbedingter Schäden an der gelieferten Ware – nicht im Sinne beider beteiligten Seiten zum Abschluss gebracht werden kann. Bei solchen Rücklieferungsvorgängen kann es zu einer fallabhängigen und vorübergehenden Umkehrung des Warenflusses kommen, bei der (schadhafte) Ware mit einem Rücklieferschein an den Lieferanten zurückgesendet wird.

Erstellung und Bearbeitung eines Rücklieferungsvorgangs

Erstellung als Rücklieferungsvorgang zu einem konkreten Bestellvorgang:

Bei Verwendung der Option Rücklieferung auf akt. Vorgang wird der aktuell im Bestellwesen positionierte Bestellvorgang als Ausgangspunkt für den zu erstellenden Rücklieferungsvorgang verwendet.

Damit diese Option bei der Neuanlage eines Rücklieferungsvorgangs ausgewählt werden kann, muss für den aktuell positionierten Bestellvorgang mindestens ein Wareneingang für eine Teilmenge einer Bestellposition verzeichnet worden sein.

Bei der Erzeugung des Rücklieferungsvorgangs mit dieser Option werden zunächst die Kopfinformationen des ursprünglichen Bestellvorgangs dupliziert. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, die Kopfinformationen – z.B. im Hinblick auf den Betreff oder Vorgangsnotizen – anzupassen. Nach dem Speichern der Kopfinformationen wechselt Professional ERP – wie beim normalen Bestellprozess auch – automatisch auf das Register Positionen und bietet dem Benutzer ebenfalls automatisch einen Positionsauswahldialog an, in welchem die Bestellpositionen der ursprünglichen Bestellpositionen für die Übernahme in den Rücklieferungsvorgang an. In der Spalte RL-Menge können die tatsächlich für die Rücklieferung vorgesehenen Mengen durch Direkteingabe angepasst werden. Die Spalte max. RL-Menge gibt an, welche Menge – basierend auf dem für den ursprünglichen Bestellvorgang bisher verzeichneten Wareneingang – maximal zurückgeliefert werden kann. Die Spalte Bestellmenge gibt immer die volle Bestellmenge des Bestellvorgangs für den Artikel an.

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Nach Bestätigung mit Ok öffnet sich ein weiterer Dialog für die Erfassung der Rücklieferungsdaten mit denen die für die Rücklieferung relevanten Sachverhalte näher beschrieben werden. Nach Bestätigung des Erfassungsdialogs für Rücklieferungsdaten mit Ok werden die gewählten Bestellpositionen mit den zugehörigen Rücklieferungsmengen und den ihnen zugewiesenen Rücklieferungsdaten als neue Positionen in den Rücklieferungsvorgang übernommen.

Erstellung als Rücklieferungsvorgang für einen bestimmten Lieferanten:

Neuanlage einer Rücklieferung die Option Rücklieferung auf Lieferant gewählt, verläuft der Neuanlageprozess wie bei einem normalen Bestellvorgang. D.h. es wird ein neuer Vorgang erstellt, für den zumindest die Lieferantenadresse anhand seiner Adressnummer ausgewählt werden muss. Optional können Kopfinformationen wie der Betreff oder eine ggf. gewünschte abweichende Lieferadresse ergänzt werden. Nach dem Speichern des Vorgangskopfs wechselt Professional ERP auch hier automatisch auf das Register Positionen und es öffnet sich analog zur ersten Erstellmethode ein Positionsauswahldialog für die Rücklieferungspositionen. Der Dialog bietet dieses Mal jedoch alle vom gewählten Lieferanten bereits gelieferten Artikel für die Übernahme in die Rücklieferung an. Nach der Bestätigung des Positionsauswahldialogs öffnet sich dann auch hier der Erfassungsdialog für die Rücklieferungsdaten.

Wird während der Erstellung eines Rücklieferungsvorgangs die Positionsauswahl abgebrochen, besitzt dieser zunächst keine Positionen. Auf dem Register Positionen können jedoch über normale Positionsneuanlagen beliebig viele Positionen manuell hinzugefügt oder wieder entfernt werden. Für manuell hinzugefügte Positionen müssen die zugehörigen Rücklieferungsdaten erfasst werden, andernfalls ist wird der Druck des Rücklieferscheins mit Hinweis auf die fehlenden Rücklieferungsdaten verweigert.

Ein Abbruch in der Erfassungsmaske für die Rücklieferungsdaten unmittelbar nach der Positionsauswahl führt dazu, dass die gewählten Positionen mit ihren Mengen jedoch ohne Rücklieferungsdaten in den Rücklieferungsvorgang übernommen werden. Auch in diesem Fall ist eine nachträgliche Erfassung der Rücklieferungsdaten zwingend notwendig, damit ein Rücklieferschein gedruckt werden kann.

