Versandhandel Auftragsbearbeitung

In der Auftragsbearbeitung steht bei installiertem Erweiterungsmodul Versandhandel das Ribbon Versand zur Verfügung.

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Die Rubrik Versand auf dem gleichnamigen Ribbon stellt über vier Schaltflächen folgende Funktionen bereit:

Packstückverwaltung

Die Schaltfläche Packstückverwaltung öffnet die vollständige Pflegemaske der Packstückverwaltung

Packstück Schnellerfassung

Mit der Schaltfläche Packstück Schnellerfassung wird – basierend auf der Erlöszuordnung der Lieferadresse des aktuellen Vorgangs und den Voreinstellungen für die Prozessintegration eine der drei möglichen Pflegemasken zur Paketerfassung geöffnet.

Versandlabel drucken

Druckt unter Verwendung der für den Vorgang ausgewählten Versandschnittstelle alle noch nicht gedruckten Versandlabel zu den erfassten Packstücken.

Manche der Versandschnittstellen verlangen es, dass immer alle Label der Packstücke zu einem Vorgang gemeinsam gedruckt werden. D.h. nach einem bereits erfolgten Labeldruck zusätzlich erfasste Packstücke führen dann zu einem erneuten Druck aller bisherigen Label, plus dem neuen Label. Die zuvor gedruckten Label müssen in diesen Fällen dann durch die neuen Label ersetzt werden.

Versandfunktionen

Über die Multifunktionsschaltfläche Versandfunktionen können gezielt Funktionen in den verwendeten Versandschnittstellen aufgerufen werden.

Es ist zu beachten, dass nicht jede Schnittstelle denselben Funktionsumfang bietet.

Sendungen stornieren	Storniert alle bereits an die Schnittstelle übergebenen Versandaufträge zum aktuellen Vorgang.
Druckdaten neu erstellen	Stellt die Druckdaten aller Packstücke des aktuellen Vorgangs neu zusammen und generiert neue Labels. Die hierbei erzeugten Labels ersetzen alle zuvor gedruckten Labels und müssen daher statt der bisherigen Labels verwendet werden.
Ergebnisdaten abfragen	Nach Erteilung eines Versandauftrages an die Versandschnittstelle durch den Labeldruck, erzeugen die einzelnen Schnittstellen zeitversetzt eine Antwort. Diese Antworten werden vom Versandhandelsmodul ebenfalls zeitversetzt eingelesen und die jeweiligen Packstückdatensätze mit den relevanten Daten wie Trackingnummern aktualisiert. Mit der Schnittstellenfunktion Ergebnisdaten abfragen kann solch ein Einlesevorgang auch außerhalb des normalen Synchronisationsintervalls manuell gestartet werden.Nach Erteilung eines Versandauftrages an die Versandschnittstelle durch den Labeldruck, erzeugen die einzelnen Schnittstellen zeitversetzt eine Antwort. Diese Antworten werden vom Versandhandelsmodul ebenfalls zeitversetzt eingelesen und die jeweiligen Packstückdatensätze mit den relevanten Daten wie Trackingnummern aktualisiert. Mit der Schnittstellenfunktion Ergebnisdaten abfragen kann solch ein Einlesevorgang auch außerhalb des normalen Synchronisationsintervalls manuell gestartet werden.
Tagesabschluss	Die Versandlösungen der einzelnen Frachtführer führen täglich automatisiert oder durch Benutzereingabe innerhalb der Frachtführersoftware einen Tagesabschluss durch. Manche der Schnittstellen erlauben es, den Tagesabschluss auch manuell über die Schnittstelle einzuleiten.
Nummernkreisprüfung	Führt die manuelle Prüfung der Restverfügbarkeit von Auftragsnummern für den Versand mit GLS durch.

Auf dieser Seite enthalten:

Erfassungsmasken für Packstücke

Für die Erfassung von Packstücken gibt es drei Erfassungsmasken, die in der Auftragsbearbeitung manuell oder automatisiert aufgerufen werden und – in Abhängigkeit der Erlöszuordnung der Lieferadresse des Vorgangs – den in der Versandbedingung festgelegten Erfassungsumfang für die zugehörige Versandregion besitzen.

Schnellerfassungsmaske Anzahl Packstücke (A)

Es öffnet sich nur ein einfaches Eingabefenster, in dem die Anzahl der Packstücke für die Lieferung erfasst werden muss. Bei Bestätigung mit Ok werden die Paketdatensätze automatisch ohne Angabe von Detailinformationen wie Verpackungsart, Gewicht oder Portokosten angelegt.

