Neuanlage eines ToDos

Bei der Neuanlage eines ToDos in den Kontaktarten stehen Ihnen die zuvor angelegten Bereiche und To-Dos zur Verfügung.

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Wir haben in unserem Beispiel das ToDo „Anrufen“ so konfiguriert, dass

die Wiedervorlage in 3 Tagen erfolgt,
die Kulanztage des ToDos bei 2 liegen und
die Priorität mit 5 gekennzeichnet ist.

Außerdem haben wir das ToDo unserer Gruppe „Vertriebstätigkeit“ zugeordnet.

Sie können Ihrem ToDo zwei verschiedene Dokumentenvorlagen zuordnen.

Auf dieser Seite enthalten:

Weitere hilfreiche Seiten:

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Anzeige der ToDo-Notizen zum Service
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Dokumentationen im Kontaktmanagement
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Einrichtung eines Online-Kalenders
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Erster Einstieg in das Handbuch und die Dokumentation
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Hinweise zur Synchronisation von mySync
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Kontaktart Gruppen anlegen
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Kontaktarten neu anlegen
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Manuelle Synchronisation mySync
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Neuanlage eines ToDos
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Rechte für Verteilergruppe anlegen

Register Kontaktart

Im Feld Kontaktart können Sie zwischen Bereich und ToDo wählen. Der Bereich stellt den Kopf des ToDos dar; das ToDo ist die jeweilige Tätigkeit.
Wechseln Sie beispielsweise von Bereich auf ToDo, werden Sie gefragt, ob der Typenwechsel beabsichtigt ist. Wird diese Abfrage bestätigt, können Sie ein ToDo anlegen. Diese Abfrage erfolgt nicht bei Neuanlage einer Kontaktart.

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Zu einem Bereich können keine Dokumente, keine Prioritäten, keine Wiedervorlagetermine usw. hinterlegt werden, da ein Bereich lediglich den Kopf (übergeordnete Einteilung) des ToDos darstellt.

Feld / Merkmal	Bedeutung
Matchcode	Die Kurzbezeichnung für Ihren Bereich bzw. ToDo. Die Kurzbezeichnung ist gleichzeitig der Matchcode für die Kontaktart, d.h. Sie können diese jederzeit mit der Funktionstaste F7 als Suchbefehl wieder finden.
Bezeichnung	Die genauere Beschreibung der jeweiligen Tätigkeit wird hier eingetragen.
Gruppierung	Eine Tätigkeit kann einer Gruppe zugeordnet werden. Diese Gruppen werden in den Firmenparametern im Register Kürzel gepflegt und im Register Kontaktarten mit dem Klickfeld „Liste“ zur Ansicht gebracht.

Sobald Sie als Kontaktart ein ToDo angeben erhalten Sie weitere Optionen zur Auswahl:

