Qualitätssicherung Konfiguration
- Yvonne Gesing
Konfiguration und Stammdatenpflege
Für den Einsatz des Qualitätssicherungsmoduls sind nach der Erstinstallation zunächst einige Konfigurations- und Stammdatenpflegemaßnahmen durchzuführen. In den nachfolgenden Abschnitten werden zunächst die mit diesen Maßnahmen verbundenen Anwendungsmasken und Tätigkeiten beschrieben.
Grundkonfiguration
Das Modul muss über die Konfigurationsvariable QSNEU und eine anschließende Reorganisation des Hauptmenüs explizit aktiviert werden. Die Konfigurationsvariable QSNEU muss auf YES stehen. Die Reorganisation des Hauptmenüs kann entweder durch eine Indexreparatur oder von qualifizierten Benutzer manuell durchgeführt werden.
Achtung ! Wurde das Qualitätssicherungsmodul nicht vollständig über die Konfigurationsvariable QSNEU und die anschließende Menüreorganisation aktiviert, stehen nach der Erstinstallation dennoch eine Reihe von Menüeinträgen, Maskenelemente und Anwendungsschaltflächen mit Bezug zur Qualitätssicherung zur Verfügung. Diese Menüeinträge existieren aus Kompatibilitätsgründen zu einer früheren Version des Erweiterungsmoduls, welche nicht mehr vertrieben und nur noch für Bestandskunden unterstützt wird. Die vorhandenen Menüeinträge, Maskenelemente und Anwendungsschaltflächen können in Installationen ohne diese Vorgängerversion nicht ohne die Gefahr von Unterbrechungen im Programmablauf genutzt werden!
Das Qualitätssicherungsmodul passt bei aufeinanderfolgenden Prüfungen zum selben Prozess – anhand der Anzahl positiv bzw. negativ verlaufender Prüfungen – automatisch die Prüfschärfe für nachfolgend vorzunehmende Prüfungen an. Die dynamische Prüfschärfenanpassung kann über die Konfigurationsvariable QSDYNA deaktiviert werden.
Es sollte bereits bei der Einführung des Qualitätssicherungsmoduls die Entscheidung getroffen werden, ob eine dynamische Prüfschärfenanpassung erfolgen soll. Falls ja, sind die voreingestellten Schwellenwerte in den automatisch erzeugten Prüfschärfen zu prüfen und ggf. anzupassen (vgl. Abschnitt Prüfschärfen).
Im Zusammenhang mit Qualitätssicherungsmaßnahmen finden an vielen Stellen im Programmablauf Warenflüsse statt, die zu Lagerumbuchen führen können. Das gewünschte Buchungsverhalten lässt sich nur bedingt standardisieren, daher muss es anhand einer größeren Anzahl an Konfigurationsvariablen detailliert gesteuert werden. Bei den hierfür bedeutsamen Konfigurationsvariablen handelt es sich um: QSALLAQ, QSINTERV1, QSLAGER, QSASKLAGER, QSDECISION, QSAUTOREP, QSREPREM, QSREPREMVALUES und QSNEGACTION. Diese werden im Kapitel Konfigurationsvariablen näher erläutert.
Firmenparameter
Viele Prüfungen im Rahmen der Qualitätssicherung werden als Stichprobenprüfungen realisiert. Die ISO 3951-1 definiert hierfür u.a. den sogenannten angemessenen Stichprobenumfang. Die Anzahl der tatsächlich zu prüfenden Einheiten in einer Stichprobe ergibt sich zunächst als Kennbuchstabe aus dem gewählten Prüfniveau im Vergleich zum Losumfang (=Gesamtmenge an Artikeln für die die Stichprobe gelten soll).
Der jeweilige Kennbuchstabe wiederum ergibt – in Kombination mit dem gewählten Stichprobenverfahren und der sogenannten Prüfschärfe – die tatsächlich zu prüfende Menge (=Stichprobenumfang). Da es sowohl das Prüfniveau als auch die Prüfschärfe in unterschiedlichen Ausprägungen zum Zuge kommen können, werden diese Eigenschaften mit ihren Ausprägungen als Kürzel in der Kürzelrubrik QS des Registers Kürzel in den Firmenparametern gepflegt.
(Prüf-) Niveaus
Die ISO 3951-1 definiert eine Reihe von Prüfniveaus, wobei zwischen allgemeinen und speziellen Prüfniveaus unterschieden wird. Professional ERP erzeugt im Rahmen der Installation des Erweiterungsmoduls Qualitätssicherung automatisch die mit den römischen Ziffern I bis III benannten allgemeinen Prüfniveaus. Sofern im Rahmen der unternehmensspezifischen Qualitätssicherungsmaßnahmen weitere Ausprägungen benötigt werden, können diese hier als Kürzel zusätzlich angelegt werden. Prüfniveaus haben innerhalb von Professional ERP zunächst nur beschreibenden Charakter innerhalb von Anwendungsmasken, die Prüfungen näher spezifizieren. Daher stehen für die Pflege der Ausprägungen nur folgende Eingabefelder zur Verfügung:
Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
Kürzel | alphanumerisches Textfeld für maximal 3 Zeichen für die Kurzbezeichnung des Prüfniveaus in Auswahlfeldern |
Bezeichnung | Freitextfeld mit bis zu 76 Zeichen für die Bezeichnung des Kürzels |
Prüfschärfen
Für die auf den Prüfniveaus aufbauenden Prüfschärfen sind in der ISO 3951-1 die Ausprägungen R – Reduziert, N – Normal und V – Verschärft definiert. Je nach verwendetem Prüfverfahren und aktuellem Prüfniveau ergeben sich für diese Prüfschärfen unterschiedliche Mengen, die im Rahmen einer Stichprobenprüfung zu prüfen sind. Professional ERP erzeugt diese drei Ausprägungen im Rahmen der Installation des Qualitätssicherungsmoduls automatisch und belegt erweiterte Merkmale mit Vorgabewerten, die ggf. auf die Qualitätssicherungsmaßnahmen des einzelnen Unternehmens anzupassen sind.
