Verbindlichkeiten verwalten

Neuanlage einer Verbindlichkeit

Über das Menü Datei - Neu (Register Verbindlichkeiten) aktivieren Sie die Neuanlage für die Erfassung einer Eingangsrechnung. Anhand der Adressnr. oder des Matchcodes geben Sie die entsprechende Lieferantenadresse für die Verbindlichkeit an. Um eine Lieferantenadresse zu finden steht Ihnen auch die Lupe neben dem Feld Adressnr. zur Verfügung.

Sie gelangen mit folgenden Varianten in den Modus der Neuanlage:

über das Menü mit Datei-Neu
mit der Funktionstaste F9
durch Anklicken des leeren Blattes

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Alle Felder wurden jetzt für die Eingabe frei geschaltet.

Der Cursor befindet sich in dem Feld Adressnr. Hier können Sie die Adressnummer des Lieferanten, für den Sie die Verbindlichkeit erfassen wollen, eingeben. Wenn Sie diese nicht wissen, wechseln Sie in das Feld Matchcode, um hier den Matchcode des Lieferanten einzugeben.

Sobald Sie Ihre Eingabe in dem Feld Matchcode (z.B. L.MÜLLER) bestätigt haben, werden alle adressbezogenen Daten des Lieferanten, die im Adressstamm hinterlegt sind, abgerufen und in die entsprechenden Felder der Verbindlichkeitenverwaltung übernommen.

Sollten Sie in Ihrer Adressverwaltung mehrere Adressen mit dem Matchcode L.MÜLLER hinterlegt haben, erhalten Sie eine entsprechende Auswahlliste, in der Sie Ihren Lieferanten auswählen können.

Alternativ ist es möglich im Feld Adressnr. über die Lupe nach der Lieferantenadresse zu suchen. In der Suchmaske können, Straße, PLZ, Ort usw. eingegeben werden, so gelangen Sie auch über diese Informationen zur richtigen Adresse.

Neben der Adresse geben Sie den Rechnungsbetreff, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie den Bruttozahlbetrag an.

Das System vergibt die Ordnungsnummer automatisch nach Erfassen und Speichern der Kopfdaten. Jede Ordnungsnummer kann im System nur 1x vergeben werden und ist somit das Identifikationsmerkmal für jede Verbindlichkeit!

In dem Feld Rechnung wird die Rechnungsnummer der Eingangsrechnung erfasst. Ohne diese Eingabe können die erfassten Daten nicht gespeichert werden! (Sie erhalten vom System eine Meldung).

Die Ordnungsnummer hingegen wird fortlaufend vom System selbst vergeben und ist deshalb für die Eingabe gesperrt.

Für die Eingangsrechnung kann ein zusätzliches Stichwort hinterlegt werden, z.B. Eingabe: Meier (wenn die Rechnung an den Kunden Meier weiterberechnet werden soll).

Wenn Sie Ihren Datensatz im System später wieder finden wollen, können Sie in der Suchmaske auch nach diesem Stichwort suchen.

Sie können außerdem mehrere Aufwandskonten, Mehrwertsteuersätze und Kostenstellen, sowie zusätzliche Notizen für Ihre Verbindlichkeit erfassen.

Es ist möglich, dem gesamten Bruttobetrag auf bis zu fünf unterschiedliche Aufwandskonten, Mehrwertsteuersätzen und Kostenstellen aufzuteilen.

Bestellen Sie beispielsweise Handelsware und außerdem Eigenbedarf bei einem Lieferanten, erhalten Sie eine Gesamtrechnung, bei der Sie aber im System die Einzelbeträge den unterschiedlichen Aufwandskonten und Kostenstellen zu-ordnen können.

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Sollen mehrere Verbindlichkeiten des gleichen Lieferanten erfasst werden, so steht die Tastenkombination [Alt]+[F9] zur Verfügung, um eine Neuanlage mit der gleichen Kreditorennummer zu erreichen.

Um diese Funktion durchzuführen muss sich der Cursor in dem Feld Adressnr. befinden!

Nachdem der Bruttozahlbetrag der Verbindlichkeit und weitere für die Eingangsrechnung relevante Daten wie Skontotage und Zahlungsziel erfasst wurden, kann der Datensatz gespeichert werden.

Sobald der Datensatz gespeichert wurde, erhält die Verbindlichkeit den Status Verbindlichkeit offen! Erst später beim Buchen und Bezahlen der Eingangsrechnung wird der Status geändert.

Stellt Professional ERP beim Speichern einer Verbindlichkeit fest, dass für diesen Lieferanten bereits eine Verbindlichkeit mit der gleichen Rechnungsnummer erfasst wurde, so kann der Satz erst nach Bestätigung einer Rückfrage gespeichert werden.

Rechnungen können auch in einer Fremdwährung mit dem originalen Rechnungsbetrag erfasst werden. Der Umrechnungskurs wird dabei nicht abgefragt und auch nicht an eine eventuell verwendete FiBu übergeben.

Suchfunktion der Verbindlichkeiten

Um erfasste Eingangsrechnungen schnell wieder zu finden, können Sie in der Verbindlichkeitenverwaltung eine Suchfunktion aktivieren.

Es stehen Ihnen folgende Varianten für den Aufruf dieser Suche zur Verfügung:

mit der Funktionstaste F7
über das Fernglassymbol in der Symbolleiste
über das Menü Datei-Suchen

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In dem Suchfenster können Sie nach verschiedenen Kriterien, wie z.B. die Rechnungsnummer, Ordnungsnummer, Adressnummer, Matchcode des Lieferanten, Stichwort etc. suchen.

In dem Register weitere Suchfelder in der Suchfunktion können Sie zusätzlich nach folgenden Kriterien suchen: Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag (brutto) und Aufwandskonto.

Außerdem können Sie wie in allen anderen Programm-teilen auch, freie Filter (siehe Register Freier Filter) definieren, um gemäß dieser Filterbedingungen zu suchen.

Verbindlichkeiten kopieren

Über die Tastenkombination Strg+F9 bzw. über das Menü mit Datei - Kopieren können Sie eine Verbindlichkeit jederzeit kopieren.

Über das Symbol in der Symbolleiste können ebenfalls Kopien von Verbindlichkeiten erstellt werden.

Nachdem der Kopiervorgang aktiviert wurde, erhalten Sie eine Systemmeldung, ob die Adresse geändert werden soll. Antworten Sie mit Nein, wird die Adresse aus dem Original in die Kopie übernommen. Wird mit Ja geantwortet, können Sie die Kopie mit einer vom Original abweichenden Adresse erfassen.

Der kopierte Datensatz erhält zunächst den Status Kopie.

Sie können mit der Angabe einer neuen Rechnungsnummer den Datensatz speichern, der dann den Status Verbindlichkeit offen erhält.

Bei dem Kopiervorgang werden alle erfassten Daten, mit Ausnahme der Rechnungsnummer, originalgetreu in die Kopie übernommen. Das System vergibt beim Speichern des Datensatzes automatisch eine neue Ordnungsnummer und das aktuelle Tagesdatum!