Wird diese Schnellerfassungsmaske nochmals aufgerufen, dann ist die zuvor eingegebene Packstückanzahl als Vorbelegung in der Eingabemaske vorhanden. Bei anschließender Eingabe eines geringeren Zahlenwertes oder bei Abbruch der Aktion wird nachgefragt, ob überzählige Paketdatensätze, für die noch kein Labeldruck erfolgt ist, wieder gelöscht werden sollen.

Wird diese Rückfrage verneint, bleiben die erfassten Packstückdatensätze erhalten. Bei einer Bestätigung versucht das System die überzähligen Paketdatensätze zu entfernen.

Bei ausschließlicher Verwendung dieser Erfassungsmaske für den Paketversand / Labeldruck muss beachtet werden, dass die möglichen Packstückinformationen für Verpackungsart, Portokosten und Gewicht nicht bzw. nur mit Defaultwerten belegt werden:

Verpackungsart	Zunächst kein Vorgabewert im Packstückdatensatz. Bei nachträglicher Bearbeitung über die vollständige Pflegemaske der Packstückerfassung kann die korrekte Verpackungsart nacherfasst werden.
Portokosten	Zunächst kein Vorgabewert im Packstückdatensatz. Bei Auswahl einer Verpackungsart in der vollständigen Pflegemaske der Packstückerfassung werden ggf. gepflegte Kostenwerte einbezogen.
Gewicht	Ein nur mit dieser Schnellerfassungsmaske gepflegtes Packstück besitzt zunächst ein Bruttogewicht von 0 kg. Bei einer nachträglichen Bearbeitung mit der vollständigen Pflegemaske erfolgt eine Ermittlung des Packstückgewichtes nur durch Zuordnung der Packungsart und der Auftragspositionen zum Packstück oder durch manuelle Eingabe der Gewichtswerte.

Da die Versandanwendungen der einzelnen Frachtführer keinen Labeldruck ohne Angabe eines Gewichtes erlauben, verwendet die Versandschnittstelle für Packstückdatensätze mit einem Bruttogewicht von 0 kg stattdessen den Inhalt der allgemeinen Konfigurationsvariablen VHNEMPTYWEIGHT bzw. die schnittstellenspezifischen Inhalte der Variablen

GLS Unibox	GLSEMPTYWEIGHT
UPS Wordship	UPSWSEMPTYWEIGHT
DPD ABC-Software	DPDABCEMPTYWEIGHT
DPD Print	DPDPRINTEMPTYWEIGHT
Hermes Shipping Client	HSCEMPTYWEIGHT
DHL EasyLog	DHLEMPTYWEIGHT

Es gilt zu beachten, dass bei der Übertragung der Antwortinformationen aus der Versandschnittstelle kein erneuter Gewichtsabgleich erfolgt, sodass Packstücke, deren Gewichtswerte mit den o.g. Defaultwerten übertragen wurden, innerhalb der Packstückverwaltung weiterhin mit dem Gewicht 0 kg versehen sind.

Schnellerfassungsmaske Gewicht (G)

Für die Schnellerfassung von Packstücken inklusive Gewichtsangabe öffnet sich eine etwas größere Erfassungsmaske, die im oberen Maskenbereich die Vorgangsnummer und die Kundennummer nebst Kundenname als nicht editierbare Informationsfelder enthält. Darunter befinden sich ein Eingabefeld für das Gewicht, ein Auswahlfeld für die Verpackungsart und eine tabellarische Anzeige der erfassten Packstücke.

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Ein neuer Packstückdatensatz wird in dieser Schnellerfassungsmaske durch Eingabe eines Gewichtswertes, Auswahl der Verpackungsart und anschließender Bestätigung mit der Enter-Taste generiert. In der tabellarischen Anzeige steht die Zeilenmarkierung hierfür zunächst immer auf dem Eintrag Neu. Um eine getätigte Eingabe zu korrigieren oder zu löschen, kann in der Tabellenanzeige der betreffende Packstückdatensatz ausgewählt werden und dann entweder der neue Gewichtswert bzw. die neue Verpackungsart mit erneuter Bestätigung per Enter-Taste eingegeben oder mittels der Schaltfläche Löschen komplett entfernt werden. Um anschließend wieder weitere Packstücke erfassen zu können, muss in der tabellarischen Anzeige wieder auf den Eintrag Neu positioniert werden.