Diese Vorgabewerte sind nur von Bedeutung, wenn die dynamische Prüfschärfenanpassung (Konfigurationsvariable QSDYNA ) aktiv ist und auch in Prüfdefinitionen eingesetzt wird.
Für die Ausprägungen der Prüfschärfen stehen die nachfolgend beschriebenen Eingabefelder zur Verfügung:
Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
Kürzel | Einstelliges alphanumerisches Zeichenfeld für die Kurzbezeichnung einer Ausprägung des Typs Prüfschärfe in Auswahlfeldern |
Bezeichnung | Freitextfeld für eine Bezeichnung; maximal 78 Zeichen |
Stufe | Jede Ausprägung der Prüfschärfe besitzt einen eindeutigen Stufenwert. Je höher der Wert, desto schärfer sind die zu erfüllenden Anforderungen während einer Prüfung.
|
Reduzieren nach / von: | Das Zahlenpaar nach / von gibt an, nach wie vielen Prüfungen X von Y aufeinanderfolgenden Prüfungen für nachfolgende Prüfungen desselben Typs auf die nächst niedrige Prüfschärfe gewechselt werden soll. Wirkt sich nur aus, wenn die dynamische Prüfschärfenanpassung aktiv ist und für eine Prüfungsart auch ausgewählt wurde. |
Verschärfen nach / von: | Dieses Zahlenpaar nach / von gibt an, nach wie vielen Prüfungen X von Y aufeinanderfolgenden Prüfungen für nachfolgende Prüfungen desselben Typs auf die nächst höhere Prüfschärfe gewechselt werden soll. Wirkt sich nur aus, wenn die dynamische Prüfschärfenanpassung aktiv ist und für eine Prüfungsart auch ausgewählt wurde. |
Fehlerklasse
Zur Klassifizierung der Schwere von Fehlern, gibt es das Kürzel Fehlerklasse. Innerhalb von Professional ERP ist die Fehlerklassifizierung für den Programmablauf nicht direkt ablaufrelevant, dient jedoch primär der Information / Dokumentation. Für die Ausprägungen der Fehlerklasse können folgende Eigenschaften erfasst werden:
Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
Kürzel | alphanumerisches Textfeld für maximal 1 Zeichen für die Kurzbezeichnung der Fehlerklasse in Auswahlfeldern |
Bezeichnung | Freitextfeld mit bis zu 78 Zeichen für die Bezeichnung des Kürzels |
Standardmäßig werden folgende ISO-spezifizierten Fehlerklassen im Rahmen der Installation automatisch bereitgestellt:
Kürzel | Bezeichnung |
<leer> | Nicht bewertet |
A | Kritischer Fehler |
B | Normaler Fehler |
C | Einfacher Fehler |
Prüfmittelgruppe
Das Kürzel Prüfmittelgruppe erlaubt die Vergabe von Kurzbezeichnungen für eine Gruppe von funktional vergleichbaren Prüfmitteln, die im Rahmen einer Prüfung von den mit Qualitätssicherungsaufgaben betrauten Mitarbeitern verwendet werden. Denkbar wäre z.B. die Zusammenfassung sämtlicher zur Spannungsmessung geeigneter Messgeräte unter der Prüfmittelgruppe Voltmeter, obwohl es mehrere Gerätetypen – z.B. analog vs. digital – gibt, die diese Aufgabe erfüllen können. Zu jeder Prüfmittelgruppe können folgende Eigenschaften erfasst werden:
Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
Kürzel | alphanumerisches Textfeld für maximal 10 Zeichen für die Kurzbezeichnung der Prüfmittelgruppe in Auswahlfeldern |
Bezeichnung | Freitextfeld mit bis zu 69 Zeichen für die Bezeichnung des Kürzels |
Prüfmitteltyp
Das Kürzel Prüfmitteltyp ist ein dem Ordnungskriterium Prüfmittelgruppe untergeordnetes Ordnungsmerkmal, das spezifischere Angaben zur Art des Prüfmittels macht. Ausgehend vom Beispiel aus dem Abschnitt Prüfmittelgruppe auf Seite 11 sind hier Unterscheidungen zwischen analogen und digitalen Messgeräten, Messgerätetypen mit bestimmten Messbereichen oder ganz allgemein der Messgerätart – Messschieber im Kontrast zu einer Waage – vorgesehen. Für jeden Prüfmitteltyp können folgende Eigenschaften erfasst werden:
Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
Kürzel | alphanumerisches Textfeld für maximal 1 Zeichen für die Kurzbezeichnung der Prüfmittelgruppe in Auswahlfeldern |
Bezeichnung | Freitextfeld mit bis zu 78 Zeichen für die Bezeichnung des Kürzels |
Kürzel: alphanumerisches Textfeld für maximal 1 Zeichen für die Kurzbezeichnung der Prüfmittelgruppe in Auswahlfeldern
Bezeichnung: Freitextfeld mit bis zu 78 Zeichen für die Bezeichnung des Kürzels
Maßeinheit (Prüfmerkmale)