Erfassung von Rücklieferungsdaten

Die Erfassungsmaske für Rücklieferungsdaten öffnet sich automatisch während der Neuanlage eines Rücklieferungsvorgangs; kann jedoch auch über den zugehörigen Menüpunkt Rücklieferungsdaten auf dem Reiter Position aufgerufen werden.

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Der Dialog ist in vier Bereiche gegliedert:

①

In diesem Informationsbereich wird der Bestellvorgang mit seiner Bestellnummer und deren Bestellposition (inkl. Artikelbezeichnung) ausgegeben, für die die im Bereich ② angegebenen Rücklieferungsdaten bei der Datenübernahme vorrangig gelten. Die angezeigten Informationen beziehen sich auf die aktuell im Bereich ③ ausgewählt Bestellposition. Bei Maskenstart im Rahmen einer Rücklieferungsneuanlage ist dies die erste für die Rücklieferung vorgesehene Bestellposition. Bei einer manuellen Nachbearbeitung handelt es sich um die zuvor im Rücklieferungsvorgang positionierte Rücklieferungsposition.

②

In diesem Bereich erfolgt die Eingabe und Anzeige der Rücklieferungsdaten zur aktuellen Rücklieferungsposition. Folgende Felder sind zu belegen:

Rücklieferungsgrund:	Über die Firmenparameter bzw. Kürzelpflegemaske frei definierbares Kürzel mit kurzem Beschreibungstext, der den Grund der Rücklieferung kurz beschreibt.
Rücklieferungserwartung:	Für jede Rücklieferungsposition kann eine Erwartung ausgewählt werden, wie mit der Rücklieferung – auch Seitens des Lieferanten – sowohl materiell als auch finanziell umzugehen ist. Die möglichen Ausprägungen der für Rücklieferungserwartungen werden im Unterabschnitt Rücklieferungserwartung / Rücklieferungsentscheidung und deren Bedeutung weiter ausgeführt. Bei der Erstellung eines Rücklieferungsvorgangs muss für den Druck des Rücklieferscheins mindestens eine Rücklieferungserwartung angegeben werden. Auf deren Auswahl kann verzichtet werden, wenn bereits feststeht, wie die Rücklieferungsentscheidung aussieht / aussehen wird und diese entsprechend ausgewählt wird.
Rücklieferungsentscheidung:	Neben einer Rücklieferungserwartung kann einer Position auch eine konkrete Rücklieferungsentscheidung zugewiesen werden. Die endgültige Rücklieferungsentscheidung – und insbesondere die damit verbundenen Auswirkungen auf Lagerbestandsbuchungen – kann auch noch nach dem Druck des Rücklieferscheins erfolgen. Wird eine von der ursprünglichen Erwartung abweichende Entscheidung ausgewählt, werden die beim Rücklieferscheindruck vorgenommenen Buchungen ggf. aufgehoben und entsprechend der Entscheidung neu gebucht.
Verschrottung bei uns:	Das Klickfeld Verschrottung bei uns legt fest, dass die von der Rücklieferung betroffenen Artikel ersatzlos aus dem Artikelbestand zu entfernen sind. Das Klickfeld kann nur in Verbindung mit einer Rücklieferungsentscheidung Kein Anspruch sinnvoll angewendet werden, wenn es um die Abbildung eines Vorfalls geht, bei dem keinerlei Ersatzansprüche geltend gemacht werden können, obwohl dies zunächst anders erwartet wurde
Fehlerbeschreibung:	Freitextfeld für eine ausführlichere Beschreibung des Fehlers, der zur Rücklieferung der Position führt Dieser Text wird auf dem Rücklieferschein mit ausgegeben und geht damit auch an den Lieferanten
interne Bemerkungen:	Freitextfeld für interne Bemerkungen zur Rücklieferungsposition. Hier eingetragene Bemerkungen werden dem Lieferanten nicht übermittelt.

③

Tabellarische Auflistung der zum Rücklieferungsvorgang gehörenden Positionen. Im Rahmen der Neuanlage eines Rücklieferungsvorgangs werden hier die in der zuvor in Positionsauswahl für die Übernahme markierten Bestellpositionen angezeigt. Beim erneuten Öffnen des Erfassungsdialogs für Rücklieferungsdaten werden dann die tatsächlich im Rücklieferungsvorgang als Positionen vermerkten Artikel aufgeführt.

Per Mausklick auf einen der vorhandenen Einträge dieses Anzeigebereichs wird auf diesen positioniert und die zugehörigen Rücklieferungsdaten können mit den Eingabefeldern des Bereichs ② erfasst bzw. geändert werden.

