Mailing-Center – Serienbrieferstellung

Erste Schritte

Mit dem Mailing-Center erstellen und bearbeiten Sie Rundschreiben an Ihre Kun-den, Interessenten und Lieferanten. So können Sie beispielsweise alle Kunden anschreiben, die ein bestimmtes Produkt gekauft haben, um für ein weiteres Pro-dukt zu werben. Durch die individuelle Datenabfrage können Sie eine bestimmte Gruppe von Adressanten zusammenstellen. Mit Hilfe der Word Umgebung lassen sich vorhandene Serienbriefvorlagen anpassen.

Nachdem Sie mindestens zwei der gewünschten Adressen ausgewählt und auf den Button „Drucken“ geklickt haben, wird Word in der Umgebung eines Serienbriefes gestartet.

Vorlage eines Serienbriefes in Word

Klicken Sie auf den Button „Seriendruckfelder einfügen“, um die passenden Textelemente wie Absender, Empfänger, Anrede usw. in das Rundschreiben einzufügen.

Wählen Sie nun im Dialogfeld die gewünschten Standardfelder (vgl. Anhang) aus.

Mit dem Button „Seriendruck-Vorschau“ können Sie zwischen der Ansicht des Serienbriefes mit Variablen zur Ansicht mit vorher ausgewählten Datensätzen hin und her wechseln.

Ansicht mit Variablen

Ansicht mit Datensatzinhalten

Mit dem Button „Nächster Datensatz“ kann man in der Ansicht mit Datensätzen vorwärts durch die einzelnen Briefe blättern.

Mit dem Button „vorheriger Datensatz“ können Sie wieder zurück blättern.

Der fertige Serienbrief kann über den Button „Seriendruck an Drucker“ ausgedruckt werden. Des Weiteren besteht die Möglichkeit den Serienbrief per Email oder Fax zu verschicken.

Nach dem Erstellen der Serienbriefvorlage können Sie die Vorlage mit den einge-fügten Druckvariablen speichern, damit bei erneuter Verwendung der Serienbrief nicht erneut angepasst werden muss.

Hierzu im Menü „Datei“ den Punkt „Speichern unter“ auswählen und die Vorlage unter dem gewünschten Namen abspeichern.

Dabei ist es egal, ob Sie die Vorlage als .doc oder .dot Datei abspeichern. Sollten Sie den Namen der Vorlage beim Speichern geändert haben, müssen Sie im Mai-ling-Center noch den neuen Dokumentnamen eintragen.

Unabhängig davon, ob sich der Dokumentname nun geändert hat oder nicht, müs-sen Sie natürlich wie üblich noch in Professional ERP den angelegten Datensatz für diesen Serienbrief speichern.

Standardbriefe, die aus der Adressverwaltung oder Auftragsbearbeitung heraus genutzt werden sollen, können auf dieselbe Weise, wie in diesem Merkblatt beschrieben, erstellt werden.

Standardfelder Wordübergabe