Inventur Mehrlager Professional ERP ab Version 7.2

Hinweise zur Inventur

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ werden Inventurdifferenzen – anders als in der Grundversion, in der die Bestandsinformationen des Artikelstamms die Ausgangsbasis darstellt – anhand der Bewegungsdaten der Tabelle BEW1 ermittelt.

Bei der Ermittlung von Inventurdifferenzen berechnet das Programm zunächst den theoretischen Lagerbestand pro Lagerort anhand aller Buchungen in der Bewegungstabelle BEW1, die vor 23:59h des Inventurstichtages verbucht wurden. Daher stellt es kein Problem dar, wenn Lagerbuchungen durchgeführt werden, obwohl die Inventur noch nicht verbucht wurde, allerdings müssen alle Buchungen, die am Inventurstichtag vorgenommen werden auch beim Inventurbestand entsprechend mitberücksichtigt werden. Sind derartige Überschneidungen von Zählung und betrieblichen Lagerbuchungen nicht erwünscht, so muss als Inventurstichtag der Tag vor der eigentlichen Zählung gewählt werden und während der Zählung dürfen keine weiteren Lagerbuchungen vorgenommen werden.

Bei der Verbuchung von Inventurdifferenzen werden nur solche Artikel und Lagerorte berücksichtigt, die in einer Zählliste erfasst wurden (vgl. „Zähllisten erfassen“). Wird kein Bestand zu einem Artikel oder Lagerort erfasst, erfolgt später auch keine Differenzbuchung. Hierdurch besteht die Möglichkeit, eine Inventur nur auf bestimmte Lagerorte durchzuführen, ohne an allen Lagerorten zählen zu müssen.

Vorbereitung

Vor der Durchführung einer Inventur sind folgende Vorarbeiten durchzuführen:

1.  Erstellung einer Datensicherung
2. Bewegungskorrektur Mehrlager
3. Bereitstellung der Zähllistenbelege

Datensicherung

Vor Beginn jedweder Inventurarbeiten ist eine geeigneteDatensicherung des aktuellen Datenbestandes vorzunehmen. Für Installationen mit einer Datenhaltung mittels FoxPro-Tabellen wird empfohlen eine Kopie des Datenverzeichnisses von Professional ERP vorzunehmen. Die weiteren, im Rahmen des Inventurablaufes empfohlenen, Datensicherungen sollten in gleicher Art und Weise, aber in unterschiedliche Zielverzeichnisse vorgenommen werden. Für Sicherungsmaßnehmen bei Datenhaltung mit SQL-Servern sind Sicherungen mittels des SQL-Managementstudios zu erstellen.

Bewegungskorrektur Mehrlager

Vor einer Inventur ist zunächst immer eine bewegungsbezogene, automatische Korrektur durchzuführen. Die Bewegungskorrektur Mehrlager wird im Hauptmenü in der Rubrik „Dienste“ im Untermenü „Systemarbeiten“ aufgerufen

 Menüeintrag „Bewegungskorrektur Mehrlager“ im Hauptmen

Anwendungsmaske „Bewegungskorrektur Mehrlager“

Über die Schaltfläche 

wird der Abgleich für Lagerbestände zwischen Artikelstamm und Bewegungsinformationen anhand der Bewegungsinformationen vorgenommen.

Bereitstellung der Zähllistenbelege

Sofern die für die Inventur zu verwendenden Zähllisten und eventuell benötigte Korrekturbelege mit Professional ERP erstellt werden sollen (vgl. „Zähllistendruck (optional, empfohlen)Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.“), ist zudem sicherzustellen, dass entweder die zugehörige Belegvorlage „INVS0001“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste“) oder „INVS0008“ (Standardbezeichnung „Inventurzählliste (inkl. Korrekturbeleg)“) und „INVS0002“ (Standardbezeichnung „Zählliste interne Abgänge“) ins System importiert wurden.

Die Belegvorlagen können über die Anwendungsmaske „Zähllisten drucken“ importiert werden, welche im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ in deren Untermenü „Inventur“ aufgerufen werden kann.

Import Inventurbelege in Anwendung „Zähllisten drucken“

Um die Belege zu importieren muss die Schaltfläche 

bzw. die Funktionstaste „F9“ für eine Neuanlage betätigt werden und die anschließende Rückfrage bezüglich des Imports einer Vorlage mit „Ja“ beantwortet werden. Danach öffnet sich der Importdialog für Belege, in dem die beiden Belege per Klickfeld ausgewählt und der Import durch Betätigung der Schaltfläche „Ok“ abgeschlossen werden kann.

