- Created by Azubi / Student (Deactivated) , last modified by Marcel Kapolla on 27.03.2020
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Auf eine angelegte Eingangsrechnung kann mit F11, über den Button (Tresor) in der Symbolleiste oder über den Menüpunkt Extras ein Zahlungsausgang gebucht werden.
Es öffnet sich die Buchungsmaske zur Buchung eines Zahlungsausgangs.
Dabei können Sie bei der Zahlart zwischen einer Zahlung
- per Barzahlung
- per Überweisungs- oder Scheckformular,
- durch Überweisung per DTA über eines der in den Firmenparametern hinterlegten Bankkonten
wählen
Beachten Sie bitte, dass Sie unabhängig von der gewählten Zahlart dennoch immer im Feld Konto das zugehörige FiBu-Konto auswählen müssen.
Wird in der Buchungsmaske der zu zahlende Betrag der Verbindlichkeit per >>-Button in das Feld Zahlbetrag übertragen oder im Feld Zahlbetrag der volle Rechnungsbetrag eingegeben, so wird automatisch das Häkchen Erledigt gesetzt und die Verbindlichkeit mit Abschluss der Buchung im System auch als erledigt gekennzeichnet.
Wird das Häkchen entfernt oder war es gar nicht aktiv, weil z.B. nur ein Teilzahlungsbetrag eingegeben wurde, wird die Verbindlichkeit durch die Buchung nicht abgeschlossen. Umgekehrt lässt sich durch das setzen des Häkchens - auch wenn nicht der volle Rechnungsbetrag bezahlt wird – das Abschließen einer Verbindlichkeit erzwingen. So haben Sie immer eine genaue Kontrolle über die bezahlten und die noch offenen Beträge.
Wenn Sie mit der Fibuübergabe arbeiten, können Sie an dieser Stelle auch angeben, ob die Verbindlichkeit in Ihre Finanzbuchhaltung bei der Ausspielung übergeben werden soll oder nicht. Sie müssen auch hier wieder nur das Häkchen setzen.
Auf dieser Seite:
Zahlung per Überweisung, Scheck und Barzahlung
Wird beim Buchen die Zahlart Überweisungsformular oder Scheckformular gewählt, wird nach Bestätigen der Buchung ein Fenster für das Erstellen eines Überweisungs- bzw. Scheckformulars aufgerufen. In das Formular werden alle für die Überweisung bzw. den Scheck relevanten Daten aus der Verbindlichkeit übernommen. Der Nutzer kann die noch fehlenden Daten ergänzen bzw. vorhandene Daten abändern und mit dem Button Druck den Ausdruck des betreffenden Formulars veranlassen oder den Druck und die Buchung per Abbrechen verhindern.
Wird beim Buchen die Barzahlung als gewünschte Zahlart gewählt, unterbleibt der Aufruf eines anderen Programmdialogs. Es wird lediglich der Status der Verbindlichkeit in Abhängigkeit des Erledigt-Häkchens geändert bzw. die FiBu-Ausspielung vorgemerkt (ebenfalls in Abhängigkeit vom zugehörigen Häkchen).
Eingangsrechnungen per DTA bezahlen
Wird beim Buchen Ihrer Eingangsrechnung die Zahlart auf eines der in den Firmenparametern hinterlegten Firmenkonten eingestellt, so erfolgt eine Überweisung per DTA. Ähnlich wie bei der Zahlung per Überweisung öffnet sich ein Dialogfenster mit den relevanten DTA-Daten aus der Verbindlichkeit und kann vom Nutzer nötigenfalls noch angepasst werden. Der Druck auf den Button DTA schreibt die Daten der gebuchten Verbindlichkeit direkt in die Tabelle (Datenbank) für die DTA Ausspielung. Wenn Sie später Ihre DTA-Diskette für die Bank erstellen, werden Sie Ihre Verbindlichkeiten aufgelistet unter dem entsprechenden Dienst wieder finden.
Damit Ihnen beim Buchen die Zahlart per DTA zur Verfügung steht, muss in den Firmenparametern auf dem Register Anschrift und Bank Ihre Hausbank hinterlegt sein!
Stellt Professional ERP beim Buchen fest, dass zu Ihrem Kreditor keine oder eine unvollständige Bankverbindung hinterlegt wurde, ist eine Buchung per DTA zunächst nicht möglich! Eine Meldung weist Sie darauf hin.
