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Professional ERP Informationsblatt zu SEPA 3.0 / 3.1

Professional ERP Informationsblatt zu SEPA 3.0 / 3.1

In der Single European Payment Area (kurz SEPA) werden seit 2008 für den elektronisch abgewickelten Zahlungsverkehr spezialisierte Abwandlungen der in der ISO 20022 spezifizierten XML- Zahlungsverkehrsnachrichten verwendet. Zunächst wurden nur Überweisungen unterstützt, ab 2011 dann auch Lastschriftverfahren für B2C- und B2B-Zahlungen. Zeitgleich mit der Unterstützung der Lastschriftverfahren ersetzten die SEPA-Zahlungsverkehrsnachrichten formal alle vorher gültigen nationalen Nachrichtenformate. Hierbei galten Übergangsfristen während denen die mit der Abwicklung von Zahlungsverkehrsnachrichten beauftragten Banken auch weiterhin Nachrichten in den Altformaten akzeptieren mussten. Nach Ablauf dieser Übergangsfristen war es den Banken überlassen, ob und wie die Altformate weiter unterstützt wurden. Inzwischen ist in Deutschland von den Altformaten nur das DTAZV-Format noch in Verwendung, welches sich mit Zahlungsverkehrsanweisungen in Länder außerhalb des SEPA-Raums beschäftigt.

Im Zuge der weiteren Vereinheitlichung von Zahlungsverkehrsbedingungen innerhalb des SEPA-Raums erfuhren auch die SEPA-Nachrichtenformate nationale und internationale Revisionen. Im November 2016 trat die aktuell jüngste Version 3.0 bzw. 3.1 zunächst parallel zu den Vorgängerformaten in Kraft. Seit dem 19.11.2017 sind alle Banken nun verpflichtet Zahlungsverkehrsnachrichten in der Version 3.0/3.1 zu akzeptieren. Gleichzeitig damit endete die Verpflichtung für die Banken, Nachrichten in den Vorgängerformaten der in Verwendung befindlichen Version 2.7 und älter weiterhin zu unterstützen. Es steht den Banken auch hier wieder frei, den konkreten Zeitpunkt für die Nichtweiterführung der Vorgängerformate selbst zu bestimmen. Daher kann nicht genau bestimmt werden, ab wann eine für die Übermittlung von Zahlungsverkehrsanweisungen verwendete Banking-Software wie Profi cash, SFirm, Star Money, etc. den Import von Dateien in einem der Vorgängerformate tatsächlich abweist.

Um Problemen mit der Abwicklung ihrer Zahlungsverkehrsaufträge zu vermeiden, sollten Professional ERP Installationen, die zur Generierung von SEPA-Zahlungsverkehrsnachrichten im XML-Format verwendet werden, zeitnah aktualisiert werden. Die mit den Nachrichtenformaten 3.X verbundenen Revisionen pain.001.001.03 für Überweisungen und pain.008.001.02 für Lastschriften werden in Professional ERP ab den im November 2017 veröffentlichten Servicepackständen 7.10.001, 7.9.011, 7.8.021, 7.7.031, 7.6.041, 7.5.051, 7.4.071, 7.3.081, 7.2.101, 7.1.111, 7.0.141 und 6.11.151 vollständig unterstützt.

Leitfaden zur Umstellung auf die SEPA 3.0/3.1 Nachrichtenformate

Nachfolgend werden Maßnahmen beschrieben, die Ihnen bei der Planung und Durchführung der nötigen Aktualisierung helfen.

