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In der Auftragsbearbeitung steht bei installiertem Erweiterungsmodul Versandhandel das Ribbon Versand zur Verfügung.
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Die Rubrik Versand auf dem gleichnamigen Ribbon stellt über vier Schaltflächen folgende Funktionen bereit:
| Packstückverwaltung | Die Schaltfläche Packstückverwaltung öffnet die vollständige Pflegemaske der Packstückverwaltung | ||||||||||||
| Packstück Schnellerfassung | Mit der Schaltfläche Packstück Schnellerfassung wird – basierend auf der Erlöszuordnung der Lieferadresse des aktuellen Vorgangs und den Voreinstellungen für die Prozessintegration eine der drei möglichen Pflegemasken zur Paketerfassung geöffnet. | ||||||||||||
| Versandlabel drucken | Druckt unter Verwendung der für den Vorgang ausgewählten Versandschnittstelle alle noch nicht gedruckten Versandlabel zu den erfassten Packstücken.
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| Versandfunktionen | Über die Multifunktionsschaltfläche Versandfunktionen können gezielt Funktionen in den verwendeten Versandschnittstellen aufgerufen werden.
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Auf dieser Seite enthalten:
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Erfassungsmasken für Packstücke
Für die Erfassung von Packstücken gibt es drei Erfassungsmasken, die in der Auftragsbearbeitung manuell oder automatisiert aufgerufen werden und – in Abhängigkeit der Erlöszuordnung der Lieferadresse des Vorgangs – den in der Versandbedingung festgelegten Erfassungsumfang für die zugehörige Versandregion besitzen.
Schnellerfassungsmaske Anzahl Packstücke (A)
Es öffnet sich nur ein einfaches Eingabefenster, in dem die Anzahl der Packstücke für die Lieferung erfasst werden muss. Bei Bestätigung mit Ok werden die Paketdatensätze automatisch ohne Angabe von Detailinformationen wie Verpackungsart, Gewicht oder Portokosten angelegt.
Wird diese Schnellerfassungsmaske nochmals aufgerufen, dann ist die zuvor eingegebene Packstückanzahl als Vorbelegung in der Eingabemaske vorhanden. Bei anschließender Eingabe eines geringeren Zahlenwertes oder bei Abbruch der Aktion wird nachgefragt, ob überzählige Paketdatensätze, für die noch kein Labeldruck erfolgt ist, wieder gelöscht werden sollen.
Wird diese Rückfrage verneint, bleiben die erfassten Packstückdatensätze erhalten. Bei einer Bestätigung versucht das System die überzähligen Paketdatensätze zu entfernen.
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Bei ausschließlicher Verwendung dieser Erfassungsmaske für den Paketversand / Labeldruck muss beachtet werden, dass die möglichen Packstückinformationen für Verpackungsart, Portokosten und Gewicht nicht bzw. nur mit Defaultwerten belegt werden:
Da die Versandanwendungen der einzelnen Frachtführer keinen Labeldruck ohne Angabe eines Gewichtes erlauben, verwendet die Versandschnittstelle für Packstückdatensätze mit einem Bruttogewicht von 0 kg stattdessen den Inhalt der allgemeinen Konfigurationsvariablen VHNEMPTYWEIGHT bzw. die schnittstellenspezifischen Inhalte der Variablen
Es gilt zu beachten, dass bei der Übertragung der Antwortinformationen aus der Versandschnittstelle kein erneuter Gewichtsabgleich erfolgt, sodass Packstücke, deren Gewichtswerte mit den o.g. Defaultwerten übertragen wurden, innerhalb der Packstückverwaltung weiterhin mit dem Gewicht 0 kg versehen sind. |
Schnellerfassungsmaske Gewicht (G)
Für die Schnellerfassung von Packstücken inklusive Gewichtsangabe öffnet sich eine etwas größere Erfassungsmaske, die im oberen Maskenbereich die Vorgangsnummer und die Kundennummer nebst Kundenname als nicht editierbare Informationsfelder enthält. Darunter befinden sich ein Eingabefeld für das Gewicht, ein Auswahlfeld für die Verpackungsart und eine tabellarische Anzeige der erfassten Packstücke.
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Ein neuer Packstückdatensatz wird in dieser Schnellerfassungsmaske durch Eingabe eines Gewichtswertes, Auswahl der Verpackungsart und anschließender Bestätigung mit der Enter-Taste generiert. In der tabellarischen Anzeige steht die Zeilenmarkierung hierfür zunächst immer auf dem Eintrag Neu. Um eine getätigte Eingabe zu korrigieren oder zu löschen, kann in der Tabellenanzeige der betreffende Packstückdatensatz ausgewählt werden und dann entweder der neue Gewichtswert bzw. die neue Verpackungsart mit erneuter Bestätigung per Enter-Taste eingegeben oder mittels der Schaltfläche Löschen komplett entfernt werden. Um anschließend wieder weitere Packstücke erfassen zu können, muss in der tabellarischen Anzeige wieder auf den Eintrag Neu positioniert werden.
