6 Inventur: Differenzbuchung

Verbuchung von Inventurdifferenzen

Dieser Inventurschritt verändert nachhaltig die im System gespeicherten Lagerbestände anhand der bei der Inventur erfassten Zählmengen. Die Verbuchung sollte daher nur durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass alle Zählmengen korrekt erfasst wurden.

Die Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ sollte während der Verarbeitung geschlossen sein bzw. es muss gewährleistet sein, dass während der Verbuchung keine weiteren Zählmengen erfasst werden.

Vor der Verbuchung sollte zudem eine weitere Datensicherung vorgenommen werden!

Die Verbuchungsmaske der Inventurdifferenzen wird über den Button „Differenzen verbuchen“ in der Inventurverwaltung aufgerufen und das Auswahlfeld „Inventur“ wird passend zur aktuell ausgewählten Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) vorbelegt. Wird die Verbuchungsmaske über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die entsprechende Inventurdefinition manuell gewählt werden.

Nach Auswahl der Inventurdefinition (manuell oder automatisch durch Aufruf über die Inventurverwaltung) ermittelt das Programm diejenigen Artikel, für die der Soll-Bestand lt. System vom Ist-Bestand gemäß Zählung abweicht. Die ermittelten Artikel werden tabellarisch mit ihren Soll- und Ist-Mengen angezeigt.

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Tabellarische Anzeige der Artikel mit Bestandsabweichungen

War der Artikel auf mehreren Warenträgern verbucht, so öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem die Differenzen vom Warenträger umgebucht werden können.

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Wählen Sie den richtigen Buchungssatz aus und bestätigen Sie mit Ok.

Druck einer Korrekturzählliste (optional)

Nach der Ermittlung der Inventurdifferenzen besteht die Möglichkeit, eine Korrekturzählliste zu erstellen, um erneute Zählvorgänge zur Verifikation der ermittelten Differenzmengen besser zu unterstützen. Hierfür müssen zunächst die für die erneute Zählung vorgesehenen Artikel anhand des Klickfeldes beim zugehörigen Eintrag der tabellarischen Anzeige in der Inventurdifferenzmaske selektiert und anschließend den Button„Korrekturzählliste drucken“ auf dem Reiter „Extras“ in der Funktionsgruppe „Korrektur“ betätigt werden.

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Erstellen einer Korrekturzählliste

Nach Betätigung öffnen sich nacheinander zwei Auswahldialoge, in denen der zu verwendende Zähllistenbeleg und anschließend der gewünschte Drucker ausgewählt werden müssen

Über die Konfigurationsvariable „INVKORRBEL“ kann die Beleg- und Druckerauswahl automatisiert werden.

Neuen Korrekturbeleg erstellen

Um die mit der Korrekturzählliste erneut gezählten Mengen im Inventurschritt „Zähllisten erfassen“ mit den neuen Werten erfassen zu können, bietet es sich aus Gründen der Übersichtlichkeit an, zur Korrekturzählliste auch einen Korrekturzählbeleg zu erstellen.

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Erstellung eines Korrekturzählbelegs

Über den Button „neuen Korrekturzählbeleg erstellen“ können derartige Zählbelege für die Anwendungsmaske „Zählliste erfassen“ erstellt werden. Bei Betätigung von Professional ERP, unter welchem Belegnamen der neue Korrekturbeleg gespeichert werden soll.

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Eingabe Belegname für Korrekturbeleg

Standardmäßig schlägt Professional ERP einen Namen mit dem Präfix „KORR_“, gefolgt von einer dreistelligen fortlaufenden Nummer vor. Im Anschluss erfolgt die Rückfrage, ob die bereits gezählten Mengen zurückgesetzt werden sollen:

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Rückfrage für die Rücksetzung der bereits erfassten Zählmengen

Wird das Zurücksetzen der bereits erfassten Zählmengen bestätigt, wird bei der Erzeugung des Korrekturzählbeleges für jeden Artikel ein zusätzlicher Erfassungssatz mit negativer Erstzählmenge angelegt, sodass in Summe vor Erfassung der neuen Zählmengen wieder eine Zählmenge von 0 vorhanden ist. Im Korrekturzählbeleg müssen die neu gezählten Mengen daher dann in voller Höhe erfasst werden.

Wird die Zählmenge nicht zurückgesetzt, so muss bei der Erfassung der Korrekturmengen die zuvor regulär gezählte Inventurmenge berücksichtigt und Abweichungen zur Ersterfassung als Differenzmengen berücksichtigt werden. Hierbei ist besondere Sorgfalt von Nöten.

Nach der Erstellung von Korrekturzählbelegen sollte die Anwendungsmaske für Inventurdifferenzen geschlossen und zurück in die Anwendung „Zähllisten erfassen“ und den zugehörigen Inventurschritt gewechselt werden, um die Korrekturmengen zu erfassen (vgl. „Zähllisten erfassen“).

Tatsächliche Differenzbuchung durchführen

Die zu verbuchenden Differenzen können analog zur Auswahl für den Druck eines Korrekturzählbelegs per Klickfeld in der Tabelle einzeln markiert werden. Alternativ können alle Differenzen über den Button „alle markieren“ komplett ausgewählt werden. Nach Auswahl der Differenzdatensätze muss zunächst der Button „Buchmengen ermitteln“ betätigt werden, damit die ermittelten Differenzmengen als tatsächliche Buchungsmengen festgelegt werden. Über die Schalfläche „Differenzmengen verbuchen“ wird dann die eigentliche Verbuchung der Differenzmengen veranlasst. Die sich öffnende Sicherheitsabfrage ist dann zu bejahen.

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Sicherheitsabfrage für Verbuchung von Differenzmengen

Nach erfolgter Verbuchung meldet das System den Abschluss der Buchungsarbeiten

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Abschlussmeldung nach Differenzverbuchung

Im Anschluss daran kann die Differenzverbuchungsmaske geschlossen werden.

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Weitere Schritte der Inventur:

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