Ermittlung und Änderung der aktuell in Professional ERP verwendeten Nachrichtenformate

In welchem Nachrichtenformat SEPA-Zahlungsverkehrsanweisungen erstellt werden, wird über die Konfigurationsvariablen SEPACTFORMAT für Überweisungen und SEPADDFORMAT für Lastschriften gesteuert. Daher gilt es zunächst in der Anwendung Konfigurationsvariablen zu prüfen, welche Dateiformate aktuell verwendet werden. Folgende Belegungen sind
grundsätzlich denkbar: 

SEPACTFORMAT SEPADDFORMAT

keine Belegung ¹

pain.001.001.02

pain.001.002.03

pain.001.003.03

keine Belegung ²

pain.008.002.02

pain.008.003.02

¹ entspricht pain.001.001.02
² entspricht pain.008.002.02

In Installationen, die seit dem August 2017 aktualisiert wurden, aber noch nicht einem der zuvor benannten Servicepack-Ständen entsprechen, findet sich im Beschreibungstext der Konfigurationsvariable SEPADDFORMAT bereits die Erwähnung einer möglichen Einstellung auf pain.008.001.02. Die Eingabe dieses Wertes bewirkt in diesen Installationen nicht den gewünschten Export. Die betroffenen Installationen erzeugen mit dieser Einstellung Nachrichten im Format pain.008.002.02 und führen mit dieser Einstellung dennoch mit hoher Wahrscheinlichkeit zu Ablehnungen durch die jeweils verwendete Banking Software.

Sofern in der verwendeten Installation noch andere Werte als die grün hervorgehobenen verwendet werden, sollten diese zur Sicherheit bis zur Aktualisierung mit dem geeigneten Servicepackstand temporär auf die Werte in grün umgestellt werden.

Klärung der Dringlichkeit bei der Umstellung auf das neue Datenformat und wie diese zu erfolgen hat

Wie dringend die Aktualisierung mit dem geeigneten Servicepack-Stand ist, kann nicht pauschal festgestellt werden, da sowohl die Banken selbst als auch die verwendete Banking-Software darüber bestimmen, welche Nachrichtenformate noch akzeptiert werden und welche nicht. Dennoch sollte die Aktualisierung so schnell wie möglich erfolgen.

Sofern Ihre Banking-Software nach der im vorherigen Abschnitt beschriebenen Einstellungsänderung die mit Professional ERP erstellten XML-Dateien noch bzw. wieder akzeptiert, können Sie versuchen sich bei Ihrer Bank oder dem Hersteller Ihrer Banking- Software darüber zu informieren, wie lange mit der Unterstützung der bisherigen Nachrichtenformate noch gerechnet werden kann / darf, um so eine Grundlage für die Terminplanung der Aktualisierung zu erhalten.

Sollte Ihre Banking-Software dagegen den Datenimport bereits verweigern, ist eine umgehende Aktualisierung zwingend erforderlich. Hierbei ist im Zweifel zunächst mit der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH abzuklären, ob die Aktualisierung durch eine sofortige Einspielung des aktuellen Servicepack-Standes erfolgen kann oder ob eine individuelle Aktualisierungsmaßnahme ohne Einspielung eines Servicepacks notwendig ist.

Sofern Sie bereits am 22.11.2017 eine Aktualisierung Ihrer Installation mit einem der zuvor benannten Servicepack-Stände durchgeführt haben, muss diese leider wiederholt werden, da es bei der ersten Freigabe dieser Servicepack-Stände zu einem technischen Problem gekommen ist, das es uns nicht erlaubt zu garantieren, dass die im Hinblick auf SEPA 3.0/3.1 vorgenommene Änderung in Ihrem System korrekt aktiviert wurde.

Konfigurationsmaßnahmen nach Einspielung des aktualisierten Programmstände

Nachdem der aktuelle Servicepack-Stand eingespielt bzw. eine individuelle Aktualisierungsmaßnahme durchgeführt wurde, müssen die zuvor benannten Konfigurationsvariablen mit den neuen Werten für die SEPA 3.0/3.1 Nachrichtenformate belegt werden. Zu setzen sind dann:

SEPACTFORMAT SEPADDFORMAT
pain.001.001.03 pain.008.001.02

Erneutes Ausspielen von Zahlungsverkehrsanweisungen nach der Aktualisierung

Bereits ausgespielte Zahlungsläufe, deren XML-Dateien von Ihrer Banking-Software nicht akzeptiert wurden, müssen nach der Aktualisierung und Neukonfiguration in der Anwendung SEPA-/DTA-Datei für Bank über die Ansicht durchgeführte Zahlungsläufe SEPA des Registers Zahlungsläufe erneut ausgespielt und in Ihre Banking-Software importiert werden.

