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Verwaltung Kalkulationsschemata
Die Einrichtung eines Kalkulationsschemas verlangt umfassendes Wissen über interne Datenstrukturen und ggf. erweiterte Programmierkenntnisse. Die nachfolgend beschriebenen Programmfunktionen sollten daher nur von sehr versierten Nutzern verwendet werden. Die Mitarbeiter der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH sind gerne bereit, Ihnen bei der Einrichtung von Schemata für Ihr Unternehmen behilflich zu sein.
Die Basis jeder Kalkulation im Rahmen der Vorkalkulation ist ein Kalkulationsschema. Gepflegt werden derartige Kalkulationsschemata über die zugehörige Pflegemaske, welche über geeignete Schaltflächen aufgerufen wird. Die Pflegemaske besitzt die Register Schema, Positionen und Übersicht.
Register «Schema»
Das Register Schema liefert Informationen zum Namen und allgemeine Anmerkungen, sowie eine tabellarische Übersicht aller Artikel und deren zugeordneten Kalkulationen, die das aktuell gewählte Schema verwenden.
Auf diesem Register stehen die üblichen Funktionen für die Neuanlage, das Kopieren, das Ändern und das Löschen von Kalkulationsschemata zur Verfügung. Bei der Neuanlage eines Schemas wird automatisch auch eine Reihe von Standardwerten als Berechnungspositionen in das Schema eingefügt:• Menge
Summe Material
Materialgemeinkostenzuschlag
Materialgemeinkosten
Materialkosten
Gesamtpreis
Einzelpreis
Deren Bearbeitung erfolgt dann auf dem Register Positionen.
Mit Professional ERP wird ein Standardkalkulationsschema mitgeliefert, welches die sofortige Verwendung der Vorkalkulation erlaubt. Dieses Standardschema kann nicht gelöscht und nur in begrenztem Umfang bearbeitet werden. Individuell erstellte Schemata können nur dann gelöscht werden, wenn sie keiner konkreten Kalkulation zugeordnet sind.
Register «Positionen»
Das Register Positionen ist in zwei Bereiche gegliedert. Im oberen Maskenbereich befinden sich die Eingabefelder mit denen die Daten spezifiziert werden, die im Rahmen einer Kalkulation für die Gesamtberechnung herangezogen werden sollen. Zusätzlich können hier auch Einstellungen hinsichtlich der Präsentation dieser Daten vorgenommen werden.
Position | Legt die Reihenfolge fest, in der ein Wert innerhalb eines Kalkulationsschemas in die Berechnung einfließt. Die Anzeigereihenfolge und die Berechnungsreihenfolge müssen nicht zwingend übereinstimmen (vgl. hierzu auch das Eingabefeld Spaltennummer). In der Detailansicht einer Kalkulationsposition steuert die Positionsnummer die Darstellung des assoziierten Wertes von oben nach unten, wobei ein Wertepaar – bestehend aus einem prozentualen Wert gefolgt von einem absoluten Zahlenwert – immer paarweise in einer Zeile dargestellt werden. Aufeinander folgende Absolutwerte werden dagegen immer in neuen Zeilen ausgegeben. |
|---|---|
Name | Variablenname des Wertes mit dem im Schema kalkuliert werden kann. Hierbei ist darauf zu achten, dass Leerzeichen im Namen unzulässig sind. Der Name muss weiterhin mit einem mit einem nichtnumerischen Zeichen [A-Z] beginnen |
Bezeichnung | Bezeichnung, die der Wert als Spaltenüberschrift in der tabellarischen Ansicht der Kalkulation / Kalkulationspositionen bzw. in der Detailansicht zu einer Kalkulationsposition erhält. Im Eingabefeld für die Bezeichnung können eine Reihe von Platzhaltervariablen verwendet werden |