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Feld	Bedeutung
WV in Tagen	Hier kann die Voreinstellung hinterlegt werden, nach wie vielen Tagen eine Wiedervorlage der Aufgabe erfolgen soll.
Kulanz	Die Kulanztage der Kontaktart werden in diesem Feld festgelegt. Im Kontaktmanagement können Sie sich die ToDos in der Alarmliste nach überschrittenen Kulanztagen anzeigen lassen. Ebenso können Sie sich die ToDos anzeigen lassen, die sich innerhalb dieser Kulanz bewegen.
Priorität	Hier wird die Priorität der Kontaktart definiert. Beispielsweise können Sie die Priorität 5 für interne To-Dos hinterlegen und die Priorität 1 für sehr wichtige Kundenanfragen.
Erledigt nach	Bei ToDo-Arten, die nach dem Verstreichen des Termins nicht mehr benötigt werden, besteht die Möglichkeit, diese automatisch auf erledigt zu setzen. Ist z.B. zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Besprechungstermin eingetragen, so ist es nicht sinnvoll, diesen noch Tage später als offenes ToDo anzuzeigen. Über das Feld „Erledigt nach“ kann daher eingestellt werden, dass das ToDo nach einer festgelegten Anzahl von Tagen automatisch auf erledigt gesetzt wird. Ist in diesem Feld „0“ eingetragen, findet keine automatische Erledigung statt.
Abschluss	ToDos, bei denen das Klickfeld „Abschluss“ aktiviert ist, können zu einem Projektabschluss führen. Werden solche ToDos im Kontaktmanagement ausgewählt, so ist dort die Schaltfläche abschließen aktiv. Wird ein solches ToDo abgeschlossen, werden automatisch alle offenen ToDos desselben Be-reichs sowie der Bereich selbst abgeschlossen.
einzeln erledigen	Derart markierte ToDos können einzeln erledigt werden, d.h. im Kontaktmanagement ist die Schaltfläche erledigen aktiv, falls es noch weitere offene ToDos zu diesem Bereich gibt bzw. der Bereich selbst bereits abgeschlossen wurde. Wird ein solches ToDo erledigt, so bleiben alle weiteren offenen ToDos sowie der Bereich bestehen.
alleinstehend	Diese ToDos bleiben auch beim Abschluss des Betreffs weiterhin offen und können separat abgeschlossen/erledigt bzw. weitergeleitet/verschoben werden.
nicht_alleinstehend	ToDos, die derartig markiert sind, können nicht als einziges ToDo zu einem Bereich angelegt werden.
nicht_synchronisieren	Beim Abgleich von Terminen und Aufgaben mit Microsoft Outlook besteht über dieses Merkmal die Möglichkeit zur Filterung der ToDos, die nicht übergeben werden sollen. Wird das Klickfeld aktiviert, erfolgt keine Übertragung nach MS Outlook. Ebenso werden Termine und Aufgaben aus MS Outlook nicht übernommen, wenn im Betreff des Outlook-Fensters als erstes Zeichen ein „#“ erfasst wurde. Für die Synchronisation der Termine und Aufgaben in MS Outlook ist folgende Einstellung der Variable OUTLOOK (Stamm-daten Firmendaten Konfigurationsvariablen) Voraussetzung: OUTLOOK = „YES“ oder „2“. Wählt man hier „YES“, können Termine direkt zwischen dem Kontaktmanagement und MS Outlook synchronisiert werden. Die Einstellung der Variable auf „2“, ermöglicht die Synchronisation ohne ma-nuellen Aufruf. Der Abgleich erfolgt für den in MS Outlook angemeldeten_Benutzer.
onHold	ToDos, die keinem Termin zugeordnet werden können, sondern eher bei Gelegenheit abgearbeitet werden sollten, können mit diesem Merkmal gespeichert werden. Ein Beispiel für die Verwendung von OnHold-ToDos wäre etwa, wenn ein Interessent sagt, dass er sich selbst wieder melden wird. Um den Kontakt nicht zu verlieren, wurden bisher meist Aufgaben zum Nachfassen erstellt, die dann auf Grund Ihrer Menge die Übersichtlichkeit der Aufgaben beeinträchtigten. Der Benutzer konnte nicht mehr auf den ersten Blick erkennen, ob er tatsächlich überfällige Aufgaben hat oder, ob es sich nur um NACHFASS-ToDos handelt, die bei Gelegenheit abzuarbeiten wären. ToDos, die als OnHold definiert wurden, werden im Kontaktmanagement in der grafischen Ansicht der Aufgaben nicht mehr angezeigt. Zur Bearbeitung der OnHold-Aufgaben gibt es im Register Alarmliste des Kontaktmanagements eine Tabelle für die Anzeige dieser Aufgaben.
Fahrtzeit_berücksichtigen	Bei Terminen außer Haus besteht oft das Problem, dass nicht klar ist, ob der Benutzer als Starttermin den Beginn der Anfahrt oder des Termins eingetragen hat. Ebenso ist es hilfreich zu wissen, ob ein Mitarbeiter noch im Auto unterwegs ist und ggf. noch telefonisch gestört werden kann, oder ob dieser bereits beim Kunden angekommen ist. Aus diesem Grund gibt es für die Dauer der Anfahrt und der Rückfahrt das Klickfeld Fahrtzeit berücksichtigen. Ist dieses aktiviert, wird die Fahrtzeit des Termins in der grafischen Kalender-Anzeige als schraffierte Fläche beim Termin angezeigt.
Freigabetyp	Die Hinterlegung eines Freigabetyps für ein ToDo dient zur Voreinstellung bei der Neuanlage von Aufgaben oder Terminen. Zur Auswahl stehen die Freigabetypen, die in den Firmenparametern im Register Kürzel in der Kategorie „Sonstige“ unter „Freigabetypen (CRM)“ angelegt wurden.
Dokumentenvorlage 1 und 2	Hier können Sie bis zu zwei Dokumente für eine Tätigkeit definieren. Z.B. ein Dokument für eine Eingangsbestätigung und gleichzeitig ein Word-Dokument für das Schreiben an Ihren Auftraggeber. Die Dokumente hinterlegen Sie in den Firmenparametern im Register Kürzel unter der Kategorie „Sonstige“.

Register Zuordnungen

Im Register Zuordnung wird u.a. festgelegt, für welche Geschäftsbereiche bzw. Benutzer die einzelnen ToDos später zur Verfügung stehen sollen.

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Die Maske ist in folgende vier Filterbereiche unterteilt:

Filter	Bedeutung
Bereich aktiv	Hier wird festgelegt, für welchen Bereich das ToDo angelegt werden kann.
Benutzer aktiv	Hier wird festgelegt, für welche Benutzer das ToDo zur Auswahl steht.
Vorgänger aktiv	Wird in dem Feld Vorgänger für das ToDo ALLGEM eine Markierung bei ANRUFEN gesetzt, so wird diese in das Feld Nachfolger des ANRUFEN-ToDos übernommen. Somit wird sichergestellt, dass beim Weiterleiten des ANRUFEN-ToDos u.a. das ToDo ALLGEM zur Verfügung steht. Würde die Markierung nicht gesetzt werden, stünde das ALLGEM-ToDo nach dem Weiterleiten des ANRUFEN-ToDos nicht zur Auswahl.
Nachfolger aktiv	Wird ein ToDo weitergeleitet, so stehen nur die ToDos zur Verfügung, welche hier vorher markiert wurden.

Für alle vier Filterbereiche gilt:

Erst wenn das jeweilige Filter-Klickfeld aktiviert wurde, greift die Filterung anhand der selektierten Einträge.