Der Inventurablauf

Der Inventurablauf Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

„Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Schaltflächen dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“)

Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten:

1.  Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Im ersten Schritt müssen die Rahmenbedingungen der durchzuführenden Inventur festgelegt werden. Über die Schaltfläche 

bzw. die Funktionstaste „F9“ wird ein neuer Inventurdefinitionsdatensatz angelegt.

Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ können neben normalen Lagerbestandsveränderungen auch solche physikalischen Lagerbestandsänderungen erfasst werden, die aus wirtschaftlicher Sicht (noch) keine tatsächliche Bestandsveränderung darstellen. Beispiele hierfür sind u.a. Ausleihen oder beigestellte Komponenten im Rahmen der verlängerten Werkbank, bei denen Ware sich nicht an firmeneigenen Lagerorten befindet, aber dennoch zum eigenen Lagerbestand zugerechnet werden müssen und daher in einer Inventur zu erfassen sind. Inventuren für derartige Lagerbestände werden als separate Inventurdefinitionen erfasst.

Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition

Beim Erstellen einer Inventurdefinition muss daher über das Auswahlfeld „Bestand“ zusätzlich zum Inventurstichtag und der Bezeichnung die Bestandsart festgelegt werden, für die die Inventur gelten soll.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden.

Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Artikelgruppen zugeordnet sind. Durch den Filter „Bewegungslager“ kann die Inventur dergestalt eingeschränkt werden, dass nur noch Artikel in der Inventur berücksichtigt werden, die zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Inventur mindestens einmalig Bestand auf einem der im Filter eingetragenen Lagerorte besaßen.

Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“

Um mehrere Bewegungslager für die Filterung einzuschließen, sind deren Namen durch Kommata getrennt anzugeben.

Ist der Filter „Bewegungslager“ gesetzt, können in der Zählmengenerfassung nur solche Lagerorte ausgewählt werden, die in diesem Filter enthalten sind.

Ist die Option „nur Artikel mit Bestand“ aktiviert, so werden beim Vormerken nur Artikel für die Inventur vorgemerkt, die zum Zeitpunkt des Vormerkens Bestand auf einem der angegebenen Bewegungslager haben.

Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand"

Für komplexere Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist. Sobald der Artikelbestand eingefroren ist, können die Bedingungen nicht mehr geändert werden.

Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über die Schaltfläche „Artikel vormerken“ veranlasst.

Kontrollanzeige der Artikelvormerkung 

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über die Schaltfläche „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels der Schaltfläche „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung.

Fortschrittsbalken und Abschlussmeldung bei der Artikelvormerkung 

Zähllistendruck (optional, empfohlen)

Nach erfolgreicher Artikelvormerkung können über die Inventurverwaltung die für die Inventur benötigten Zähllistenbelege gedruckt werden.

Der Druck der Zähllisten kann sowohl aus der Inventurverwaltung über die Schaltfläche „Zählliste drucken“ als auch über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag gestartet werden. Werden Zähllisten aus der Inventurverwaltung heraus gedruckt, so öffnet sich zunächst eine Auswahlmaske, in der der zu druckende Beleg gewählt werden muss.

Auswahlfenster Zähllistenbeleg

Im Anschluss öffnet sich der Auswahl- und Filterdialog für den gewählten Zähllistenbeleg. Wurde der Zähllistendruck über die Inventurverwaltung ausgelöst, ist in der Auswahlbox „Inventur“ bereits die korrekte Inventurdefinition (erkennbar an Datum und Bezeichnung) ausgewählt. Bei einem Aufruf des Zähllistendrucks über das Hauptmenü, muss die korrekte Inventur ggf. erst noch ausgewählt werden. In diesem Dialog können zudem die zu druckenden Zähllistenbelege zusätzlich gefiltert werden.

Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Mit Betätigung der Schaltfläche „Ok“ wird dann der Windows-Druckdialog geöffnet; in dem dann der physikalische Drucker, zu druckende Seitenbereiche und Anzahl der Druckkopien festgelegt werden.

