3 Inventur Mehrlager: Ablauf

Der Inventurablauf

Der Inventurablauf Zentrales Werkzeug für Inventuren ist seit Professional ERP Version 6.11 die Professional ERP Anwendung „Inventurverwaltung“, welche sich im Hauptmenü im Untermenü „Inventur“ der Rubrik „Lager“ befindet.

„Inventurverwaltung“ im Hauptmenü – Rubrik „Lager“, Untermenü „Inventur“

Inventuren werden über die Eingabefelder auf dem Register „Inventur“ und die über die Menüpunkte dieses Registers aufgerufenen Programmteile abgewickelt. Die weiteren Register der Anwendung „Inventurverwaltung“ dienen Protokollierungs- und Kontrollzwecken (vgl. „Protokollfunktionen für die Inventur“)

Inventurverwaltung – Register „Inventur“

Eine Inventur erfolgt immer in den folgenden – teilweise optionalen – Schritten:

1.  Erstellen einer „Inventurdefinition“ mit Stichtag und Bezeichnung
2. Artikel vormerken
3. Zähllisten drucken (optional, empfohlen)
4. Bestand einfrieren
5. Zähllisten erfassen / Systembeleg erzeugen
6. Druck der erfassten Inventurbelege (optional)
7. Druck einer Inventurvergleichsliste (optional)
8. Differenzen verbuchen
9. Inventur abschließen

Erstellen einer Inventurdefinition

Im ersten Schritt müssen die Rahmenbedingungen der durchzuführenden Inventur festgelegt werden. Über den Button

bzw. die Funktionstaste „F9“ wird ein neuer Inventurdefinitionsdatensatz angelegt.

Inventurverwaltung – Neuanlage Inventurdefinition

Jede Inventur wird anhand ihres Stichtages und ihrer Bezeichnung eindeutig identifiziert, d.h. Inventuren, die zum selben Stichtag abgewickelt werden sollen, müssen bei ihrer Neuanlage klar voneinander unterscheidbare Bezeichnungen erhalten.

In Professional ERP Versionen mit der Modulausstattung „Mehrlager & Seriennummernverwaltung“ können neben normalen Lagerbestandsveränderungen auch solche physikalischen Lagerbestandsänderungen erfasst werden, die aus wirtschaftlicher Sicht (noch) keine tatsächliche Bestandsveränderung darstellen. Beispiele hierfür sind u.a. Ausleihen oder beigestellte Komponenten im Rahmen der verlängerten Werkbank, bei denen Ware sich nicht an firmeneigenen Lagerorten befindet, aber dennoch zum eigenen Lagerbestand zugerechnet werden müssen und daher in einer Inventur zu erfassen sind. Inventuren für derartige Lagerbestände werden als separate Inventurdefinitionen erfasst.

Auswahl der Bestandart für die Inventurdefinition

Beim Erstellen einer Inventurdefinition muss daher über das Auswahlfeld „Bestand“ zusätzlich zum Inventurstichtag und der Bezeichnung die Bestandsart festgelegt werden, für die die Inventur gelten soll.

Im Feld „Notizen“ können zusätzliche Informationen zur jeweiligen Inventur hinterlegt werden.

Über die Filterfelder für Artikelnummern (von / bis), Warengruppe und Artikelgruppe kann der zur Inventur anstehende Lagerbestand hinsichtlich der zu erfassenden Artikel eingeschränkt werden. In der Standardeinstellung werden bei Auswahl mehrerer Artikelgruppen als Filterbedingung alle Artikel berücksichtigt, die mindestens einer der gewählten Artikelgruppen zugeordnet sind.

Erweiterte Filteroptionen – „UND“-Filter, Bewegungslager und tatsächliche Bestände

Bei Aktivierung des Klickfeldes „UND“ werden nur noch die Artikel berücksichtigt, die allen ausgewählten Artikelgruppen zugeordnet sind. Durch den Filter „Bewegungslager“ kann die Inventur dergestalt eingeschränkt werden, dass nur noch Artikel in der Inventur berücksichtigt werden, die zu einem beliebigen Zeitpunkt vor der Inventur mindestens einmalig Bestand auf einem der im Filter eingetragenen Lagerorte besaßen.

Inventurverwaltung – Filterfeld „Bewegungslager“

Um mehrere Bewegungslager für die Filterung einzuschließen, sind deren Namen durch Kommata getrennt anzugeben.

Ist der Filter „Bewegungslager“ gesetzt, können in der Zählmengenerfassung nur solche Lagerorte ausgewählt werden, die in diesem Filter enthalten sind.

Ist die Option „nur Artikel mit Bestand“ aktiviert, so werden beim Vormerken nur Artikel für die Inventur vorgemerkt, die zum Zeitpunkt des Vormerkens Bestand auf einem der angegebenen Bewegungslager haben.

Inventurverwaltung – Klickfeld „nur Artikel mit Bestand"

Für komplexere Filterbedingungen steht zusätzlich das Feld „freier Filter“ zur Verfügung. Die Filterbedingungen einer Inventur können verändert werden, sofern der Artikelbestand für die jeweilige Inventur nicht eingefroren ist. Sobald der Artikelbestand eingefroren ist, können die Bedingungen nicht mehr geändert werden.

Inventurverwaltung mit erstellter Inventurdefinition

Artikelvormerkung

Nach dem Erstellen der Inventurdefinition folgt die Vormerkung der in der Inventur zu berücksichtigenden Artikel. Hierbei werden die relevanten Artikeldaten aller der Inventurdefinition entsprechenden Artikel in eine separate Inventurtabelle übertragen. Die Artikelvormerkung wird über den Button „Artikel vormerken“ veranlasst.

Kontrollanzeige der Artikelvormerkung 

Vor der endgültigen Übertragung der Artikeldaten in die Inventurtabelle werden zu Kontrollzwecken alle aufgrund der Filterbedingungen ermittelten Artikel in einer Tabellenansicht angezeigt. Sofern festgestellt wird, dass Artikel fehlen oder die Filterbedingungen zu viele Artikel umfassen, kann die Vormerkung über „Abbrechen“ abgebrochen werden. Mittels des Buttons „vormerken“ wird die eigentliche Vormerkung vorgenommen. Über den Verlauf dieses Vorgangs informiert ein Fortschrittsbalken mit abschließender Meldung.

Fortschrittsbalken und Abschlussmeldung bei der Artikelvormerkung