Das Anlegen oder das Vervollständigen eines Bankkontos für diesen Kreditor kann aber gleich im Anschluss an die Meldung im Folgedialog nachgeholt werden:
Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Ok damit der Buchungsvorgang weitergeht.
Über die Schaltfläche Bank im Register Verbindlichkeiten lässt sich jederzeit eine Information über die Bankverbindung des Lieferanten abrufen und bei Bedarf auch editieren.
Als nächstes öffnet sich der Dialog für den Datenträgeraustausch. Hier können Sie die Daten kontrollieren und die in der Abbildung gekennzeichneten Feldbereiche nötigenfalls korrigieren bzw. die DTA-Übernahme und damit auch die Buchung abbrechen.
Wählen Sie in dieser Maske den Button DTA, wird der Zahlungsausgang gespeichert und die Verbindlichkeit erhält den Status Verbindlichkeit bezahlt, sofern das Erledigt Häkchen in der Buchungsmaske gesetzt war.
Ein bereits verbuchter Zahlungsausgang lässt sich jederzeit über den Menüpunkt Extras stornieren.
Register Sammelzahlungen
In der Verbindlichkeitenverwaltung steht Ihnen ein Register zum Erstellen von Sammelzahlungen zur Verfügung.
Im Register Sammelzahlungen können mehrere Eingangsrechnungen markiert und als Sammelverbindlichkeiten bezahlt werden. Gutschriften werden dabei grundsätzlich nicht angezeigt, da diese bereits bei der Erfassung zu verrechnen sind.
Anzeige der Eingangsrechnungen
Um die vorzuschlagenden Datensätze zu ermitteln, können folgende Eingrenzungen vorgenommen werden:
| Zahldatum | Es werden alle offenen Rechnungen angezeigt, deren Zahlungsziel vor dem Zahldatum liegt oder mit ihm zusammenfällt. Wurde also das Zieldatum für die Zahlung überschritten wird die Rechnung in diesen Sammelrechnungen aufgeführt. Wählen Sie in dem Auswahlfeld Zahldatum die Pfeiltaste nach unten, öffnet sich ein Kalender, indem Sie mit Doppelklick das gewünschte Datum für die Anzeige wählen können. Über das Kreuz oben rechts im Kalender, kann der Kalender geschlossen werden. Für das Zahldatum stehen Ihnen bei geschlossenem Kalender zusätzlich folgende Tastaturkürzel für die Eingabe des Datums zur Verfügung:
| ||||||||||||||
| Nächstes | Es werden alle offenen Rechnungen ange-zeigt, deren Zahlungsziel vor diesem Datum liegt oder mit selbigem zusammenfällt. Es stehen die gleichen Steuerungsmöglichkeiten zur Verfügung wie bei Zahldatum. | ||||||||||||||
| Adresse | Nur die Rechnungen des ausgewählten Lieferanten werden angezeigt. | ||||||||||||||
| Skonto | Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Skonto-Fristen berücksichtigt werden sollen: Wurde eine Rechnung mit Skonto erfasst und liegt das Skontodatum vor dem eingegebenen Zahldatum, so wird auch diese Rechnung zur Zahlung vorgeschlagen. | ||||||||||||||
| Währung | Nur Rechnungen in der ausgewählten Währung werden vorgeschlagen. | ||||||||||||||
| Zahlungstyp | Nur Zahlungen des gewählten Typs werden vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen <alle>, Inland und Ausland |
Alle vorgeschlagenen Rechnungen werden automatisch mit einem Haken versehen, der manuell für jede Rechnung wieder entfernt werden kann, um sie von der DTA Ausspielung auszunehmen.
Tabellarische Anzeige
Die Tabelle enthält, neben der Spalte mit den Haken folgende Informationen:
Zahlbetrag (Offener Restbetrag abzgl. Skonto, sofern das Skontodatum noch nicht überschritten wurde. )
Über die Konfigurationsvariable SKONTOKULANZ kann definiert werden, bis zu wie viel Tagen über der Frist trotzdem noch Skonto abgezogen werden soll).
