Erster Einstieg in die Dokumentation

Die Anzeige der Dokumentationen ist in 2 Teilbereiche gegliedert.

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Oben befindet sich der Kopfbereich, der unabhängig vom darunter befindlichen Teilbereich immer die wesentlichen Informationen des gegenwärtig in der Baumanzeige selektierten Eintrags innerhalb Buch-Satzes als Kopfinformationen anzeigt.

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Bei Positionierung der Baumanzeige auf den Buch-Datensatz (=Wurzelelement der Anzeige), wird im Kopfbereich nur der Titel des Buch-Datensatzes in blauer Schrift angezeigt. Bei allen anderen Einträgen der Baumanzeige sind im Kopfbereich nun die folgenden aus der früheren Anzeige bekannten Felder zu finden:

Das Feld Bezeichnung und der derzeitige Sortierindex des in der Baumanzeige selektierten Eintrags.
Das Klickfeld für Veröffentlichung gesperrt
Das Auswahlfeld Dokumentenart

Der Rest des dynamischen Anzeigebereichs wurde in die vier Unterregister Dokument, Vorschau, Termine und Verlinkungen geteilt.

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In Verbindung mit dem Erweiterungsmodul DocuWare wird das zugehörige Register Archiv als eigenes Hauptregister angezeigt. Damit wird es für den Bediener leichter zu erkennen, zu welchem konkreten Element eines Buch-Datensatzes die aktuell angezeigten Archivdateien gehören.

Weitere hilfreiche Seiten:

Filter by label

There are no items with the selected labels at this time.

Unterregister Dokument

Das Unterregister Dokument beinhaltet mit Ausnahme der in den Kopfbereich verlagerten Anzeige – und Eingabefelder alle Felder, die für die einzelnen Dokumentenarten und deren Ansichten im dynamischen Anzeigebereich vorhanden sind. Auch die in einzelnen Ansichten zuschaltbare Vorschauanzeige kann auf dem Unterregister Dokument aktiviert werden.
In den Ansichten des Unterregisters zu Dokumenten bzw. deren Versionen, Kapiteln und Verknüpfungen sind am oberen Rand des Registers die drei neuen Felder Dok.-Referenz, Dok.-Typ und Anzeigeart hinzugekommen.

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Die Felder sind in dieser Ansicht zwar immer sichtbar, aber nur dann bedienbar, wenn es sich um einen Eintrag mit der Dokumentenart Dokument handelt.

Feld

Bedeutun

Dok._Referenz

Die alphanumerische Dokumentenreferenz ist eine vom Benutzer nicht änderbare interne Referenznummer, die bei der Erzeugung des jeweiligen Eintrags automatisch generiert wird.

Dok.-Typ

Das Auswahlfeld bietet drei mögliche Zweckzuordnungen für ein auf der Inhaltsebene mit der Dokumentenart Dokument versehenen Eintrags:

Dokument: Mit dieser Auswahloption wird angegeben, dass sich bei dem Eintrag sowohl aus Sicht der Inhaltsstruktur des Buch-Datensatzes als auch dem Verwendungszweck um ein (Teil-)Dokument der finalen zu erstellenden Gesamtdokumentation handelt.
Verfahrensanweisung: Mit dieser Auswahloption wird angegeben, dass es sich bei dem Eintrag aus Sicht der Inhaltsstruktur des Buch-Datensatzes um ein Dokument handelt. Dieses stellt eine Verfahrensanweisung dar und gehört somit trotz des gemeinsamen Kontextes nicht zwingend zur final zu erstellenden Gesamtdokumentation. Die Zuordnung dieses Merkmals hat Einfluss auf die Neuanlage von Todos und wiederkehrende Termine, die aus den Anwendungen QM-Handbuch bzw. Do-kumentationen erstellt werden.
Protokoll: Mit dieser Auswahloption wird angegeben, dass es sich bei dem Eintrag aus Sicht der Inhaltsstruktur des Buch-Datensatzes um ein Dokument handelt. Dieses stellt eine Vorlage für ein Protokoll dar und gehört somit trotz des gemeinsamen Kontextes üblicherweise nicht zur final zu erstellenden Gesamtdokumentation. Derartige Protokoll-Vorlagen kommen üblicherweise bei der Abarbeitung von Arbeitsabläufen zum Einsatz – insbesondere solchen, für die auch eine Verfahrensanweisung existiert. Die Zuordnung dieses Merkmals hat Einfluss auf die Neuanlage von Todos und wiederkehrende Termine, die aus den Anwendungen QM-Handbuch bzw. Dokumentationen erstellt werden.