Windows-Druckdialog

Mit Betätigung der Schaltfläche „Drucken“ wird die Zählliste auf dem gewählten Drucker ausgedruckt.

Die Auswahl des Zähllistenbeleges und Vorbelegung des Zieldruckers gibt es eine Reihe von Konfigurationsvariablen, die eine separate Steuerung des Programmverhaltens in Abhängigkeit von der für die Inventurdefinition gewählten Bestandsart erlauben.

Die konkreten Bezeichnungen und Belegungsoptionen dieser Konfigurationsvariablen sind in der Anwendung „Konfigurationsvariablen“ im Untermenü „Firmendaten“ der Hauptmenürubrik „Stammdaten“ mit dem Suchbegriff „INVZLD<ART>“ zu finden.

Bestand einfrieren

Nach Artikelvormerkung und dem ggf. durchgeführten Zähllistendruck kann der für diese Inventur vorgemerkte Artikelbestand eingefroren werden. Es gilt zu beachten, dass dieser Inventurschritt im Gegensatz zum Inventurablauf älterer Professional ERP Versionen nicht mehr über einen Menüpunkt im Untermenü „Inventur“ der Hauptmenürubrik „Lager“ vorgenommen werden kann, sondern nur noch über die Schaltfläche „Bestand einfrieren“ in der Inventurverwaltung.

Analog zur Vormerkung wird der Verlauf des Einfrierens mit einem Fortschrittbalken angezeigt und nach Abschluss mit einer Meldung bestätigt. 

Abschlussmeldung nach dem Einfrieren des Artikelbestandes

Nach dem Einfrieren des Artikelbestandes kann nun mit der physikalischen Zählung begonnen werden. Sofern sich Umstände ergeben, die es nötig machen, den Artikelbestand wieder aufzutauen, so ist dies über die Schaltfläche „Bestand auftauen“ möglich, allerdings nur, wenn noch keine Zählliste erfasst wurde.

Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen

Nach erfolgter Zählung des physikalischen Artikelbestandes, gilt es die hierbei ausgefüllten Zähllisten im System zu erfassen. Die zur Erfassung benötigte Bearbeitungsmaske wird über die Schaltfläche „Zähllisten erfassen“ geöffnet

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“

Bei Aufruf über die Inventurverwaltung ist das Feld „Inventur“ der Bearbeitungsmaske bereits passend vorbelegt. Wird die Bearbeitungsmaske dagegen über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die Inventur (Datum + Bezeichnung) für die Zähllisten erfasst werden sollen, erst noch ausgewählt werden. Anschließend ist für das Feld „Beleg“ eine frei wählbare Belegnummer zu vergeben (alphanumerische Vergabe ist zulässig)

Nach Festlegung der zu erfassenden Belegnummer wechselt die Bearbeitungsmaske selbstständig in den Bearbeitungsmodus für diesen Beleg. Es empfiehlt sich, für jeden Lagerort einen eigenen Beleg anzulegen. Um weitere Belege anzulegen oder auf existierende Belege zuzugreifen, muss die Schaltfläche „Belegauswahl“ betätigt und im Feld „Beleg“ die gewünschte Belegnummer eingegeben werden

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus

Im Bearbeitungsmodus können Erfassungsdatensätze über die Schaltfläche bzw. die Funktionstaste „F9“ angelegt werden. Hierdurch werden die Eingabefelder im unteren Maskenbereich aktiv und nach Eingabe der Daten kann der Datensatz normal gespeichert werden. Über das Auswahlfeld „Index“ kann gesteuert werden, wie die erfassten Datensätze angezeigt bzw. sortiert werden. Die Option „Beleg (wie erfasst)“ nimmt keine echte Sortierung vor, sondern zeigt die Datensätze in der Reihenfolge an, mit der sie erfasst wurden. Die Option „Beleg/Artikel“ sortiert innerhalb des jeweiligen Erfassungsbelegs anhand der Artikelnummer, während die Option „Beleg/Lager/Artikel“ zuerst nach Lagerort und dann innerhalb des Lagerortes nach Artikelnummer sortiert.