Formel | Erlaubt die Eingabe von grundlegenden Berechnungsformeln mit den Grundrechenarten für die Ermittlung eines Wertes. Hier können Werte anhand ihres Namens (vgl. Eingabefeld Name) als Variablen verwendet werden. Für versierte Nutzer stehen zusätzliche Funktionen bereit. |
Datenbankfeld | Auswahlfeld, zur Zuordnung eines Datenbankfeldes zu einem Feld des Kalkulationsschemas welches als Eingangsparameter für die Berechnung steht und gespeichert werden soll. Im Wesentlichen sind hiervon Eingabefelder und ermittelte Felder zum Startzeitpunkt wie Fertigungskosten und Materialkosten betroffen. |
Standardwert | Vorgabewert für eine neue Kalkulationsposition |
Feldtyp | Legt fest, ob der Wert in der Kalkulationsposition lediglich der Anzeige als Eingabe- oder Klickfeld dient. |
Spaltennummer | Dient zur Festlegung der Position dieses Wertes in der tabellarischen Darstellung der Kalkulationspositionen. |
Spaltenbreite | Legt die Breite der Spalte in der tabellarischen Darstellung fest. |
Format | Vorgabe wie der Spaltenwert in der Tabelle dargestellt werden soll. |
Datenregel | Ermöglicht über verschiedene Einsprungspunkte die Anpassung der Artikelvorkalkulation. |
Das Standardschema erlaubt nur Änderungen in den Feldern für die Bezeichnung, den Standardwert, die Spaltennummer, die Spaltenbreite und der Datenregel.
Im unteren Maskenbereich befindet sich eine tabellarische Anzeige aller im Schema enthaltenen Datenpositionen.
Weitere Erläuterungen
In Folgenden werden nähere Erläuterungen zu verschiedenen Aspekten der Schemadefinition detaillierter dargestellt.
Bezeichnung | Um die Spaltenüberschrift durch Basisinformationen zu ergänzen, ist der Zugriff auf gesonderte Textplatzhalter möglich. Die zur Verfügung stehenden Platzhalter sind:
Diese Platzhalter werden zur Laufzeit durch ihre jeweilige Entsprechung ersetzt | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Formel | Im Bereich der Formel können umfangreiche Berechnungen zur Ermittlung des jeweiligen Wertes durchgeführt werden. Wie bereits beschrieben, stehen neben den grundlegenden Rechenoperationen alle mathematischen Operationen aus FoxPro zur Verfügung.
Auf Groß- und Kleinschreibung ist zu achten. Weiterhin ist darauf zu achten, dass die Positionsnummer die Berechnungsreihenfolge festlegt und dadurch bedingt, können in Formeln nur bereits berechnete Werte (Vorgängervariablen) verwendet werden. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Datenregeln | Durch verschiedene Einsprungspunkte wird der Eingriff und Zugriff auf die Artikelvorkalkulation ermöglicht. Folgende Einsprungspunkte können in der Datenregel Anwendung finden:
In den Einsprungspunkten stehen verschiedene Variablen zur Verfügung, um erforderliche Zusatzinformationen über den jeweiligen Berechnungsstatus zu erhalten:
|
Um die Reihenfolge der Positionsnummer oder die Reihenfolge der Spaltennummer korrekt abändern zu können, stehen im unteren Bereich der tabellarischen Auflistung 2 Ansichten zur Verfügung. Die Ansicht Berechnungsreihenfolge spiegelt dabei die Reihenfolge der Kalkulation der einzelnen Positionen wieder. Die Ansicht Anzeigereihenfolge in der Kalkulation (Tabel. Ansicht) sortiert die Darstellung hingegen auf Basis der Spaltennummer und somit der späteren Darstellungsreihenfolge in der Kalkulationsansicht.
BDE-System & Betriebsaufträge: Vorkalkulation
Um die Möglichkeiten der Artikelvorkalkulation in Fertigungsunternehmen zu verbessern, wurde die Artikelpflege um eine Funktion für die Vorkalkulation von Verkaufspreisen erweitert.
