3 Inventur Einlager: Ablauf

Der Inventurablauf

Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

„Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Buttons dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“) 

Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten

1. Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Im ersten Schritt müssen die Rahmenbedingungen der durchzuführenden Inventur festgelegt werden. Über den Button

bzw. die Funktionstaste „F9“ wird ein neuer Inventurdefinitionsdatensatz angelegt.

Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden. Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

Klickfeld für Aktivierung der UND-Filterung für Artikelgruppen

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Gruppen zugeordnet sind.

Für komplexe Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist.

Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über den Menüpunkt „Artikel vormerken“ veranlasst. 

Kontrollanzeige der Artikelvormerkung

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung. 

 
Fortschrittsbalken und Abschlussmeldung bei der Artikelvormerkung

Zähllistendruck (optional, empfohlen)

Nach erfolgreicher Artikelvormerkung können über die Inventurverwaltung die für die Inventur benötigten Zähllistenbelege gedruckt werden.

Der Druck der Zähllisten kann sowohl aus der Inventurverwaltung über den Button „Zählliste drucken“ als auch über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag gestartet werden. Werden Zähllisten aus der Inventurverwaltung heraus gedruckt, so öffnet sich zunächst eine Auswahlmaske, in der der zu druckende Beleg gewählt werden kann.

 Auswahlfenster Zähllistenbeleg

Im Anschluss öffnet sich der Auswahl- und Filterdialog für den gewählten Zähllistenbeleg. Wurde der Zähllistendruck über die Inventurverwaltung ausgelöst, ist in der Auswahlbox „Inventur“ bereits die korrekte Inventurdefinition (erkennbar an Datum und Bezeichnung) ausgewählt. Bei einem Aufruf des Zähllistendrucks über das Hauptmenü, muss die korrekte Inventur ggf. erst noch ausgewählt werden. In diesem Dialog können zudem die zu druckenden Zähllistenbelege gefiltert werden.

Auswahl- und Filterdialog für Zähllistendruck

Mit Betätigung von „Ok“ wird dann der Windows-Druckdialog geöffnet; in dem dann der physikalische Drucker, zu druckende Seitenbereiche und Anzahl der Druckkopien festgelegt werden.

Windows-Druckdialog

Mit Betätigung von „Drucken“ wird die Zählliste auf dem gewählten Drucker ausgedruckt.

Sowohl die Auswahl des Beleges als auch die Wahl des zu verwendenden Druckers kann über die Konfigurationsvariable „INVZLDZL“ gesteuert werden, um die Bedienung zu vereinfachen. Die Erläuterung zu dieser Konfigurationsvariablen findet sich in der Anwendung „Konfigurationsvariablen“ im Untermenü „Firmendaten“ der Hauptmenürubrik „Stammdaten“ mit dem Suchbegriff „INVZLD<ART>“.

Bestand einfrieren

Nach Artikelvormerkung und dem ggf. durchgeführten Zähllistendruck kann der für diese Inventur vorgemerkte Artikelbestand eingefroren werden. Es gilt zu beachten, dass dieser Inventurschritt im Gegensatz zum Inventurablauf älterer Professional ERP Versionen nicht mehr über einen Menüpunkt im Untermenü „Inventur“ der Hauptmenürubrik „Lager“ vorgenommen werden kann, sondern nur noch über den Button „Bestand einfrieren“ in der Inventurverwaltung.

Analog zur Vormerkung wird der Verlauf des Einfrierens mit einem Fortschrittbalken angezeigt und nach Abschluss mit einer Meldung bestätigt.

Abschlussmeldung nach dem Einfrieren des Artikelbestandes

Nach dem Einfrieren des Artikelbestandes kann nun mit der physikalischen Zählung begonnen werden. Sofern sich Umstände ergeben, die es nötig machen, den Artikelbestand wieder aufzutauen, so ist dies über den Button „Bestand auftauen“ möglich, allerdings nur, wenn noch keine Zählliste erfasst wurde. 

Zähllisten erfassen

Nach erfolgter Zählung des physikalischen Artikelbestandes, gilt es die hierbei ausgefüllten Zähllisten im System zu erfassen. Die zur Erfassung benötigte Bearbeitungsmaske wird über den Button „Zähllisten erfassen“ geöffnet.