Das Einlesen der im Beleg tatsächlich zu erfassenden Artikel erfolgt über prinzipiell zwei Wege:

1.  Die Schaltfläche „Artikel einlesen“ bzw. den gleichnamigen Menüpunkt im Menü „Extras“. Mit dieser Funktion werden im aktuellen Beleg Erfassungsdatensätze für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel angelegt. Es findet keine Prüfung statt, ob die betreffenden Artikel auf diesem Lagerort jemals Bestand hatten oder nicht. Über das Auswahlfeld „Vorbel. Lager“ kann vor Betätigung der Schaltfläche „Artikel einlesen“ festgelegt werden, welcher Lagerort in den automatisch generierten Erfassungsdatensätzen hinterlegt werden soll. Bei Aufruf dieser Funktion öffnet sich folgende Dialogmaske:
   
   Unable to render {include} The included page could not be found.
   
   Maske zum Einlesen der in der Zählliste zu erfassenden Artikel
   
   Wird in den Filterfeldern für „von Artikel“, „bis Artikel“, „Warengruppe“, „Lagerort“ und dem freien Filter keine Eingrenzung vorgenommen, so werden in den aktuellen Zählbeleg alle in der Inventurdefinition berücksichtigten Artikel eingelesen. Über die Filtermöglichkeiten können so separate Belege – z.B. für unterschiedliche an der Inventur beteiligte Personen – mit nur einer Teilmenge aller zur Inventur anstehenden Artikel erzeugt werden.
2. Den Menüpunkt „alle Lagerorte einlesen“ im Menü „Extras“. Diese Funktion legt im aktuellen Beleg die Erfassungsdatensätze für jeden Lagerort an, auf dem ein in der Inventurdefinition enthaltener Artikel jemals gebucht wurde. Es gilt zu beachten, dass in diesem Fall nicht für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel auch tatsächlich ein Erfassungsdatensatz automatisch angelegt wird. Dafür kann es durchaus geschehen, dass für einen Artikel aufgrund mehrerer bebuchter Lagerorte auch mehrere Erfassungssätze generiert werden. Diese Funktion ist dann zu verwenden, wenn eine vollständige Inventur aller Lagerorte durchgeführt werden soll und für alle Bestände ein Inventurbuchungssatz erzeugt werden muss, damit Differenzmengen korrekt ausgebucht werden können. Nach Aufruf des Menüpunktes erscheint die nachfolgende Rückfrage:
   
   Unable to render {include} The included page could not be found.
   
   Rückfrage für das Einlesen der Artikel mit allen bebuchten Lagerorten

Erfassen von Zählmengen für Artikel ohne Serien- oder Chargennummern

Nach dem Einlesen der Artikel in den Beleg können nun anhand der ausgedruckten und beim Zählen ausgefüllten Zähllisten die jeweils tatsächlich gezählten Mengen in die bereits angelegten Erfassungsdatensätze eingegeben werden. Das Mengeneingabefeld besitzt hierbei eine automatische Sprungfunktion, d.h. sobald eine Mengeneingabe durch Betätigung der Eingabe-Taste bestätigt wird, wird der aktuelle Erfassungsdatensatz automatisch mit seinem neuen Wert gespeichert, das Programm positioniert auf den nächsten im Beleg vorhandenen Erfassungsdatensatz und der Tastaturcursor springt in das Mengeneingabefeld dieses Erfassungsdatensatzes.

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ mit eingelesenen Artikeln und Zählmengen

Erfassen von Zählmengen für Artikel mit Serien- oder Chargennummern

Für Artikel mit Serien- oder Chargennummern wird beim Einlesen zunächst immer nur ein einzelner Satz mit Menge 0 erzeugt, unabhängig davon welche Stückzahlen ursprünglich verbucht wurden. Die Serien- oder Chargennummer eines bei der Inventur gezählten Artikels muss dann im entsprechend bezeichneten Eingabefeld eingegeben werden. Für Seriennummernartikel ist die Eingabe „Menge“ grundsätzlich gesperrt, während für Chargennummernartikel auch die zugehörige Menge eingegeben werden kann.

Nachdem eine eingegebene Serien- bzw. Chargennummer durch die Eingabetaste bestätigt wird, erzeugt Professional ERP automatisch einen weiteren Erfassungsdatensatz des zuletzt erfassten Artikels; analog zum Einlesevorgang zunächst wieder mit Menge 0. Wird kein weiterer Erfassungsdatensatz für den betreffenden Artikel mehr benötigt, so kann dieser zuletzt automatisch angelegte Erfassungsdatensatz durch Drücken der „Escape“-Taste gelöscht werden.