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Der in dieser Eingabemaske eingegebene Gewichtswert wird als Bruttogewichtswert für das Packstück inklusive Verpackungsgewicht betrachtet. Wird ein hier erstellter Packstückdatensatz in der vollständigen Packstückpflegemaske nachbearbeitet, so wird das Warengewicht zunächst als Differenz zwischen dem ursprünglichem Eingabewert und dem Verpackungsgewicht angezeigt. Erst bei konkreter Zuordnung von Auftragspositionen zum Packstück werden die Gewichtswerte neu hochgerechnet. Der in dieser Eingabemaske eingegebene Gewichtswert wird als Bruttogewichtswert für das Packstück inklusive Verpackungsgewicht betrachtet. Wird ein hier erstellter Packstückdatensatz in der vollständigen Packstückpflegemaske nachbearbeitet, so wird das Warengewicht zunächst als Differenz zwischen dem ursprünglichem Eingabewert und dem Verpackungsgewicht angezeigt. Erst bei konkreter Zuordnung von Auftragspositionen zum Packstück werden die Gewichtswerte neu hochgerechnet. |
Vollständige Pflegemaske zur Packstückerfassung
Diese Pflegemaske stellt die allgemeine Anlaufstelle für die Packstückverwaltung innerhalb der Auftragsbearbeitung dar. In ihr können alle Informationen zu den einzelnen Packstücken eines Vorgangs detailliert erfasst, Sendungen gezielt über das Trackingsystem des Frachtführers nachverfolgt oder der generelle Status aller erfassten Packstücke überprüft werden. Diese Pflegemaske besitzt hierfür alle Standardbedienelemente für die Neuanlage, das Ändern und Löschen von Datensätzen und auf dem Ribbon Versand die spezialisierten Schaltflächen der Packstückerfassung bzw. Sonderfunktionen der verwendeten Frachtführerschnittstelle.
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Der Anzeige- und Eingabebereich ist in die Register Packstücke, Sendungsverfolgung und Sendungsstatus gegliedert.
Das Ribbon Versand bietet für das Register Packstücke die folgenden Funktionen:
| Versandlabel drucken | Druckt unter Verwendung der für den Vorgang ausgewählten Versandschnittstelle das Versandlabel des aktuell gewählten Packstücks.
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| Packstück verfolgen | Öffnet den im Betriebssystem als Standard definierten Internetbrowser und versucht die Online-Tracking-Seite des jeweiligen Frachtführers mit den Trackinginformationen des aktuell positionierten Packstücks aufzurufen.
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| Sendung stornieren | Der Auftrag zu einem bereits an die Versandschnittstelle übermittelten Packstück wird storniert.
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| Druckdaten neu erstellen | Sorgt für einen Wiederholungsdruck bereits gedruckter Versandlabel.
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| Tagesabschluss | Startet für Versandschnittstellen, die dies erlauben, den Tagesabschluss manuell. | ||
| Ergebnisdaten | Die Einspielung der Antworten aus den Versandschnittstellen erfolgt normalerweise automatisiert mit einer zeitlichen Verzögerung. Über diese Schaltfläche kann ein Synchronisationslauf manuell gestartet werden.
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| Nummernkreisprüfung | Führt die manuelle Prüfung der Restverfügbarkeit von Auftragsnummern für den Versand mit GLS durch.
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Das Register Packstück
Das Register «Packstücke» Das Register Packstücke bezieht sich inhaltlich auf den Vorgang in der Auftragsbearbeitung, über den die Pflegemaske aufgerufen wurde. Es ist in drei Bereiche unterteilt:
- Der Eingabebereich für die Packstückinformationen zum aktuell gewählten Packstück im linken oberen Maskenbereich.
