Vorgangsimport OCR definieren
- Yvonne Gesing
- Azubi / Student (Deactivated)
Die Anwendung Definition Vorgangsimport
Die Erstellung von Definitionen für den Datenimport aus der OCR-Datenbank setzt gute Kenntnisse hinsichtlich der von Professional ERP verwendeten Datenstrukturen voraus. Sofern komplexe Prozessdefinitionen mit individuellen Programmlogiken verwendet werden sollen, sind zusätzliche Programmierkenntnisse im Kontext der Professional ERP Datenregelerstellung nötig.
Die Nutzung der Anwendung Definition Vorgangsimport sollte daher auf Anwender mit hinreichenden Kenntnissen beschränkt werden.
Die Anwendung Definition Importprozess ist die zentrale Pflegeanwendung für Importprozesse mit denen die ermittelten Daten mittels OCR in den Datenbestand von Professional ERP übernommen werden. Die Anwendung wird über den zugehörigen Hauptmenüeintrag in der Rubrik Stammdaten und in deren Untermenü Firmendaten aufgerufen.
Die Anwendungsmaske besitzt die Register Prozess und Übersicht. Das Register Prozess stellt alle wesentlichen Funktionen für die Definition eines Importprozesses bereit. Das Register Übersicht liefert analog zu den gleichnamigen Registern in anderen Professional ERP Anwendungen eine Auflistung aller im Kontext der Anwendung erstellten Prozess-Definitionsdatensätze.
Auf dieser Seite enthalten:
- 1 Die Anwendung Definition Vorgangsimport
- 2 Register Prozess
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Register Prozess
Das Register Prozess ist zunächst in drei Hauptbereiche gegliedert.
Oberer Maskenbereich
Im oberen Maskenbereich des Registers befindet sich der Eingabebereich mit den Kopfinformationen einer Importdefinition. Zu den Kopfinformationen gehören folgende Eingabe- und Auswahlfelder:
Feld | Bedeutung |
|---|---|
Bezeichnung | Texteingabefeld für die Bezeichnung des Importprozesses mit bis zu 50 Zeichen. |
Satzart Import | Texteingabefeld für eine bis zu drei Stellen lange Zeichenkette. |
Vorgangsart | Auswahlfeld für eine der vier möglichen vom Import betroffenen Vorgangsarten. |
Aktiv | Dieses Klickfeld steuert, wie die Anwendung Vorgänge importieren die Importdefinition berücksichtigt. |
Mittlerer Maskenbereich
Im mittleren Maskenbereich befindet sich ein dynamischer Anzeigebereich mit vier bis sieben Teilbereichen, deren Verfügbarkeit und Inhalte von der im Bereich gewählten Vorgangsart abhängen.
Eingabebereiche im dynamischen Anzeigebereich
Der dynamische Anzeigebereich stellt vier bis sieben Eingabebereiche zu vordefinierten Prozessbausteinen innerhalb des Gesamtprozesses bereit.
Die folgenden Prozessbausteine können in Abhängigkeit der im Prozesskopf selektierten Vorgangsart zur Verfügung stehen:
Vorgangsadresse prüfen
Es erfolgt eine Prüfung, ob die in der OCR-Datenbank enthaltenen Adressinformationen in Professional ERP bereits vorhanden sind. Abgeglichen wird die im gescannten Dokument identifizierte Adress-/Kundennummer mit dem Professional ERP Adressenstamm.
Vorgang prüfen
Es erfolgt eine Prüfung, ob die in der OCR-Datenbank enthaltenen Vorgangsinformationen sich basierend auf der Vorgangsart einem Vorgang in Professional ERP zuordnen lassen.
Abgeglichen wird primär die im gescannten Dokument identifizierte Vorgangsnummer mit den Professional ERP Vorgangsdaten.
Es kann eine sekundäre Prüfung aktiviert werden, die zusätzlich abprüft, ob ein gefundener Vorgang in Professional ERP auch dieselbe Adressnummer verwendet.
Bei Prüfungen im Kontext der Vorgangsarten Auftragswesen und Bestellwesen kann zusätzlich eine Prüfung auf einen korrespondierenden Vorgangsstatus durchgeführt werden.
Vorgang anlegen
Mit diesem Prozessbaustein wird festgelegt, dass in der OCR-Datenbank befindliche Datensätze mit der dem Prozess zugewiesenen Vorgangsart als neuer Vorgang in Professional ERP für diese Vorgangsart angelegt werden sollen.
Es kann zudem festgelegt werden, in welchem Vorgangsstatus ein neu angelegter Vorgang sich nach dem Datenimport befinden soll und ob in ein in den OCR-Daten enthaltener Liefertermin auf Vorgangsebene übernommen werden soll.
Vorgangsinhalte prüfen
Dieser Prozessbaustein erlaubt einen detaillierten Abgleich zwischen den in Professional ERP vorgehaltenen Daten eines Vorgangs und den Daten in desselben Vorgangs in der OCR-Datenbank.