Artikelstamm
Im Artikelstamm steht nun das Register Vorkalkulation zur Verfügung, auf welchem die Möglichkeit besteht, Preise anhand von Stücklisten, Arbeitsplänen sowie dem gewählten Einkaufspreis vorab zu berechnen, um basierend auf diesen Werten Verkaufspreise zu bestimmen.
Damit dem ERP-Bediener die Vorkalkulation zur Verfügung steht, muss dieser über die Berechtigungen zur Einsicht in Einkaufspreise und die Vorkalkulation besitzen, andernfalls wird das neue Register nicht eingeblendet.
Der Dateneingabe- und Anzeigebereich des neuen Registers ist in folgende Bereiche gegliedert:
Kalkulationskopfdaten
Zielgruppe/Kunde
Berechnungsbasis
Werterfassung/Ergebnisübersicht
Tabellarisch
Datensatzweise
Im Bereich der Kalkulationskopfdaten kann die aktuell verwendete Kalkulation in einem Auswahlfeld gewählt werden. Rechts daneben befinden sich Schaltflächen zur Neuanlage einer Kalkulation bzw. die Löschung der aktuell gewählten Kalkulation.
Über das Klickfeld Detailansicht kann die im rechten Maskenbereich befindliche Detailanzeige ein- und ausgeblendet werden.
Der Eingabebereich für die Zielgruppe einer Kalkulation kann festgelegt werden, für welchen Kunden bzw. welche Kundenkreise die aktuelle Preiskalkulation für welche Preisliste erfolgen soll. Zusätzlich können ein Gültigkeitszeitraum, die zu verwendende Mengeneinheit und – bei Bedarf – auch eine individuelle Artikelbezeichnung festgelegt werden. Die individuelle Artikelbezeichnung kann dann aus Vorkalkulationen in ein Angebot übernommen werden.
Das Klickfeld Aktiv steuert, ob die aktuell gewählte Kalkulation für die Angebotserstellung zur Verfügung steht.
Der Eingabebereich für die Berechnungsgrundlage bietet die Auswahl des Arbeitsplans, des zu verwendenden Einkaufspreises, sowie des Kalkulationsschemas mit dem die Berechnung durchzuführen ist. Mehr zum Kalkulationsschema im Abschnitt
.
Die Ergebnisse einer Kalkulation werden in zwei Ansichtsbereichen dargestellt. Zum einen in einer tabellarischen Ansicht unterhalb der Eingabebereiche für Zielgruppen und die Berechnungsgrundlage und andererseits in der rechts befindlichen Detailanzeige.
Die tabellarische Ansicht zeigt alle Kalkulationsdatensätze zu einem Kalkulationskopfdatensatz – einschließlich der zugehörigen Kalkulationsergebnisse – an. Diese Anzeige erlaubt auch die direkte Eingabe von Kalkulationsparametern für dem jeweiligen Kalkulationsdatensatz. Tabellenfelder, die eine Dateneingabe erlauben, sind in blauer Schrift dargestellt, während nicht editierbare Tabellenfelder mit schwarzer Schrift dargestellt werden.
Die Berechnungen einer Kalkulationsposition können sowohl bottom-up als auch top-down durchgeführt werden. D.h. entweder wird ausgehend von der eingegebenen Menge mit den ermittelten Kosten und prozentualen Zuschlägen von den Materialkosten (unten) zum Verkaufspreis bzw. Verkaufspreis pro Stück (oben) hochgerechnet oder es wird – ausgehend von einem vorgegebenen Verkaufspreis – heruntergerechnet, wobei immer nur der Gewinnzuschlag (oder effektive Abschlag) verändert wird.