Das Kürzel Maßeinheit (Prüfmerkmale) beinhaltet die Maß-/Mengeneinheiten in denen Messgrößen für Prüfmerkmale erfasst werden. Die hier gepflegten Ausprägungen der Maß-/Mengeneinheiten dienen vornehmlich Dokumentationszwecken zu den Prüfmerkmalen. Sie sind separat pflegbar, obwohl es sich prinzipiell um dieselben physikalischen Größen handelt, wie sie teilweise auch bei Artikelmengeneinheiten verwendet werden. Folgende Eigenschaften können gepflegt werden:
Feld | Inhalt / Eigenschaft |
|---|---|
Kürzel | alphanumerisches Textfeld für maximal 5 Zeichen für die Kurzbezeichnung der Prüfmittelgruppe in Auswahlfeldern |
Bezeichnung | Freitextfeld mit bis zu 74 Zeichen für die Bezeichnung des Kürzels |
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Das Register «Prüfungen»
Das Register Prüfungen gleicht in seinem Aufbau der Anwendungsmaske Prüfniveau / Prüfschärfe. D.h. im oberen Maskenbereich befinden sich die Eingabefelder Adresse, Artikel und Anlass zur Prüfung, die als Filter auf die darunter befindliche tabellarische Ansicht wirken. Die Filterfelder werden basierend auf dem Maskenaufruf geeignet vorbelegt.
Der Inhalt der tabellarischen Ansicht lässt sich zusätzlich über das Auswahlfeld Anzeige auf aktive, geplante bzw. abgelaufene Prüfungen eingrenzen bzw. zeigt alle den Filterbedingungen entsprechenden Prüfungen an. Mausklicks auf einen in der tabellarischen Ansicht enthaltenen Datensatz selektieren diesen und aktualisieren die unter der tabellarischen Ansicht befindlichen Eingabe- und Auswahlfelder.
Diese Eingabe- und Auswahlfelder ermöglichen die Bearbeitung der Prüfungsdatensätze sowohl bei bestehenden Prüfungsdatensätzen als auch bei Neuanlagen. Folgende Felder stehen zur Verfügung:
Feld | Bedeutung |
|---|---|
Artikelnummer | Beschränkt die Gültigkeit der Prüfung auf den über seine Artikelnummer angegebenen Artikel. |
Prio | Legt die Priorität mehrerer anstehender Prüfungen untereinander fest. Je kleiner der Wert, desto höher die Priorität im Vergleich zu anderen anstehenden Prüfungen. Stehen Prüfungen mit gleicher Priorität an, wird deren Reihenfolge zufällig bestimmt. |
Anlass zur Prüfung | Hier stehen die bereits bekannten Prüfanlässe Service, Wareneingang und Arbeitsgang zur Auswahl. |
Prüfplan | Hier ist der für die Prüfung zu verwendende Prüfplan anzugeben. Über die Schaltfläche kann nach dem Prüfplan gesucht werden. Ist bereits ein Prüfplan ausgewählt, kann dieser über Schaltfläche in der Anwendung Prüfpläne zu Ansicht gebracht werden. |
gültig von /bis | Mit diesen Befristungsdaten kann die Ausführung der Prüfung terminlich eingegrenzt werden. Hier angegebene Befristungen übersteuern die im Prüfplan hinterlegten Befristungsdaten. |
Erfassung | In diesem Auswahlfeld kann festgelegt werden, wie die Erfassung der Prüfung zu erfolgen hat. Folgende Erfassungsoptionen gibt es: M – manueller Aufruf: Die Prüfung wird nie automatisch gestartet. Der Bediener muss diese Prüfung immer selbst initiieren. Hierfür wird Anwendung Offene Prüfungen verwendet (vgl. Die Anwendung «Offene Prüfungen»). N – Nacherfassung: Die Prüfung wird bei Eintritt der Prüfsituation zwar im System als Datensatz angelegt, aber der damit assoziierte Prozess wird nicht durch einen Prüfdialog unterbrochen. Erzeugte Prüfungen tauchen in der hierfür vorgesehenen Überwachungsanwendung auf, vgl. Die Anwendung «Offene Prüfungen». O – Optional: Der zur Prüfung gehörende Prüfdialog unterbricht bei Eintritt der Prüfsituation den damit assoziierten betrieblichen Prozess. Der Bediener hat nun die Wahl, ob er den Dialog ausfüllt oder abbricht. Im Fall eines Abbruchs kann er zusätzlich entscheiden, ob die Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt analog zum Vorgehen bei der Option N – Nacherfassung nachholt oder ob die Prüfung aufgrund ihrer Optionalität verworfen werden soll. P – Pflichteingabe: Der zur Prüfung gehörende Prüfdialog unterbricht bei Eintritt der Prüfsituation den damit assoziierten betrieblichen Prozess. Ein Abbruch ist nicht möglich, d.h. der Bediener muss den Prüfdialog abarbeiten. |