Der in dieser Eingabemaske eingegebene Gewichtswert wird als Bruttogewichtswert für das Packstück inklusive Verpackungsgewicht betrachtet. Wird ein hier erstellter Packstückdatensatz in der vollständigen Packstückpflegemaske nachbearbeitet, so wird das Warengewicht zunächst als Differenz zwischen dem ursprünglichem Eingabewert und dem Verpackungsgewicht angezeigt. Erst bei konkreter Zuordnung von Auftragspositionen zum Packstück werden die Gewichtswerte neu hochgerechnet. Der in dieser Eingabemaske eingegebene Gewichtswert wird als Bruttogewichtswert für das Packstück inklusive Verpackungsgewicht betrachtet. Wird ein hier erstellter Packstückdatensatz in der vollständigen Packstückpflegemaske nachbearbeitet, so wird das Warengewicht zunächst als Differenz zwischen dem ursprünglichem Eingabewert und dem Verpackungsgewicht angezeigt. Erst bei konkreter Zuordnung von Auftragspositionen zum Packstück werden die Gewichtswerte neu hochgerechnet.

Vollständige Pflegemaske zur Packstückerfassung

Diese Pflegemaske stellt die allgemeine Anlaufstelle für die Packstückverwaltung innerhalb der Auftragsbearbeitung dar. In ihr können alle Informationen zu den einzelnen Packstücken eines Vorgangs detailliert erfasst, Sendungen gezielt über das Trackingsystem des Frachtführers nachverfolgt oder der generelle Status aller erfassten Packstücke überprüft werden. Diese Pflegemaske besitzt hierfür alle Standardbedienelemente für die Neuanlage, das Ändern und Löschen von Datensätzen und auf dem Ribbon Versand die spezialisierten Schaltflächen der Packstückerfassung bzw. Sonderfunktionen der verwendeten Frachtführerschnittstelle.

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Der Anzeige- und Eingabebereich ist in die Register Packstücke, Sendungsverfolgung und Sendungsstatus gegliedert.

Das Ribbon Versand bietet für das Register Packstücke die folgenden Funktionen:

Versandlabel drucken	Druckt unter Verwendung der für den Vorgang ausgewählten Versandschnittstelle das Versandlabel des aktuell gewählten Packstücks. Einzelne Versandschnittstellen verlangen, dass immer alle Label der Packstücke eines Vorgangs gemeinsam gedruckt werden. D.h. zusätzlich erfasste Packstücke führen zu einem erneuten Druck aller Label des Vorgangs. Zuvor erstellte Label müssen dann ersetzt werden.
Packstück verfolgen	Öffnet den im Betriebssystem als Standard definierten Internetbrowser und versucht die Online-Tracking-Seite des jeweiligen Frachtführers mit den Trackinginformationen des aktuell positionierten Packstücks aufzurufen. Dies setzt eine funktionierende Internetverbindung voraus und kann erst nach Rückmeldung der Trackinginformationen aus der Versandschnittstelle erfolgen. Dies entspricht der Funktion des Registers Sendungsverfolgung, allerdings in einem separaten Programmfenster.
Sendung stornieren	Der Auftrag zu einem bereits an die Versandschnittstelle übermittelten Packstück wird storniert. Schnittstellenabhängig werden hierbei nur einzelne Packstücke oder gleich alle zum Vorgang gehörenden Packstücke storniert.
Druckdaten neu erstellen	Sorgt für einen Wiederholungsdruck bereits gedruckter Versandlabel. Es gelten dieselben Einschränkungen wie beim Erstdruck von Labeln: Je nach Versandschnittstelle müssen immer alle zum Vorgang gehörenden Packstücke gemeinsam gedruckt werden und hierbei entstehende Label ersetzen alle bisherigen.
Tagesabschluss	Startet für Versandschnittstellen, die dies erlauben, den Tagesabschluss manuell.
Ergebnisdaten	Die Einspielung der Antworten aus den Versandschnittstellen erfolgt normalerweise automatisiert mit einer zeitlichen Verzögerung. Über diese Schaltfläche kann ein Synchronisationslauf manuell gestartet werden. Die Ergebnisdatensynchronisation kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Nummernkreisprüfung	Führt die manuelle Prüfung der Restverfügbarkeit von Auftragsnummern für den Versand mit GLS durch. Funktioniert nur für die GLS-Schnittstelle.

