Ein ToDo (Aufgabe oder Tätigkeit) im Kontaktmanagement muss verschiedene Informationen enthalten. Beispielsweise können Sie einem ToDo einen Betreff und eine individuelle Kontaktart hinterlegen.
Sie können selbst vorgeben, wie und mit welchen Informationen Sie innerhalb des Kontaktmanagements arbeiten möchten. Für diesen Zweck steht Ihnen ein Pflegeprogramm für Kontaktarten wie z.B. „Anrufen“, „Besuchen“, „Nachfassen Angebot“, etc. zur Verfügung. Zudem können Sie in der Kontaktartenpflege den Bereich und die Dokumente pflegen, mit denen im Kontaktmanagement gearbeitet werden soll.
Die Pflege der Kontakt-Arten finden Sie im Hauptmenü im Funktionsbereich Stammdaten unter Firmendaten Kontakt-Arten.
Diese Anwendung können Sie auch über den Menüpunkt Extras in den Firmenparametern starten, die Sie ebenfalls im Funktionsbereich Stammdaten unter der Anwendung Firmendaten finden.
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Kontaktart neu anlegen
In der Anwendung Kontakt-Arten wird zuerst entschieden, ob die Kontaktart als Bereich oder als ToDo erfasst werden soll. Als Bereich versteht man eine übergeordnete Einteilung, vergleichbar mit dem Organigramm eines Unternehmens. Dies dient u.a. dazu in weiterer Folge Aufgaben und Termine aller Benutzer besser strukturieren und im Überblick behalten zu können.
Im Register Übersicht erhalten Sie alle gespeicherten Kontaktarten auf einen Blick.
Als Beispiel sind bereits einige Standard-Bereiche wie z.B. EINKAUF, ORGA, VERKAUF und ToDos wie z.B. ANRUFEN, MEETING und URLAUB bereits angelegt.
Als erste Übung wählen wir als Kontaktart „Bereich“ aus. Über die Funktionstaste F9, das leere Blatt in der Symbolleiste bzw. über das Menü Datei Neu gelangen Sie in den Modus der Neuanlage.
Hier wird im Feld „Kontaktart“ die Art „Bereich“ für die Eingabe vorgeschlagen. Jetzt können Sie für diese Kontaktart zum Beispiel im Feld „Matchcode“ die Kurzbezeichnung „VERKAUF“ anlegen und als Bezeichnung „Verkaufsabteilung“ ausschreiben.
Bei Bedarf können Sie einen Bereich bzw. ToDo einer bestimmten Gruppe zuordnen. In unserem Beispiel haben wir die (Mitarbeiter-)Gruppe „Vertriebstätigkeit“ für unsere Kontaktart „VERTRIEB“ ausgewählt.
Die Liste unter „Gruppierung“ steht für die Auswahl zur Verfügung, wenn das Klickfeld „Liste“ nicht aktiviert ist.
Die Gruppierungsarten und deren Kürzel sind zuvor in den Stammdaten Firmendaten Firmenparameter im Register Kürzel anzulegen.