Intervall | Auswahlfeld, welches die Anlässe bzw. die Intervalle festlegt, mit/in denen Prüfungen anfallen: %: Prozentanteil der Gesamtmenge, der geprüft werden soll. 1: Einmal pro Tag und Auftrag / Auftragsposition ist unabhängig von den Buchungsmengen bzw. Positionsmengen nur eine einzige Prüfung durchzuführen. A: Der Umfang des Prüfloses wir anhand einer Stichprobenliste ermittelt (AQL-basiert oder normal). B: Bei jeder Buchung wird exakt eine Einheit geprüft. M: Intervallprüfung – jede N-te Einheit wird geprüft. Wird die Intervalloption ausgewählt, wird hinter dem Auswahlfeld ein
|
Vorgängerprüfung | Sind mindestens zwei Prüfungen definiert, kann eine der Prüfungen der jeweils anderen auch als Vorgänger zugeordnet werden. Die Zuweisung einer Vorgängerprüfung erfolgt entweder über Direkteingabe im Textfeld oder die Schaltfläche hinter dem Eingabefeld. Letztere ruft einen Dialog mit allen den Filterbedingungen entsprechenden Prüfdefinitionen auf. Die Auswahl der Vorgängerprüfdefinition erfolgt durch Mausklick auf den Eintrag mit anschließender Bestätigung mit OK. Die aktuelle Prüfplandefinition wird im Dialog grau angezeigt und kann nicht als Vorgänger ausgewählt werden. Nach erfolgter Auswahl einer Vorgängerauswahl wird hinter dem Eingabefeld und der Schaltfläche für die Vorgängerauswahl die Schaltfläche aktiv, mit der die Pflegemaske auf die Vorgängerprüfdefinition positioniert werden kann. Außerdem wird nach einer Vorgängerdefinition neben den Schaltflächen das bis dahin gesperrte Auswahlfeld aktiv, in welchem festgelegt werden muss, mit welchem Prüfergebnis die Vorgängerprüfung abgeschlossen werden muss, damit die Prüfung zur aktuellen Prüfdefinition als Nachfolger auszuführen ist. Zur Auswahl stehen die Optionen: b: bestanden – die Vorgängerprüfung muss bestanden worden sein, damit die Prüfung zur aktuellen Prüfdefinition aufgerufen wird. n: nicht bestanden – die Vorgängerprüfung darf nicht bestanden worden sein, damit die Prüfung zur aktuellen Prüfdefinition aufgerufen wird. u: unabhängig – die Vorgängerdefinition erfolgt unabhängig von der Prüfung zur aktuellen Prüfdefinition, jedoch definitiv nach der als Vorgänger definierten Prüfung. Diese Option dient vorrangig zur Ordnung, da Prüfdefinitionen mit gleicher Priorität und denselben Filterbedingungen standardmäßig in zufälliger Reihenfolge abgearbeitet werden. |
nur für Adresse | Wird hier eine Adressnummer vorgegeben, gilt die Prüfdefinition ausschließlich für die zur Adressnummer gehörende Adresse. |
Lager (WE) / | Für den Prüfanlass Wareneingang steht ein Auswahlfeld zur Vorgabe eines Lagerortes zu Verfügung. Prüfdefinitionen mit einer derartigen Einschränkung greifen nur, wenn das ausgewählte Lager für einen Wareneingang verwendet wird. Beim Prüfanlass Service stehen im Auswahlfeld dann die für Servicefälle als Kürzel definierten Auftragsarten zur Auswahl. Es werden dann nur solche Servicefälle von der Prüfdefinition erfasst, die die gewählte Auftragsart besitzen. |
Datei | In diesem Textfeld kann der Dateipfad zu einer Hilfsdatei angegeben werden, die während einer anhand der Prüfdefinition anfallenden Prüfung mit zur Anzeige gebracht werden kann. Standardmäßig wird das Feld zunächst mit dem Dateipfad der im verwendeten Prüfplan hinterlegten Hilfsdatei belegt. |
Das Register «Prüfpunkte»
Das Register Prüfpunkte ist in seinem Aufbau nahezu identisch zum gleichnamigen Register der Anwendung Prüfpläne (vgl. Kapitel Prüfpläne, Abschnitt Das Register «Prüfpunkte»). D.h. auch hier befinden sich im oberen Maskenbereich die Eingabe- und Anzeigefelder zum aktuell positionierten Prüfmerkmal, während der untere Maskenbereich eine tabellarische Auflistung aller der Prüfdefinition als Prüfpunkte zugeordneten Prüfmerkmale anzeigt. Zwischen den einzelnen Prüfpunkten der Prüfdefinition kann sowohl über die Navigationsschaltflächen in der Ribbonleiste als auch per Doppelklick auf den jeweiligen Listeneintrag gewechselt werden.
Im Unterschied zur Anwendung Prüfpläne kommen aus Sicht der Datenpflege innerhalb der Anwendungsmaske Prüfungen definieren nun die eingangs beschriebenen Hierarchieebenen 1 bzw. 2 (vgl. Einführung und Prüfpläne) hinzu. Auf welcher Hierarchieebene man sich aktuell bewegt, hängt von der Anwendung ab über die der Aufruf erfolgte (vgl. Erläuterungen in Prüfungen definieren).
