E-Post - Information und Vorbereitung

Informationen und Checkliste zur E-POST-BUSINESS BOX/API

Unter den Bezeichnungen E-POST bzw. E-POSTBRIEF bietet die Deutsche Post eine Reihe von Dienstleistungen für Privat- und Geschäftskunden an, bei denen Dokumente elektronisch an die Deutsche Post übermittelt und dann von der Deutschen Post wahlweise in digitaler oder in gedruckter Form an den Empfänger zugestellt werden.

Für die Übermittlung der Dokumente an die Deutsche Post gibt es für Geschäftskunden zwei Grundangebote:

1. Dokumente werden elektronisch bei bestehender Internetverbindung aus Anwendungen direkt und ohne Zeitversatz an ein von der Deutschen Post bereitgestelltes Geschäftskundenportal unter Verwendung der E-POSTBUSINESS API übermittelt. 
2. Dokumente werden elektronisch innerhalb des firmeneigenen Netzwerkes an das von der Deutschen Post bereitgestellte Rechnersystem E-POSTBUSINESS BOX übermittelt, welches dann die Übertragung an die Deutsche Post übernimmt. Die E-POSTBUSINESS BOX bietet zusätzliche Steuerfunktionen zur zeitgesteuerten Datenübermittlung und komplexere Freigabemechanismen, inkl. der Löschung von Druckaufträgen vor der Übermittlung an die Deutsche Post.

Für beide Angebote stellt die Deutsche Post für Windows-Betriebssysteme spezielle interaktive Druckanwendungen mit Druckertreibern zur Verfügung, die es dem Anwender erlauben, Dokumente aus einer Vielzahl von Anwendungen über das E-POST-System zu versenden. Da sich die hierbei verwendete interaktive Übermittlung von Dokumenten an das E-POST-System mit den von der Deutschen Post bereitgestellten Druckanwendungen bei größerem Druckaufkommen mitunter sehr zeitaufwendig gestalten kann und nur bedingt für die Stapelverarbeitung (Stapeldruck / Spoolerdruck) tauglich ist, besteht für beide Angebote die Möglichkeit – in speziell hierfür angepassten Anwendungen, wie z.B. Professional ERP ab Version 7.6 – die Druck- und Übermittlungsprozesse stark zu automatisieren, um betriebliche Prozesse möglichst schlank zu halten.

Standardinstallationsoptionen im Zusammenspiel mit Professional ERP

E-Post-Business API

E-Post-Business BOX

Systemanforderungen

Minimale Hardwarevoraussetzungen

Unterstützte Betriebssysteme

Software- und sonstige Systemanforderungen

Checkliste für Verwendung von Professional ERP mit E-POSTBUSINESS BOX/API

Produktauswahl

Konfigurationsvorbereitungen in Professional ERP

Alternative A: Nach erfolgter Beantragung eines Zugangs für E-POST mittels E-POSTBUSINESS API

Alternative B: Nach erfolgter Beantragung eines Zugangs für E-POST mittels E-POSTBUSINESS BOX

Hilfe bei der Bearbeitung der Checkliste

Anhang 

Anforderungen an Belege für E-POST

Für die Nutzung der Angebote müssen auf Belegen im DINA4-Format folgende Maße eingehalten werden:

1. Von oben und unten muss für alle Seiten ein nicht bedruckbarer Bereich von 7 mm eingehalten werden, um Beschnitte während des Drucks zu vermeiden. Dies wird von der Deutschen Post beim Druck jedoch nicht explizit überprüft.
2. Von rechts ist auf allen Seiten ein nicht bedruckbarer Bereich von 2,5 mm einzuhalten. Auch hier findet keine Überprüfung statt.
3. Von links ist auf allen Seiten ein nicht bedruckbarer Bereich von 12 mm einzuhalten. Die Einhaltung dieser Vorgabe wird geprüft.
4. Der Adressblock auf der ersten Seite muss für den Erhalt der Sichtbarkeit in einem Kuvertfenster folgende Abstände und Abmessungen besitzen:
   1. 45 mm von oben
   2. 20 mm von links
   3. 85 mm Breite
   4. 45 mm Höhe
5. Innerhalb des Adressblocks gelten folgende Zusatzbeschränkungen:
   1. Der Feldbereich für die Postanschrift des Absenders ist unabhängig von der dort eingesetzten Schrift maximal 8 mm hoch.
   2. Zwischen Absenderadresse und erster Zeile der Empfänger Adresse muss ein insgesamt 13 mm hoher Feldbereich mit einem Abstand von 53 mm vom oberen Seitenrand frei gehalten werden. Hier druckt das -System nachträglich zwei nebeneinander liegende Frankierungsfelder auf den Beleg auf. Die Einhaltung dieser Abmessungen wird nur für die erste Seite kontrolliert.
6. Für die restlichen Zeilen des Adressblocks bleiben somit 24 mm. Schriftgrößen sind für mehrzeilige Adressangaben geeignet zu wählen, damit dieser Wert nicht überschritten wird.
7. Inhalte auf der ersten Seite sollten unterhalb der ersten Falzmarke liegen, die einen Abstand von 105 mm vom oberen Seitenrand liegt. Dies soll vermeiden, dass Textinhalte im Kuvertfenster sichtbar werden, die nur für den Empfänger gedacht sind. Eine Prüfung der Einhaltung dieser Empfehlung ist nicht vorgesehen.