Begriffe QM-Handbuch und Dokumentationen

Dokumentation

Eine PDF-Datei mit allen für die Veröffentlichung freigegebenen Inhalten eines Buchs 

QM-Handbuch

Eine im Rahmen des Qualitätsmanagements erstellte Sonderform der Dokumentation im PDF-Format, welche Unternehmensprozesse und sonstige Angaben gemäß DIN EN ISO 9001:2015 oder einer vergleichbaren Richtlinie beinhaltet

Buch

Höchste Struktureinheit zur Verwaltung von Dokumentationen. Ein Buch besteht aus Kapiteln, den darin enthaltenen Dokumenten und Verknüpfungen.

Kapitel

Ein Kapitel ist eine dem Buch untergeordnete Struktureinheit, die innerhalb eines Buchs mehrfach vorkommen und ihrerseits weitere Unterkapitel besitzen kann. Aus Sicht der Datenhaltung besitzt ein Kapitel außer einer Bezeichnung keinen eigenen Inhalt. Die eigentlichen Inhalte entstehen erst auf Ebene eines Dokuments bzw. dessen Versionen.

Dokument

Ein Dokument ist eine dem Buch oder seinen Kapiteln untergeordnete Struktureinheit, die mehrfach vorkommen kann. Ähnlich wie ein Kapitel besitzt ein Dokument als Strukturelement nur eine Bezeichnung und noch keine wirklichen Inhalte. Die Inhalte der Dokumentation werden erst auf Ebene der zum Dokument gehörenden Versionen gebildet.

Version

Eine Version ist der tatsächlich zum Strukturelement Dokument gehörende Inhalt, der letztlich in eine veröffentlichte Dokumentation einfließen kann. Eine Version liegt üblicherweise zunächst in den Datenformaten der Microsoft Office Anwendungen Word, Excel, Power Point und Visio vor und wird auch mit Hilfe dieser Anwendungen bearbeitet bzw. überhaupt erst erstellt. Im Rahmen der Pflegemaßnahmen wird jede Version kontinuierlich in PDF-Zwischendokumente überführt, die anhand von geeigneten Vermerken den Erstellungs- und Freigabeprozess mitdokumentieren.

Zu einem Dokument können beliebig viele Versionen vorliegen. Es kann jedoch immer nur eine gültige / veröffentlichte Version geben und es lässt sich immer nur die jeweils neuste noch nicht gültige / veröffentlichte Version bearbeiten

Dokumentenstatus

Jede Version eines Dokuments besitzt einen Status, der u.a. festlegt, ob eine Bearbeitung zulässig ist, ob es mit seinem Inhalt bereits in die finale Dokumentation einfließen darf bzw. ob es bereits in eine solche eingeflossen ist. 

Buchtyp

Klassifizierungsmerkmal, welches Dokumentationen anhand ihres Bestimmungszwecks unterscheidet. Standardmäßig wird zunächst nur zwischen den Buchtypen QM-Handbuch und (allgemeinen) Dokumentationen unterschieden. Es können jedoch kundenindividuell weitere Buchtypen angelegt und verwaltet werden.

Freigabeprozess

Dokumentationen bzw. die darin enthaltenen Dokumente und Versionen sind an einen Freigabeprozess gekoppelt, der dafür sorgt, dass nur inhaltlich geprüfte Informationen Einzug in eine veröffentlichte Dokumentation halten. Dieser Prozess beinhaltet die Schritte In Bearbeitung, Warten auf Freigabe, Freigegeben, Veröffentlicht und Ungültig. 

Wiedervorlagen

Im Kontaktmanagement können in Folge von BenutzerFeedback zu mit Anwendungsmasken verknüpften Dokumentationen oder als Teil des Freigabeprozesses spezielle Todos für den mit der Dokumentation betrauten Mitarbeiter und andere Prozessbeteiligten erzeugt werden. Diese speziellen Todos werden als Wiedervorlagen bezeichnet und tauchen zusätzlich zum Kontaktmanagement auch in den zugehörigen Ansichten der Anwendungen Dokumentationen und QMHandbuch auf.

Verlinkung

Die Inhalte von veröffentlichten Dokumentationen können mit Professional ERP Anwendungen bzw. konkreten Maskenelementen innerhalb der Anwendungen verbunden werden, um dann als Anwendungshilfe zur Anzeige gebracht zu werden. Derartige Verbindungen werden im Kontext dieser Modulbeschreibung als Verlinkung bezeichnet.

Verknüpfung

Bei Verknüpfungen handelt es sich um Verweise auf nicht im Kontext der Anwendungen QM-Handbuch bzw. Dokumentationen gespeicherte Dateien, die aus Sicht der Inhaltstrukturierung einem Dokument gleichgestellt ist, jedoch kein fester Bestandteil der Dokumentation wird bzw. auf Grund des medialen Aufbaus nicht werden kann. Beispiele hierfür sind verknüpfte Videodateien, die als Anwenderhilfe eingesetzt werden sollen