Ein Artikel soll an einen Kunden verkauft und die zugehörige Rechnung gedruckt werden.
Hierfür muss im Hauptmenü zunächst die Rubrik Verkauf ausgewählt und über den gleichnamigen Menüeintrag die Auftragsbearbeitung gestartet werden.
In der sich öffnenden Anwendungsmaske können dann Vorgänge erfasst werden.
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Was sind Vorgänge in der Auftragsbearbeitung?
Unter einem Vorgang versteht Professional ERP einen Geschäftsvorfall, der mit einem Angebot beginnen kann, dann zu einem Auftrag und später zu einer Rechnung wird. D.h. dass für den gesamten Geschäftsvorfall nur ein Hauptdatensatz existiert, dessen Status sich parallel zum Verlauf des Rechtsgeschäftes sukzessive ändert.
Die Vorgangsbearbeitung in Professional ERP ist zunächst in drei Hauptschritte gegliedert:
- Neuanlage und Erfassung des Vorgangskopfes, d.h. Informationen aus dem Bereich der Stammdaten (z.B. Auftraggeber, Liefer- und Rechnungsadresse) und auftragsspezifische Informationen (z.B. Ihr Zeichen, Zahlungsbedingung, Liefertermin).
- Neuanlage und Erfassung von Artikelpositionen.
- Drucken des Vorgangs als Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung.
Der Status eines Vorgangs wird normalerweise nur durch den Druck eines Beleges verändert, der vom Ablauf her nach dem gegenwärtigen Status eingeordnet ist. Auf dem Register Adresse wird der aktuelle Vorgangsstatus in der rechten oberen Ecke des Bearbeitungs- und Datenanzeigebereichs in blauer, vergrößerter Schrift angezeigt.
Bereits gedruckte Vorgänge können nachträglich ergänzt bzw. verändert werden, es sei denn Ihre Installation von Professional ERP ist mit einer Schnittstelle zu einer Finanzbuchhaltung ausgestattet und der betreffende Vorgang wurde bereits mit Status Rechnung an die Buchhaltung übergeben. In diesem Fall wird der Vorgang für weitere Eingaben gesperrt.
Belege zu einem vorangegangenen Status können jederzeit erneut gedruckt werden, ohne den aktuellen Vorgangsstatus zu ändern.
Einen neuen Vorgang erfassen
Wie schon in der Adress- und der Artikelverwaltung beginnt die Erfassung eines Vorgangs über die Schaltfläche "NEU", die Funktionstaste F9 oder per Tastaturkürzel. Professional ERP legt einen neuen Datensatz an und der Eingabecursor springt in das Feld Adressnr. (=Adressnummer).
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Die Adressnummer des Kunden kann hier direkt eingegeben werden oder – sofern Sie die Nummer nicht auswendig wissen – per Adressensuche eingefügt werden.
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Der in der obigen Abbildung verwendete Suchbegriff SWS als Matchcode liefert – genau wie schon in der Adressverwaltung – mehrere Suchergebnisse von denen Sie eines auswählen müssen, damit die zugehörige Adressnummer in den Vorgang übernommen wird. Gäbe es nur ein Suchergebnis, würde die zugeordnete Adressnummer direkt ins Adressnummernfeld übernommen werden.
Nach Eingabe der Adressnummer ergänzt Professional ERP die Anschrift automatisch anhand der Stammdaten und der Cursor springt weiter in das Eingabefeld für den Betreff. Nachdem alle für den Vorgang relevanten Eingabefelder mit Daten ausgefüllt sind, können Sie den Vorgang analog zu den bisherigen Speichervorgängen durch Betätigen der Schaltfläche (Diskettensymbol), der Funktionstaste F10 oder dem Tastaturkürzel STRG+W speichern. Damit wird der sogenannte Vorgangskopf gespeichert.
Professional ERP verlässt dann den Neuanlagemodus für Vorgänge und wechselt automatisch auf das Register Positionen, auf dem Sie mit den weiteren Schritten fortfahren können.