Statt jeden Serien- oder Chargennummernartikel mit seiner jeweiligen Nummer manuell zu erfassen, kann bei jedem zunächst angelegten Erfassungsdatensatz zu Serien- und Chargennummernartikeln statt einer Eingabe ins Feld „Serien-/Chargennr.“ die Schaltfläche „Auswahl“ betätigt werden. Dies öffnet dann eine geeignete Auswahlmaske mit den im System bekannten und erwarteten Serien- bzw. Chargennummern.

Auswahlmaske bekannter / erwarteter Serien- bzw. Chargennummern

Nach Bestätigung der Auswahl über die Schaltfläche „Ok“ werden dann alle nötigen Erfassungsdatensätze für den jeweiligen Serien- bzw. Chargennummernartikel angelegt. Wurde für den jeweiligen Inventurbeleg der Lagerort vorbelegt, so erscheint für den Fall, dass in der Auswahlmaske Serien- bzw. Chargennummern gewählt wurden, die lt. System auf einem anderen Lagerort liegen müssten, eine Rückfrage für welches Lager die ausgewählte Serien- bzw. Chargennummer nun tatsächlich erfasst werden soll.

Für Artikel mit Serien- bzw. Chargennummer, die mit Zusatzinformationen (wie z.B. Herstellungs- oder Mindesthaltbarkeitsdatum) können diese Daten im Rahmen der Inventur auch kontrolliert werden. Ist ein Erfassungsdatensatz für einen solchen Artikel über die Auswahlmaske erstellt worden, so wurden auch die Zusatzinformationen gemäß der Daten in der Auswahlmaske automatisch übernommen und sind über die Schaltfläche 

aufrufbar und können bei Bedarf editiert werden. Wird ein Inventursatz manuell durch Eingabe der Serien- bzw. Chargennummer angelegt, so sind die Zusatzinformationen ebenfalls über diese Schaltfläche zugänglich. Die Maske öffnet sich automatisch, sofern eines der Zusatzinformationsfelder in den Konfigurationsvariablen als Pflichtfeld deklariert wurde.

Erfassen von Artikeln mit Warenträgern

Ein Warenträger ist eine Umverpackung eines Artikels. Die kann ein Karton oder eine Palette sein. Bei der Inventur muss der Artikel einzeln erfasst werden, aber der Warenträger kann in diesem Fall zusätzlich erfasst werden, um spätere Bearbeitung und Buchung zu erleichtern.

Es können vorhandene Warenträger gesucht werden, oder über den Button Neuanlage kann ein neuer Warenträger angelegt werden.

Erfassung von Korrekturzählmengen (bedarfsabhängig)

Werden im Rahmen der Differenzermittlung für die Inventur Korrekturzähllisten erstellt (vgl. „Druck einer Korrekturzählliste (optional)“), dann empfiehlt es sich, hierfür auch neue Korrekturbelege für eine erneute Differenzermittlung nach erneuter Zählung zu erfassen. Die Korrekturbelege können ganz normal anhand ihres Namens selektiert und die entsprechenden Zählmengen gemäß Korrekturzählliste neu erfasst werden.

Negative Mengen in der Zählmengenerfassung ein- / ausblenden

Bei der Erstellung von Korrekturbelegen besteht die Möglichkeit die bereits ermittelten Inventurmengen durch Erzeugung von negativen Mengensätzen für die Neuerfassung auf 0 zurückzusetzen (vgl. „Neuen Korrekturbeleg erstellen“). Derartige Negativmengen können über die Schaltfläche „negative Zählmengen anzeigen“ ein- bzw. ausgeblendet werden.

Aus- bzw. eingeblendete Erfassungssätze mit negativen Zählmengen

Druck der erfassten Inventurbelege (optional)

Die im vorangegangenen Inventurschritt erfassten Inventurbelege können über die im Hauptmenü in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ befindliche Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ zu Kontrollzwecken ausgedruckt werden

„Inventurliste (erfasst)“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Nach Aufruf über das Hauptmenü öffnet sich die Selektions- und Filtermaske für den Druck der Übersicht über die erfassten Inventurbelege.