Unabhängig ob der Maskenaufruf für die Hierarchieebene 1 oder 2 erfolgt, wird der auf dem Register Prüfungen spezifizierte Prüfplan mit seinen enthaltenen Prüfmerkmalen – inklusive deren Vorgabewerte – als Hierarchieebene 0 in die Prüfdefinition eingebunden. Die Vorgabewerte des verwendeten Prüfplans können analog zur Anwendung Prüfpläne durch Aktivierung der Klickfelder vor den Eingabe- und Auswahlfeldern individuell für die Prüfdefinition übersteuert werden. Gleiches gilt für auf Hierarchieebene 1 hinzugefügte Prüfmerkmale, wenn auf Hierarchieebene 2 eine Prüfdefinition erstellt wird.
Zusätzliche Prüfmerkmale können über die Schaltfläche Neuanlage bzw. die Funktionstaste F9 hinzugefügt und mit der Schaltfläche Löschen bzw. der Funktionstaste F4 wieder gelöscht werden. Prüfmerkmale einer untergeordneten Hierarchieebene können nicht gelöscht werden; lassen sich jedoch über das Klickfeld ausblenden für die Verwendung von Prüfungen in aktuellen Hierarchieebene ausnehmen. Für die Aus- bzw. Wiedereinblendung von Prüfmerkmalen in Prüfdefinitionen einer Hierarchieebene steht die Ribbonschaltfläche Mehrere Punkte ein- / ausblenden zur Verfügung.
Diese öffnet einen Dialog der die in der Prüfdefinition vorhandenen Prüfmerkmale aufführt. Die Klickfelder in der Spalte Ausgeblendet erlauben die Aus- bzw. Wiedereinblendung des zugehörigen Prüfmerkmals. Die Auswahl der aus- bzw. wiedereinzublenden Prüfmerkmale wird durch Betätigung der Schaltfläche Ok bestätigt.
Der Dialog erlaubt zur besseren Übersicht eine Ansichtsfilterung mit folgenden Optionen:
alle Prüfpunkte
aktive Prüfpunkte
ausgeblendete Prüfpunkte
Integration von Prüfungen in Arbeitsabläufe mit Professional ERP
Nach Aktivierung des Erweiterungsmoduls Qualitätssicherung ermittelt Professional ERP bei hierfür bestimmten Aktionen teils standardmäßig, teils basierend auf kundenindividuellen Anpassungen, ob eine Prüfung gemäß der Prüfdefinitionen notwendig ist.
Für folgende Geschäftsvorfälle lassen sich Prüfprozesse – bei geeigneter Modulausstattung – bereits im Programmstandard einbinden:
Warenprüfungen als Teil der Wareneingangsbuchung | Für jede Wareneingangsbuchung wird geprüft, ob die entsprechende Bestellposition passende Prüfdefinitionen besitzt. Setzt das Erweiterungsmodul Bestellwesen voraus |
Warenprüfungen als Teil des Fertigungsprozesses | Bei jeder (Fertig-)Meldung eines Arbeitsgangs wird überprüft, ob passende Prüfdefinitionen mit diesem Arbeitsgang verknüpft sind. Setzt das Erweiterungsmodul BDE-System / Betriebsaufträge voraus. |
Für folgende Geschäftsprozesse sind kundenindividuelle Anpassungen an die tatsächlichen betrieblichen Abläufe nötig, weil Prüfungen an unterschiedlichen Stellen bzw. zu unterschiedlichen Zeitpunkten innerhalb der jeweiligen Geschäftsprozesse denkbar sind:
Warenprüfungen als Teil des Verkaufsprozesses. | Die Integration von Warenprüfungen in ihren Verkaufsprozess erfolgt in Abstimmung mit ihrem Berater der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH. |
Prüfungen als Teil von Serviceprozessen | Auch die Integration von Prüfungen im Zusammenhang mit Serviceleistungen erfolgt in Abstimmung mit ihrem Berater der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH. Setzt das Erweiterungsmodul Reparatur & Serviceabwicklung voraus. |
Auslösung und Erfassung konkreter Prüfungen
Bei Durchführung der für die Qualitätssicherung vorgesehenen Geschäftsvorfälle wird bei Eintritt der jeweiligen Auslösekriterien auf das Vorhandensein einer oder mehrerer für den aktuellen Geschäftsvorfall gültigen Prüfdefinitionen überprüft. Greift mindestens eine Prüfdefinition, ermittelt das Programm automatisch den zu prüfenden Losumfang – auch für Teilmengen – gemäß der Vorgaben aus der Prüfdefinition.
Bei Prüfungen, die mit Warenbuchungen verbunden sind (z.B. Wareneingang), erfolgen im Programmstandard automatische Lagerbuchungen für die Prüfobjekte auf den besonderen Lagerort Abgang QS. Die Konfigurationsvariable QSALLAQ nimmt Einfluss auf dieses Buchungsverhalten.