- Der tabellarische Anzeigebereich aller zum aktuell gewählten Auftrag gehörenden Positionen im rechten, oberen Maskenbereich
- Eine weitere tabellarische Anzeige mit allen dem Vorgang zugeordneten Packstücken im unteren Maskenbereich
Der Eingabebereich für Packstückinformationen
Dieser Maskenbereich besitzt die folgenden Eingabe- bzw. Anzeigefelder
| Paket | Packstücknummer des aktuell erzeugten Packstücks. Diese Nummer wird vorgangsbezogen automatisch hochgezählt. |
| Verpackungsart | Auswahlfeld, welches dem Bediener die in den Firmenparametern vordefinierten Packungsarten zur Auswahl anbietet. |
| Bruttogewicht | Enthält den aus dem Vorgabewert für die ausgewählte Verpackungsart und den dem Packstück zugeordneten Positionsgewichten ermittelten Bruttogewichtswert. Der ermittelte Wert kann auch manuell überschrieben werden, z.B. wenn sich durch Füllmaterial ein höheres Packungsgewicht ergibt. |
| Warengewicht | Summiertes Nettogewicht aller dem Packstück zugeordneten Vorgangspositionen. |
| Verpackungskosten | Hier können die Kosten der Verpackung eingegeben werden. Eine Vorbelegung – basierend auf der gewählten Packungsart – muss als individuelle Erweiterung realisiert werden. |
| Porto | Wird mit den in der Packungsart definierten Vorbelegungswerten für In- bzw. Ausland vorbelegt. Der Wert kann manuell überschrieben werden. Für die Vorbelegung gelten die im Abschnitt Definition der konkreten Packungsarten für Versandhandel mit Eigengewicht genannten Einschränkungen hinsichtlich einer individuell zu realisierenden Vorbelegung. |
| Warenwert Paket | Reiner Warenwert, basierend auf den dem Packstück zugeordneten Vorgangspositionen/-mengen. |
| Wert Paket | Summe aus Verpackungskosten, Porto und Warenwert |
| Notizen | Eingabefeld für Notizen zum Packstück |
Tabellarische Ansicht der Auftragspositionen
Rechts neben dem Eingabebereich für die Packstückinformationen befindet sich eine tabellarische Auflistung aller Auftragspositionen des aktuell gewählten Vorgangs zu dem ein Packstück erfasst werden soll.
In der tabellarischen Ansicht kann – nach Neuanlage eines Packstückdatensatzes in dieser Erfassungsmaske oder nach vorheriger Anlange über eine der beiden Schnellerfassungsmasken – über ein Klickfeld vor jeder Auftragsposition festgelegt werden, ob diese Position dem aktuellen Packstück zugeordnet sein soll. In der Spalte Paketmenge kann durch direkte Mengeneingabe festgelegt werden, welche (Teil-) Menge der Vorgangsposition im aktuellen Packstück enthalten ist. Wird die Positionsmenge durch die Angabe von Teilmengen in mehreren Packstücken überschritten, warnt die Maske vor der damit verbundenen Überlieferung.
In der Spalte Ungepackt wird jeweils die noch offene Positionsmenge angezeigt, die bisher keinem Packstück zugeordnet wurde.
Tabellarische Ansicht der Packstücke zum Vorgang
Im unteren Maskenbereich befindet sich eine tabellarische Ansicht aller zum Vorgang erfasster Packstücke. Durch Doppelklick auf Einträge in diesem Anzeigebereich kann zwischen den einzelnen Packstückdatensätzen gewechselt werden. In dieser tabellarischen Anzeige sind nach Labeldruck und erfolgter Rückmeldung durch die angebundene Versandschnittstelle auch die Informationen zu Paketnummern und Trackingnummern enthalten.
Packstücke, deren Label noch nicht gedruckt bzw. für die noch keine Trackingnummern aus der Schnittstelle zurückgemeldet wurden, werden mit einer gelben Markierung hervorgehoben.
Das Register Sendungsverfolgung
Auf diesem Register ist unter Verwendung der Online-Trackingfunktionen der einzelnen Frachtführer die Sendungsverfolgung des aktuell auf dem Register Packstücke oder dem Register Sendungsstatus ausgewählten Packstücks möglich.
Das Register Sendungsverfolgung wird erst aktiv, nachdem das Label des aktuell gewählten Packstücks gedruckt, die zugehörigen Informationen an die Versandschnittstelle übermittelt und von der Schnittstelle die zugehörige Trackingnummer zurückgemeldet wurde.
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Um die Sendungsverfolgung nutzen zu können, muss der Rechner, auf dem die Sendungsverfolgung aufgerufen wird, einen funktionierenden Internetzugang besitzen, der zumindest den Zugriff auf die Inhalte der Trackingseiten des verwendeten Frachtführers erlaubt. |
Das Register Sendungsstatus
Dieses Register ermöglicht die Einsichtnahme in den Sendungsstatus aller in der Packstückverwaltung erfassten Packstücke. Hierfür bietet das Register im oberen Maskenbereich eine Reihe von Filterfeldern und darunter eine tabellarische Anzeige aller Packstücke, die den Filterkriterien entsprechen.
