Informationsblatt Bankdatenpflege für SEPA-Zahlungsverkehrstransaktionen

Für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch für Zahlungsverkehrstransaktionen in den SEPA-Formaten für SEPAÜberweisungen und SEPA-Lastschriften werden statt Bankleitzahl und Kontonummer die International Bank Account Number (kurz IBAN) und – derzeit noch – der Bank Identifier Code (kurz BIC) benötigt. Die IBAN einer bestehenden, deutschen Bankverbindung lässt sich – zumindest in der Theorie – anhand der bisherigen Bankleitzahl und der Kontonummer automatisch ermitteln. In der Praxis gibt es jedoch weit über tausend Sonderfälle, für die eine solche automatische Ermittlung nicht möglich ist.

Import neuer Bankinformationen

Im Hauptmenü steht im Anwendungsbereich „Dienste“ der Menüpunkt „BIC-Import“ zur Verfügung, der es erlaubt, zusätzliche Bankinformationen zu IBAN und BIC aus Dateien, die von der Deutschen Bundesbank bereitgestellt werden, zu importieren. Diese Bankinformationen werden für die Nutzung der in II und III beschriebenen Prüffunktionen zu IBAN und BIC benötigt.

Der Menüeintrag startet einen einfachen Importdialog, indem ein Dateipfad direkt eingegeben oder über den Menüpunkt

Ia – Importdateien

Die wesentlichen Informationen dieses Hinweistextes erhält man als Benutzer auch, wenn man im BIC-Importdialog der Menüpunkt

Über den Menüpunkt

IBAN-Prüfung

Prüfung von Bestandsdaten

In den Firmenparametern steht in den unterstützten Servicepackständen der Professional ERP Versionen 7.0 und höher auf dem Reiter „Extras“ der Menüpunkt „IBAN-Belegung prüfen“ zur Verfügung.

Im Fall der Professional ERP Versionen 7.1 und höher ist der Menüpunkt zusätzlich auch auf dem Reiter „Extras“ der erweiterten Bankkontenpflege verfügbar. In Professional ERP Version 6.11 befindet sich ein gleichnamiger Menüeintrag im Menü „Extras“ der Firmenparameter.

Bei Betätigung dieses Menüpunktes führt Professional ERP eine Prüfung aller im System vorhandener IBAN-Einträge durch. Hierbei prüft und ändert das Programm den Datenbestand nach folgenden Kriterien:

1. Der Adress- bzw. Bankdatensatz besitzt noch keine IBAN und es gilt für die IBAN-Berechnung kein dem System bekannter Sonderfall → Die Prüfroutine ergänzt die fehlende IBAN des Datensatzes automatisch.
2. Der Adress- bzw. Bankdatensatz besitzt eine IBAN, die gefundene IBAN entspricht dem Ergebnis der Standard-IBANBerechnung und es gilt für die IBAN-Berechnung kein dem System bekannter Sonderfall → Die IBAN bleibt unverändert.
3. Der Adress- bzw. Bankdatensatz besitzt eine IBAN, die gefundene IBAN entspricht dem Ergebnis der Standard-IBANBerechnung, aber es gilt für die IBAN-Berechnung ein dem System bekannter Sonderfall → Am Ende des Prüflaufs öffnet sich eine Vergleichsmaske, die es dem Benutzer erlaubt zu entscheiden, ob die gefundene IBAN entfernt oder die vorhandene IBAN beibehalten werden soll. Optional kann für diese Fälle in der Vergleichsmaske die korrekte IBAN vom Benutzer eingegeben werden.
4. Der Adress- bzw. Bankdatensatz besitzt eine IBAN, die gefundene IBAN entspricht nicht dem Ergebnis der Standard-IBANBerechnung und es gilt für die IBAN-Berechnung kein dem System bekannter Sonderfall → Es öffnet sich eine Vergleichsmaske, die es dem Benutzer erlaubt zu entscheiden, ob die gefundene IBAN durch die per Standardberechnung ermittelte IBAN ersetzt bzw. die vorhandene IBAN beibehalten werden soll.

In der Vergleichsmaske kann der Benutzer die zu ändernden Datensätze einzeln markieren bzw. die Markierung aufheben oder die Markierung für alle Datensätze zeitgleich setzen bzw. aufheben.

Automatische IBAN-Ergänzung bei Neuanlage oder Änderung von Bankdaten

Bei der Erfassung neuer Bankdaten bzw. Änderung der Bankdaten einer Adresse versucht Professional ERP für deutsche Bankverbindungen nach Eingabe von Bankleitzahl und Kontonummer die IBAN automatisch zu ermitteln und in das Eingabefeld für die IBAN einzutragen. Das ISO-Länderkürzel der Bankverbindung muss mit „DE“ bereits vor Eingabe der Bankleitzahl- / Kontonummernkombination belegt sein Das Programm prüft folgende Kriterien:

1. Es gilt für die IBAN-Berechnung kein dem System bekannter Sonderfall → Die Prüfroutine ergänzt die fehlende IBAN des Datensatzes automatisch bzw. fragt ob die vorhandene IBAN mit der neu ermittelten IBAN ersetzt werden soll.
2. Es gilt für die IBAN-Berechnung ein dem System bekannter Sonderfall → Bei Neuanlage erfolgt keine automatische Ergänzung der IBAN. Bei Änderungen weißt das Programm darauf hin, dass die vorhandene IBAN geleert wird.

BIC-Abgleich und automatische Ergänzung von BIC / Bankbezeichnungen

In der erweiterten Bankkontenpflege befindet sich auf dem Reiter „Extras“ der Menüpunkt „BIC-Abgleich“.

Wird ein BIC-Abgleich durchgeführt, prüft und ergänzt Professional ERP anhand der gepflegten Bankleitzahlen die BICEinträge aller Adress- bzw. Bankdatensätzen gemäß folgender Kriterien:

1. Der Adress- bzw. Bankdatensatz besitzt noch keinen BIC → Die Prüfroutine ergänzt den fehlenden BIC anhand der importierten Informationen automatisch.
2. Der Adress- bzw. Bankdatensatz besitzt einen BIC, der den importierten Informationen entspricht → Der BIC bleibt unverändert.
3. Der Adress- bzw. Bankdatensatz besitzt einen BIC. Der gefundene BIC entspricht jedoch nicht den importierten BICInformationen → Am Ende des Prüflaufs öffnet sich eine Vergleichsmaske, die es dem Benutzer erlaubt zu entscheiden, welcher der gefundenen BIC durch die importierten BIC-Informationen ersetzt bzw. welcher BIC beibehalten werden soll.

Bei der Neuanlage von Bankdatensätzen oder Änderungen eines bestehenden Bankdatensatzes wird unabhängig von einem manuell ausgelösten BIC-Abgleich für deutsche Bankverbindungen zudem automatisch der BIC und die Bezeichnung des Kreditinstitutes anhand der eingegebenen Bankleitzahl ergänzt. Analog zur automatischen IBAN-Ergänzung muss auch hier das ISO-Länderkürzel der Bankverbindung bereist vorher mit „DE“ belegt sein.