Folgende Inhalte können geprüft werden:
Inhalt | Bedeutung |
|---|---|
Vorgangssumme prüfen | Es erfolgt ein Abgleich der im gescannten Dokument enthaltenen Auftrags-, Bestell- oder Rechnungssumme mit den Beträgen im korrespondierenden Professional ERP Vorgang auf Basis der Bruttobeträge. |
Anzahl Positionen | Für Vorgangspositionen wird in drei Ebenen geprüft, ob …
|
Liefertermin | Es erfolgt ein Abgleich zwischen dem in den OCR-Daten ausgewiesenen Liefertermin und dem Liefertermin im korrespondierenden Professional ERP Vorgang. |
Position prüfen
Bei Verwendung dieser Prüfmethode erfolgt ein positionsbezogener Abgleich zwischen den OCR-Daten und den Positionsdaten anhand von Positions- und Artikelnummern.
Der Abgleich für die Datenermittlung wird zunächst anhand von Professional ERP Artikelnummern durchgeführt. Gelingt dies nicht, wird ein Abgleich anhand ggf. bekannter Fremdartikelnummern durchgeführt, die in den OCR-Daten stattdessen enthalten sein können. Schlägt auch dies fehl, wird der Abgleich rein anhand der Positionsnummer durchgeführt.
Position anlegen
Mit diesem Prozessbaustein wird analog zum Baustein Vorgang anlegen die Positionsneuanlage anhand von OCR-Daten gesteuert.
Es kann festgelegt werden, ob positionsbezogene Liefertermine bzw. Positionspreise aus den OCR-Daten übernommen werden sollen.
Positionsinhalte prüfen
Ähnlich wie der Prozessbaustein Vorgangsinhalte prüfen, wird mit diesem Prozessbaustein ein detaillierterer Abgleich für Vorgangspositionen durchgeführt.
Folgende Inhalte lassen sich prüfen:
Inhalte | Bedeutung |
|---|---|
Positionssumme prüfen | Abgleich der (Brutto-) Positionssumme zwischen der Professional ERP Position und der Position in den OCR-Daten. |
Positionsmenge prüfen | Es erfolgt eine zweistufige Prüfung, ob …
|
Liefertermin prüfen | Es erfolgt ein Abgleich zwischen dem in den OCR-Daten ausgewiesenen Positionsliefertermin und dem Positionsliefertermin in der korrespondierenden Professional ERP Position. |
Adresse übernehmen
Hier kann festgelegt werden, welche Adresse übernommen werden soll.
Jeder dieser Prozessbausteine generiert auswertbare Fehlercodes, wenn beim Abgleichgleichprozess Unstimmigkeiten erkannt werden. Diese werden geeignet protokolliert.
Alle Prozessbausteine können zusätzlich zu ihren Standardprüffunktionen und Standardaktionen auch über Datenregeln individuell angepasst werden.
Unterer Maskenbereich
Im unteren Maskenbereich befinden sich zwei nebeneinander befindliche tabellarische Aufzählungen für Importprozess-spezifische Prozessgeneratoreinträge und die zugehörigen Schaltflächen.
Importprozess-spezifische Prozessgeneratoreinträge
Für jeden definierten Importprozess können Prozessgeneratoreinträge definiert werden, mit denen auf fehlerfreie bzw. fehlerbehaftete Importdurchläufe reagiert werden kann. Der Anzeigebereich des Registers Prozess besitzt hierfür zwei getrennte tabellarische Auflistungen, die alle zugewiesenen Prozessgeneratoreinträge aufführen.
Die linke Auflistung beinhaltet alle Prozessgeneratoreinträge, die greifen sobald ein Importprozess erfolgreich abgeschlossenen wurde, während die rechte Auflistung alle Prozessgeneratoreinträge ausweist, die als Folge von Importprozessen mit festgestellten Unstimmigkeiten aufgerufen werden.
Für die Erstellung eines Prozessgeneratoreintrags zu einem Importprozess muss die unterhalb der jeweiligen tabellarischen Auflistung befindliche Schaltfläche Prozessgenerator hinzufügen verwendet werden.
Diese Schaltflächen öffnen die Pflegemaske für Prozessgeneratoreinträge im Neuanlagemodus. Der neu anzulegende Prozessgeneratoreintrag erhält automatisch die Zuordnung Vorgangsimport im Feld Programm, den Namen des Importprozesses im Feld Aktion und Erfolg bzw. Fehler im Auswahlfeld Typ.
Die Pflege eines Prozessgeneratoreintrags zu einem Vorgangsimportprozess entspricht grundsätzlich den normalen Pflegeoptionen für einen Prozessgeneratoreintrag.
Die Belegung des Feldes Programm mit der Option Vorgangsimport ist nur bei der Neuanlage eines Prozessgeneratoreintrags über die Schaltfläche Prozessgenerator hinzufügen in der Anwendung Definition Vorgangsimport möglich.
Sobald ein mit einem Importprozess verknüpfter Prozessgeneratoreintrag gespeichert wurde, kann er in der Anwendung Prozessgenerator jederzeit nachbearbeitet werden.
Nach der Erstellung eines solchen Prozessgeneratoreintrages taucht dieser in der zugehörigen tabellarischen Auflistung auf.
Per Doppelklick auf einen Eintrag wird die Pflegemaske Prozessgenerator erneut geöffnet und auf den Prozessgeneratoreintrag für eine Nachbearbeitung positioniert.