④

Am unteren Ende des Dialogs befinden sich vier Menüpunkte mit denen gesteuert wird, wie mit den eingegebenen Rücklieferungsdaten umgegangen wird:

Für nachfolgende übernehmen:	Die in den Eingabefeldern des Bereichs ② eingegebenen Rücklieferungsdaten werden auf die aktuell in Bereich ③ positionierte Rücklieferungsposition und weiteren, die sich darunter befinden, übernommen.
Ok:	Übernimmt die die in Bereich ② befindlichen Rücklieferungsdaten auf die aktuelle Rücklieferungsposition und schließt den Dialog.
Abbruch:	Beendet den Dialog ohne die ggf. im Bereich ② eingegebenen bzw. geänderten Daten für die aktuell positionierte Rücklieferungsposition zu übernehmen.
Übernehmen:	Übernimmt die die in Bereich ② befindlichen Rücklieferungsdaten auf die aktuelle Rücklieferungsposition.

Rücklieferungserwartung / Rücklieferungsentscheidung und deren Bedeutung

Beim Druck eines Rücklieferscheins führt Professional ERP in Abhängigkeit vom Vorhandensein des Erweiterungsmoduls Mehrlager / Seriennummernverwaltung und den positionsbezogenen Vorgaben für Rücklieferungserwartung bzw. -entscheidung unterschiedliche Bestandsbuchungen durch, ändert ggf. offene Bestellmengen und legt in Verbindung mit dem Zusatzmodul Rechnungsprüfung zusätzliche Buchungsdatensätze für die Rechnungsprüfung an. Für die nachfolgend noch genauer ausgeführten Rücklieferungserwartungen bzw. -entscheidungen gelten folgende Regeln:

Erwartungen / Entscheidungen im Kontext einer Reparatur führen in Installationen mit dem Erweiterungsmodul Mehrlager / Seriennummernverwaltung zu Umbuchungen der rückgelieferte Artikel auf den besonderen Lagerort Reparatur , wo sie bis zu einer erneuten Wareneingangsbuchung verbleiben. In Installationen ohne das Erweiterungsmodul Mehrlager / Seriennummernverwaltung werden in Reparatur befindliche Artikel dagegen bis zum erneuten Wareneingang nach Reparatur vollständig aus dem Bestand gebucht.
Erwartungen / Entscheidungen, die den Kontext kostenpflichtig verwenden, führen in Installationen mit dem Erweiterungsmodul Rechnungsprüfung auch zu Datensätzen für die Rechnungsprüfung. In Installationen ohne das Zusatzmodul haben die zugehörigen Erwartungen / Entscheidungen nur informativen Charakter.

Folgende Rücklieferungserwartungen / -entscheidungen stehen zur Auswahl:

Option	Auswirkung
Reparatur beim Lieferanten kostenlos	Abgangsbuchung bzw. Umbuchung auf Reparatur für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Keine Auswirkung auf Rechnungsprüfung.
Prüfung beim Lieferanten / Kostenvoranschlag	Abgangsbuchung bzw. Umbuchung auf Reparatur für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Kann sinnvoll nur als Rücklieferungserwartung ausgewählt werden. Wird diese Option als Rücklieferungsentscheidung eingetragen, betrachtet Professional ERP dies als Entscheidung für Reparatur beim Lieferanten kostenpflichtig . Der Benutzer erhält eine entsprechende Hinweismeldung.
Reparatur beim Lieferanten kostenpflichtig	Abgangsbuchung bzw. Umbuchung auf Reparatur für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Für die Rechnungsprüfung wird beim Druck des Rücklieferscheins eine Negativbuchung erzeugt, um die rückgelieferte Menge von einer Rechnungsprüfung mit dem Rest der Bestellung ausnehmen zu können. Bei Buchung des Wareneingangs nach Reparatur wird eine zusätzliche positive Rechnungsprüfungsposition erzeugt, um die Reparaturkosten ebenfalls einer Prüfung unterziehen zu können. Gutschrift
Gutschrift	Abgangsbuchung für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird nicht geändert. In Rechnungsprüfung wird ein negativer Prüfdatensatz erzeugt, um die Gutschrift erfassen zu können. Die Rücklieferung muss über die Rechnungsprüfung / Verbindlichkeitenverwaltung abgeschlossen werden.
Reparatur bei uns kostenlol	Abgangsbuchung bzw. Umbuchung auf Reparatur für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Keine Auswirkung auf Rechnungsprüfung
Reparatur bei uns kostenpflichtig	Abgangsbuchung bzw. Umbuchung auf Reparatur für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Für die Rechnungsprüfung wird beim Druck des Rücklieferscheins eine Negativbuchung erzeugt, um die rückgelieferte Menge von einer Rechnungsprüfung mit dem Rest der Bestellung ausnehmen zu können. Bei Buchung des Wareneingangs nach Reparatur wird eine zusätzliche positive Rechnungsprüfungsposition erzeugt, um die Reparaturkosten ebenfalls einer Prüfung unterziehen zu können.
Kein Anspruch	Abgangsbuchung für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird nicht geändert. Keine Auswirkung auf Rechnungsprüfung. Erledigung durch Buchung mit Liefermenge 0. Eine Verwendung dieser Option als zunächst alleinstehende Rücklieferungserwartung ist nicht sinnvoll.
Nachlieferung kostenlos	Abgangsbuchung für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Keine Auswirkung auf Rechnungsprüfung.
Nachlieferung kostenpflichtig	Abgangsbuchung für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Für die Rechnungsprüfung wird beim Druck des Rücklieferscheins eine Negativbuchung erzeugt, um die rückgelieferte Menge von einer Rechnungsprüfung mit dem Rest der Bestellung ausnehmen zu können. Bei Buchung des Wareneingangs nach Reparatur wird eine zusätzliche positive Rechnungsprüfungsposition erzeugt, um die Nachlieferungskosten ebenfalls einer Prüfung unterziehen zu können.
Rechnungsminderung ohne Warenfluss	Es erfolgt keine Abgangsbuchung. Die offene Bestellmenge wird nicht geändert. Keine direkte Auswirkung auf die Rechnungsprüfung; die Rechnungsminderung wird durch reduzierte Beträge in der vorhandenen Rechnungsprüfungsposition abgewickelt.
Rechnungsminderung mit Warenfluss	Abgangsbuchung für rückgelieferte Positionen. Offene Bestellmenge wird um rückgelieferte Menge erhöht. Keine direkte Auswirkung auf die Rechnungsprüfung; die Rechnungsminderung wird durch reduzierte Beträge in der vorhandenen Rechnungsprüfungsposition abgewickelt.

