Rücklieferungen
- Yvonne Gesing
Geschäftsprozesse des Typs Rücklieferung an Lieferant beschreiben spezielle Bestellvorgänge, die dann Anwendung finden, wenn das Zug um Zug Geschäft eines normalen Bestellvorgangs – z.B. wegen transportbedingter Schäden an der gelieferten Ware – nicht im Sinne beider beteiligten Seiten zum Abschluss gebracht werden kann. Bei solchen Rücklieferungsvorgängen kann es zu einer fallabhängigen und vorübergehenden Umkehrung des Warenflusses kommen, bei der (schadhafte) Ware mit einem Rücklieferschein an den Lieferanten zurückgesendet wird.
Erstellung und Bearbeitung eines Rücklieferungsvorgangs
Erstellung als Rücklieferungsvorgang zu einem konkreten Bestellvorgang:
Bei Verwendung der Option Rücklieferung auf akt. Vorgang wird der aktuell im Bestellwesen positionierte Bestellvorgang als Ausgangspunkt für den zu erstellenden Rücklieferungsvorgang verwendet.
Damit diese Option bei der Neuanlage eines Rücklieferungsvorgangs ausgewählt werden kann, muss für den aktuell positionierten Bestellvorgang mindestens ein Wareneingang für eine Teilmenge einer Bestellposition verzeichnet worden sein.
Bei der Erzeugung des Rücklieferungsvorgangs mit dieser Option werden zunächst die Kopfinformationen des ursprünglichen Bestellvorgangs dupliziert. Der Benutzer hat dann die Möglichkeit, die Kopfinformationen – z.B. im Hinblick auf den Betreff oder Vorgangsnotizen – anzupassen. Nach dem Speichern der Kopfinformationen wechselt Professional ERP – wie beim normalen Bestellprozess auch – automatisch auf das Register Positionen und bietet dem Benutzer ebenfalls automatisch einen Positionsauswahldialog an, in welchem die Bestellpositionen der ursprünglichen Bestellpositionen für die Übernahme in den Rücklieferungsvorgang an. In der Spalte RL-Menge können die tatsächlich für die Rücklieferung vorgesehenen Mengen durch Direkteingabe angepasst werden. Die Spalte max. RL-Menge gibt an, welche Menge – basierend auf dem für den ursprünglichen Bestellvorgang bisher verzeichneten Wareneingang – maximal zurückgeliefert werden kann. Die Spalte Bestellmenge gibt immer die volle Bestellmenge des Bestellvorgangs für den Artikel an.
Nach Bestätigung mit Ok öffnet sich ein weiterer Dialog für die Erfassung der Rücklieferungsdaten mit denen die für die Rücklieferung relevanten Sachverhalte näher beschrieben werden. Nach Bestätigung des Erfassungsdialogs für Rücklieferungsdaten mit Ok werden die gewählten Bestellpositionen mit den zugehörigen Rücklieferungsmengen und den ihnen zugewiesenen Rücklieferungsdaten als neue Positionen in den Rücklieferungsvorgang übernommen.
Erstellung als Rücklieferungsvorgang für einen bestimmten Lieferanten:
Neuanlage einer Rücklieferung die Option Rücklieferung auf Lieferant gewählt, verläuft der Neuanlageprozess wie bei einem normalen Bestellvorgang. D.h. es wird ein neuer Vorgang erstellt, für den zumindest die Lieferantenadresse anhand seiner Adressnummer ausgewählt werden muss. Optional können Kopfinformationen wie der Betreff oder eine ggf. gewünschte abweichende Lieferadresse ergänzt werden. Nach dem Speichern des Vorgangskopfs wechselt Professional ERP auch hier automatisch auf das Register Positionen und es öffnet sich analog zur ersten Erstellmethode ein Positionsauswahldialog für die Rücklieferungspositionen. Der Dialog bietet dieses Mal jedoch alle vom gewählten Lieferanten bereits gelieferten Artikel für die Übernahme in die Rücklieferung an. Nach der Bestätigung des Positionsauswahldialogs öffnet sich dann auch hier der Erfassungsdialog für die Rücklieferungsdaten.
Wird während der Erstellung eines Rücklieferungsvorgangs die Positionsauswahl abgebrochen, besitzt dieser zunächst keine Positionen. Auf dem Register Positionen können jedoch über normale Positionsneuanlagen beliebig viele Positionen manuell hinzugefügt oder wieder entfernt werden. Für manuell hinzugefügte Positionen müssen die zugehörigen Rücklieferungsdaten erfasst werden, andernfalls ist wird der Druck des Rücklieferscheins mit Hinweis auf die fehlenden Rücklieferungsdaten verweigert.
Ein Abbruch in der Erfassungsmaske für die Rücklieferungsdaten unmittelbar nach der Positionsauswahl führt dazu, dass die gewählten Positionen mit ihren Mengen jedoch ohne Rücklieferungsdaten in den Rücklieferungsvorgang übernommen werden. Auch in diesem Fall ist eine nachträgliche Erfassung der Rücklieferungsdaten zwingend notwendig, damit ein Rücklieferschein gedruckt werden kann.
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