Verträge verwalten

Register Vertrag

Unter dem Hauptmenüpunkt Stammdaten finden Sie die Anwendung Verträge. Dort können Sie neue Verträge anlegen und bestehende Verträge verwalten.
Standardmäßig wird hier der letzte Vertrag angezeigt, der bearbeitet wurde.

Register Positionen

In diesem Register können sie die einzelnen Positionen erfassen, die in diesem Vertrag enthalten sein sollen. Zudem werden hier die Rahmenbedingungen des Vertrages festgelegt.

Um neue Positionen anzulegen, klicken Sie auf den Menüpunkt Neu oder F9. Mit der Lupe können Sie den
richtigen Artikel suchen. Geben Sie nun alle weiteren Daten ein und speichern Sie diese.

Register Dateien

Im Register Dateien können Sie alle Arten von Dateien per Drag & Drop hinterlegen.

Register Archiv

In Verbindungen mit einer DMS-Schnittstelle können hier Dokumente zum Vertrag verschlagwortet und archiviert
werden. Bereits vorhandene Dokumente zu dieser Adresse werden hier angezeigt.

Register Übersicht

In diesem Register werden alle Verträge angezeigt. Dieses Register eignet sich vor allem dazu sich einen Überblick über alle vorhandenen Verträge zu verschaffen. Zusätzlich ist gibt es hier die Möglichkeit diese Übersicht über den Burger-Button in Excel zu konvertieren.

Verträge abrechnen 

Unter der Hauptmenürubrik Verkauf finden Sie die Anwendung Verträge abrechnen. 

Beim Klick auf die Anwendung öffnet sich folgendes Fenster:

Mit Klick auf den Button Verträge abrechnen, wird die Abrechnung für den ausgewählten Zeitraum, Kundennummern und Verträge gestartet. 

Die anschließende Meldung bestätigen Sie mit Ja, wenn Sie abrechnen wollen. Wenn Sie noch Änderungen vornehmen müssen, verneinen Sie die Meldung. 

Der untere Fortschrittsbalken zeigt Ihnen, wie weit die Abrechnung vorangekommen ist. Nachdem die Abrechnung durchgeführt wurde, erhalten Sie eine Meldung, in der Ihnen die Menge der Vorgänge und Positionen genannt werden. Zusätzlich wird Ihnen der Gesamtwert in Euro der Vorgänge gezeigt. 

In der Anwendung Auftragsbearbeitung erhalten diese Vorgänge eine Markierung im Feld Stichwort mit dem Aufbau „DA<JJJJMMTT>. Die Vorgänge der Abrechnung vom 22.01.2020 erhalten demnach die Markierung DA20200122. Über die Suche kann nun mit diesem Stichwort gesucht werden, oder Sie nutzen die anschließend erläuterte Stapeldruckfunktion. 

Vorgänge fakturieren 

In der Hauptmenürubrik Verkauf kann in der Anwendung Auftragsbearbeitung der Druck der Abrechnungen gesteuert werden. Im Menüreiter Druck kann über den Menüpunkt Druckfunktionen der Stapeldruck gestartet werden. 

In dem Auswahlfenster geben Sie die Parameter ein, die Ihre Abrechnung beschreiben. Hierbei ist der Status Ungedruckt in Kombination mit dem Stichwort mit „DA<JJJJMMTT>“ wichtig. Zusätzlich kann auch der Nummernkreis der Vorgänge einschränken. In diesem Fall geben Sie die Nummern von bis mit einem Bindestrich ein. 

Anschließend können Sie nochmals überprüfen, ob und welche Vorgänge an den Kunden verrechnet werden sollen und einzelne Vorgänge vom Druck ausschließen.

Wenn Sie das Häkchen bei Belegwegedruck verwenden, wenn möglich setzen, dann nutzt der anschließend gestartete Druck die hinterlegten Belegwege, die Sie in der Adressverwaltung hinterlegt haben (Fax, E-Mail, EPost). E-Mails werden geöffnet und müssen von Ihnen manuell versendet werden. Das Versenden der E-Post muss im entsprechenden Programm freigegeben werden. 

Abrechnung der Verträge zurücksetzen

Die zuletzt durchgeführte Abrechnung eines Vertrages kann zurückgesetzt werden mit dem Menüpunkt Verträge zurücksetzen im Menüreiter Extras. 

Die Schaltfläche öffnet ein Fenster um die Abrechnung auszuwählen, die zurückgesetzt werden soll. 

Die Auswahlmaske besitzt das Eingabefeld Abrechnungsdatum. Dieses Datum steuert die Anzeige unteren Auflistung. Beim Öffnen der Maske ist das Feld mit dem Tagesdatum vorbelegt. Gibt es zu einem Abrechnungsdatum keine Abrechnungen oder können Abrechnungen dieses Datums nicht zurückgesetzt werden, bleibt die tabellarische Auflistung leer.

Durch Setzen der Häkchen wählen Sie die Abrechnung bzw. den Vertrag aus, den Sie zurücksetzen wollen. Die Aus- / Abwahl aller Einträge erfolgt über die Schaltflächen Alle auswählen / Auswahl aufheben. Mit der Schaltfläche Zurücksetzen wird die Abrechnung zum Abrechnungsdatum für die ausgewählten Verträge rückgängig gemacht und es erfolgt die Rückfrage, ob die jeweils zur Abrechnung gehörenden Vorgänge – sofern diese noch ungedruckt sind – automatisch gelöscht werden sollen. 

Werden die zur Abrechnung gehörenden Vorgänge nicht automatisch gelöscht oder können diese aufgrund eines Status ungleich nicht gedruckt nicht automatisch gelöscht werden, erscheint folgende Hinweismeldung: 

Im Anschluss öffnet sich ein Fenster, in dem alle verbliebenen Vorgänge aufgelistet sind.

Per Kontextmenü der rechten Maustaste können die gelisteten Vorgänge in der Auftragsbearbeitung geöffnet werden und dort dann manuell geändert bzw. entfernt werden. 

Auswertungen und Listen

Eine Liste über alle Vorgänge lässt sich in der Hauptmenürubrik Verkauf bei den Auftragslisten generieren. 

Mit der passenden Vorlage können Sie sich hier eine Übersicht der einzelnen Vorgänge ansehen. Starten Sie diese Auswertung mit dem Menüpunkt Neu oder F9. Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja. 

Wählen Sie die passende Vorlage aus. In unserem Beispiel ist das die Mietvertragsabrechnung: 

Klicken Sie auf Ok. Wählen Sie bei der nächsten Meldung Ja, wenn Sie die Daten der letzten Auswertung wiederverwenden wollen und Nein, wenn Sie neue Filter setzen möchten. Geben Sie nun die Filter ein, die Ihnen diese Abrechnung zeigen. Speichern Sie diese Eingaben und wählen Sie das Ausgabeformat.