Die für eine Prüfdefinition festgelegte Erfassungsart legt fest, ob der laufende Geschäftsprozess bei Eintritt des Prüfanlasses unterbrochen wird und sich der zugehörige Erfassungsdialog öffnet. Ein unterbrochener Geschäftsprozess wird erst nach einer für die Erfassungsart hinreichenden Abarbeitung des Erfassungsdialogs weitergeführt. Prüfungen zu Prüfdefinitionen, die aufgrund ihrer Erfassungsart keine sofortige Bearbeitung erfordern, werden dagegen unterbrechungsfrei im Hintergrund angelegt. Die eigentliche Erfassung erfolgt dann über die Anwendung offene Prüfungen (vgl. Die Anwendung «Offene Prüfungen»).
Der Erfassungsdialog
Der Erfassungsdialog ist in vier Hauptbereiche unterteilt:
Bereich | Zweck | |
|---|---|---|
1 | Der am linken Maskenrand befindliche Bereich besitzt vier Ansichten:
Welche der vier Ansichten beim Öffnen des Erfassungsdialogs angezeigt wird, hängt von der im Bereich 2 gewählten Einstellung für die Erfassungsart und damit dem Anzeigemodus des Bereichs 3 ab: a) Für die Auswählmöglichkeiten Einzelerfassung und Gruppenerfassung (siehe nachfolgende Erläuterungen zu Bereich ) wird versucht b) Für die Auswahlmöglichkeit Stapelerfassung wird zur Auflistung der der Prüfobjekte mit Selektionsmöglichkeit gewechselt (Ansicht 4). Für Prüfmerkmale mit eigener Hilfsdatei erscheint in Bereich 3 eine Schaltfläche, die die Hilfsdatei im Bereich 1 zur Anzeige bringt (Ansicht 2). Unterhalb des Anzeigebereichs befinden sich je nach aktivem Anzeigemodus entweder die Schaltfläche Liste oder PDF mit der aufgrund der Erfassungseinstellung aktiven Auflistung der Prüfobjekte und dem zuletzt zur Anzeige gebrachten Hilfsdokument hin und her geschaltet werden kann. | |
2 | Der rechts oben befindliche Bereich liefert zum einen die nicht editierbaren Informationen zum verwendeten Prüfplan, der geltenden Prüfschärfe, dem aktuellen Prüfobjekt (=Exemplar), der Serien- bzw. Chargennummer des aktuellen Prüfobjekts (artikelabhängig) und das Erfassungsdatum. Zum anderen wird mit zwei Klickfeldern und einem Auswahlfeld der Aufbau und die Erfassungsart im Bereich 3 gesteuert. Folgende Funktionen werden über die Klickfelder gesteuert: Mit dem Auswahlfeld kann die Erfassungsart für die aktuelle Prüfung ausgewählt / umgestellt werden.
| |
3 | Haupteingabebereich für die Erfassung von Prüfergebnissen. Der Inhalt dieses Bereichs ist abhängig von der im Bereich 2 gewählten Erfassungsart. Einzelerfassung: Jedes Prüfobjekt wird als eigener Prüfschritt mit den jeweils zu erfassenden Prüfpunkten angezeigt. Prüfungsübergreifende Prüfpunkte werden zu einem eigenen Prüfschritt, der als erstes zu erfassen ist. Zwischen den einzelnen Prüfschritten wird mit den Schaltflächen Zurück bzw. Weiter navigiert. Gruppenerfassung: Prüfungsübergreifende Prüfpunkte und alle Prüfobjekte mit ihren Prüfpunkten werden in ihrer Gesamtheit zur Erfassung angezeigt. Sind viele Prüfobjekte in der Prüfung enthalten, muss ggf. der Anzeigebereich ggf. gescrollt werden. Stapelerfassung: Bei dieser Erfassungsart werden alle Prüfpunkte – sowohl die prüfungsübergreifenden als auch die prüfobjektbezogenen – genau einmal angezeigt und der Bereich wechselt automatisch zur Ansicht 4. Eingaben werden anhand der Schaltflächen Übernehmen und Löschen auf die in Ansicht 4 selektierten Prüfobjekte übernommen bzw. aus selbigen wieder gelöscht. Mit der Schaltfläche Neuer Stapel können die aktuell im Bereich erfassten Werte geleert werden ohne die aktuell selektierten Prüfobjekte zu verändern.
| |
4
| In diesem rechts unten befindlichen Bereich befindet sich ein Freitextfeld zur Eingabe einer allgemeinen Prüfbemerkung. Bei aktivierter Einzelerfassung kann für jede Teilprüfung eine separate Bemerkung erfasst werden; andernfalls gilt die erfasst Bemerkung für alle Teilprüfungen gleichermaßen. Das Klickfeld beibehalten wirkt sich nur aus, wenn die Einzelerfassung aktiv ist und übernimmt den aktuellen Inhalt des Bemerkungsfeldes beim Wechsel zur nachfolgenden / vorherigen Teilprüfung anhand der Navigationsschaltflächen Zurück und Weiter. Unterhalb des Bemerkungsfeldes befinden sich dann drei Schaltflächen zur Steuerung des Prüfungsabschlusses: | |
Prüfung | Versucht die aktuelle Prüfung abzuschließen. Sofern keine Pflichteingaben fehlen, erfolgt eine kurze Auswertung der Prüfergebnisse. Haben einzelne Prüfobjekte die Prüfung nicht bestanden, erscheint standardmäßig eine Auswahlmaske mit der entschieden werden kann, wohin die Prüfobjekte als nächstes gebucht werden sollen: Auf Reparatur bucht die beschädigten Prüfobjekte vom aktuellen Lagerort Abgang QS auf den ebenfalls besonderen Lagerort Abgang Reparatur um. Die beschädigten Prüfobjekte bleiben damit dann weiterhin vom verfügbaren Bestand ausgenommen. Nicht beschädigte Prüfobjekte werden standardmäßig dem normalen Lagebestand mit ihrem ursprünglichen Ziellager – nicht jedoch dem Lagerplatz – zugebucht. Auf Lager bucht sowohl die beschädigten als auch die nicht beschädigten Prüfobjekte auf das ursprüngliche Ziellager zu. Ausbuchen führt zur materiellen Ausbuchung der beschädigten Prüfobjekte während die unbeschädigten Prüfobjekte ihrem ursprünglichem Ziellagerort zugebucht werden.