Es gilt zu beachten, dass Zahlungsläufe mit einem Einzugsdatum in der Vergangenheit nicht ohne weiteres erneut ausgespielt werden können. Wenden Sie sich in solchen Fällen bitte an den Support der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH. Die Mitarbeiter der Support-Abteilung helfen Ihnen dann bei der Lösung dieses Problems.

Mögliche Sofortmaßnahmen ohne Aktualisierung

Sofern eine Aktualisierung und das anschließend erneute Ausspielen der Zahlungsanweisungen zeitlich nicht realisierbar ist, können zwei Wege beschritten werden:

1. Manuelle Erfassung der anstehenden Zahlungsvorgänge in der verwendeten Banking-Software

Diese Lösung sollte grundsätzlich immer gangbar sein, dürfte jedoch bei einer größeren Anzahl von Zahlungsverkehrsaufträgen an der notwendigen Erfassungszeit scheitern. Hier ist dann abzuwägen, welche Aufträge wirklich zwingend erteilt werden müssen.

2. Manuelle Änderungen in erzeugten XML-Dateien

Diese Maßnahme sollte nur Fällen versucht werden, bei denen die Erstellung der Zahlungsverkehrsanweisungen keinesfalls verzögert werden kann / darf und weder eine Aktualisierung noch eine manuelle Erfassung in Frage kommt. Es gibt zudem keine Garantie, dass die beschriebene Maßnahme tatsächlich zum Erfolg führt. Die Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH übernimmt daher auch keine Haftung für fehlgeschlagene Versuche.

Die Nachrichtenformate für SEPA 3.0 / 3.1 lehnen sich inhaltlich viel stärker an die Original-Spezifikation der ISO 20022 an und weisen damit auch eine wesentlich höhere Ähnlichkeit mit den bei ihrer Einführung verwendeten Versionen 2.3 für Überweisungen (= pain.001.001.02) bzw. Version 2.5 für Lastschriften (= pain.008.002.02) als die jeweils später verwendeten Spezifikationen.
Als schnelle Zwischenlösung kann daher das Folgende versucht werden:

  1. Zunächst die Inhalte der Konfigurationsvariablen SEPACTFORMAT mit pain.001.001.02 bzw. SEPADDFORMAT mit pain.008.002.02 belegen, damit die Erzeugung der XML-Dateien in den ältesten unterstützten Versionen erfolgt.
  2. Nach einem Neustart der Anwendung SEPA-/DTA-Datei für Bank, die vom verwendeten Banking-Programm abgewiesenen Zahlungslaufdateien erneut ausspielen.
  3. Manuelles Öffnen der so neu erzeugten XML-Dateien in einem Texteditor wie Notepad (besser Notepad ++). In der zweiten Zeile der jeweiligen XML-Datei befindet sich je dreimal die Zeichenkette pain.001.001.02 bzw. pain.008.002.02. Jede dieser Zeichenketten müssen dann auf pain.001.001.03 bzw. pain.008.001.02 geändert und im Anschluss die Datei gespeichert
    werden. 
  4. Im Anschluss kann versucht werden, die veränderten XML-Dateien ins jeweils verwendete Banking-Programm zu importieren. Zumindest in einem bekannten Fall hat die verwendete Banking-Software die XML-Dateien angenommen und auch korrekt verarbeitet.

    Sofern der Import ohne Fehlermeldungen funktioniert, müssen die importierten Zahlungsverkehrsanweisungen dennoch nochmals penibel auf inhaltliche Korrektheit geprüft werden, bevor die elektronische Übermittlung an die eigene Bank erfolgt!

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