In dieser Maske können in den Feldern „von Stichtag“ und „bis „Stichtag“ die anzuzeigenden Belege anhand ihres Inventurstichtages gefiltert werden. Es gilt zu beachten, dass für die Filterung nur der Inventurstichtag gemäß Inventurdefinition eine Rolle spielt. Belege, die z.B. an einem anderen Tag erfasst wurden, aber zum selben Inventurstichtag gehören, werden dennoch angezeigt. Über die weiteren Filterungsoptionen für Artikelnummern, Lagerorte oder Erfassungsbelegnummer kann die Anzeige bzw. der Druck zusätzlich eingegrenzt werden. Der Druck erfolgt anschließend über die Schaltfläche „Drucken“.

Selektions- und Filterungsmaske der „Inventurliste (erfasst)“

Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)

Auch beim Druck der Inventurvergleichsliste handelt es sich um einen optionalen Schritt im Inventurablauf, der keine weitere Auswirkung auf die Inventur hat.

Hierfür wird in der Rubrik „Lager“ im Untermenü „Inventur“ der Menüpunkt „Inventurvergleichsliste“ aufgerufen.

„Inventurvergleichsliste“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

In der sich öffnenden Anwendungsmaske muss im Auswahlfeld „Inventur“ die gewünschte Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) ausgewählt werden. Über die Filterfelder „Von Artikelnummer“ und „Bis Artikelnummer“ kann die Ergebnismenge der zu ermittelnden Vergleichsliste eingegrenzt werden.

Die Standardliste „Inventurvergleichsliste (Einlager)“ stellt nach Betätigung der Schaltflächen „Drucken“ oder „Vorschau“ die lt. System vorhandenen Artikelmengen den Zählmengen aus der Inventur gegenüber. Sie beantwortet die Fragestellung „Welche Differenzmengen würden gemäß aktuellem Erfassungsstand der Inventurbelege verbucht werden?“. Für zurückliegende Inventuren kann mit dieser Liste dann natürlich auch die Fragestellung „Welche Inventurdifferenzen wurden verbucht?“ beantwortet werden.

Verbuchung von Inventurdifferenzen

Dieser Inventurschritt verändert nachhaltig die im System gespeicherten Lagerbestände anhand der bei der Inventur erfassten Zählmengen. Die Verbuchung sollte daher nur durchgeführt werden, wenn sichergestellt ist, dass alle Zählmengen korrekt erfasst wurden.

Vor der Verbuchung sollte zudem eine weitere Datensicherung vorgenommen werden!

Die Verbuchungsmaske der Inventurdifferenzen wird über die Schaltfläche „Differenzen verbuchen“ in der Inventurverwaltung aufgerufen und das Auswahlfeld „Inventur“ wird passend zur aktuell ausgewählten Inventurdefinition (Datum und Bezeichnung) vorbelegt. Wird die Verbuchungsmaske über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die entsprechende Inventurdefinition manuell gewählt werden.

Nach Auswahl der Inventurdefinition (manuell oder automatisch durch Aufruf über die Inventurverwaltung) ermittelt das Programm diejenigen Artikel, für die der Soll-Bestand lt. System vom Ist-Bestand gemäß Zählung abweicht. Die ermittelten Artikel werden tabellarisch mit ihren Soll- und Ist-Mengen angezeigt.

Tabellarische Anzeige der Artikel mit Bestandsabweichungen

Druck einer Korrekturzählliste (optional)

Nach der Ermittlung der Inventurdifferenzen besteht die Möglichkeit, eine Korrekturzählliste zu erstellen, um erneute Zählvorgänge zur Verifikation der ermittelten Differenzmengen besser zu unterstützen. Hierfür müssen zunächst die für die erneute Zählung vorgesehenen Artikel anhand des Klickfeldes beim zugehörigen Eintrag der tabellarischen Anzeige in der Inventurdifferenzmaske selektiert und anschließend die Schaltfläche „Korrekturzählliste drucken“ auf dem Ribbon „Extras“ in der Funktionsgruppe „Korrektur“ betätigt werden.

Erstellen einer Korrekturzählliste

Nach Betätigung der Schaltfläche öffnen sich nacheinander zwei Auswahldialoge, in denen der zu verwendende Zähllistenbeleg und anschließend der gewünschte Drucker ausgewählt werden müssen

Neuen Korrekturbeleg erstellen

Um die mit der Korrekturzählliste erneut gezählten Mengen im Inventurschritt „Zähllisten erfassen“ mit den neuen Werten erfassen zu können, bietet es sich aus Gründen der Übersichtlichkeit an, zur Korrekturzählliste auch einen Korrekturzählbeleg zu erstellen.

