Schulung

Definition

Mit der Anwendung Schulung können Schulungstermine für interne Mitarbeiter und externe Personen erstellt werden.

Schulung anlegen

Für eine Schulung werden mehrere Angaben benötigt. Die Schulungsnummer ist eindeutig und wird bei jeder Neuanlage ermittelt, deshalb ist es möglich, für unterschiedliche Schulungen denselben Matchcode zu vergeben.

Pflichtfelder sind der Matchcode, Schulung, Bereich und die ToDo-Art. Die Mindest- und Maximalanzahl der Teilnehmer dient als Info für den Bearbeiter. Bei der Erstellung des Termins werden die Zahlen nicht berücksichtigt, da Teilnehmer auch später hinzugefügt oder entfernt werden können. Schulungsort und Ansprechpartner werden bei der Erstellung eines ToDos übernommen.
Teilnehmer dürfen Benutzer, Adressen oder Ansprechpartner sein. In das Textfeld des Ansprechpartners kann entweder der Matchcode des Ansprechpartners oder die Adresse eingeben werden. Der Referent wird durch das Setzen des Häkchens bestimmt. Mit dem [x]-Button können die Teilnehmer wieder entfernt werden. Ein Limit an Teilnehmer gibt es nicht.

Um die Menüpunkte Qualifikationen vergeben, Teilnehmer hinzufügen und Referent hinzufügen bedienen zu können, muss ein Schulungsthema mit der Schulung verknüpft sein.

Will man wissen, welche Personen die Schulung benötigen, so gibt es unter Extras den Button Teilnehmer hinzufügen.  In einer Tabelle werden alle Personen angezeigt, die diese Qualifikation benötigen. Der Button Referent hinzufügen zeigt alle Personen, die als Referent geeignet sind. Ist im Schulungsthema keine Qualifikation für den Referenten hinterlegt, dann werden Personen angezeigt, die die geschulte Qualifikation besitzen.

Einen Schulungstermin erstellt man, indem man unter Extras den Button Termin erzeugen betätigt.  Es ist erlaubt, pro Schulung mehrere Schulungstermine zu erstellen.  Bereich, ToDo, Schulungsort und Ansprechpartner werden von der Schulung übernommen. Wenn Termine für Adressen oder Ansprechpartner erstellt werden, kann im Feld Bearbeiter _STE_ADR oder _STE_ANS stehen, da in diesem Fall kein konkreter Benutzer vorliegt.  

Auf dem Register Teilnehmer werden Benutzername, Firmenname und Namen des Ansprechpartners angezeigt.

Die ToDo-Maske wurde um das Schulungsfeld erweitert. Legt man in Kontaktmanagement einen Termin an, so kann man eine Schulung angeben, aber bei dem Termin handelt es sich nicht um einen Schulungstermin, sondern um Termine, die etwas mit der Schulung zu tun haben, wie beispielweise die Vorbereitung. Mit dem OK Button wird der Termin erstellt.

Schulungstermine 

In der Tabelle der Schulungsmaske werden alle erstellten Schulungstermine angezeigt, die mit der Schulung verknüpft sind. Die Schulungstermine werden auch im Kontaktmanagement für den jeweiligen Benutzer angezeigt.

Auch wenn ein Termin bereits erstellt wurde, können weitere Teilnehmer zu der Schulung hinzugefügt oder entfernt werden. Da die Termine automatisch für alle Teilnehmer erzeugt werden, werden auch für nachträglich hinzugefügte Teilnehmer Schulungstermine erstellt. Bereits stattgefundene Schulungstermine können nicht mehr verändert werden.

Im CRM lassen sich in der Schulungsmaske erzeugte Todos hinsichtlich des Zeitpunkts ändern, die Teilnehmer jedoch können nur in der Schulungsmaske bearbeitet werden. Für die Bearbeitung der Teilnehmer kann im CRM per Rechtsklick auf die Teilnehmer, die unten rechts im CRM aufgelistet sind, oder dirket auf dem Termin die Schulungsmaske geöffnet werden. Zusagen und Absagen sind nur für Benutzer möglich, nicht für externe Teilnehmer. Diese sagen bei der Generierung eines Schulungstermins automatisch zu.

Per Rechtsklick auf die Tabelle mit den ToDos kann man verschiedene Aktionen ausführen. Über das Kontextmenü ist es möglich, einen Termin für eine Schulung zu ändern. Der Termin wird dann bei allen Teilnehmern automatisch aktualisiert.

Im Menüband unter Kommunikation gibt es die Möglichkeit, eine Schulungseinladung per Mail an alle Teilnehmer zu versenden. Es öffnet sich Outlook mit zwei Mails, eine für die internen Teilnehmer, welche an die Benutzer versendet wird, und eine für externe Teilnehmer.

Im Menüband unter Extras in der Anwendung Schulung, Schulungsthema und Qualifikation gibt es den Button geplante Schulungen anzeigen. 

Qualifikationen vergeben

Nachdem die Schulung durchgeführt wurde, kann mit dem Button Qualifikation vergeben die Qualifikation verteilt werden.

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