AdrNr. Kreditorennummer des Lieferanten
Firma 1 Bezeichnung Firma des Lieferanten
Rech.- Nr. Rechnungsnummer /Belegnummer
Datum Rechnungsdatum
Brutto Rechnungsbetrag (brutto)
Restbetrag offener Restbetrag (Teilbetrag durch Anzahlungen oder Verrechnungen)
Zahlbed. (z.B. 14-2-30)
Zieldatum
Skontodatum
Skontobetrag (berechnet aus offenem Restbetrag und Skonto-%)
Verwendungszweck für die DTA-Ausspielung. Es stehen 4x 27 Zeichen zur Verfügung.
Sammelzahlungen verbuchen
Im unteren Bereich des Registers können Änderungen am Betrag sowie am Verwendungszweck der vorgeschlagenen Verbindlichkeiten vorgenommen werden. Zudem können so die wesentlichen Daten der Zahlungsanweisungen für jede Verbindlichkeit überprüft werden; Zahlbetrag, Kreditinstitut und Verwendungszweck.
Über das Feld erledigen kann durch Setzen eines Hakens angegeben werden, ob die Verbindlichkeit nach der Verbuchung erledigt, also endgültig bezahlt ist.
Für alle ausgewählten Verbindlichkeiten kann das zu verwendende Kreditinstitut, unten links in der Maske ausgewählt werden.
Über die Schaltfläche Zahlungen verbuchen, werden nach Rückfrage alle markierten Rechnungen in die DTA-Tabelle übertragen. Der neue Zahlungslauf wird mit einer neu erzeugten, fortlaufenden Zahllaufnummer durchgeführt.
Dabei wird das zuvor erfasste Zahldatum für alle Rechnungen übernommen. Für jede verwendete Währung wird ein eigener Zahllauf angelegt, auch Inlands- und Auslandszahlungen werden in getrennten Zahlläufen durchgeführt
Die Gutschrift in den Verbindlichkeiten
Durch die Angabe eines negativen Bruttozahlbetrags in der Verbindlichkeit, können Sie eine Gutschrift erstellen. Sie geben einfach ein (-) - Zeichen vor den Zahlbetrag an und speichern die Änderung. Ihre Verbindlichkeit erhält jetzt automatisch den Status Gutschrift offen.
Die erfassten Gutschriften können auch mit vorhandenen Verbindlichkeiten verrechnet werden. Falls Sie bei einem Lieferanten eine Verbindlichkeit und eine Gutschrift haben, erscheint beim Buchen der Verbindlichkeiten nun zuerst ein Fenster in dem Ihre offenen Gutschriften aufgelistet sind bzw. beim Buchen der Gutschrift bei vorhandenen, offenen Verbindlichkeiten erscheint ein Fenster in dem die offenen Verbindlichkeiten aufgelistet sind.
Über das Auswahlfeld FiBu-Übergabe kann festgelegt werden, ob Verbindlichkeiten, für die noch kein Teilbetrag verbucht wurde an die FiBu übergeben werden sollen.
Aktivieren Sie nun mit der rechten Maustaste den Betrag und können jetzt den Gutschriftbetrag auswählen. Sie können auch über Manuell einen Teilbetrag der Gutschrift eingeben. Nachdem Sie den Betrag ausgewählt haben, öffnet sich ein Fenster.
Falls die Gutschrift komplett verrechnet wurde, bestätigen Sie mit Ja. Wenn nur ein Teil der Gutschrift verrechnet wurde, wählen Sie hier Nein.
Anschließend wir gefragt, ob auch die Verbindlichkeit als erledigt gekennzeichnet werden soll.
Falls die Verbindlichkeit damit erledigt ist, bestätigen Sie mit Ja. Wenn nur ein Teil der Verbindlichkeit durch die Gutschrift bezahlt wurde, wählen Sie hier Nein.
Wird die Verbindlichkeit nicht als erledigt gekennzeichnet, öffnet sich das Fenster Zahlungsausgang buchen. Hier steht im Feld bezahlt der Betrag der Gutschrift. Sie können nun Buchen anklicken, um nur die Gutschrift zu verbuchen oder zusätzlich die Restzahlung einzugeben.
Bei der erfassten Gutschrift wird automatisch der verrechnete Betrag bei bezahlt eingetragen.
Wurde die Gutschrift gebucht, kann der Vorgang nicht mehr gelöscht werden! Sie erhalten dann eine entsprechende Meldung. Eine verrechnete Gutschrift kann nur über den Menüpunkt Extras storniert werden.
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