Auftrag neu anlegen

Ein Artikel soll an einen Kunden verkauft und die zugehörige Rechnung gedruckt werden.

Hierfür muss im Hauptmenü zunächst die Rubrik Verkauf ausgewählt und über den gleichnamigen Menüeintrag die Auftragsbearbeitung gestartet werden.

In der sich öffnenden Anwendungsmaske können dann Vorgänge erfasst werden.

Was sind Vorgänge in der Auftragsbearbeitung?

Unter einem Vorgang versteht Professional ERP einen Geschäftsvorfall, der mit einem Angebot beginnen kann, dann zu einem Auftrag und später zu einer Rechnung wird. D.h. dass für den gesamten Geschäftsvorfall nur ein Hauptdatensatz existiert, dessen Status sich parallel zum Verlauf des Rechtsgeschäftes sukzessive ändert.

Die Vorgangsbearbeitung in Professional ERP ist zunächst in drei Hauptschritte gegliedert:

1. Neuanlage und Erfassung des Vorgangskopfes, d.h. Informationen aus dem Bereich der Stammdaten (z.B. Auftraggeber, Liefer- und Rechnungsadresse) und auftragsspezifische Informationen (z.B. Ihr Zeichen, Zahlungsbedingung, Liefertermin).
2. Neuanlage und Erfassung von Artikelpositionen.
3. Drucken des Vorgangs als Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung.

Der Status eines Vorgangs wird normalerweise nur durch den Druck eines Beleges verändert, der vom Ablauf her nach dem gegenwärtigen Status eingeordnet ist. Auf dem Register Adresse wird der aktuelle Vorgangsstatus in der rechten oberen Ecke des Bearbeitungs- und Datenanzeigebereichs in blauer, vergrößerter Schrift angezeigt.

Bereits gedruckte Vorgänge können nachträglich ergänzt bzw. verändert werden, es sei denn Ihre Installation von Professional ERP ist mit einer Schnittstelle zu einer Finanzbuchhaltung ausgestattet und der betreffende Vorgang wurde bereits mit Status Rechnung an die Buchhaltung übergeben. In diesem Fall wird der Vorgang für weitere Eingaben gesperrt.

Belege zu einem vorangegangenen Status können jederzeit erneut gedruckt werden, ohne den aktuellen Vorgangsstatus zu ändern.

Einen neuen Vorgang erfassen

Wie schon in der Adress- und der Artikelverwaltung beginnt die Erfassung eines Vorgangs über die Schaltfläche "NEU", die Funktionstaste F9 oder per Tastaturkürzel. Professional ERP legt einen neuen Datensatz an und der Eingabecursor springt in das Feld Adressnr. (=Adressnummer).

Die Adressnummer des Kunden kann hier direkt eingegeben werden oder – sofern Sie die Nummer nicht auswendig wissen – per Adressensuche eingefügt werden.

Der in der obigen Abbildung verwendete Suchbegriff SWS als Matchcode liefert – genau wie schon in der Adressverwaltung – mehrere Suchergebnisse von denen Sie eines auswählen müssen, damit die zugehörige Adressnummer in den Vorgang übernommen wird. Gäbe es nur ein Suchergebnis, würde die zugeordnete Adressnummer direkt ins Adressnummernfeld übernommen werden.

Nach Eingabe der Adressnummer ergänzt Professional ERP die Anschrift automatisch anhand der Stammdaten und der Cursor springt weiter in das Eingabefeld für den Betreff. Nachdem alle für den Vorgang relevanten Eingabefelder mit Daten ausgefüllt sind, können Sie den Vorgang analog zu den bisherigen Speichervorgängen durch Betätigen der Schaltfläche  (Diskettensymbol), der Funktionstaste F10 oder dem Tastaturkürzel STRG+W speichern. Damit wird der sogenannte Vorgangskopf gespeichert.

Professional ERP verlässt dann den Neuanlagemodus für Vorgänge und wechselt automatisch auf das Register Positionen, auf dem Sie mit den weiteren Schritten fortfahren können.

Positionen zum Vorgang erfassen

Über das Register Positionen werden alle Vorgangspositionen verwaltet, d.h. dass die zum Vorgangskopf gehörenden Einzelpositionen als separate Datensätze zugeordnet werden. Wie zuvor beginnt auch die Neuanlage dieser Datensätze per Schaltfläche "NEU" , die Funktionstaste F9 oder per Tastaturkürzel.

Nachdem Professional ERP den neuen Positionsdatensatz erstellt hat, springt der Eingabecursor zunächst in das Feld Artikelnr. (=Artikelnummer). Hier kann die Artikelnummer direkt eingegeben oder über die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld eine Artikelsuche begonnen werden. Die direkte Eingabe der Artikelnummer wird durch Betätigen der ENTER-Taste abgeschlossen. Wird eine unvollständige Artikelnummer eingegeben, so startet Professional ERP automatisch eine Artikelsuche, verwendet die gemachte Eingabe als Suchbegriff und bietet analog zu den bisherigen Suchvorgängen eine tabellarische Auswahlliste des Suchergebnisses an.