Die mit Std. betitelte Spalte erlaubt es, eine Kalkulationsposition innerhalb einer Kalkulation als Standardberechnung zu kennzeichnen. Eine derartig gekennzeichnete Kalkulationsposition wird dann bei Übernahme in einen Vorgang als Hauptposition verwendet (vgl. Funktionsgruppe «Vorgang»). Das Klickfeld der Spalte Fix legt fest, dass der aktuell eingetragene Verkaufspreis bzw. Verkaufspreis pro Stück bei weiteren Berechnungen fest beibehalten werden soll. D.h. eine so gekennzeichnete Kalkulationsposition wird generell nur noch top-down mit Neuermittlung des Gewinnzuschlags berechnet.
Mengen- oder Prozentsatzeingaben, die in der Tabellenansicht vorgenommen werden, führen grundsätzlich immer zur Neuberechnung aller Kalkulationspositionen des gewählten Kalkulationskopfes.
Bei Änderungen an der Menge erfolgt daher grundsätzlich die Rückfrage, ob die Mengenänderung und die daraus resultierende Neuberechnung tatsächlich durchgeführt werden soll. Bei Änderungen an den Prozentwerten einer Kalkulationsposition wird der Bediener gefragt, ob er diesen auf alle anderen Positionen übernehmen will.
Die rechts befindliche Detailansicht stellt die Daten der jeweils ausgewählten Kalkulationsposition vertikal wie in einer klassischen Rechnung auf Papier dar. Prozentuale Zuschläge werden in dieser Darstellungsform immer paarweise mit ihrem Prozentsatz und dem resultierenden Betrag dargestellt. Analog zur tabellarischen Darstellung sind auch in dieser Darstellung jene Kalkulationsparameter, die geändert werden können, in blauer Schrift dargestellt, während berechnete, nicht änderbare Werte in schwarzer Schrift angezeigt werden. Zu beachten ist, dass Eingaben in dieser Darstellung sich – anders als Eingaben in der tabellarischen Darstellung der Kalkulationspositionen – immer nur auf die aktuell gewählte Kalkulationsposition auswirken. D.h. Änderungen an Mengen bewirken immer nur die Neuberechnung für die aktuelle Kalkulationsposition und Änderungen an Prozentsätzen können nicht auf andere Kalkulationspositionen übernommen werden. | Unable to render {include} The included page could not be found. |
Wird die Detailansicht durch Entfernen des Häkchens im Kalkulationskopf ausgeblendet, kann die Detailansicht durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Datensatz innerhalb der Tabellenansicht bzw. über das Kontextmenü der rechten Maustaste als modales Fenster eingeblendet und dann bearbeitet werden:
Auch bei Verwendung mit modalem Fenster wirken sich Eingaben in dieser Anzeige nur auf die aktuell gewählte Kalkulationsposition aus. Zusätzlich gilt die Beschränkung, dass das Klickfeld Std. in der modalen Darstellung nicht bedienbar ist.
Zur Steuerung der Vorkalkulation steht – während in der Artikelverwaltung das Register Vorkalkulation aktiv ist – das analog benannte Ribbon Vorkalkulation mit den Funktionsgruppen Kalkulationspositionen, Vorkalkulation, Vorgang und Schema zur Verfügung.