| |
Erfassung | Bei Betätigung dieser Schaltfläche wird versucht, die aktuelle Prüfung zu unterbrechen. D.h. die bereits erfassten Teilprüfungen / Prüfwerte werden gespeichert, die Prüfobjekte verbleiben auf dem Lagerort Abgang QS und die fehlenden Inhalte der Prüfung können über die Anwendung Offene Prüfungen (vgl. Die Anwendung «Offene Prüfungen») später erfasst werden.
| |
Abbrechen: | Versucht die aktuelle Prüfung abzubrechen. Der Bediener erhält in diesem Fall eine Rückfrage, ob die Prüfung zu einem späteren Zeitpunkt nacherfassen will; andernfalls wird die Prüfung komplett abgebrochen. Wird die Prüfung später durchgeführt, verbleiben die Prüfobjekte auf dem Lagerort Abgang QS und die Prüfung kann in der Anwendung Offene Prüfung nachgeholt werden. Bei einem Komplettabbruch werden die Prüfobjekte vollständig auf den ursprünglichen Ziellagerort gebucht.
| |
Die Anwendung «Offene Prüfungen»
Die Anwendung Offene Prüfungen kann über den gleichnamigen Hauptmenüeintrag der Programmrubrik QS aufgerufen werden.
Die Anwendungsmaske ist in zwei wesentliche Bereiche gegliedert:
Im oberen Maskenbereich befinden sich Eingabe- und Auswahlfelder anhand derer die noch ausstehenden QS-Prüfungen im System in der darunterliegenden tabellarischen Ansicht zur Anzeige gebracht bzw. inhaltlich gefiltert werden können. Mit Ausnahme des Auswahlfeldes Anlass zur Prüfung bewirken Änderungen an Filterbedingungen zunächst keine Aktualisierung der Daten in der tabellarischen Anzeige. Hierfür muss explizit die Schaltfläche Daten ermitteln betätigt werden.
Den unteren Maskenbereich nimmt eine tabellarische Anzeige mit den Registern Nachprüfung und manuelle Prüfung Die Filterfelder im oberen Maskenbereich wirken sich auf die Inhalte beider Register gleichermaßen aus.
Das Register «Nachprüfung»
In der tabellarischen Auflistung werden alle im System als offen gekennzeichneten Prüfungen angezeigt, die die Filterkriterien des oberen Maskenbereichs erfüllen. Der angezeigte Inhalt der Auflistung kann zusätzlich über das Auswahlfeld Anzeige gesteuert werden.
Folgende Ansichten stehen zur Verfügung:
Ansicht | Zweck |
|---|---|
<alle> | Zeigt sämtliche offenen Gesamtprüfungen an; unabhängig vom aktuellen Lagerort / Status der zu prüfenden Objekte. |
<alle> (einzeln) | Zeigt alle offenen Prüfungen mit ihren Teilprüfungen an; unabhängig vom aktuellen Lagerort / Status der Prüfobjekte. |
Prüfung | Zeigt offene Gesamtprüfungen an, deren Prüfobjekte sich auf dem speziellen Lagerort Abgang QS befinden. |
Prüfung (einzeln) | Zeigt offene Prüfungen mit ihren Teilprüfungen an, deren Prüfobjekte sich auf dem speziellen Lagerort Abgang QS befinden. |
Reparatur | Zeigt die offenen Gesamtprüfungen an, deren Prüfobjekte sich aufgrund einer vorangegangenen fehlgeschlagenen Prüfung auf dem speziellen Lagerort Abgang Reparatur befinden. |
Reparatur (einzeln) | Zeigt offene Prüfungen mit ihren Teilprüfungen an, deren Prüfobjekte sich auf dem speziellen Lagerort Abgang Reparatur befinden. |
Ohne Status | Zeigt offene Gesamtprüfungen an, deren Prüfobjekte keinen Status besitzen bzw. sich nicht auf einem der speziellen Lagerorte Abgang QS oder Abgang Reparatur befinden. |
Ohne Status (einzeln) | Zeigt offene Prüfungen mit ihren Teilprüfungen an, deren Prüfobjekte keinen Status besitzen bzw. sich nicht auf einem der speziellen Lagerorte Abgang QS oder Abgang Reparatur befinden. |
Die jeweiligen (Teil-)Prüfungen können per Mausklick auf deren Listeneintrag selektiert werden.