Anzeigeart

Neben dem Dokumententyp lässt sich künftig für die Dokumentenart Dokument festlegen, wie Professional ERP den Zugriff auf die hinter dem Eintrag stehenden Datei vornehmen soll, sobald über das Kontaktmanagement auf die Datei zugegriffen wird.
Das Feld kann folgende Werte annehmen:

OF: Öffnen im Originalformat. Beim späteren Aufruf des Dokuments aus dem Kontaktmanagement wird eine Kopie der auf Datenbankebene vorliegenden Datei in ihrem Originalformat erzeugt und diese Kopie in der zugehörigen Office Anwendung – z.B. Microsoft Word oder Excel – geöffnet.
PD: Öffnen im PDF-Format. Beim Aufruf des Dokuments aus dem Kontaktmanagement wird versucht, die in der Datenbank im PDF-Format vorliegende Datei mit dem im System registrierten PDF-Anzeigeprogramm anzuzeigen.
HB: Öffnen mit der zugehörigen Professional ERP Handbuch-Anwendung. Beim Aufruf des Dokuments aus dem Kontaktmanagement öffnet sich entweder die Anwendung QM-Handbuch oder die Anwendung Dokumentation und es wird auf den Buch-Datensatz, der das Dokument beinhaltet, positioniert und danach innerhalb desselben auf den eigentlichen Dokumenten-Datensatz.

Das Öffnen im Original- bzw. im PDF-Format erfordert, dass die hierfür geeigneten Office-bzw. Anzeige-Anwendungen auf dem verwendeten Rechnersystem installiert sind.

Unterregister Vorschau

Die verfügbare Vorschaufunktion lässt sich für Dokumente und Verknüpfungen für Vorschaugeeignete Dateiformate auch weiterhin auf dem Unterregister Dokument aktivieren. Da dies – insbesondere bei Monitoren mit niedriger Bildschirmauflösung – den Registerinhalt jedoch unübersichtlich bzw. zu klein erscheinen lassen kann, wird die Dateivorschau künftig auch separat auf dem Unterregister Vorschau bereitgestellt.

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Unterregister Termine

Das Unterregister Termine liefert eine Übersicht aller im System erfasster Todos, denen in den Feldern Dokument und/oder Protokoll Dokumentationsinhalte mit der Dokumentenart Dokument zugeordnet sind.

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Das Unterregister ist in zwei Hauptbereiche gegliedert:
Im oberen Maskenbereich befinden sich Eingabe- und Auswahlfelder Bearbeiter, Beginn, Ende und Terminstatus zur Filterung der darunter befindlichen tabellarischen Anzeige.
Im unteren Maskenbereich befindet sich die tabellarische Ansicht aller im Kontaktmanagement vorhandenen Todos, die zur gewählten Ansicht und den gewählten Filtereinstellungen passen.
Rechts oberhalb der tabellarischen Ansicht befindet sich das Auswahlfeld Anzeige mit dem die tabellarische Anzeige zwischen zwei Ansichten umgeschaltet werden kann:

Feld	Bedeutung
wiederkehrende Termine	Es werden alle systemseitig als wiederkehrende Termine angelegten Datensätze angezeigt, denen Dokumentationsinhalte zugewiesen wurden.
Termine	Es werden alle konkreten Todos mit zugeordneten Dokumentationsinhalten angezeigt. Dies umfasst alle einzeln erzeugten Todos und auch alle bereits aus einem wiederkehrenden Termin-Datensatz erzeugten Todos.