Die Funktionsgruppe «Vorkalkulation»
Unable to render {include} The included page could not be found. | Diese Ribbon-Schaltfläche erlaubt die Neuanlage einer Kalkulation (=Kalkulationskopfdatensatz). Bei der Neuanlage öffnet sich ein Eingabefenster, das mit der Artikelnummer als Name für die Kalkulation vorbelegt ist. Unable to render {include} The included page could not be found. Eine Schaltfläche mit der gleichen Funktion steht auch im Datenanzeige- und Eingabebereich neben Auswahlfeld für die Kalkulation zur Verfügung. Unable to render {include} The included page could not be found. |
|---|---|
Unable to render {include} The included page could not be found. | Über diese Schaltfläche kann die aktuell gewählte Kalkulation inklusive aller zugeordneten Kalkulationspositionen gelöscht werden. Die Löschung erfolgt jedoch erst nach expliziter Bestätigung einer Sicherheitsrückfrage. Unable to render {include} The included page could not be found. Analog zur Schaltfläche für die Neuanlage einer Kalkulation befindet sich neben dem Kalkulationsauswahlfeld eine zweite Schaltfläche, die dieselbe Löschfunktionalität bereitstellt. Unable to render {include} The included page could not be found. |
Unable to render {include} The included page could not be found. | Kopiert die aktuell gewählte Kalkulation. Es öffnet sich analog zur Kalkulationsneuanlage ein Eingabedialog für die Eingabe der Bezeichnung dieser Kalkulationskopie. Der Dialog wird ebenfalls zunächst mit der Artikelnummer als Name vorbelegt. |
Unable to render {include} The included page could not be found. | Mit dieser Schaltfläche können alle Kalkulationspositionen einer Kalkulation neu berechnet werden. Es gilt zu beachten, dass bei einer Neuermittlung auch die Fertigungs- und Materialkosten neu durchgerechnet werden und die zuvor berechneten Werte aktualisiert werden. Sofern sich also seit der letzten Kalkulation Änderungen in der Stückliste oder dem Arbeitsplan des zu kalkulierenden Artikels ergeben haben, die Einfluss auf die Material- bzw. Fertigungskosten haben, kann es zu abweichenden Kalkulationsergebnissen kommen, obwohl sich die unmittelbaren Parameter der Vorkalkulation nicht geändert haben. Hinweis! Derartige Neuermittlungen erfolgen auch, wenn es zu Mengenänderungen in bestehenden Kalkulationspositionen kommt oder wenn eine Kalkulationsposition neu angelegt wird. |
Unable to render {include} The included page could not be found. | Die in der Vorkalkulation ermittelten Preise können in die der Kalkulation zugewiesenen Preisliste übernommen werden, wobei die in der Zielgruppe spezifizierten Angaben bestimmen ob z.B. adressbezogene oder adressgruppenbezogene Preise erzeugt werden. Die Preisübernahme erzeugt immer Preisdatensätzen basierend auf allen Kalkulationspositionen einer Vorkalkulation. Eine Selektion auf bestimmte Kalkulationspositionen ist nicht möglich. Wurde eine Kalkulation auf Ebene der Zielgruppe als nicht aktiv gekennzeichnet, erfolgt die Rückfrage, ob die kalkulierten Werte dennoch als Preise übertragen werden sollen. Unable to render {include} The included page could not be found. |
Die Funktionsgruppen «Allgemein» und «Kalkulationspositionen»
Unable to render {include} The included page could not be found. Unable to render {include} The included page could not be found. Unable to render {include} The included page could not be found. | Die Schaltflächen Neu, Speichern und Änderungen verwerfen der Funktionsgruppe Allgemein steuern auf dem Register Vorkalkulation die Neuanlage, das Speichern und das Verwerfen von Änderungen für die Positionsdatensätze einer Kalkulation. Damit Kalkulationspositionen angelegt werden können, muss zuvor ein Kalkulationskopf erstellt worden sein. Bei der Neuanlage von Kalkulationspositionen werden automatisch auch alle bestehenden Kalkulationspositionen neu berechnet. Sofern die zuletzt durchgeführte Berechnung der Kalkulationspositionen in einer Kalkulation länger als 24 Stunden zurück liegt, erhält der Benutzer beim Versuch eine neue Kalkulationsposition anzulegen folgende Rückfrage: Unable to render {include} The included page could not be found. Diese Rückfrage kann verneint werden, um eine ggf. unerwünschte Neuberechnung der bestehenden Kalkulationspositionen zu verhindern und stattdessen z.B. eine neue Kalkulation mit der gewünschten Kalkulationsposition zu erzeugen. Das Datum der letzten Kalkulation wird beim Speichern einer Kalkulationsposition bzw. nach einer expliziten Neuermittlung der Kosten gespeichert. |