Druck des Rücklieferscheins

Nach Erstellung des Rücklieferungsvorgangs und der Erfassung der Rücklieferungsdaten befindet sich der Vorgang zunächst im Status RL nicht gedruckt . Um die mit der Rücklieferungserwartung / -entscheidung assoziierten Teilprozesse hinsichtlich Bestandsabbuchung bzw. Lagerumbuchung, Anpassung der offenen Bestellmengen und Erzeugung von Rechnungsprüfungsdatensätzen auszulösen muss im nächsten Schritt der Rücklieferschein gedruckt werden. Der Druck erfolgt standardmäßig über den Menüpunkt Beistell- / Rück-Liefers. dieses Belegtyps.

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Durch den Druck als Rücklieferschein erhält der Vorgang den Status Rücklieferung.

Vor dem Druck wird geprüft, ob alle Rücklieferungspositionen des Vorgangs mindestens eine Rücklieferungserwartung besitzen. Andernfalls wird der Benutzer aufgefordert, dies nachzuholen und der Druckvorgang wird unterbrochen.

Erledigung des Rücklieferungsvorgangs

Im Bestellwesen steht bei aktivem Register Position auf dem Reiter Position der Menüpunkt Rücklieferung erledigen zur Verfügung.

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Bei Betätigung dieses Menüpunktes prüft Professional ERP zunächst, ob der Rücklieferungsposition bereits eine Rücklieferungsentscheidung zugewiesen wurde. Ist dies nicht der Fall, fragt Professional zunächst, ob die vorhandene Erwartung zur Entscheidung gemacht werden soll. Wird dies verneint, öffnet sich der Dialog für die Erfassung der Rücklieferungsdaten. Unabhängig davon wie die Zuweisung der Entscheidung erfolgt ist, prüft Professional ERP ob die getroffene Entscheidung einen erneuten Wareneingang erfordert und falls ja ob dieser bereits stattgefunden hat. Ist kein Wareneingang verzeichnet, öffnet sich der Erfassungsdialog für den Wareneingang.

Alternativ kann der zur Rücklieferung gehörende Wareneingang auch in der Anwendung Wareneingänge erfassen gebucht werden. Auch dort erfolgt für Rücklieferungspositionen die Prüfung, ob diese bereits eine Rücklieferungsentscheidung besitzt. Analog zum Ablauf im Bestellwesen hat der Benutzer auch hier die Möglichkeit entweder die vorhandene Erwartung als Entscheidung zu übernehmen oder in den Rücklieferungsdaten eine abweichende Entscheidung vorzugeben.

Ein Rücklieferungsvorgang wird insgesamt als erledigt betrachtet und mit dem Status Rücklief. erl. gekennzeichnet, wenn alle Rücklieferungspositionen mit einer Rücklieferungsentscheidung versehen sind und alle zugehörigen Lagerbuchungen gemäß diesen Entscheidungen durchgeführt wurden.

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