Unterregister Verlinkungen

Das Unterregister Verlinkungen zeigt eine tabellarische Auflistung der existierenden Verlinkungen zwischen Professional ERP Anwendungen bzw. deren Maskenelemente mit Dokumentationsinhalten der Dokumentationsarten Dokument und Verknüpfung im aktuell gewählten Buch-Datensatz.

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Die tabellarische Ansicht besitzt insgesamt vier für das Auswahlfeld Anzeige wählbare Ansichten:

Anzeige	Bedeutung
Alle Verlinkungen	Zeigt alle mit dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung vorgenommenen Verlinkungen.
Verlinkung mit Masken	Zeigt nur die Verlinkungen zwischen Professional ERP Anwendungsmasken selbst und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung.
Verlinkung mit Reitern	Zeigt nur die Verlinkungen zwischen Registern (Reitern) innerhalb Professional ERP Anwendungsmasken und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung.
Verlinkung mit Feldern	Zeigt nur die Verlinkungen zwischen konkreten Eingabe- und Auswahlfeldern in Professional ERP Anwendungsmasken und dem in der Baumanzeige gewählten Dokument bzw. der gewählten Datei-Verknüpfung.

Wird in der Baumanzeige auf einen Eintrag mit der Dokumentenart Kapitel positioniert, bleibt die Anzeige leer, da Kapitel als reine Strukturelemente des Buch-Datensatzes nicht mit Anwendungsmasken verlinkt werden können.

Wird auf das Wurzelelement der Baumanzeige positioniert, dann zeigt die tabellarische Anzeige die bestehenden Verlinkungen aller Dokumente / Verknüpfungen, die der aktuell gewählten Ansicht entsprechen.

Menüpunkte

Auf dem Reiter Extras gibt es in der Funktionsgruppe Termine zwei Menüpunkte zur Erzeugung neuer Todos bzw. neuer wiederkehrender Termine.

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Die Menüpunkte öffnen die jeweils bekannten Neuanlage-Dialoge für einzelne Todos bzw. die systemseitig als wiederkehrende Termine gespeicherten Terminvorlagen.

Ist bei Betätigung dieser Menüpunkte in der Baumanzeige ein Eintrag mit der Dokumentenart Dokument und dem Dokumententyp Verfahrensanweisung ausgewählt, dann wird im sich öffnenden Neuanlagedialog das Feld Dokument mit dem ausgewählten Eintrag vorbelegt.
Bei vorheriger Positionierung auf einen Eintrag mit dem Dokumententyp Protokoll wird dann das Feld Protokoll mit dem gewählten Eintrag vorbelegt. Andernfalls bleiben die Felder im jeweiligen Neuanlagedialog zunächst leer.

Begiffsbestimmung

HIer sind einige Begriffen mit modulspezifischen Bedeutungen aufgelistet, die – wo nötig – in kursiver Schrift dargestellt werden.