Nach Auswahl eines Artikels übernimmt Professional ERP zunächst die im Artikelstamm hinterlegten Informationen wie Bezeichnung und Verkaufspreis in die korrespondierenden Felder Positionstext und Einzelpreis. Danach wird die Eingabe der Felder für den Benutzer freigegeben, sodass eine Anpassung der übernommenen Daten ebenso möglich wird, wie das Ausfüllen von Feldern, die noch nicht vorbelegt wurden. Sofern Sie keine Änderungen an den übernommenen Daten vornehmen wollen, können Sie – analog zu den bisherigen Speicherungsaktionen – den Positionsdatensatz per Schaltfläche, Tastaturkürzel STRG+W oder Funktionstaste F10 speichern.

Legen Sie in Ihrem Vorgang mehrere Positionen an. Sie können einen einzelnen Artikel auch in mehreren getrennten Vorgangspositionen verwenden. Nach dem Speichern der zuletzt eingegebenen Vorgangsposition wechseln Sie zurück zum Vorgangskopf auf dem Register Adresse, um im nächsten Schritt den Vorgang als Beleg zu drucken.

Den Vorgang drucken

Der Druck von Belegen, Etiketten und Listenformularen erfolgt in Professional ERP normalerweise über das Ribbon Druck. Die Auswahl und Bedienung des Ribbons erfolgt entweder über die Maus oder per Tastaturkürzel in Kombination mit der ALT-Taste. Die Funktionstaste F5 schaltet die Anzeige direkt auf das Ribbon Druck um und zeigt die Tastaturkürzel der auf dem Ribbon enthaltenen Schaltflächen an.

Auf dem Ribbon Druck sind immer die Funktionsbereiche Belegauswahl und Druckziel mit je einer farblich hervorgehobenen Schaltfläche zu finden. Die Zahl der verfügbaren Schaltflächen je Funktionsbereich hängt von der verwendeten Hauptanwendung ab. Hier in der Auftragsbearbeitung gibt es für den Funktionsbereich Belegauswahl die Schaltflächen für die Belegarten Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Materialnachweis und gesonderte Listenformulare. Die Beschriftung der Schaltflächen entspricht dem aktuell für die Belegart ausgewählten Beleg. Die farblich hervorgehobene Schaltfläche zeigt an, welche Belegart derzeit für den Druck ausgewählt ist. Wählen Sie jetzt die Belegart Rechnung aus.

Im Funktionsbereich Druckziel werden eine Reihe von Ausgabezielen angeboten, von denen im Rahmen dieser Übung nur der direkte Druck, der Spoolerdruck und der Sofortdruck von Interesse sind. Auch in diesem Funktionsbereich signalisiert die farblich hervorgehobene Schaltfläche – analog zur Belegauswahl – welches Druckziel derzeit für den Druck ausgewählt ist. Das Betätigen der Schaltfläche Sofortdruck bzw. die Verwendung der Tastenkombination STRG+F5 würde den aktuell eingestellten Beleg der aktiven Belegart (hervorgehobene Schaltfläche im Bereich Belegauswahl) über das ausgewählte Druckziel mit Standardeinstellungen ausgeben. Zunächst betätigen Sie jedoch bitte die Schaltfläche für den direkten Druck. Dann öffnet sich das Druckmenü, in dem weitere Einstellungen für den Druck vorgenommen werden können:

Das Druckmenü ist bereits anhand der Voreinstellungen aus dem Ribbon Druck vorbelegt. D.h. entsprechend der Belegauswahl ist als angestrebter Auftragsstatus Rechnung vorbelegt. Gleiches gilt für den zu verwendenden Beleg, das Ausgabeziel und der dafür verwendete Drucker. Sollte es nötig sein, könnten im Druckmenü auch alle getroffenen Vorbelegungen jederzeit wieder geändert werden.

Ändern Sie jetzt das Ausgabeziel von Drucker auf Spooler, damit nach Betätigung der Schaltfläche "Drucken" zunächst noch kein Papier verwendet, aber die Statusänderung des Vorgangs auf Rechnung durchgeführt wird.

Nachdem die Schaltfläche "Drucken" betätigt wurde, schließt sich das Druckmenü und der Vorgang wird von der Druckroutine verarbeitet. Wäre als Ausgabeziel noch immer ein im System installierter Drucker ausgewählt, so würde dieser nun den Rechnungsbeleg zum Vorgang drucken. Da für den Druck eine Belegart gewählt wurde, deren Status im Ablauf des Rechtsgeschäftes nach dem bisherigen liegt, ändert sich der Gesamtstatus des Vorgangs entsprechend (hier von nicht gedruckt zu Rechnung):