|---|---|
Unable to render {include} The included page could not be found. | Löscht die aktuell gewählte Kalkulationsposition. |
Unable to render {include} The included page could not be found. | Diese Ribbon-Schaltfläche erlaubt es, mehrere Kalkulationspositionen für eine Kalkulation auf einmal neu anzulegen. Bei Betätigung öffnet sich ein Dialog, der abfragt wie viele Positionen erzeugt werden sollen. Auch beim Anlegen mehrerer Positionen werden bestehende Positionen neu kalkuliert. Analog zur Neuanlage eine einzelnen Kalkulationsposition wird geprüft, ob die letzte Neuberechnung älter als 24 Stunden ist. Der Benutzer kann die Neuanlage in diesem Fall dann in der sich öffnenden Rückfrage abbrechen. |
Funktionsgruppe «Vorgang»
Unable to render {include} The included page could not be found. | Aus einer Kalkulation können auch Angebote erzeugt werden hierfür gibt es die nebenstehende Ribbon-Schaltfläche. Nach Betätigung der Ribbon-Schaltfläche öffnet sich zunächst eine Eingabemaske, in der die Adressnummer des Kunden eingegeben werden muss, für den anhand der Kalkulationsdaten des Artikels ein neuer Auftrag erstellt bzw. ein vorhandener Auftrag ergänzt werden soll. Unable to render {include} The included page could not be found. |
|---|
Die im Dialog enthaltene Schaltfläche
öffnet bei Bedarf die Standard-Adressensuche
Nach Auswahl der zu verwendenden Adresse durch Betätigung der Schaltfläche Ok, öffnet sich eine Auswahlmaske in der alle Vorgänge zur Adresse, die den Status nicht gedruckt besitzen, tabellarisch aufgeführt werden.
Sind keine offenen Vorgänge vorhanden, kann im Auswahlfeld links neben der Schaltfläche Ok nur die Option Neuer Vorgang gewählt werden. Sind offene Vorgänge vorhanden, dann können diese in der tabellarischen Anzeige ausgewählt werden, dann kann der gegenwärtig gewählte Artikel mit seinem in der aktuell gewählten Kalkulation ermittelten Preis als neue Position zum bestehenden Vorgang hinzugefügt werden.
Bei der Übernahme der Kalkulationspositionen in einen Vorgang wird die mit Std. gekennzeichnete Kalkulationsposition als normale Hauptposition hinzugefügt, während alle weiteren Kalkulationspositionen als Alternativpositionen in den Vorgang generiert werden.
Nach Generierung der auf der Kalkulation beruhenden Vorgangspositionen wird der Benutzer gefragt, ob er die Auftragsbearbeitung für die anschließende Vorgangsbearbeitung öffnen möchte.
Funktionsgruppe Schema
Für die Berechnungen der Vorkalkulation wird ein Berechnungsschema benötigt, das festlegt, welche Werte für die Berechnung in welcher Reihenfolge herangezogen werden sollen und wie sich diese ggf. aus anderen verfügbaren Werten berechnen.
Professional ERP wird mit einem Standardkalkulationsschema ausgeliefert, das eine sofortige Nutzung der Vorkalkulation erlaubt.
Über die Ribbon-Schaltfläche Kalkulationsschema ändern oder die Schaltfläche
hinter der Schema-Auswahl des Eingabebereichs für die Berechnungsgrundlage kann – sofern hinreichende Benutzerrechte vorhanden sind – die Verwaltungsmaske für Kalkulationsschemata aufgerufen werden.
Die Bedienung der Verwaltungsmaske erfordert umfangreiches Wissen über die internen Datenstrukturen von Professional ERP, den Aufbau von Kalkulationsschemata und zusätzlich ein gewisses Maß an Programmierwissen. An einer Doku für die Funktionalitäten der Verwaltungsmaske für Kalkulationsschemata wird momentan gearbeitet. Sofern Sie die Einrichtung individueller Kalkulationsschemata wünschen, wenden Sie sich bitte an die Support-Mitarbeiter der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH.
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