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“

Bei Aufruf über die Inventurverwaltung ist das Feld „Inventur“ der Bearbeitungsmaske bereits passend vorbelegt. Wird die Bearbeitungsmaske dagegen über das Hauptmenü aufgerufen, so muss die Inventur (Datum + Bezeichnung), für die Zähllisten erfasst werden sollen, erst noch ausgewählt werden. Anschließend ist für das Feld „Beleg“ eine frei wählbare Belegnummer (auch alphanumerisch) zu vergeben. 

Nach Festlegung der zu erfassenden Belegnummer wechselt die Bearbeitungsmaske selbstständig in den Bearbeitungsmodus für diesen Beleg.

Um weitere Belege anzulegen oder auf existierende Belege zuzugreifen, muss lediglich deren Belegnummer in das Feld „Beleg“ eingegeben werden.

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ nach Wechsel in den Bearbeitungsmodus

Im Bearbeitungsmodus können Erfassungsdatensätze über den Button

bzw. die Funktionstaste „F9“ angelegt werden. Hierdurch werden die Eingabefelder im unteren Maskenbereich aktiv und nach Eingabe der Daten kann der Datensatz normal gespeichert werden. Über das Auswahlfeld „Index“ kann gesteuert werden, wie die erfassten Datensätze angezeigt bzw. sortiert werden. Die Option „Beleg (wie erfasst)“ nimmt keine echte Sortierung vor, sondern zeigt die Datensätze in der Reihenfolge an, mit der sie erfasst wurden. Die Option „Beleg/Artikel“ sortiert innerhalb des jeweiligen Erfassungsbelegs anhand der Artikelnummer, während die Option „Beleg/Lager/Artikel“ zuerst nach Lagerort und dann innerhalb des Lagerortes nach Artikelnummer sortiert.

Alle in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel sollten in mindestens einen Beleg eingelesen werden. Über den Button „Artikel einlesen“ bzw. den gleichnamigen Menüpunkt im Menü „Extras“ wird die Maske zum Einlesen der für die Inventur vorgemerkten und eingefrorenen Artikel, die mit dem aktuellen Zählbeleg erfasst werden sollen, aufgerufen.

Maske zum Einlesen der in der Zählliste zu erfassenden Artikel

Wird in den Filterfeldern für „von Artikel“, „bis Artikel“, „Warengruppe“, „Lagerort“ und dem freien Filter keine Eingrenzung vorgenommen, so werden in den aktuellen Zählbeleg alle in der Inventurdefinition berücksichtigten Artikel eingelesen. Über die Filtermöglichkeiten können so separate Belege – z.B. für unterschiedliche an der Inventur beteiligte Personen – mit einer Teilmenge aller zur Inventur anstehenden Artikel erzeugt werden. Das Programm erstellt hierdurch automatisch für alle in der Inventurdefinition enthaltenen Artikel einen Inventurbuchungssatz mit Zählmenge „0“. Es muss jedoch beachtet werden, dass wenn dieser Erfassungsdatensatz mit der Menge „0“ erzeugt wird und bei der eigentlichen Mengenerfassung keine Zählmenge erfasst wird, dies im Rahmen der Differenzbuchung unweigerlich zu einer automatischen Ausbuchung von Restbeständen führt.

Nach dem Einlesen der Artikel in den Beleg können nun anhand der ausgedruckten und beim Zählen ausgefüllten Zähllisten die jeweils tatsächlich gezählten Mengen eingetragen werden. Das Mengeneingabefeld besitzt eine automatische Sprungfunktion, d.h. sobald eine Mengeneingabe durch Betätigung der Eingabe-Taste bestätigt wird, springt der Cursor in das Mengeneingabefeld des nächsten Artikels auf dem Inventurbeleg.

Bearbeitungsmaske „Zähllisten erfassen“ mit eingelesenen Artikeln und erfassten Zählmengen

Erfassung von Korrekturzählmengen (bedarfsabhängig)

Werden im Rahmen der Differenzermittlung für die Inventur Korrekturzähllisten erstellt (vgl. „Druck einer Korrekturzählliste (optional)“), dann empfiehlt es sich, hierfür auch neue Korrekturbelege für eine erneute Differenzermittlung nach erneuter Zählung zu erfassen.

Die Korrekturbelege können ganz normal anhand ihres Namens selektiert und die entsprechenden Zählmengen gemäß Korrekturzählliste neu erfasst werden.

Aus- bzw. eingeblendete Erfassungssätze mit negativen Zählmengen