Dokumentation	Eine PDF-Datei mit allen für die Veröffentlichung freigegebenen Inhalten eines Buchs
QM-Handbuch	Eine im Rahmen des Qualitätsmanagements erstellte Sonderform der Dokumentation im PDF-Format, welche Unternehmensprozesse und sonstige Angaben gemäß DIN EN ISO 9001:2015 oder einer vergleichbaren Richtlinie beinhaltet
Buch	Höchste Struktureinheit zur Verwaltung von Dokumentationen. Ein Buch besteht aus Kapiteln, den darin enthaltenen Dokumenten und Verknüpfungen. Nicht jedes zu einem Buch gehörende Kapitel oder Dokument fließt in die finale Fassung der zum Buch gehörenden Dokumentation ein. Per Verknüpfung eingebundene Informationen sind generell kein Bestandteil einer Dokumentation.
Kapitel	Ein Kapitel ist eine dem Buch untergeordnete Struktureinheit, die innerhalb eines Buchs mehrfach vorkommen und ihrerseits weitere Unterkapitel besitzen kann. Aus Sicht der Datenhaltung besitzt ein Kapitel außer einer Bezeichnung keinen eigenen Inhalt. Die eigentlichen Inhalte entstehen erst auf Ebene eines Dokuments bzw. dessen Versionen. Das Strukturelement Kapitel eines Buch-Datensatzes korrespondiert daher nicht zwingend mit einem Kapitel der fertigen Dokumentation.
Dokument	Ein Dokument ist eine dem Buch oder seinen Kapiteln untergeordnete Struktureinheit, die mehrfach vorkommen kann. Ähnlich wie ein Kapitel besitzt ein Dokument als Strukturelement nur eine Bezeichnung und noch keine wirklichen Inhalte. Die Inhalte der Dokumentation werden erst auf Ebene der zum Dokument gehörenden Versionen gebildet.
Version	Eine Version ist der tatsächlich zum Strukturelement Dokument gehörende Inhalt, der letztlich in eine veröffentlichte Dokumentation einfließen kann. Eine Version liegt üblicherweise zunächst in den Datenformaten der Microsoft Office Anwendungen Word, Excel, Power Point und Visio vor und wird auch mit Hilfe dieser Anwendungen bearbeitet bzw. überhaupt erst erstellt. Im Rahmen der Pflegemaßnahmen wird jede Version kontinuierlich in PDF-Zwischendokumente überführt, die anhand von geeigneten Vermerken den Erstellungs- und Freigabeprozess mitdokumentieren. Versionen können prinzipiell auch aus bestehenden PDF-Dateien importiert werden, allerdings ist eine Weiterbearbeitung derselben ohne geeignete PDF-Dokumente deutlich erschwert. Zu einem Dokument können beliebig viele Versionen vorliegen. Es kann jedoch immer nur eine gültige / veröffentlichte Version geben und es lässt sich immer nur die jeweils neuste noch nicht gültige / veröffentlichte Version bearbeiten
Dokumentenstatus	Jede Version eines Dokuments besitzt einen Status, der u.a. festlegt, ob eine Bearbeitung zulässig ist, ob es mit seinem Inhalt bereits in die finale Dokumentation einfließen darf bzw. ob es bereits in eine solche eingeflossen ist.
Buchtyp	Klassifizierungsmerkmal, welches Dokumentationen anhand ihres Bestimmungszwecks unterscheidet. Standardmäßig wird zunächst nur zwischen den Buchtypen QM-Handbuch und (allgemeinen) *Dokumentationen* unterschieden. Es können jedoch kundenindividuell weitere Buchtypen angelegt und verwaltet werden.
Freigabeprozess	Dokumentationen bzw. die darin enthaltenen Dokumente und Versionen sind an einen Freigabeprozess gekoppelt, der dafür sorgt, dass nur inhaltlich geprüfte Informationen Einzug in eine veröffentlichte Dokumentation halten. Dieser Prozess beinhaltet die Schritte In Bearbeitung, Warten auf Freigabe, Freigegeben, Veröffentlicht und Ungültig.
Wiedervorlagen	Im Kontaktmanagement können in Folge von BenutzerFeedback zu mit Anwendungsmasken verknüpften Dokumentationen oder als Teil des Freigabeprozesses spezielle Todos für den mit der Dokumentation betrauten Mitarbeiter und andere Prozessbeteiligten erzeugt werden. Diese speziellen Todos werden als Wiedervorlagen bezeichnet und tauchen zusätzlich zum Kontaktmanagement auch in den zugehörigen Ansichten der Anwendungen Dokumentationen und QMHandbuch auf.
Verlinkung	Die Inhalte von veröffentlichten Dokumentationen können mit Professional ERP Anwendungen bzw. konkreten Maskenelementen innerhalb der Anwendungen verbunden werden, um dann als Anwendungshilfe zur Anzeige gebracht zu werden. Derartige Verbindungen werden im Kontext dieser Modulbeschreibung als Verlinkung bezeichnet.
Verknüpfung	Bei Verknüpfungen handelt es sich um Verweise auf nicht im Kontext der Anwendungen QM-Handbuch bzw. Dokumentationen gespeicherte Dateien, die aus Sicht der Inhaltstrukturierung einem Dokument gleichgestellt ist, jedoch kein fester Bestandteil der Dokumentation wird bzw. auf Grund des medialen Aufbaus nicht werden kann. Beispiele hierfür sind verknüpfte Videodateien, die als Anwenderhilfe eingesetzt werden sollen