Die Anzeige der Packstücke kann mit folgenden Filterkriterien eingeschränkt werden:
Einschränkung auf bestimmte Trackingnummern.
| Note |
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Bei einzelnen Schnittstellen sind Tracking- und Paketnummern identisch |
Analog zur vorgangsbezogenen Anzeige der Packstücke auf dem Register Packstücke werden noch nicht vollständig übermittelte Packstückdatensätze im tabellarischen Anzeigebereich gelb hervorgehoben.
Durch einen Mausklick auf Datensätze in der tabellarischen Ansicht wird das Packstück selektiert und – sofern eine Trackingnummer bereits zurückgemeldet ist – über das Register Sendungsverfolgung eine Paketverfolgung durchgeführt.
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Aufgrund des modalen Dialogs für die Packstückverwaltung, wirkt sich die Auswahl eines Packstücks auf dem Register Sendungsstatus nicht auf den in der Auftragsbearbeitung selektierten Auftrag aus und hat auch keinen Einfluss auf das auf dem Register Packstücke ausgewählte Packstück. Sofern auf einen vom aktuell positionierten Auftrag abweichenden Vorgang zu einem hier angezeigten Packstück positioniert werden soll, kann über die Option Auf Vorgang positionieren im Kontextmenü der rechten Maustaste die Auftragsbearbeitung ein weiteres Mal gestartet werden. Der Eintrag Sendungsverfolgung starten führt zu einem Wechsel auf das Register Sendungsverfolgung und steht nur bei Einträgen mit zurückgemeldeter Trackingnummer zur Verfügung. |
Einsatz mehrerer Labeldrucker
Über die Konfigurationsvariablen des Typs [Schnittstellenname] LBLPRINTER (z.B. GLSLBLPRINTER) muss immer mindestens ein Labeldrucker für die Verwendung der zugehörigen Versandschnittstelle konfiguriert sein, welcher dann als Drucker für den Labeldruck verwendet wird.
Diese Konfigurationsvariablen erlauben teilweise die Vorgabe mehrerer Labeldrucker, zwischen denen dann in einer sich öffnenden Auswahlmaske gewählt werden kann.
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Die Dienst-basierte Schnittstellenanbindung an DHL Versenden unterstützt diese Mehrfachangabe von Labeldrucker nicht. |
Die Druckerauswahl erscheint sowohl beim manuellen Labeldruck über die zugehörigen Schaltflächen der Ribbons Versand in der Auftragsbearbeitung bzw. der Packstückverwaltung als auch im Rahmen des normalen Druckprozesses, sofern der Labeldruck für die Label-Erstellung als Teil des Druckprozesses konfiguriert wurde.
Dokumentation von Versendungen auf Auftragsebene
Für einen schnelleren Überblick, ob und welche Packstücke zu einem Auftrag versendet wurden, kann über die Konfigurationsvariable VHNPROT_VORNOTIZ eine Protokollierungsfunktion im allgemeinen Notizfeld des Auftragskopfes (Register Adresse in der Auftragsbearbeitung) aktiviert werden.
Neutralversand / abweichender Absender
In manchen Fällen ist es nicht erwünscht, die eigene Firmenadresse als Absender für den Packstückversand zu verwenden. Über die Konfigurationsvariable VORABSENDER kann in der Auftragsbearbeitung, zusätzlich zu den bereits vorhandenen Eingabebereichen für Liefer- und Rechnungsadresse, ein Eingabebereich für eine abweichende Absenderadresse aktiviert werden.
Die in diesem Eingabebereich hinterlegte Adresse wird dann für den Labeldruck von Packstücken verwendet. Als abweichende Absenderadresse können sowohl normale Adressen aus dem Adressdatenstamm verwendet werden, als auch manuelle Eingaben (Adressnummer = 1).
Ausgabe von Packstückinformationen auf Belegen
Beim Lieferschein- und Rechnungsdruck werden Packstückinformationen standardmäßig nicht auf den Belegen ausgegeben. Sofern Packstückinformationen auf Lieferscheinen oder Rechnungen erwünscht sind, kann über die Konfigurationsvariablen VHNPRINTINFO und VHNPRINTINFODRUCKART gesteuert werden, ob und wo auf dem Beleg die Packstückinformationen mit ausgegeben werden.
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Es gilt zu beachten, dass – je nach eingestelltem Synchronisationsverhalten zwischen Professional ERP und den angebundenen Versandschnittstellen – Trackingnummern nicht unmittelbar nach dem Labeldruck für einen Belegdruck bereits zur Verfügung stehen. Wird ein Lieferschein- bzw. Rechnungsdruck mit Ausgabe der Packstückinformationen ausgelöst, bevor diese Informationen in Professional ERP verfügbar sind, erscheint auf den Belegen nur die Anzahl der Packstücke. |