Das Register Packstück

Das Register «Packstücke» Das Register Packstücke bezieht sich inhaltlich auf den Vorgang in der Auftragsbearbeitung, über den die Pflegemaske aufgerufen wurde. Es ist in drei Bereiche unterteilt:

Der Eingabebereich für die Packstückinformationen zum aktuell gewählten Packstück im linken oberen Maskenbereich.
Der tabellarische Anzeigebereich aller zum aktuell gewählten Auftrag gehörenden Positionen im rechten, oberen Maskenbereich
Eine weitere tabellarische Anzeige mit allen dem Vorgang zugeordneten Packstücken im unteren Maskenbereich

Der Eingabebereich für Packstückinformationen

Dieser Maskenbereich besitzt die folgenden Eingabe- bzw. Anzeigefelder

Paket	Packstücknummer des aktuell erzeugten Packstücks. Diese Nummer wird vorgangsbezogen automatisch hochgezählt.
Verpackungsart	Auswahlfeld, welches dem Bediener die in den Firmenparametern vordefinierten Packungsarten zur Auswahl anbietet.
Bruttogewicht	Enthält den aus dem Vorgabewert für die ausgewählte Verpackungsart und den dem Packstück zugeordneten Positionsgewichten ermittelten Bruttogewichtswert. Der ermittelte Wert kann auch manuell überschrieben werden, z.B. wenn sich durch Füllmaterial ein höheres Packungsgewicht ergibt.
Warengewicht	Summiertes Nettogewicht aller dem Packstück zugeordneten Vorgangspositionen.
Verpackungskosten	Hier können die Kosten der Verpackung eingegeben werden. Eine Vorbelegung – basierend auf der gewählten Packungsart – muss als individuelle Erweiterung realisiert werden.
Porto	Wird mit den in der Packungsart definierten Vorbelegungswerten für In- bzw. Ausland vorbelegt. Der Wert kann manuell überschrieben werden. Für die Vorbelegung gelten die im Abschnitt Definition der konkreten Packungsarten für Versandhandel mit Eigengewicht genannten Einschränkungen hinsichtlich einer individuell zu realisierenden Vorbelegung.
Warenwert Paket	Reiner Warenwert, basierend auf den dem Packstück zugeordneten Vorgangspositionen/-mengen.
Wert Paket	Summe aus Verpackungskosten, Porto und Warenwert
Notizen	Eingabefeld für Notizen zum Packstück

Tabellarische Ansicht der Auftragspositionen

Rechts neben dem Eingabebereich für die Packstückinformationen befindet sich eine tabellarische Auflistung aller Auftragspositionen des aktuell gewählten Vorgangs zu dem ein Packstück erfasst werden soll.

In der tabellarischen Ansicht kann – nach Neuanlage eines Packstückdatensatzes in dieser Erfassungsmaske oder nach vorheriger Anlange über eine der beiden Schnellerfassungsmasken – über ein Klickfeld vor jeder Auftragsposition festgelegt werden, ob diese Position dem aktuellen Packstück zugeordnet sein soll. In der Spalte Paketmenge kann durch direkte Mengeneingabe festgelegt werden, welche (Teil-) Menge der Vorgangsposition im aktuellen Packstück enthalten ist. Wird die Positionsmenge durch die Angabe von Teilmengen in mehreren Packstücken überschritten, warnt die Maske vor der damit verbundenen Überlieferung.

In der Spalte Ungepackt wird jeweils die noch offene Positionsmenge angezeigt, die bisher keinem Packstück zugeordnet wurde.

Tabellarische Ansicht der Packstücke zum Vorgang

Im unteren Maskenbereich befindet sich eine tabellarische Ansicht aller zum Vorgang erfasster Packstücke. Durch Doppelklick auf Einträge in diesem Anzeigebereich kann zwischen den einzelnen Packstückdatensätzen gewechselt werden. In dieser tabellarischen Anzeige sind nach Labeldruck und erfolgter Rückmeldung durch die angebundene Versandschnittstelle auch die Informationen zu Paketnummern und Trackingnummern enthalten.

Packstücke, deren Label noch nicht gedruckt bzw. für die noch keine Trackingnummern aus der Schnittstelle zurückgemeldet wurden, werden mit einer gelben Markierung hervorgehoben.