Unterhalb der tabellarischen Anzeige befinden sich die Schaltflächen Prüfung streichen und Prüfung erfassen. Das Streichen einer Prüfung führt dazu, dass die Prüfung auf Datenbankebene erhalten bleibt, aber inhaltlich keine Bedeutung mehr hat. Auf speziellen Lagerorten befindliche Prüfobjekte werden in diesem Fall dem normalen Bestand wieder zugeführt. Mit Prüfung erfassen wird der zugehörige Prüfdialog aufgerufen – inklusive der eventuell zuvor bereits erfassten Teilinformationen – und kann dann normal abgearbeitet werden. Lagerumbuchungen erfolgen dann wieder entsprechend zum Prüfergebnis.
Die Streichung einer Prüfung bzw. deren Erfassung kann alternativ auch über die Ribbonschaltflächen Prüfung streichen bzw. Prüfung durchführen veranlasst werden.
Das Register «manuelle Prüfung»
Auf dem Register manuelle Prüfungen werden keine konkreten Prüfungen angezeigt, sondern alle Prüfdefinitionen mit der Erfassungsart manueller Aufruf (vgl. Prüfungen definieren – Das Register «Prüfungen»). Derartige Prüfdefinitionen führen nie automatisch anhand von Auslösebedingungen zu einer Prüfung und besitzen somit zunächst auch keine Verbindung zu Prüfobjekten. Analog zum Register Nachprüfung kann innerhalb der tabellarischen Anzeige per Mausklick auf den gewünschten Definitionssatz positioniert werden. Über die Schaltfläche mit nächster Prüfung erfassen wird aus der Prüfdefinition eine einmalig abzuarbeitende Prüfdefinition generiert, die beim nächsten Auftreten der zugehörigen Prüfkonditionen ausgelöst wird.
Die Anwendung «Prüfprotokolle»
Als zentrale Verwaltungsanwendung aller erfassten Prüfungen steht in der Hauptmenürubrik QS die Anwendung Prüfprotokolle mit dem gleichnamigen Menüeintrag zur Verfügung.
Die Anwendung besitzt neben dem für Professional ERP Anwendungen üblichen Übersichtsregister die Register Prüfung, Datei und Dateien.
Das Register «Prüfung»
Das Register Prüfung ist in zwei wesentliche Bereiche gegliedert. Am linken Rand befindet sich der Anzeigebereich für die grundlegenden Informationen zur aktuell positionierten (Teil-) Prüfung inklusive des ursprünglichen Erfassungszeitpunktes, des ausführenden Professional ERP Benutzers und dem Rechner auf dem die Erfassung stattgefunden hat. Rechts daneben befindet sich der Anzeigebereich für die konkreten Erfassungsdaten der (Teil-)Prüfung.
Über die Klickfelder Hinweise und Bemerkungen können analog zum Erfassungsdialog die Hinweistexte der Prüfmerkmale und eventuell vorhandene Bemerkungen, die während der Ersterfassung hinterlegt wurden, eingeblendet werden. Alternativ können Bemerkungen über die Schaltfläche eingesehen werden.
In der Ribbontoolbar stehen die Schaltflächen Prüfung ändern und Prüfung löschen zur Verfügung. Prüfung ändern ruft den Erfassungsdialog zur aktuell positionierten (Teil-) Prüfung erneut auf und erlaubt die Nachbearbeitung derselben ebenso wie die Bearbeitung aller weiterer zur Prüfung gehörenden Teilprüfungen.
Das Register «Datei»
Auf diesem Register wird die zum Prüfplan der aktuell positionierten (Teil-) Prüfung hinterlegte Hilfsdatei angezeigt.
Das Register «Dateien»
Analog zu vergleichbaren Registern in anderen Professional ERP Anwendungen erlaubt das Register Dateien die Ablage von zusätzlichen Dateien zu einer (Teil-) Prüfung.
Die Anwendung «Protokollübersicht»
Diese ebenfalls über die Hauptmenürubrik QS aufrufbare Anwendung dient als Auswertungsinstrument für die im System erfassten Prüfungen. Die Anwendungsmaske ist analog zur Anwendung Offene Prüfungen in zwei Hauptbereiche gegliedert. In der oberen Maskenhälfte befindet sich auch hier eine größere Anzahl von Eingabe- und Auswahlfeldern anhand derer der darunter befindliche tabellarische Anzeigebereich der Register Prüfungen und Messwerte gefiltert werden kann.
Register «Prüfungen»
Das Register Prüfungen zeigt nach Betätigung der Schaltfläche Daten ermitteln alle den Filterbedingungen entsprechenden (Teil-) Prüfungen mit ihren grundlegenden Prüfinformationen, die jemals erfasst und nicht über die Anwendung Prüfprotokolle wieder gelöscht wurden.
Register «Messwerte»
Das Register Messwerte zeigt nach Betätigung der Schaltfläche Daten ermitteln alle den Filterbedingungen entsprechenden (Teil-) Prüfungen mit ihren erfassten Messwerten. Das Register erlaubt eine selektive Anzeige der Messwerte über die Mehrfachauswahl Merkmale bei der entweder Alle Prüfmerkmale oder die per Auswahl selektierten Prüfmerkmale als Spalten angezeigt werden. Anhand der Klickfelder Soll-Wert, Toleranzgrenzen und Eingriffsgrenzen können zudem die gleichnamigen Spalten mit den für die selektierten Prüfmerkmale geltenden Werten eingeblendet werden.