Versionen von Angeboten in der Auftragsbearbeitung
Bei der Angebotserstellung kommt es häufig vor, dass ein Kunde bis zur tatsächlichen Auftragserteilung z. B. wegen Nichtgefallen oder geänderten Anforderungen um unterschiedliche Angebotsfassungen bittet.
Mit Professional ERP ist es möglich, mehrere Versionen eines Angebots zu erstellen, die unterschiedliche Positionen besitzen können und sich anhand einer Versionsnummer voneinander unterscheiden lassen.
Die einzelnen Angebotsversionen lassen sich über einen neuen Dialog innerhalb der Auftragsbearbeitung verwalten.
Angebotsversionen
Nach der Erstellung eines neuen Vorgangs kann die Verwaltungsmaske für Angebotsversionen entweder über den neu hinzugekommenen Menüpunkt Angebotsversionen des Reiters Extras oder durch einen Klick mit der linken Maustaste auf die Statusanzeige in der Auftragsbearbeitung geöffnet werden.
Die neue Verwaltungsmaske ist in drei Bereiche gegliedert.
In der oberen Maskenhälfte befinden sich links die Anzeige- und Eingabefelder mit den Versionsinformationen zur aktuell gewählten Angebotsversion.
Folgende Felder sind vorhanden:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Version | Nummerisches Anzeigefeld für die Versionsnummer des Angebots. Diese Ausgabe kann über die Konfigurationsvariable DRUVORVERSIONR gesteuert werden. |
| Bezeichnung | Freitextfeld für eine interne Bezeichnung der Angebotsversion; standardmäßig auf 40 Zeichen beschränkt. Die Bezeichnung wird innerhalb der Auftragsbearbeitung standardmäßig nur in einem Kontextmenü zur besseren Identifizierung einer Angebotsversion verwendet. |
| Betreff | Zweizeiliger Betreff, der zunächst aus dem Basisvorgang übernommen wird. Der Betreff kann für jede Angebotsversion separat vorgegeben werden und wird beim Angebotsdruck auch verwendet. Änderungen am Betreff innerhalb der Verwaltungsmaske fließen zurück in die Betreffzeilen des zugehörigen Kopfdatensatzes in der Auftragsbearbeitung. |
Notizen | Freitextfeld für Notizen zur jeweiligen Angebotsversion. |
Erweiterte Angebotsinformationen
Rechts neben den Versionsinformationen befinden sich die erweiterten Angebotsinformationen:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Angebot erledigt | Klickfeld zur Kennzeichnung einer Angebotsversion als erledigt. Als erledigt gekennzeichnete Angebotsversionen werden weder im Forecast des Controlling Centers noch für Controlling Kennzahlen zu offenen Angeboten berücksichtigt. Auch dann nicht, wenn es sich um die zuletzt als aktiv gekennzeichnete Angebotsversion handelt. |
| Absagegrund | Auswahlfeld für den Absagegrund. Gründe wer-den als frei definierbare Kürzel gepflegt. |
| Abgesagt am | Datumsfeld für die Dokumentation des Absagezeitpunkts zu einer Angebotsversion |
| abgesagt durch | Freitextfeld für die Dokumentation der Person, die die weitere Bearbeitung des Angebots abgesagt hat. |
| gültig bis | Datumsfeld für die Befristung eines Angebots; wird beim Belegdruck mit ausgegeben; standardmäßige Vorbelegung bei Angebotsdruck mit Tagesdatum plus 30 Kalendertage. Dieses Programmverhalten kann über die Konfigurationsvariablen VORANBISVORBEL und DRUVORANBIS angepasst werden. |
| Abschlusswahrscheinlichkeit | Angenommene Abschlusswahrscheinlichkeit für das Angebot; die Vorgangssumme fließt – sofern es sich um die aktive Angebotsversion handelt – mit diesem Prozentsatz in die Ansicht Forecast des Controlling Centers ein. |
| Umsatz erwartet in Monat / Jahr | Standardmäßig fließt die Vorgangssumme eines Angebots in den Forecast des Controlling Centers basierend auf dem Druckdatum desselben ein. |
Tabellarische Anzeige der Angebotsversionen
Im unteren Bereich der Verwaltungsmaske befindet sich eine tabellarische Anzeige aller Angebotsversionen, die zur selben Vorgangsnummer angelegt wurden.
Die zum Vorgang bestehenden Angebotsversionen werden hier farblich wie folgt markiert:
| Farbe | Bedeutung |
|---|---|
| grün | Dieser Eintrag ist die Angebotsversion, die aktuell für die Berücksichtigung im Forecast des Controlling Centers und in Controlling Kennzahlen zu Angeboten als aktiv gekennzeichnet ist. Es gibt immer nur genau eine aktive Angebotsversion. Dies verhindert, dass betriebliche Kontrollinstrumente wie Controlling Kennzahlen zu Angeboten bzw. der Forecast im Controlling Center durch die Angebotsversionen irreführend aufgebläht werden. |
| gelb | Gelb eingefärbte Einträge stehen für sämtliche Angebotsversionen, die weder als aktiv noch als erledigt gekennzeichnet sind. |
| rot | Sämtliche als erledigt gekennzeichneten Angebotsversionen werden in der tabellarischen Ansicht rot eingefärbt. |
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