Erstellung eines Korrekturzählbelegs

Über die Schaltfläche „neuen Korrekturzählbeleg erstellen“ können derartige Zählbelege für die Anwendungsmaske „Zählliste erfassen“ erstellt werden. Bei Betätigung der Schaltfläche Professional ERP, unter welchem Belegnamen der neue Korrekturbeleg gespeichert werden soll.

Eingabe Belegname für Korrekturbeleg

Standardmäßig schlägt Professional ERP einen Namen mit dem Präfix „KORR_“, gefolgt von einer dreistelligen fortlaufenden Nummer vor. Im Anschluss erfolgt die Rückfrage, ob die bereits gezählten Mengen zurückgesetzt werden sollen:

Rückfrage für die Rücksetzung der bereits erfassten Zählmengen

Wird das Zurücksetzen der bereits erfassten Zählmengen bestätigt, wird bei der Erzeugung des Korrekturzählbeleges für jeden Artikel ein zusätzlicher Erfassungssatz mit negativer Erstzählmenge angelegt, sodass in Summe vor Erfassung der neuen Zählmengen wieder eine Zählmenge von 0 vorhanden ist. Im Korrekturzählbeleg müssen die neu gezählten Mengen daher dann in voller Höhe erfasst werden.

Nach der Erstellung von Korrekturzählbelegen sollte die Anwendungsmaske für Inventurdifferenzen geschlossen und zurück in die Anwendung „Zähllisten erfassen“ und den zugehörigen Inventurschritt gewechselt werden, um die Korrekturmengen zu erfassen (vgl. „Zähllisten erfassen“).

Tatsächliche Differenzbuchung durchführen

Die zu verbuchenden Differenzen können analog zur Auswahl für den Druck eines Korrekturzählbelegs per Klickfeld in der Tabelle einzeln markiert werden. Alternativ können alle Differenzen über die Schaltfläche „alle markieren“ komplett ausgewählt werden. Nach Auswahl der Differenzdatensätze muss zunächst die Schaltfläche „Buchmengen ermitteln“ betätigt werden, damit die ermittelten Differenzmengen als tatsächliche Buchungsmengen festgelegt werden. Über die Schalfläche „Differenzmengen verbuchen“ wird dann die eigentliche Verbuchung der Differenzmengen veranlasst. Die sich öffnende Sicherheitsabfrage ist dann zu bejahen.

Sicherheitsabfrage für Verbuchung von Differenzmengen

Nach erfolgter Verbuchung meldet das System den Abschluss der Buchungsarbeiten

Abschlussmeldung nach Differenzverbuchung

Im Anschluss daran kann die Differenzverbuchungsmaske geschlossen werden.

Abschluss der Inventur

Nach dem Verbuchen der Inventurdifferenzen kann in der Inventurverwaltung über die Schaltfläche „Inventur abschließen“ die aktuelle Inventur abgeschlossen werden.

Inventurverwaltung – Schaltfläche „Inventur abschließen“

Nach dem Betätigen der Schaltfläche erscheint eine Rückfrage, deren Inhalt davon abhängt, ob es noch unverbuchte Inventurdifferenzen für die aktuell gewählte Inventurdefinition. Grundsätzlich zielt die Rückfrage immer auf den Abschluss der aktuellen Inventur ab.

1. Sind keine Differenzen mehr vorhanden, so lautet die Rückfrage:
   
   Unable to render {include} The included page could not be found.
2. Sofern noch Differenzen vorhanden sind, lautet die Rückfrage:
   
   Unable to render {include} The included page could not be found.

Wurde eine Inventur durch über die zugehörige Schaltfläche abgeschlossen, können im Anschluss die Nacharbeiten zur Inventur vorgenommen werden (vgl. „Nach Abschluss einer Inventur“).

Protokollfunktionen für die Inventur

Für die Nachvollziehbarkeit von Inventuren gibt es zwei Anlaufstellen. Einerseits bietet die Inventurverwaltung auf den Registern „Protokoll“ und „Artikelinformationen“ eine Vielzahl von Informationen zur aktuell gewählten Inventurdefinition. Andererseits können Inventurinformationen auch in der Artikelverwaltung beim jeweiligen Artikel gewonnen werden.

Das Register „Protokoll“ der Inventurverwaltung

Auf diesem Register werden die Protokolleinträge der aktuell gewählten Inventurdefinition (Register „Inventur“) angezeigt

Das Register „Artikelinformationen“ der Inventurverwaltung

Auf dem Register „Artikelinformationen“ werden die für die Inventur vorgesehenen Artikel mit ihrer Artikelnummer, Bezeichnung und Warengruppe aufgelistet, sobald die Vormerkung vorgenommen wurde.

 Register „Artikelinformationen“ der Inventurverwaltung

Nach dem Einfrieren des zur Inventur vorgemerkten Artikelbestandes, liefert das Register „Artikelinformationen“ zusätzlich Informationen über durchschnittlichen und letzten Einkaufspreis, die Preis- und Mengeneinheit, sowie den ermittelten Bestand. Es gilt zu beachten, dass die in die Inventur übernommenen Preise und Mengen immer den Stand bis zu dem Tag des tatsächlichen Einfrierens haben. Eine Inventur kann in der Grundversion von Professional ERP daher nie rückwirkend mit einem Stichtag in der Vergangenheit vorgenommen werden. Die mit „*“ gekennzeichnete Spalte zeigt an, ob der jeweilige Artikel nur vorgemerkt (

) oder bereits eingefroren ( ) ist.

Artikelinventurdaten im Artikelstamm

In der Artikelverwaltung kann für den jeweiligen Artikel über die Schaltfläche 

auf dem Register „Lager“ ebenfalls Inventurinformationen abgerufen werden

Schaltfläche zum Aufruf der Inventurinformationen eines Artikels

Im Anzeigefenster stehen über ein Auswahlfeld alle Inventurdefinitionen (Stichtag und Bezeichnung) zur Auswahl und die Tabellenansicht zeigt die zugehörigen Daten der Inventur.

Inventurinformationen eines Artikels

Mittels des Auswahlfeldes „Anzeige“ kann hierbei zwischen der summarischen Anzeige je Lagerort und einer Anzeige aller Einzelbuchungen umgeschaltet werden. In der Tabellenansicht werden für Letztere alle Einzelbuchungen zum Artikel angezeigt, gefiltert auf die ausgewählte Inventurdefinition. Zeitgleich wird in dieser Ansicht die Schaltfläche 

aktiv. Über diese Schaltfläche kann die Erfassungsmaske für Inventurbelege geöffnet werden, in der dann der Zählbeleg angezeigt wird, der zur der Einzelbuchung gehört, die in der Tabellenansicht vorher ausgewählt wurde.

Die Lagerwert-Liste zu einer Inventur

Zusätzlich zum optionalen Druck einer Inventurvergleichsliste (vgl. „Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)“ kann im zugehörigen Listenprogramm „Inventurliste (erfasst)“ auch eine Lagerwert-Liste importiert und ausgedruckt werden. Importieren Sie hierfür innerhalb der Anwendung „Inventurliste (erfasst)“ die Listenvorlage „INVE0001.FRX“.

Lagerwert-Liste Inventur

Die Liste ermittelt – basierend auf den Filtervorgaben für Stichtag, Artikelnummern, Lagerorten und Erfassungsbelegen – die in der Inventur erfassten Lagerwerte anhand der in die Inventurdefinition eingeflossenen Einkaufspreise.

Nach Abschluss einer Inventur

Auch nach Abschluss einer Inventur sollte – genau wie nach dem Einfrieren der Bestände und vor dem Verbuchen von Inventurdifferenzen – eine Datensicherung vorgenommen werden, bevor der Normalbetrieb wiederaufgenommen wird.

Konfigurationsvariablen (neu und geändert)

Die in diesem Dokument aufgeführten Konfigurationsvariablen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität hinsichtlich des Beschreibungstextes.

Durch Servicepacks, nachfolgende Versionsupdates bzw. -upgrades können neue Konfigurationsvariablen verfügbar werden oder sich Funktionalitäten bei bestehenden Konfigurationsvariablen erweitern/verändern.

Die jeweils aktuellste und vollständige Dokumentation aller Konfigurationsvariablen ist in der gleichnamigen Hauptanwendung Konfigurationsvariablen in der Hauptmenürubrik Stammdaten im Untermenü Firmendaten zu finden.

Variable

Beschreibung